Звільнення у зв’язку зі скороченням: покроковий алгоритм

Звільнення з ініціативи роботодавця через скорочення штату або чисельності працівників здійснюється на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП. При цьому необхідно розрізняти такі поняття, як «скорочення штату» і «скорочення чисельності».

Чисельність працівників — це списочний склад працюючих, і скорочення чисельності працівників передбачає зменшення їх кількості. Штат працівників — це сукупність посад, установлених штатним розписом установи. Тому скорочення штату являє собою зміну штатного розпису за рахунок ліквідації певних посад або зменшення кількості штатних одиниць за певними посадами (див. лист Мінпраці від 07.04.2011 р. №114/06/187-11).

Але у будь-якому разі розірвання трудового договору за підставою, передбаченою п. 1 ст. 40 КЗпП, вважатиметься правомірним, якщо роботодавець виконає приписи трудового законодавства щодо такого звільнення. Тому керівникам установ, організацій, закладів важливо чітко дотриматись усіх законодавчих вимог, щоб уникнути трудових спорів зі звільненими працівниками.

Алгоритм дій роботодавця при скороченні працівників складається з кількох кроків (див. схему).

Алгоритм дій роботодавця при скороченні штату (чисельності) працівників

Розглянемо кожен із кроків більш детально.

У рамках цього кроку слід оформити (зібрати) документи, що підтверджують необхідність скорочення штату працівників. Такими документами можуть бути, зокрема, зміни в законодавстві, затверджені законами, постановами КМУ тощо або наказ органу вищого рівня. Так, наприклад, здебільшого на законодавчому рівні затверджують скорочення чисельності державних органів та органів місцевого самоврядування, а також їх реорганізацію, об’єднання.

На підставі таких документів видається рішення керівника установи. Його можна оформити у вигляді наказу/розпорядження. Приклад такого документа наведений на рис. 1.

Рис. 1. Приклад складання розпорядження про скорочення штату

Після того як прийнято рішення про звільнення працівників у зв’язку зі скороченням штату і видано відповідне розпорядження, необхідно визначитися зі списком працівників, яких планується звільнити. При формуванні цього списку слід замислитись, а чи всіх працівників можна скорочувати? У цьому питанні чинним законодавством передбачено певні умови та гарантії для працівників.

Зокрема, існують такі категорії, яким надають переважне право залишитись на роботі. Також є працівники, яких узагалі не можна звільняти за скороченням штату, а також ті, кого обов’язково потрібно працевлаштувати після звільнення. Розглянемо ці категорії в таблиці нижче.

Працівники, які мають гарантії при скороченні

Ретельно прораховуйте строки видання відповідних документів, враховуючи норми КЗпП.

Приймаючи рішення про скорочення чисельності або штату працівників та розпочинаючи процедуру звільнення за підставою, передбаченою п. 1 ст. 40 КЗпП, слід ретельно прорахувати строки консультацій з профспілкою, попередження працівників та дату звільнення, щоб вони узгоджувались між собою.

Так, не пізніше ніж за 3 місяці до намічених звільнень слід надати первинній профспілковій організації письмову інформацію з приводу заходів, пов’язаних зі звільненням працівників.

Профспілці надають інформацію про причини, кількість і категорії працівників, яких це може стосуватися, строки звільнення тощо. З профспілкою проводяться консультації про заходи щодо відвертання звільнень або скорочення їх кількості, пом’якшення несприятливих наслідків (ст. 49⁴ КЗпП). Приклад складання цього документа наведений на рис. 2.

Рис. 2. Приклад складання повідомлення про скорочення штату

При цьому профспілка має право вносити пропозиції про перенесення, тимчасове припинення або скасування заходів, пов’язаних зі звільненням. Завершується цей крок загальним наказом (розпорядженням) про скорочення чисельності або штату. У ньому необхідно зазначити причини проведення скорочення штату або зменшення чисельності працівників, конкретні посади і роботи, які підлягають скороченню, а також дату, з якою проводитиметься скорочення штату (чисельності) в установі.

Приклад складання наказу наведений на рис. 3.

Рис. 3. Приклад складання наказу про скорочення штату

Цей наказ бажано видати в такий строк, аби в запасі був час для того, щоб попередити працівників про майбутнє звільнення, запропонувати їм іншу роботу, визначити осіб, що мають переважне право на залишення на роботі.

Відповідно до ст. 49² КЗпП про наступне вивільнення працівників персонально попереджають не пізніше ніж за 2 місяці. Звичайно ж, найкращий варіант повідомлення — письмовий.

При цьому слід зауважити, що законодавством про працю не передбачена форма та спосіб повідомлення працівника про наступне вивільнення у зв’язку із ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням установи, закладу, організації, скороченням чисельності або штату працівників.

Водночас у разі виникнення трудових спорів власник повинен мати докази, що працівника було повідомлено про відповідне вивільнення за два місяці. На цьому наголошують фахівці Мінсоцполітики у листі від 24.09.2019 р. № 10/0/36-19.

Таким документом може бути наказ про попередження про звільнення у зв’язку із скороченням штату. Приклад його складання наведений на рис. 4.

Рис. 4. Приклад наказу про попередження про звільнення у зв’язку зі скороченням штату

Альтернативою такого наказу може бути повідомлення про наступне звільнення у зв’язку зі скороченням штату. Таке повідомлення видається кожному працівнику персонально. Одним із його обов’язкових реквізитів є підпис працівника, який засвідчує його ознайомлення із повідомленням, і дата такого підпису.

Приклад такого документу наведений на рис. 5.

Рис. 5. Приклад складання повідомлення про наступне звільнення у зв’язку зі скороченням штату

Звичайно, може статись так, що працівник не захоче втрачати роботу та не погодиться підписувати повідомлення про звільнення. У такій ситуації радимо скласти акт про відмову від підпису. Акт складається у довільній формі. Його мають підписати особи, які є свідками відмови працівника підписувати повідомлення. Приклад цього документа наведений на рис. 6.

Рис. 6. Приклад складання акта про відмову від підпису на підтвердження отримання повідомлення про наступне звільнення у зв’язку зі скороченням штату

Водночас якщо сам працівник попросить скоротити зазначений двомісячний строк, то його можна звільнити раніше. При цьому підстава для звільнення залишається тією самою — скорочення штату (п. 1 ст. 40 КЗпП). Також цього працівника може звільнити з інших підстав, наприклад, за власним бажанням (ст. 38 КЗпП), у зв’язку з переведенням до іншої установи (п. 5 ст. 36 КЗпП), за угодою сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП). Про це зазначили фахівці Мінсоцполітики у листі від 07.10.2015 р. № 420/06/186-15.

Майте на увазі, що підстава звільнення впливає на право працівника на вихідну допомогу. Детальніше про це читайте у розділі «Крок 8. Проводимо остаточний розрахунок із працівниками».

Одночасно з попередженням про звільнення (тобто за 2 місяці до цієї події) слід запропонувати працівникові іншу роботу в тій же установі, організації. Адже звільнення на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП допускається тільки у випадку, якщо працівника неможливо за його згодою перевести на іншу роботу (ч. 2 ст. 40 КЗпП). Якщо з’являться нові вакансії, слід пропонувати їх працівнику протягом усього двомісячного строку попередження.

Таку пропозицію найкраще оформити документально. При цьому слід передбачити в документі графи, де працівник зможе зазначити свою згоду на переведення на запропоновану посаду чи відмову від неї. Приклад такого документа наведений на рис. 7.

Рис. 7. Приклад складання повідомлення про наявні вакантні посади

Якщо працівник згоден на переведення, то необхідно видати наказ (розпорядження) про переведення його на нову посаду, а також внести відповідний запис до трудової книжки.

Якщо ж працівник не згоден працювати на іншій посаді, його слід звільнити в належний строк на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП.

У випадку масового вивільнення працівників у зв’язку зі скороченням штату (чисельності) не пізніш як за два місяці до дати вивільнення ви повинні подати до органів служби зайнятості форму звітності № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці», затверджену наказом № 317 (ср. ).

Зверніть увагу: форма № 4-ПН подається одночасно з попередженням працівників про звільнення (за два місяці до звільнення, див. Крок 3. Повідомляємо працівника про майбутнє звільнення). У всіх інших випадках роботодавці не повинні звітувати перед службою зайнятості за цією формою.

Що слід розуміти під масовим вивільненням? Згідно зі ст. 48 Закону про зайнятість масовим вивільненням з ініціативи роботодавця (за винятком випадку ліквідації юрособи) є однократне або протягом:

• одного місяця — вивільнення 10 і більше працівників в установі з чисельністю від 20 до 100 працівників або вивільнення 10 і більше відсотків працівників в установі з чисельністю від 101 до 300 працівників;

• трьох місяців — вивільнення 20 і більше відсотків працівників в установі незалежно від їх чисельності.

Який порядок заповнення звіту за формою № 4-ПН? У загальній частині зазначаються дані роботодавця (ЄДРПОУ, найменування, місцезнаходження). Наведемо приклад заповнення табличної частини звіту (див. фрагмент на рис. 8).

Рис. 8. Фрагмент Звіту за формою № 4-ПН

Зазначимо основні нюанси заповнення цього Звіту. Так, у ньому слід зазначити:

• у графі А — порядковий номер запису. При цьому до запису з окремим порядковим номером включаються дані про кількість планованих до вивільнення працівників, за якими дані про найменування професії (посади), дата наказу про попередження про вивільнення працівників і дата запланованого вивільнення, відображені в графах 1, 3, 4, повністю збігаються. Інакше дані про заплановане вивільнення працівників відображаються в записах під іншими порядковими номерами;

• у графі 1 — найменування професії (посади) відповідно до чинного Класифікатора професій;

• у графі 2 — кількість осіб, яких передбачається вивільнити;

• у графі 3 — дата наказу, яким працівників сповістили про заплановане вивільнення;

• у графі 4 — дата запланованого вивільнення працівників.

Згідно зі ст. 43 КЗпП для того щоб звільнити працівників на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП у зв’язку зі скороченням штату (чисельності), роботодавцю необхідно отримати згоду виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника).

Цей крок стосується насамперед тих працівників, які є членами профспілки.

При цьому з моменту отримання такої згоди до дня звільнення має пройти не більше місяця.

Також враховуйте, що профспілка повинна розглянути звернення роботодавця у 15-денний строк і повідомити його про прийняте рішення у 3-денний строк.

Тому рекомендуємо роботодавцям подавати профспілці письмове подання про розірвання трудового договору з працівником (див. рис. 9) з таким розрахунком, щоб після отримання згоди профспілки і до дня звільнення працівника минуло не більше місяця.

Рис. 9. Приклад подання про звільнення працівників

Профспілка розглядає подання про звільнення у присутності працівника, на якого воно складене.

Працівник може не бути присутнім особисто на засіданні профспілки, якщо є його письмова заява про це або якщо працівника представляє інша особа (наприклад, адвокат).

Повідомлення про згоду профспілки на звільнення працівників на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП у зв’язку зі скороченням штату (чисельності) може мати такий вигляд (див. рис. 10).

Рис. 10. Приклад повідомлення про надання згоди профспілки на звільнення працівників

Роботодавець має право звільнити працівника без згоди профспілки в таких випадках:

• якщо профспілка пропустила зазначені строки (вважається, що згоду на звільнення отримано) (ст. 43 КЗпП і ст. 39 Закону № 1045);

• якщо профспілка відмовила у звільненні безпідставно (ст. 43 КЗпП і ст. 39 Закону № 1045);

• якщо працівник не є членом профспілки (абз. 5 ч. 1 ст. 43¹ КЗпП);

• якщо в установі немає профспілки (абз. 6 ч. 1 ст. 43¹ КЗпП).

Враховуйте: якщо роботодавець звільнив працівників — членів профспілки без звернення до профкому (до профспілкового представника), то при розгляді трудового спору щодо правомірності звільнення суд припинить провадження у справі та запитає згоду виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника). І тільки після її отримання або відмови в наданні дозволу на звільнення працівників розгляне спір по суті (ст. 43 КЗпП). При цьому відсутність згоди профспілкового органу не спричинює поновлення працівника на роботі, а от наявність відмови у звільненні є достатньою підставою для цього (п. 15 постанови № 9).

При звільненні працівника необхідно видати наказ (розпорядження) про звільнення на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП. Його можна складати як у довільній формі, так і за типовою формою № П-4 (див. рис. 11). Зверніть увагу, що заборонено звільняти працівників у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці в період їх тимчасової непрацездатності, а також у період перебування у відпустці (ч. 3 ст. 40 КЗпП).

Рис. 11. Приклад наказу про звільнення працівника на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП

У цьому випадку останнім днем роботи буде останній день хвороби або відпустки (див. лист Мінпраці від 23.12.2011 р. № 355/06/186-11). Це правило не поширюється на випадок повної ліквідації установи.

На підставі наказу робиться запис до трудової книжки працівника. При цьому в графі 3 слід прописати: «Звільнений у зв’язку зі скороченням штатів або чисельності працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України» (див. приклад на рис. 12).

Рис 12. Приклад заповнення трудової книжки

Згідно зі ст. 116 КЗпП при звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від роботодавця, проводиться в день звільнення. Якщо працівник в день звільнення не працював, то зазначені суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок.

Зокрема, до сум, належних працівникові при звільненні за п. 1 ст. 40 КЗпП, відносяться:

• заробітна плата за відпрацьований час;

• грошова компенсація за усі невикористані дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей;

• вихідна допомога у розмірі не менше середнього місячного заробітку (ст. 44 КЗпП).

Нагадаємо, що згідно зі ст. 24 Закону про відпустки у разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства підгрупи А I групи. В загальному випадку тривалість щорічної основної відпустки встановлена ст. 6 Закону про відпустки і складає 24 календарних дні. В свою чергу тривалість додаткової відпустки на дітей складає 10 (17) календарних днів (ст. 19 Закону про відпустки).

Обчислення середньої заробітної плати для виплати компенсації за невикористані відпустки здійснюється у відповідності до Порядку № 100.

При припиненні трудового договору у зв’язку зі скороченням штату (чисельності) працівникові виплачується вихідна допомога у розмірі не менше середнього місячного заробітку. Середньомісячна заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за останні 2 календарні місяці роботи (абз 3 п. 2 Порядку № 100).

Нарахування виплат, що обчислюються із середньої заробітної плати за останні два місяці роботи, провадяться шляхом множення середньоденного заробітку на число робочих днів. Середньоденна заробітна плата визначається діленням заробітної плати за фактично відпрацьовані протягом двох місяців робочі дні на число відпрацьованих робочих днів (п. 8 Порядку № 100).

У зв’язку з тим, що середня місячна заробітна плата визначена законодавством як розрахункова величина, для нарахування вихідної допомоги вона обчислюється шляхом множення середньоденної заробітної плати на середньомісячне число робочих днів у розрахунковому періоді.

Середньомісячне число робочих днів розраховується діленням на 2 сумарного числа робочих днів за останні два календарні місяці згідно з графіком роботи установи, організації, встановленим з дотриманням вимог законодавства.

З огляду на вищезазначене, формула розрахунку суми вихідної допомоги (ВД)* буде мати такий вигляд:

* Детальніше про розрахунок суми вихідної допомоги див. у журналі «Бюджетна бухгалтерія», 2018, № 14, с. 18.

ВД = (ЗП : РД_ф) х (РД_сум : 2),

де ЗП — зарплата за фактично відпрацьовані працівником робочі дні розрахункового періоду;

РД_ф — кількість фактично відпрацьованих робочих днів у розрахунковому періоді;

РД_сум — сумарна кількість робочих днів за останні два календарні місяці за графіком роботи установи, організації.

Також враховуйте, що роботодавець має письмово повідомити працівника про нараховані йому суми до виплати і виплатити їх у день звільнення (ст. 116 КЗпП).

Якщо ви невчасно розрахуєтеся з працівником, то за весь час затримки зобов’язані нарахувати й виплатити середню зарплату (ст. 117 КЗпП).На цьому все. Упевнені, що тепер у вас не виникне запитань, якщо ви зіткнетеся з процедурою скорочення чисельності або штату працівників вашої установи. Наша стаття спростить вам це завдання.