Відпустку продовжено, відпускні перераховано — що в Д1?
Якщо початок продовженої / перенесеної відпустки через хворобу припадає на інший місяць від первинного надання цієї відпустки, то відпускні мають бути перераховані. Адже при визначенні середньоденної зарплати орієнтуємося на місяць початку відпустки, зокрема і при її продовженні / перенесенні. Отже, різні місяці початку — різний розрахунковий період — різна середня зарплата.
Про правила та нюанси перенесення / продовження відпустки через хворобу ви можете прочитати у статті «Відпустка працівника перервана лікарняним: план дій роботодавця» // «Оплата праці», 2025, № 9.
Нагадаємо, що продовжити / перенести відпустку у зв’язку із хворобою працівника під час неї можливо тільки після отримання підтверджуючих документів. Це, зокрема, наданий роботодавцю паперовий лікарняний або е-лікарняний із статусом «готовий до сплати». І часто це відбувається вже у наступному від початку відпустки місяці. А отже, й усі перерахунки днів щодо перенесення / продовження відпустки також.
Перерахунок відпускних перенесеної / продовженої через хворобу відпустки обов’язково торкнеться відображення в Д1.
Розглянемо, як заповнити Д1 у разі продовження відпустки через лікарняний і перерахунку відпускних, на прикладі.
Приклад. Працівнику Мільку Олегу Михайловичу (основний, без інвалідності, повний робочий час) надано відпустку на 24 дні з 14 квітня по 7 травня 2025 року. Він хворів з 22 по 29 квітня 2025 року (підтверджено е-лікарняним, готовим до сплати 7 травня 2025 року). За його заявою відпустка продовжена з 8 травня.
У квітні йому нараховано зарплату в сумі 11454,55 грн та відпускні в сумі 20503,20 грн (з розрахунку середньоденної зарплати 854,30 грн). У тому числі за 17 днів квітня — 14523,10 грн та за 7 днів травня — 5980,10 грн.
У травні працівнику нараховані лікарняні за 8 днів квітня в сумі 5440,80 грн та зарплату за травень — 14000,00 грн. А також перерахована сума відпускних за 8 днів продовженої відпустки:
— сторновано відпускні за квітень у сумі 6834,40 грн (854,30 х 8) за старою середньою;
— нараховано відпускні за травень — 6926,40 грн (865,80 х 8) за новою середньою.
Д1 за квітень 2025 року. За квітень у бухобліку була нарахована зарплата і відпускні за 24 календарних дні відпустки. Уже у квітні роботодавець напевно знав, що працівник хворіє. Проте без документів, що підтверджують хворобу, ніяких перерахунків не мав проводити.
Тож Д1 за квітень заповнюємо відповідно до кадрових та бухгалтерських даних, які були проведені у квітні 2025 року.
Відпускні у цьому додатку показуємо окремими рядками з кодом «10» у графі 09 та прив’язкою до місяця, за дні відпустки якого вони нараховані, у графі 10. У наведеній ситуації перехідні відпускні нараховані у місяці початку відпустки за всі дні відпустки.
Як заповнити Д1 за квітень 2025 року, дивіться на рис. 1.
Рис. 1. Фрагмент Д1 за квітень 2025 року
Д1 за травень. У травні, окрім зарплати за травень, працівнику нараховані лікарняні за квітень та перерахована сума відпускних за дні продовженої у травні відпустки.
Сторновану суму відпускних у Д1 показуємо:
— в окремому рядку;
— з відпускним кодом «10» у графі 09;
— із зазначенням місяця, за який проводимо сторно;
— із знаком «мінус» у графах 16 та 17, а також із від’ємною сумою ЄСВ у графі 20, що нарахована на них.
Нараховану суму відпускних за продовжений період відпустки, розраховану за новою середньою, показуємо за загальними правилами для відображення відпускних.
Як це відобразити в Д1 за травень, дивіться на рис. 2.
Рис. 2. Фрагмент Д1 за травень 2025 року
Зверніть увагу, зміна періоду, за дні відпустки якого нараховані відпускні, прямо впливає на базу нарахування ЄСВ. Важливо проконтролювати її фактичний розмір після проведених маніпуляцій із продовженням / перенесенням відпустки. Адже при визначенні бази нарахування ЄСВ суми відпускних відносимо до місяця, за який вони нараховані. У разі потреби, виконайте вимогу щодо сплати ЄСВ з МЗП або обмеження її граничного розміру для нарахування внеску.
У наведеній ситуації база нарахування внеску після проведених перерахунків відпустки та нарахування лікарняних і за квітень, і за травень більша за мінімальний розмір та менша за максимальний. Отже, вимоги сплати ЄСВ з МЗП та максимальне обмеження бази ЄСВ тут не застосовуємо.
Висновки
- У Д1 суму відпускних за дні відпустки, яка збіглась із лікарняними і перенесена на інший місяць, треба відобразити відповідно до зміненого періоду відпустки.
- Суми сторнованих відпускних відображаємо в Д1 окремим рядком із від’ємними значеннями в графах 16, 17 та 20, кодом «10» у графі 09 та відповідним значенням місяця в графі 10.
- Нараховані відпускні продовженої відпустки в Д1 показуємо в місяці їх фактичного нарахування за загальними правилами з прив’язкою до нового періоду відпустки.
