Лікарняні для працівника — УБД: якщо посвідчення надано із запізненням

Пільга для УБД

У загальному випадку розмір лікарняних, на який мають право застраховані особи, залежить, зокрема, від їх страхового стажу.

Однак є певні категорії осіб, яким допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується в розмірі 100 % середньої зарплати незалежно від їх загального страхового стажу (п.п. 5 ч. 1 ст. 17 Закону про соцстрахування*. Серед них — ветерани війни.

* Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV.

Нагадаємо, що ветеранами війни є особи, які брали участь у захисті Батьківщини чи в бойових діях на території інших держав. До них належать: учасники бойових дій (далі — УБД), особи з інвалідністю внаслідок війни, учасники війни (ст. 4 Закону № 3551*).

* Закон України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.93 № 3551-XII.

Відповідно

Зверніть увагу, щоб підтвердити право на пільгу, працівник має надати роботодавцю документ, що посвідчує його особу та підтверджує її спеціальний статус. Це може бути:

— або посвідчення УБД (див. роз’яснення ГУ ПФУ у Вінницькій обл від 30.07.2024);

— або витяг з Єдиного державного реєстру ветеранів війни (див. статтю «Витяг із Реєстру ветеранів війни — підстава для оплати лікарняного в розмірі 100 %» // «Оплата праці», 2025, № 4.

Як правило, такі документи працівник надає роботодавцю одразу (або під час прийняття на роботу, або у місяці отримання посвідчення УБД / витягу з Єдиного державного реєстру ветеранів війни). Тоді в разі його хвороби роботодавець може без вагань застосувати пільгу, передбачену п.п. 5 ч. 1 ст. 17 Закону про соцстрахування (розрахувати лікарняні в розмірі 100 % середньої зарплати).

Але у ситуації, що розглядається, роботодавець дізнався про статус працівника значно пізніше — коли такому працівнику вже були нараховані і виплачені лікарняні. Причому у розмірі, меншому за 100 % середньої зарплати.

Як тоді бути? Чи потрібно в такому разі перераховувати суму лікарняних?

Так, потрібно. Справа в тому, що Закон про соцстрахування не містить спеціальних умов щодо початку застосування пільги, передбаченої п.п. 5 ч. 1 ст. 17 Закону про соцстрахування.

У ч. 2 ст. 23 цього документа лише зазначено, що визначення розміру допомоги по тимчасовій непрацездатності, в тому числі на пільгових умовах, здійснюється шляхом автоматизованого обміну наявними даними між інформаційно-комунікаційними системами органів державної влади, підприємств, установ та організацій або на підставі копії відповідних посвідчень чи інших документів, які підтверджують право на пільгу.

А отже, для застосуванні пільги, передбаченої п.п. 5 ч. 1 ст. 17 Закону про соцстрахування, визначальною є не дата, коли роботодавець дізнався про статус працівника, а взагалі наявність у працівника пільгового статусу на момент настання страхового випадку. Те що роботодавець дізнався про такий статус пізніше — не має значення.

У ситуації, що розглядається, працівник надав роботодавцю посвідчення УБД, датоване липнем 2024 року. А отже, у листопаді 2024 року (на момент настання страхового випадку), він вже мав пільговий статус (статус УБД). Відповідно вже тоді роботодавець мав оплатити лікарняний такого працівника у розмірі 100 % середньої зарплати. Але він цього не зробив (лікарняні були розраховані у розмірі 60 % середньої зарплати), оскільки про наявність посвідчення УБД дізнався лише у квітні 2025 року.

Що робити?

На цьому наполягає і ПФУ у своєму листі від 04.04.2025 № 2800-030401-8/22578.

Як це зробити — читайте далі.

Донараховуємо лікарняні

Якщо працівнику нараховано та виплачено лікарняні в меншій сумі, ніж потрібно (через незастосування пільги), доведеться виконати наступні кроки.

Крок 1. Скласти довідку про причини помилки у визначенні страхового стажу.

Оскільки страховий стаж працівників, зазвичай, визначає відділ кадрів, то саме він має скласти такий документ і зазначити у ньому не тільки причини допущеної помилки, а й правильний відсоток для оплати листка непрацездатності (100 % від середньої зарплати).

Зауважте, наново проходити всю процедуру призначення лікарняних або переробляти «старий» протокол (рішення, наказ, розпорядження) страхувальника (уповноважених ним осіб) про призначення страхових виплат не потрібно.

Крок 2. Донарахувати суму лікарняних в бухобліку.

Для цього бухгалтерія:

— обчислює суму лікарняних (вже із застосуванням пільги, передбаченої п.п. 5 ч. 1 ст. 17 Закону про соцстрахування) і визначає суму виплат, яку слід донарахувати;

— проводить донарахування відповідної суми в бухобліку (у місяці виявлення помилки).

Крок 3. Виплатити працівнику донараховану суму лікарняних за перші 5 днів хвороби у найближчий день для виплати зарплати.

Крок 4. Дозаявити фінансування від ПФУ.

З цією метою бухгалтерія складає коригуючу заяву-розрахунок (до заяви-розрахунку із заниженою сумою лікарняних) та направляє її разом із письмовим поясненням до ПФУ.

Як це зробити, ми детально описали у статті «Занизили суму лікарняних/декретних: як відкоригувати заяву-розрахунок» // «Оплата праці», 2023, № 21 (ср. ).

Нагадаємо основні моменти, на які тут слід звернути увагу:

а) у коригуючій заяві-розрахунку обов’язково вказуємо номер заяви-розрахунку, яку потрібно виправити;

б) тип коригуючої заяви-розрахунку обираємо «Корегування збільшення»;

в) у листку непрацездатності:

— у полі «Сума (в гривнях з копійками) (всього)» та «Сума (в гривнях з копійками) (у т. ч. за рахунок коштів Фонду)» зазначаємо правильну (коректну) суму страхових виплат (вже без помилки);

— у полі «Причина розбіжності суми» обираємо «Інше» і зазначаємо свою причину розбіжності (помилка через неправильне застосування пільги, передбаченої ч. 5 ст. 24 Закону про соцстрахування);

— у поле «Скан-копії документа» додаємо лист-пояснення причин проведення коригування.

Зверніть увагу! Частиною 5 ст. 24 Закону про соцстрахування встановлено граничний строк для звернення працівника за допомогою — не пізніше 6 календарних місяців з дня відновлення працездатності, закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, з дня смерті застрахованої особи або члена її сім’ї.

Проте у ситуації, що розглядається, працівник звернувся за призначенням лікарняних своєчасно (строки дотримані, підтвердженням цьому буде протокол / рішення / наказ про призначення лікарняних). Просто сума лікарняних була розрахована неправильно. А раз так, то порушення граничного строку, встановленого ч. 5 ст. 24 Закону про соцстрахування, в цьому випадку не має.

Крок 5. Отримати страхові кошти від ПФУ на спецрахунок та виплатити їх працівнику.

Крок 6. Прозвітувати до ПФУ про виплачені страхові кошти (подати відповідне повідомлення). Зробити це слід протягом місяця з дня проведення виплат.

А ось як відобразити донараховані суми лікарняних у додатку Д1 Об’єднаної звітності, читайте у статті «Донарахували лікарняні: як заповнити Д1» // «Оплата праці», 2024, № 22.