Документи для організації та ведення військового обліку

Пропозиція працівнику вести ВО

Організація ВО на підприємствах покладається на керівника. А ось обов’язки з ведення ВО можна доручити працівнику служби персоналу, служби управління персоналом, особі, яка здійснює облік кадрів.

Для цього роботодавцю потрібно:

— надати працівнику пропозицію вести ВО;

— отримати заяву про згоду вести ВО та бути відповідальним за його ведення;

— видати наказ (розпорядження) про доручення обов’язків з ведення ВО та встановлення доплати

Заява про згоду вести ВО та бути відповідальним за його ведення*

Наказ про доручення обов’язків з ведення ВО та встановлення доплати*

* Зразки цих документів можна знайти у статті «Організовуємо військовий облік з нуля: документальний супровід» // «Податки & бухоблік», 2024, № 48.

Документ, в якому зазначені функціональні обов’язки відповідальної особи за ведення ВО

Зауважте: це один з документів, що підлягають перевірці ТЦКСП з організації та ведення ВО на підприємстві (див. додаток 31 до Порядку № 1487*). Тому без нього не обійтись. Це може бути:

— положення про функціональні обов’язки відповідального за ведення ВО**;

— наказ (розпорядження) із визначенням обов’язків відповідального за ведення ВО;

— посадова інструкція інспектора з ВО;

— положення про підрозділ, функціональні обов’язки осіб, відповідальних за ведення ВО (якщо на підприємстві більш ніж 2 особи, відповідальні за ведення ВО)

* Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487.

** Зразок цього документа шукайте у статті «Організовуємо військовий облік з нуля: документальний супровід» // «Податки & бухоблік», 2024, № 48.

Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб, відповідальних за організацію та ведення ВО* (додаток 1 до Порядку № 1487)

Цей документ заповнюємо та подаємо до ТЦКСП в разі призначення / звільнення (увільнення):

— керівника підприємства;

— особи (осіб), відповідальних за ведення ВО.

Зауважте, підписує такий документ виключно керівник підприємства.

Подаємо додаток 1:

— у 7-денний строк з дати видання відповідного наказу (!). Відзначте, що тут маються на увазі календарні дні;

— до ТЦКСП, в якому підприємство стоїть на обліку.

Як подавати? Наразі існує два способи подання:

— або поштою (рекомендованим листом з повідомленням про вручення та описом вкладення);

— або особисто.

За бажанням, до додатка 1 складаємо супровідний лист

Супровідний лист про направлення повідомлення щодо призначення / звільнення керівника та посадових осіб, відповідальних за ведення ВО (за бажанням)*

* Як заповнити / скласти такі документи, дивіться у статті «Організовуємо військовий облік з нуля: документальний супровід» // «Податки та бухоблік», 2024, № 48.

Військово-обліковий документ (далі — ВОД):

— єдиного зразка в електронному та/або в паперовому вигляді (форма затверджена Порядком № 559*);

— посвідчення про приписку до призовної дільниці (для призовників);

— тимчасове посвідчення або військовий квиток (для військовозобов’язаних та резервістів)

Під час прийняття на роботу призовників, військовозобов’язаних та резервістів — перевіряємо ВОД на наявність та актуальність зазначених у них даних.

Пам’ятайте, що ВОД в електронній формі (у тому числі роздрукований) є дійсним лише за наявності QR-коду та не може використовуватися без нього (п. 8¹ Порядку № 559).

ВОД в електронній формі (у тому числі роздрукований) та ВОД у паперовій формі мають однакову юридичну силу (п. 9 Порядку № 559).

Копії паперових ВОД (роздруківки електронних ВОД з QR-кодом) обов’язково зберігаємо в:

— особових справах працівників (п. 12 гл. 2 розд. IV Правил, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5);

— справах, які формуються до кожної групи списків персонального ВО (п. 37 Порядку № 1487);

— в окремій справі, сформованій по працівниках, які були виключені з ВО (крім тих, які досягли граничного віку перебування в запасі) (п. 38 Порядку № 1487).

За необхідності приймаємо оригінали паперових ВОД під розписку у бланках розписок. Вони знадобляться в разі:

— проведення «внутрішнього» звіряння даних, зазначених у таких ВОД, з обліковими даними, що містяться у списках персонального ВО (додаток 5 до Порядку № 1487);

— подання до відповідних ТЦКСП з метою проведення «зовнішнього» звіряння;

— оформлення бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час (п. 3 Порядку № 76***)

Бланки розписок про приймання від призовників, військовозобов’язаних та резервістів їх ВОД** (додаток 7 до Порядку № 1487)

* Порядок оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів і форми такого документа, затверджений постановою КМУ від 16.05.2024 № 559.

** Бланк такого документа та зразок його заповнення шукайте у журналі «Кадровику» № 6 («Військовий облік»). А про те, як сформувати блокнот бланків розписок, — читайте у статті «Організовуємо військовий облік з нуля» // «Податки & бухоблік», 2024, № 48.

*** Порядок бронювання військовозобов’язаних під час воєнного стану, затверджений постановою КМУ від 27.01.2023 № 76.

Правила ВО

(додаток 2 до Порядку № 1487)

Зауважте: це один з документів, які ТЦКСП вимагають при перевірці з питань організації та ведення ВО на підприємстві. Тому обов’язково (!):

1) друкуємо Правила в актуальній редакції та вивішуємо їх на видному місці в загальнодоступних приміщеннях підприємства (!);

2) ознайомлюємо з Правилами військовозобов’язаних, резервістів і призовників (у т. ч. жінок), які були прийняті на роботу з 05.01.2023 (дата набрання чинності Порядком № 1487) під особистий підпис.

Для цього використовуємо Аркуш доведення до призовників, військовозобов’язаних та резервістів Правил ВО (складається у довільній формі);

3) оновлюємо Правила (якщо відбулись зміни) та за бажанням ознайомлюємо з такими оновленнями всіх працівників, щодо яких ведеться ВО.

Затверджувати такий документ окремим наказом (розпорядженням) не потрібно

Аркуш доведення до призовників, військовозобов’язаних та резервістів Правил ВО

Лист (повідомлення) до ТЦКСП про порушення призовниками, військовозобов’язаними, резервістами Правил ВО

У роботодавця є обов’язок постійно інформувати ТЦКСП про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які порушують правила ВО. Він установлений п. 34 Порядку № 1487.

На виконання цієї вимоги роботодавець:

— складає відповідне повідомлення (у довільній формі);

— подає цей документ до ТЦКСП, в якому порушник стоїть на ВО.

Спосіб та строк подання повідомлення Порядком № 1487 не встановлені. А отже, цей документ можна:

— або надіслати до ТЦКСП поштою (рекомендованим листом з повідомленням про вручення та описом вкладення);

— або віднести туди особисто.

Строк подання повідомлення можна прописати у внутрішніх документах підприємства

Повідомлення про зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів* (додаток 4 до Порядку № 1487)

Цей документ подаємо до ТЦКСП у разі:

— прийняття на роботу / звільнення з роботи призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Якщо це керівник підприємства або особа, відповідальна за ведення ВО, то подаємо також додаток 1 до Порядку № 1487;

— зміни облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів (П. І. Б., реквізитів паспорта, адреси місця проживання, сімейного стану, освіти, місця роботи і посади).

Зверніть увагу, що таке повідомлення підписує виключно керівник підприємства.

У який строк подавати? Все залежить від того, з якої причини це треба зробити. Так:

— у разі прийняття на роботу / звільнення з роботи працівника повідомлення слід подати у 7-денний строк з дня видання відповідного наказу (!). Відзначте, що тут маються на увазі календарні дні;

— у разі зміни облікових даних (у тому числі якщо розбіжності у таких даних виявлено під час «внутрішнього» звіряння) — щомісяця до 5-го числа, в якому працівником було подано документи про зміни / особою, відповідальною за ведення ВО виявлено відповідні розбіжності в облікових даних.

Внесені зміни обов’язково відображаємо у списках персонального ВО (додаток 5 до Порядку № 1487).

Куди подавати? Повідомлення подаємо до ТЦКС, в якому працівник перебуває на ВО.

Як подавати? Порядком № 1487 передбачений єдиний спосіб подання — поштою (рекомендованим листом з повідомленням про вручення та описом вкладення)

* Більше подробиць про подання такого повідомлення, а також зразок його заповнення шукайте у статті «Повідомлення про зміну облікових даних: коли подавати до ТЦК» // «Оплата праці», 2024, № 13.

Списки персонального ВО* (додаток 5 до Порядку № 1487)

Персональний ВО на підприємствах ведемо за списками персонального ВО. Такі списки складаємо окремо за чотирма групами:

1) список персонального ВО військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу;

2) список персонального ВО військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу;

3) список персонального ВО військовозобов’язаних та резервістів з числа жінок;

4) список персонального ВО призовників.

У кожній з цих груп виокремлюємо відомості щодо військовозобов’язаних, яким видано мобілізаційні розпорядження та які були заброньовані за підприємством.

Зауважте, якщо призовників, військовозобов’язаних чи резервістів якоїсь групи немає, то такий список не ведемо.

Увага! Щороку до 25 січня списки персонального ВО, сформовані станом на 1 січня:

— роздруковуємо (якщо списки вели в електронній формі);

— підписуємо (свій підпис має поставити і керівник підприємства, і особа, відповідальна за ведення ВО);

— реєструємо в службі діловодства підприємства.

Увага! Подавати Списки персонального ВО до ТЦКСП слід виключно за запитом військкомату!

Списки ведемо постійно протягом року в електронній та/або паперовій формах. Обов’язково (!) слідкуємо за тим, щоб відомості, зазначені у списках персонального ВО, були актуальними. З цією метою до списків за потреби вносимо зміни у такі строки:

1) протягом 5 к. дн. від дати певної події, а саме у разі:

— прийняття на роботу / звільнення з роботи призовників, військовозобов’язаних, резервістів;

— виявлення помилок / розбіжностей під час проведення звіряння («внутрішнього» або «зовнішнього»);

2) протягом 5 к. дн. з дня подання відповідних документів — у разі зміни в облікових даних призовників, військовозобов’язаних, резервістів;

3) з 1 січня наступного року — якщо працівник був виключений з ВО, мобілізований (є відмітка у ВОД).

За графіком, затвердженим на підприємстві, звіряємо облікові дані списків з даними, зазначеними у ВОД працівників («внутрішнє» звіряння)

* Бланк такого документа та зразок його заповнення шукайте у журналі «Кадровику» № 6 («Військовий облік»).

Відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів* (додаток 12 до Порядку № 1487)

Цей документ містить інформацію про чисельність призовників, військовозобов’язаних та резервістів на підприємстві по кожній з 4 груп, зазначених і списках персонального ВО, в такому розрізі:

— ті, які мають мобілізаційні розпорядження;

— заброньовані;

— військовозобов’язані, які не заброньовані та не мають мобілізаційних розпоряджень;

— прийняті на роботу з 1 січня поточного року;

— звільнені з роботи з 1 січня поточного року.

Щороку до 25 січня відомості оперативного обліку, сформовані станом на 1 січня:

— роздруковуємо (якщо відомості вели в електронній формі);

— підписуємо (свій підпис має поставити і керівник підприємства, і особа, відповідальна за ведення ВО);

— реєструємо в службі діловодства підприємства (для цього може бути сформований окремий журнал).

Увага! Подавати відомості до ТЦКСП слід виключно за запитом військкомату!

Відомості ведемо постійно протягом року в електронній та/або паперовій формах.

Обов’язково (!) слідкуємо за тим, щоб інформація, зазначена у відомостях, була актуальною. З цією метою до відомостей за потреби вносимо зміни. Причому у ті самі строки, що й у списки персонального ВО (див. вище).

За графіком, затвердженим на підприємстві, — звіряємо облікові дані відомостей з даними у ВОД призовників, військовозобов’язаних та резервістів («внутрішнє» звіряння).

Зберігаємо відомості разом із списками персонального ВО

* Бланк такого документа та зразок його заповнення шукайте у журналі «Кадровику» № 6 («Військовий облік»).

Зведений список громадян, які підлягають взяттю на ВО призовників (додаток 6 до Порядку № 1487)

Цей документ складаємо лише за наявності призовників у штаті підприємства.

Подаємо його до ТЦКСП, в якому підприємство стоїть на обліку.

У який строк? Щороку до 1 грудня поточного року

Наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації осіб, відповідальних за ведення ВО

Зауважте, наявність такого документа обов’язкова (!). Складати його потрібно навіть у тому випадку, якщо особа, відповідальна за ведення ВО, не потребує підвищення кваліфікації у поточному році*.

Формуємо наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації:

— щороку до 1 жовтня;

— у довільній формі

* Нагадаємо, підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за ведення ВО, здійснюється не рідше одного разу на п’ять років (п. 12 Порядку № 1487)

Повідомлення до ТЦКСП про працівниць, які здобули освіту за медичною або фармацевтичною спеціальністю, але не перебувають на ВО

Керівники підприємств зобов’язані повідомляти ТЦКСП про жінок, які працюють на такому підприємстві та які здобули освіту за медичною або фармацевтичною спеціальністю і не перебувають на ВО (абз. 2 п. 51 Порядку № 1487).

Таке повідомлення:

— складаємо у довільній формі;

— подаємо до ТЦКСП, в якому підприємство стоїть на обліку.

Також (у окремому повідомленні) інформуємо працівницю про її обов’язок:

— стати на ВО військовозобов’язаних, якщо вона закінчила заклад професійної (професійно-технічної), фахової передвищої або вищої освіти та здобула медичну або фармацевтичну спеціальність;

— надати ВОД після того, як жінка стане на ВО

Повідомлення працівниці щодо необхідності стати на ВО та надати ВОД

Наказ (розпорядження) про проведення оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про необхідність їх прибуття до ТЦКСП

Такий наказ (розпорядження) складаємо одразу, як тільки отримуємо розпорядження ТЦКСП (додаток 13 до Порядку № 1487).

У цьому документі обов’язково зазначаємо:

— підставу та мету його видання;

— перелік осіб, які підлягають оповіщенню;

— дату, час та місце прибуття працівників до ТЦКСП;

— способи їх доставки;

— відповідальних осіб за здійснення оповіщення;

— порядок здійснення контролю за оповіщенням та прибуттям військовозобов’язаних.

Доводимо наказ (розпорядження) до відома працівників під їх особистий підпис.

У разі відмови працівника ознайомитися з наказом про оповіщення складаємо відповідний акт

На підставі наказу (розпорядження) відповідальні особи здійснюють оповіщення працівників у робочий час шляхом вручення повісток (додаток 11 до Порядку № 1487, додаток 1 до Порядку № 560) під їх особистий підпис.

У разі відмови працівника отримати повістку складаємо відповідний акт

Акт про відмову ознайомитися з наказом про оповіщення працівників щодо виклику до ТЦК та СП

Акт про відмову від отримання повістки (додаток 2 до Порядку № 560)

Наказ (розпорядження) про увільнення працівника від роботи на час відвідування ТЦКСП*

Після того як буде здійснено оповіщення працівників (їм буде вручено повістки), складаємо наказ (розпорядження) про увільнення таких працівників від роботи на час відвідування ТЦКСП, зазначений у таких повістках

* Зразок такого документа ви можете знайти у статті «Працівник іде до ТЦК: як оформити відсутність?» // «Оплата праці», 2024, № 8.

Повідомлення до ТЦКСП про працівників, які відмовилися від отримання повісток, та працівників, які написали заяви про звільнення

Роботодавець має невідкладно (!) інформувати ТЦКСП про працівників, які відмовилися від отримання повісток, та працівників, які написали заяви про звільнення (п. 13 Порядку № 560).

Для цього складаємо повідомлення у довільній формі та подаємо до ТЦКСП, який надав розпорядження про оповіщення.

Як подавати? Спосіб подання цього документа не встановлено ані Порядком № 1487, ані Порядком № 560. Тому повідомлення можна або надіслати поштою (рекомендованим листом з повідомленням про вручення та описом вкладення), або віднести особисто

Повідомлення працівникам, які працюють дистанційно, тимчасово непрацездатні, у відпустці або відрядженні, про виклик їх до ТЦКСП

Доводимо наказ (розпорядження) про проведення оповіщення також і до працівників, які виконують дистанційну, надомну роботу, тимчасово непрацездатні та/або перебувають у відпустці / у відрядженні.

Для цього:

— складаємо повідомлення у довільній формі;

— надсилаємо цей документ працівнику разом із витягом з наказу (розпорядження) про оповіщення поштою (рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення).

У який строк? Строк повідомлення працівників для такого випадку не встановлений.

Враховуючи те, що про результати оповіщення слід повідомити ТЦКСП у 3-денний строк, часу для такого оповіщення замало

Супровідний лист до ТЦКСП про направлення копії наказу (розпорядження) щодо виклику працівників до ТЦКСП та підтвердної інформації або документів про здійснення оповіщення

Про результати оповіщення працівників та виконання резервістами та військовозобов’язаними вимог законодавств обов’язково повідомляємо ТЦКСП у письмовій формі. Для цього:

— складаємо супровідний лист (у довільній формі);

— прикладаємо до нього копії відповідних наказів (розпоряджень) про оповіщення та підтверджуючі документи чи документи про оповіщення;

— надсилаємо ці документи поштою (рекомендованим листом з повідомленням про вручення та описом вкладення) до ТЦКСП.

У який строк? У 3-денний строк (календарні) з дня отримання розпорядження про оповіщення

Наказ (розпорядження) про затвердження внутрішнього графіка звіряння облікових даних списків персонального ВО із записами у ВОД

Обов’язково (!) проводимо періодичне звіряння списків персонального ВО із записами у ВОД призовників, військовозобов’язаних та резервістів — т. зв. «внутрішнє» звіряння (пп. 34, 45 Порядку № 1487).

Для цього:

1) складаємо внутрішній графік звіряння облікових даних списків персонального ВО із записами у ВОД (у довільній формі);

2) затверджуємо його відповідним наказом (розпорядженням).

З графіком звіряння ознайомлюємо працівників під їх особистий підпис.

Зауважте, що законодавством не встановлено ані періодичність складання такого графіка, ані строк проведення звіряння. Ці питання підприємство може вирішити самостійно (зафіксувати їх у своїх внутрішніх документах);

3) направляємо працівникам повідомлення про проходження звіряння відповідно до графіка.

В разі виявлення недоліків у ВОД працівника, формуємо повідомлення про необхідність усунути виявлені недоліки і вручаємо його працівнику під підпис. У повідомленні вказуємо:

— строк, протягом якого він має відвідати ТЦКСП, в якому він стоїть на ВО;

— обов’язок повідомити підприємство про результати такого відвідування.

Після проведення «внутрішнього» звіряння:

— результати звіряння відображаємо в Журналі обліку результатів перевірки (додаток 9 до Порядку № 1487);

— в разі виявлення розбіжностей вносимо зміни у списки персонального ВО та відомості оперативного обліку;

— подаємо до ТЦКСП повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4 до Порядку № 1487)

Внутрішній графік звіряння облікових даних списків персонального ВО із записами у ВОД*

Повідомлення працівника про проходження звіряння відповідно до графіка*

Повідомлення працівника про необхідність усунути виявлені недоліки / оновлення ВОД

* Зразки цих документів наведено в статті «Організовуємо військовий облік з нуля: документальний супровід» // «Податки & бухоблік», 2024, № 48.

Супровідний лист до ТЦКСП про направлення для звіряння даних списків персонального ВО («зовнішнє» звіряння)

Підприємства також зобов’язані звіряти дані списків персонального ВО з обліковими даними документів ТЦКСП, в якому підприємство стоїть на обліку, та ТЦКСП, в яких перебувають на ВО працівники (п. 46 Порядку № 1487). Тобто проходити т. зв. «зовнішнє» звіряння.

Періодичність таких звірянь встановлюється графіками, затвердженими розпорядженнями голови відповідної районної, районної у мм. Києві та Севастополі держадміністрації, міського голови.

Для звіряння списків персонального ВО (копій їх ВОД) з обліковими даними документів ТЦКСП, в якому підприємство стоїть на обліку, відповідальна особа має особисто прибути до військкомату з необхідними документами.

Водночас для проведення звіряння даних списків персонального ВО із даними ТЦКСП, в якому працівники стоять на обліку, робимо так:

— складаємо супровідний лист про направлення для звіряння даних списків персонального ВО (у довільній формі);

— додаємо до нього витяги із списків персонального ВО (у двох примірниках) та копії ВОД працівників, які потрапили у витяг;

— надсилаємо вказані документи поштою (рекомендованим листом з повідомленням про вручення та з описом вкладення).

Після проведення «зовнішнього» звіряння:

— результати звіряння відображаємо в Журналі обліку результатів перевірки (додаток 9 до Порядку № 1487);

— у разі виявлення розбіжностей вносимо зміни у списки персонального ВО та відомості оперативного обліку

Журнал обліку результатів перевірки стану ВО призовників, військовозобов’язаних та резервістів, звіряння їх облікових даних із даними ТЦКСП* (додаток 9 до Порядку № 1487)

У цьому документі відображаємо результати проведених:

— звірянь («внутрішніх», «зовнішніх»);

— перевірок стану ВО (планових, позапланових). Підстава — акт про перевірку, який в 20-денний строк з дня закінчення перевірки надсилають на підприємство

* Бланк такого документа та зразок його заповнення шукайте у журналі «Кадровику» № 6 («Військовий облік»).