Розраховуємо допомогу по вагітності та пологах: класичні випадки

* «Допомога по вагітності та пологах: строки призначення, розрахунок, обмеження» // «Оплата праці», 2025, № 3.

Розрахунковий період — 12 календарних місяців

Для розрахунку суми допомоги по вагітності та пологах маємо обчислити середньоденну зарплату і помножити її на 126 календарних днів декретної відпустки.

Суму середньоденної зарплати, яку застосовуємо у розрахунку, обчислюємо у чотири кроки.

Крок 1. Спочатку визначаємо розрахунковий період.

Розрахунковий період — 12 повних календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

У наведеній ситуації розрахунковий період січень — грудень 2024 року. У ньому маємо 366 календарних днів.

Крок 2. Перевіримо, чи не було у працівниці календарних днів відсутності з поважних причин, які мають бути виключені з розрахунку. Припустимо, що таких причин відсутності у працівниці не було. Отже, у розрахунку залишається 366 календарних днів.

Крок 3. Знайдемо розрахункову (фактичну) середньоденну зарплату. Для цього суму зарплатних виплат, які нараховані у розрахунковому періоді, з яких справлявся ЄСВ і які відображені у Д1 Податкового розрахунку, поділимо на кількість календарних днів розрахункового періоду:

234148,00 : 366 = 639,75 (грн).

Крок 4. Проконтролюємо дотримання мінімальних і максимальних обмежень щодо середньоденної зарплати:

— щодо мінімальних обмежень. Середньоденна зарплата не може бути меншою за 262,81 грн (8000мзп : 30,44). У наведеному випадку цієї умови додержано і середньоденна зарплата є більшою за мінімальну межу;

— максимальне спецобмеження залежно від страхового стажу. Якщо страховий стаж за останні 12 календарних місяців менше 6, то середньоденна зарплата у розрахунку не має бути більшою за 525,62 грн (2 х 8000мзп : 30,44). У ситуації, яку ми розглядаємо, страховий стаж працівниці більше 6 місяців за останні 12. Тому це обмеження не застосовуємо;

— загальне максимальне обмеження. Середньоденна зарплата не має бути більшою за максимальну величину бази нарахування єдиного внеску, яка діяла в останньому місяці розрахункового періоду в розрахунку на 1 день. У нашому випадку орієнтуємось на грудень 2024 року. Максимальна величина — 3942,18 грн (15 х 8000мзп : 30,44). Тут також розрахункова середньоденна зарплата менша за максимальну межу.

Обчислимо суму допомоги по вагітності та пологах:

639,75 х 126 = 80608,50 (грн).

У розрахунковому періоді перехідні відпускні

Розрахунковий період січень — грудень 2024 року — 366 календарних днів. Припустимо, що поважних причин відсутності у ньому немає.

До розрахунку беремо виплати, які належать до зарплати та входять до бази нарахування ЄСВ, а також були відображені в Д1 Податкового розрахунку.

Зарплату враховуємо у розрахунку середньої у місяці, в якому вона відображена у Д1. А от відпускні ураховуємо у тому місяці, ЗА який вони нараховані.

У Д1 відпускні відображаємо в окремих рядках із зазначенням місяця (та року), за який нараховані у графі «10. Місяць та рік, за який проведено нарахування». У прикладі 2 відпускні, які нараховані у грудні за січень 2025 року, відображені у Д1 грудня. Але у пенсійній системі СПОВ після подання звітності відпускні січня буде додано до доходу січня 2025 року. А цей місяць у ситуації, яку ми розглядаємо, не входить у розрахунковий період. При цьому неважливо, що фактично відпускні січня були нараховані в грудні (місяці, який увійшов до розрахункового періоду).

Через це такі суми при розрахунку середньої зарплати слід відносити до тих місяців, ЗА які вони нараховані (див. лист ПФУ від 25.07.2023 № 2800-030401-8/41599). Детально про урахування відпускних при розрахунку непрацездатних виплат читайте у статті «Перехідні» відпускні у розрахунку «лікарняної» середньої» // «Оплата праці», 2024, № 9 (ср. ).

Отже, сума виплат розрахункового періоду з урахуванням відпускних за грудень становитиме 279344,70 грн (274080,00 + 5264,70). Обчислимо середньоденну зарплату:

279344,70 : 366 = 763,24 (грн).

Фактична середньоденна зарплата є більшою за мінімальну (262,81 грн). Оскільки страховий стаж працівниці більший за 6 місяців за останні 12, то максимальне спеціальне обмеження не застосовуємо. Також бачимо, що середньоденна зарплата є меншою за загальну максимальну межу (3942,18 грн).

Обчислимо суму допомоги по вагітності та пологах:

763,24 х 126 = 96168,24 (грн).

У розрахунковому періоді відпустка для догляду за дитиною

За умовами прикладу 3 розрахунковим періодом буде січень — грудень 2024 року. Але у ньому є час, не відпрацьований з поважних причин, — це відпустка для догляду за дитиною до 3 років. 359 календарних днів цієї відпустки (з 1 січня по 24 грудня 2024 року) маємо виключити з розрахунку.

Отже, у розрахунковому періоді залишається 7 календарних днів (366 - 359).

Обчислимо середньоденну зарплату:

4545,45 : 7 = 649,35 (грн).

Далі проходимо всі кроки контролю щодо загальних та спеціальних обмежень.

Розрахована середньоденна зарплата більша за мінімальну межу (262,81 грн).

Спецобмеження за стажем (525,62 грн) не застосовуємо, бо страховий стаж за останніх 12 місяців більше 6 місяців. Адже період перебування у відпустці по догляду за дитиною до трьох років включається до страхового стажу (абз. 2 ч. 1 ст. 14 Закону про соцстрахування*).

* Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-ХIV.

Також бачимо, що до загального максимального обмеження середньоденної зарплати (3942,18 грн) взагалі далеченько.

Обчислимо суму допомоги по вагітності та пологах:

649,35 х 126 = 81818,10 (грн).

У розрахунковому періоді хвороба та відпустка без збереження зарплати

При обчисленні кількості днів у розрахунковому періоді не враховуємо дні перебування працівниці на лікарняному. Це 12 календарних днів. Відповідно і сума лікарняних теж не братиме участі у розрахунку.

А також не включаємо календарні дні перебування її у відпустці без збереження зарплати. І тут постає питання: чи можна виключити з розрахунку всі календарні дні грудня?

Відпустка без збереження зарплати належить до поважних причин, календарні дні якої виключаємо з розрахунку. Проте періоди дії поважних причин переривалися вихідними днями. Такі вихідні дні залишаємо в загальній кількості днів у розрахунковому періоді. Не враховуємо виключно дні дії поважних причин. На це звертає увагу ПФУ у листі від 21.03.2023 № 10344-8077/У-03/8-2800/23. Тобто виключаємо 5 і 23 календарних дні відпусток без збереження зарплати.

Загальна кількість календарних днів, що візьме участь у розрахунку середньої зарплати:

366 - 12 - 5 - 23 = 326 (к. дн.).

Обчислимо середньоденну зарплату:

256545,45 : 326 = 786,95 (грн).

Спецобмеження за стажем до середньоденної зарплати не застосовуємо, оскільки страховий стаж працівниці більше 6 місяців за останні 12. Проводимо контролі щодо загального мінімального і максимального обмежень. У підсумку виходить, що допомога по вагітності та пологах має бути обчислена виходячи з фактичної середньоденної зарплати:

786,95 х 126 = 99155,70 (грн).

Перед декретною відпусткою робота менше 12 місяців

У наведеній ситуації працівниця пропрацювала у роботодавця менше року.

Розрахунковим періодом буде фактична кількість календарних місяців (з 1-го до 1-го числа) у трудових відносинах, що передують місяцю початку декретної відпустки.

Отже, в розрахунковому періоді червень — грудень 2024 року 214 календарних днів.

Обчислимо середньоденну зарплату:

98600,00 : 214 = 460,75 (грн).

Як і в попередньому випадку, спецобмеження за стажем до середньоденної зарплати не застосовуємо, оскільки страхового стажу вистачає. Далі проводимо порівняння розрахованої середньоденної зарплати з загальним мінімальним та максимальним розміром середньої зарплати за аналогією з попередніми прикладами. Бачимо, що межі застосовувати не потрібно і розрахунок допомоги по вагітності та пологах проводимо з розрахованої величини середньоденної зарплати:

460,75 х 126 = 58054,50 (грн).

З першого робочого та не з першого календарного

Як і в попередньому прикладі, розрахунковим періодом будуть фактичні повні (з 1-го до 1-го числа) місяці, які передують місяцю початку декретної відпустки.

Чи включати у розрахунок червень 2024 року? Адже у червні працівницю прийняли з першого робочого дня, хоч і не з першого календарного. Ні — бо червень не вважається цілим місяцем (з 1-го до 1-го числа) для цілей обчислення середньої зарплати для виплат з ПФУ. Для того щоб місяць увійшов до розрахункового періоду, трудові відносини мають тривати усі календарні дні місяця.

Отже, розрахунковим періодом буде липень — грудень 2024 року — 184 календарних дні.

До розрахунку увійдуть зарплатні виплати, нараховані у цьому розрахунковому періоді, на які нараховувався ЄСВ і які показані у Д1 Податкового розрахунку. За умовами прикладу це 74000 грн. Обчислимо середньоденну зарплату:

74000,00 : 184 = 402,17 (грн).

Страховий стаж працівниці більший за 6 місяців протягом останніх 12. Тому спецобмеження середньої зарплати максимальною межею не застосовуємо. Проводимо контролі щодо загального мінімального та максимального розмірів середньої зарплати за аналогією з попередніми прикладами. Бачимо, що у всі межі «вписуємося». Обчислення допомоги по вагітності та пологах проводимо за фактично розрахованим середнім заробітком:

402,17 х 126 = 50673,42 (грн).