Увольнение в связи с сокращением: пошаговый алгоритм

Увольнение по инициативе работодателя из-за сокращения штата или численности работников осуществляется на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ.

При этом необходимо различать такие понятия, как «сокращение штата» и «сокращение численности».

Численность работников — это списочный состав работающих, и сокращение численности работников предусматривает уменьшение их количества.

Штат работников — это совокупность должностей, установленных штатным расписанием учреждения. Сокращение штата представляет собой изменение штатного расписания за счет ликвидации определенных должностей или уменьшения количества штатных единиц по определенным должностям (см. письмо Минтруда от 07.04.2011 г. №114/06/187-11).

Но в любом случае расторжение трудового договора по основанию, предусмотренному п. 1 ст. 40 КЗоТ, будет считаться правомерным, если работодатель выполнит предписания трудового законодательства по поводу такого увольнения. Поэтому руководителям учреждений, организаций, заведений важно четко придерживаться всех законодательных требований, чтобы избежать трудовых споров с уволенными работниками.

Алгоритм действий работодателя при сокращении работников происходит в несколько шагов (см. схему).

Алгоритм действий работодателя при сокращении штата (численности) работников

Рассмотрим каждый из шагов более подробно.

В рамках этого шага следует оформить (собрать) документы, подтверждающие необходимость сокращения штата работников. Такими документами могут быть, в частности, изменения в законодательстве, утвержденные законами, постановлениями КМУ и т. п., или приказ вышестоящего органа. Так, например, по большей части на законодательном уровне утверждают сокращение численности государственных органов и органов местного самоуправления, а также их реорганизацию, объединение.

На основании таких документов издается решение руководителя учреждения. Его можно оформить в виде приказа/распоряжения. Пример такого документа приведен на рис. 1.

Рис. 1. Пример составления распоряжения о сокращении штата

После того как принято решение об увольнении работников в связи с сокращением штата и издано соответствующее распоряжение, необходимо определиться со списком работников, которых планируется уволить.

При формировании этого списка следует задуматься, а всех ли работников можно сокращать?

В этом вопросе действующим законодательством предусмотрены определенные условия и гарантии для работников.

В частности, существуют такие категории, которым предоставляют преимущественное право остаться на работе. Также есть работники, которых вообще нельзя увольнять по сокращению штата, а также те, кого обязательно нужно трудоустроить после увольнения. Рассмотрим эти категории в таблице ниже.

Работники, которые имеют гарантии при сокращении

Тщательным образом просчитывайте сроки издания соответствующих документов, учитывая нормы КЗоТ.

Принимая решение о сокращении численности или штата работников и начиная процедуру увольнения по основанию, предусмотренному п. 1 ст. 40 КЗоТ, следует тщательным образом просчитать сроки консультаций с профсоюзом, предупреждения работников и дату увольнения, чтобы они согласовались между собой.

Так, не позднее чем за 3 месяца до намеченных увольнений следует предоставить первичной профсоюзной организации письменную информацию по поводу мероприятий, связанных с увольнением работников.

Профсоюзу предоставляют информацию о причинах, количестве и категориях работников, которых это может касаться, сроки увольнения и т. п. С профсоюзом проводятся консультации о мероприятиях по предотвращению увольнений или сокращению их количества, смягчению неблагоприятных последствий (ст. 49⁴ КЗоТ). Пример составления этого документа приведен на рис. 2. При этом профсоюз имеет право вносить предложения о переносе, временном прекращении или отмене мероприятий, связанных с увольнением.

Рис. 2. Пример составления уведомления о сокращении штата

Завершается этот шаг общим приказом (распоряжением) о сокращении численности или штата. В нем необходимо указать причины проведения сокращения штата или уменьшения численности работников, конкретные должности и работы, подлежащие сокращению, а также дату, с которой будет проводиться сокращение штата (численности) в учреждении.

Пример составления приказа приведен на рис. 3.

Рис. 3. Пример составления приказа о сокращении штата

Этот приказ желательно издать в такой срок, чтобы в запасе было время для того, чтобы предупредить работников о предстоящем увольнении, предложить им другую работу, определить лиц, которые имеют преимущественное право на оставление на работе.

В соответствии со ст. 49² КЗоТ о предстоящем высвобождении работников персонально предупреждают не позднее чем за 2 месяца.

Конечно же, самый лучший вариант уведомления — письменный. При этом следует отметить, что законодательством о труде не предусмотрены форма и способ уведомления работника о предстоящем высвобождении в связи с ликвидацией, реорганизацией или перепрофилированием учреждения, заведения, организации, сокращением численности или штата работников. В то же время в случае возникновения трудовых споров собственник должен иметь доказательства, что работник был поставлен в известность о соответствующем высвобождении за два месяца. На это указывают специалисты Минсоцполитики в письме от 24.09.2019 г. № 10/0/36-19.

Таким документом может быть приказ о предупреждении об увольнении в связи с сокращением штата. Пример его составления приведен на рис. 4.

Рис. 4. Пример приказа о предупреждении об увольнении в связи с сокращением штата

Альтернативой такого приказа может быть уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата. Такое уведомление выдается каждому работнику персонально. Одним из его обязательных реквизитов является подпись работника, которая удостоверяет его ознакомление с уведомлением, и дата такой подписи.

Пример такого документа приведен на рис. 5.

Рис. 5. Пример составления уведомления о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата

Конечно, может случиться так, что работник не захочет терять работу и не согласится подписывать уведомление об увольнении. В такой ситуации советуем составить акт об отказе от подписи. Акт составляется в произвольной форме. Его должны подписать лица, являющиеся свидетелями отказа работника подписывать уведомление. Пример этого документа приведен на рис. 6.

Рис. 6. Пример составления акта об отказе от подписи в подтверждение получения уведомления о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата

В то же время если сам работник попросит сократить указанный двухмесячный срок, то его можно уволить раньше. При этом основание для увольнения остается тем же — сокращение штата (п. 1 ст. 40 КЗоТ).

Также этого работника можно уволить по другим основаниям, например, по собственному желанию (ст. 38 КЗоТ), в связи с переводом в другое учреждение (п. 5 ст. 36 КЗоТ), по соглашению сторон (п. 1 ст. 36 КЗоТ). На это указали специалисты Минсоцполитики в письме от 07.10.2015 г. № 420/06/186-15.

Имейте в виду, что основание увольнения влияет на право работника на выходное пособие. Подробнее об этом читайте в разделе «Шаг 8. Проводим окончательный расчет с работниками».

Одновременно с предупреждением об увольнении (т. е. за 2 месяца до этого события) следует предложить работнику другую работу в том же учреждении, организации. Ведь увольнение на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ допускается только в случае, если работника невозможно с его согласия перевести на другую работу (ч. 2 ст. 40 КЗоТ). Если появятся новые вакансии, следует предлагать их работнику в течение всего двухмесячного срока предупреждения.

Такое предложение лучше всего оформить документально. При этом следует предусмотреть в документе графы, где работник сможет указать свое согласие на перевод на предложенную должность или отказ от нее.

Пример такого документа приведен на рис. 7.

Рис. 7. Пример составления уведомления об имеющихся вакантных должностях

Если работник согласен на перевод, то необходимо издать приказ (распоряжение) о переводе его на новую должность, а также внести соответствующую запись в трудовую книжку.

Если же работник не согласен работать на другой должности, его следует уволить в надлежащий срок на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ.

В случае массового высвобождения работников в связи с сокращением штата (численности) не позднее чем за два месяца до даты высвобождения вы должны подать в органы службы занятости форму отчетности № 4-ПН «Информация о запланированном массовом высвобождении работников в связи с изменениями в организации производства и труда», утвержденную приказом № 317 (ср. ).

Обратите внимание: форма № 4-ПН подается одновременно с предупреждением работников об увольнении (за два месяца до увольнения, см. Шаг 3. Уведомляем работника о предстоящем увольнении). Во всех иных случаях работодатели не должны отчитываться перед службой занятости по этой форме. Что следует понимать под массовым высвобождением? Согласно ст. 48 Закона о занятости массовым высвобождением по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации юрлица) является однократное или в течение:

• одного месяца — высвобождение 10 и более работников в учреждении с численностью от 20 до 100 работников или высвобождение 10 и более процентов работников в учреждении с численностью от 101 до 300 работников;

• трех месяцев — высвобождение 20 и более процентов работников в учреждении независимо от их численности.

Какой порядок заполнения отчета по форме № 4-ПН? В общей части указываются данные работодателя (ЕГРПОУ, наименование, местонахождение). Приведем пример заполнения табличной части отчета (см. фрагмент на рис. 8).

Рис. 8. Фрагмент Отчета по форме № 4-ПН

Отметим основные нюансы заполнения этого Отчета. Так, в нем следует указать:

• в графе А — порядковый номер записи. При этом в запись с отдельным порядковым номером включаются данные о количестве планируемых к высвобождению работников, по которым данные о наименовании профессии (должности), дата приказа о предупреждении о высвобождении работников и дата запланированного высвобождения, отраженные в графах 1, 3, 4, полностью совпадают. Иначе данные о запланированном высвобождении работников отражаются в записях под другими порядковыми номерами;

• в графе 1 — наименование профессии (должности) в соответствии с действующим Классификатором профессий;

• в графе 2 — количество лиц, которых предусматривается уволить;

• в графе 3 — дата приказа, которым работников известили о запланированном высвобождении;

• в графе 4 — дата запланированного высвобождения работников.

Согласно ст. 43 КЗоТ для того, чтобы уволить работников на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ в связи с сокращением штата (численности), работодателю необходимо получить согласие выборного органа первичной профсоюзной организации (профсоюзного представителя). Этот шаг касается в первую очередь тех работников, которые являются членами профсоюза.

При этом с момента получения такого согласия до дня увольнения должно пройти не больше месяца. Также учитывайте, что профсоюз должен рассмотреть обращение работодателя в 15-дневный срок и сообщить ему о принятом решении в 3-дневный срок.

Поэтому рекомендуем работодателям подавать профсоюзу письменное представление о расторжении трудового договора с работником (см. рис. 9) с таким расчетом, чтобы после получения согласия профсоюза и до дня увольнения работника прошло не больше месяца.

Рис. 9. Пример представления об увольнении работников

Профсоюз рассматривает представление об увольнении в присутствии работника, на которого оно составлено.

Работник может не присутствовать лично на заседании профсоюза, если есть его письменное заявление об этом или если работника представляет другое лицо (например, адвокат).

Уведомление о согласии профсоюза на увольнение работников на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ в связи с сокращением штата (численности) может иметь следующий вид (см. рис. 10).

Рис. 10. Пример уведомления о предоставлении согласия профсоюза на увольнение работников

Работодатель имеет право уволить работника без согласия профсоюза в таких случаях:

• если профсоюз пропустил указанные сроки (считается, что согласие на увольнение получено) (ст. 43 КЗоТ и ст. 39 Закона № 1045);

• если профсоюз отказал в увольнении безосновательно (ст. 43 КЗоТ и ст. 39 Закона № 1045);

• если работник не является членом профсоюза (абз. 5 ч. 1 ст. 43¹ КЗоТ);

• если в учреждении нет профсоюза (абз. 6 ч. 1 ст. 43¹ КЗоТ).

Учтите: если работодатель уволил работников — членов профсоюза без обращения в профком (к профсоюзному представителю), то при рассмотрении трудового спора о правомерности увольнения суд прекратит производство по делу и запросит согласие выборного органа первичной профсоюзной организации (профсоюзного представителя). И только после его получения или отказа в предоставлении разрешения на увольнение работников рассмотрит спор по существу (ст. 43 КЗоТ). При этом отсутствие согласия профсоюзного органа не влечет восстановления работника на работе, а вот наличие отказа в увольнении является достаточным основанием для этого (п. 15 постановления № 9).

При увольнении работника необходимо издать приказ (распоряжение) об увольнении на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ. Его можно составлять как в произвольной форме, так и по типовой форме № П-4 (см. рис. 11). Учтите, что запрещено увольнять работников в связи с изменениями в организации производства и труда в период их временной нетрудоспособности, а также в период пребывания в отпуске (ч. 3 ст. 40 КЗоТ).

Рис 11. Пример приказа об увольнении работника на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ

В этом случае последним днем работы будет последний день болезни или отпуска (см. письмо Минтруда от 23.12.2011 г. № 355/06/186-11). Это правило не распространяется на случай полной ликвидации учреждения. На основании приказа делается запись в трудовой книжке работника. При этом в графе 3 следует прописать: «Уволен в связи с сокращением штатов или численности работников, п. 1 ст. 40 КЗоТ Украины» (см. пример на рис. 12).

Рис 12. Пример заполнения трудовой книжки

Согласно ст. 116 КЗоТ при увольнении работника выплата всех сумм, которые полагаются ему от работодателя, производится в день увольнения. Если работник в день увольнения не работал, то указанные суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

В частности, к суммам, полагающимся работнику при увольнении по п. 1 ст. 40 КЗоТ, относятся:

• заработная плата за отработанное время;

• денежная компенсация за все неиспользованные дни ежегодного отпуска, а также дополнительного отпуска работникам, которые имеют детей;

• выходное пособие в размере не менее среднего месячного заработка (ст. 44 КЗоТ).

Напомним, что согласно ст. 24 Закона об отпусках в случае увольнения работника ему выплачивается денежная компенсация за все не использованные им дни ежегодного отпуска, а также дополнительные отпуска работникам, которые имеют детей или совершеннолетнего ребенка — инвалида с детства подгруппы А I группы. В общем случае продолжительность ежегодного основного отпуска установлена ст. 6 Закона об отпусках и составляет 24 календарных дня. В свою очередь, продолжительность дополнительного отпуска на детей составляет 10 (17) календарных дней (ст. 19 Закона об отпусках).

Исчисление средней заработной платы для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска осуществляется в соответствии с Порядком № 100.

При прекращении трудового договора в связи с сокращением штата (численности) работнику выплачивается выходное пособие в размере не меньше среднего месячного заработка. Среднемесячная заработная плата исчисляется исходя из выплат за последние 2 календарных месяца работы (абз. 3 п. 2 Порядка № 100).

Начисление выплат, которые исчисляются из средней заработной платы за последние два месяца работы, осуществляется путем умножения среднедневного заработка на число рабочих дней. Среднедневная заработная плата определяется делением заработной платы за фактически отработанные в течение двух месяцев рабочие дни на число отработанных рабочих дней (п. 8 Порядка № 100).

В связи с тем, что средняя месячная заработная оплата определена законодательством как расчетная величина, для начисления выходного пособия она исчисляется путем умножения среднедневной заработной платы на среднемесячное число рабочих дней в расчетном периоде.

Среднемесячное число рабочих дней рассчитывается делением на 2 суммарного числа рабочих дней за последние два календарных месяца согласно графику работы учреждения, организации, установленному с соблюдением требований законодательства.

С учетом вышеуказанного, формула расчета суммы выходного пособия (ВП)* будет иметь такой вид:

* Подробнее о расчете суммы выходного пособия см. в журнале «Бюджетная бухгалтерия», 2018, № 14, с. 18.

ВП = (ЗП : РД_ф) х (Рд_сум : 2),

где ЗП — зарплата за фактически отработанные работником рабочие дни расчетного периода;

РД_ф — количество фактически отработанных рабочих дней в расчетном периоде;

РД_сум — суммарное количество рабочих дней за последние два календарных месяца по графику работы учреждения, организации.

Также учитывайте, что работодатель должен в письменном виде сообщить работнику о начисленных ему суммах к выплате и выплатить их в день увольнения (ст. 116 КЗоТ).

Если вы несвоевременно рассчитаетесь с работником, то за все время задержки обязаны начислить и выплатить среднюю зарплату (ст. 117 КЗоТ).

На этом все. Уверены, что теперь у вас не возникнет вопросов, если вы столкнетесь с процедурой сокращения численности или штата работников вашего учреждения. Наша статья упростит вам эту задачу.