Відпускні заброньованому працівнику: як нарахувати, щоб не втратити статус

Зарплатні умови

Більшість підприємств, які визнані критично важливими для функціонування економіки, мають дотримуватися таких умов:

— розмір нарахованої середньої зарплати працівників підприємства за останній календарний місяць має становити не менше 20000 грн (п.п. 6 п. 2 Критеріїв критичності*);

— щомісячна зарплата кожного заброньованого працівника підприємства протягом строку, на який надано бронювання, повинна бути також не нижче 20000 грн (п. 8 Порядку № 76**).

* Критерії та порядок, за якими здійснюється визначення підприємств, установ та організацій, які є критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період, а також критично важливими для забезпечення потреб Збройних Сил, інших військових формувань в особливий період, затверджені постановою КМУ від 27.01.2023 № 76.

** Порядок бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час, затверджений постановою КМУ від 27.01.2023 № 76.

Увага! Невиконання будь-якого з перелічених вище показників призводить до:

— втрати статусу критично важливого для економіки підприємства;

— анулювання відстрочки всім заброньованим ним військовозобов’язаним;

— неможливості повернути свій критично важливий для економіки статус протягом 6 місяців після його скасування.

Дотримання підприємством вимог щодо рівня зарплати заброньованих працівників щомісячно перевіряє орган, який прийняв рішення про визначення підприємства критично важливим (п. 6¹ Порядку № 76). А у разі потреби — він проводить ще й перевірку відповідності підприємства критеріям критичності.

Як саме? На підставі даних, зазначених підприємством у додатку 4ДФ Об’єднаної звітності.

Відпускні у додатку 4ДФ

У додатку 4ДФ Об’єднаної звітності суми відпускних відображають:

— у складі загальної суми нарахованої за місяць зарплати, тобто одним рядком з ознакою доходу «101»;

— у місяці їх фактичного нарахування (без розподілення по місяцях, на які припадають дні відпустки).

При цьому пам’ятайте, що перехідні відпускні можна нараховувати в бухобліку двома способами:

— або усією сумою у місяці виплати відпускних;

— або частинами (місяць у місць).

Відповідно якщо підприємство нараховує відпускні загальною сумою за весь період відпустки в місяці виплати їх працівнику, то вся сума нарахованих і виплачених відпускних потрапить у додаток 4ДФ за той місяць, в якому відбулося таке нарахування, навіть якщо відпускні нараховано за дні наступного місяця.

Якщо ж перехідні відпускні нараховують місяць у місяць, то сума відпускних, нарахована за дні відпустки у першому місяці, потрапить у додаток 4ДФ за такий місяць. А сума відпускних, нарахована за дні відпустки, що припали на наступний місяць, — у додаток 4ДФ за наступний місяць*.

* Детальніше про це читайте у статті «Оплачувані відпустки в додатках до Податкового розрахунку» // «Податки & бухоблік», 2024, № 3.

Як це може вплинути на втрату статусу заброньованого працівника, розглянемо на прикладах. І почнемо ми із ситуації, коли підприємство нараховує перехідні відпускні наперед, тобто одразу усією сумою за весь період відпустки.

Відпускні нараховані наперед

Оскільки підприємство в бухобліку нараховує перехідні відпускні у місяці їх виплати, то уся сума відпускних, нарахована нашому працівнику у березні 2025 року (9051,98 грн), потрапить у додаток 4ДФ Об’єднаної звітності за березень 2025 року у складі зарплати такого працівника.

Зарплата працівника, нарахована за березень 2025 року, становить:

22000 : 21 × 15 = 15714,29 грн,

де 21 — кількість робочих днів за графіком роботи працівника у березні 2025 року;

15 — кількість робочих днів, фактично відпрацьованих працівником у березні 2025 року.

Відповідно загальна сума доходу працівника (зарплата + відпускні) за березень 2025 року дорівнює:

15714,29 + 9051,98 = 24766,27 грн.

Як бачите, сума зарплати заброньованого працівника за березень 2025 року виявилася вищою за зарплатний показник, установлений Порядком № 76 (24766,27 > 20000), відповідно у цьому місяці він свій статус не втратить.

А як щодо квітня 2025 року? Тут вже не так весело. Дивіться самі.

Припустимо, що працівник відпрацює всі робочі дні, передбачені його графіком роботи у квітні 2025 року.

Тоді зарплата працівника, нарахована за квітень 2025 року, дорівнюватиме:

22000 : 22 × 18 = 18000,00 грн,

де 22 — кількість робочих днів за графіком роботи працівника у квітні 2025 року;

18 — кількість робочих днів, фактично відпрацьованих працівником у квітні 2025 року.

Оскільки вся сума відпускних була нарахована і виплачена працівнику у березні 2025 року, загальна сума його зарплати за квітень 2025 року буде меншою за зарплатний показник (18000 < 20000). Як наслідок, заброньований працівник у такому місяці ризикує втратити свій статус.

Щоб виправити ситуацію, роботодавцю доведеться дотягнути зарплату працівника у квітні 2025 року до встановленої межі за допомогою інших виплат.

Але, на нашу думку, найкращим варіантом в цьому випадку буде внести зміни у Положення про оплату праці, передбачивши в цьому документі інший спосіб нарахування відпускних, а саме — місяць у місяць.

Як у такому разі розподілятимуться суми перехідних відпускних, покажемо на наступному прикладі.

Відпускні нараховано місяць у місяць

Оскільки підприємство нараховує перехідні відпускні місяць у місяць, то відпускні, нараховані заброньованому працівнику:

— у березні 2025 року, потраплять у додаток 4ДФ за березень 2025 року;

— у квітні 2025 року — у додаток 4ДФ за квітень 2025 року.

Сума зарплати, нарахована заброньованому працівнику за березень 2025 року, становить:

22000 : 21 × 15 = 15714,29 грн,

де 21 — кількість робочих днів за графіком роботи працівника у березні 2025 року;

15 — кількість робочих днів, фактично відпрацьованих працівником у березні 2025 року.

А отже, загальна сума доходу працівника (зарплата + відпускні) за березень 2025 року дорівнює:

15714,29 + 5172,56 = 20886,85 грн.

Ця сума вища за зарплатний показник (20886,85 > 20000). А отже, заброньований працівник не втратить свій статус у березні 2025 року через відпустку.

А чого чекати у квітні 2025 року? Тут також все буде добре.

Припустимо, що працівник відпрацює всі робочі дні, передбачені його графіком роботи у квітні 2025 року.

Тоді зарплата працівника, нарахована за квітень 2025 року, дорівнюватиме:

22000 : 22 × 18 = 18000,00 грн,

де 22 — кількість робочих днів за графіком роботи працівника у квітні 2025 року;

18 — кількість робочих днів, фактично відпрацьованих працівником у квітні 2025 року.

Завдяки тому, що підприємство в бухобліку нараховує перехідні відпускні місяць у місяць, загальна сума зарплати працівника за квітень 2025 року дорівнюватиме:

18000,00 + 3879,42 = 21879,42 грн.

Ця сума вища за зарплатний показник, установлений Порядком № 76 (21879,42 > 20000). А отже, й у квітні 2025 року працівнику не треба буде хвилюватися про те, що він може втратити бронь.