Перерасход топлива: что делать?

Вежичанина Светлана, эксперт по финансовым вопросам
Бюджетная бухгалтерия Октябрь, 2020/№ 37
В избранном В избранное
Печать
В редакцию нашего журнала пришло обращение читателей с просьбой разъяснить следующую ситуацию. В мае 2020 года для выполнения служебных обязанностей учреждение арендовало автомобиль. Необходимо установить норму расхода топлива. Но в приказе № 431 работники учреждения не нашли марку соответствующего автомобиля. Обратились в ГАНИИП и получили временную индивидуальную норму расходов топлива. Утвердили приказом по учреждению эту норму с учетом корректирующих коэффициентов: 10 % — на кондиционер и 5 % — на поездки в населенном пункте. Спустя некоторое время обратили внимание на то, что фактические расходы топлива на 100 км пробега превышают утвержденные нормативные расходы. И вот возникли два вопроса: почему такое расхождение между нормативным и фактическим потреблением топлива и по каким нормам списывать горючее? Поможем разобраться.

1 Приказ Министерства транспорта Украины «Об утверждении норм расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» от 10.02.98 г. № 43.

Итак, учреждение арендовало автомобиль. Нужно планировать потребность в горюче-смазочных материалах (ГСМ), контролировать их расходы, вести отчетность, т. е. реализовывать мероприятия по рациональному и экономному использованию ГСМ.

Для осуществления такого анализа учреждению необходимо рассчитать и утвердить норму расхода топлива. То есть установить допустимые пределы потребления топлива, при этом учитывая определенные условия эксплуатации автомобиля.

Для единого подхода в списании ГСМ для предприятий, организаций и учреждений Минтранспортом были утверждены нормы расходов ГСМ (приказ № 43).

Не будем рассматривать вопросы об отнесении этого приказа к нормативно-технической документации, которая носит только рекомендательный характер. Будем учитывать то, что контролирующие органы считают этот документ обязательным, а учреждения по факту вводят его использование в своей деятельности. Так вот, в этом документе указаны необходимые показатели для утверждения норм расходов топлива:

• базовые линейные нормы, применяемые по моделям (модификациям) автомобилей;

• система нормативов;

• корректирующие коэффициенты, позволяющие учитывать выполненную транспортную работу, климатические, дорожные и другие условия эксплуатации автомобиля.

Эти нормы устанавливаются ведущим институтом Министерства инфраструктуры Украины — ГП «ГосавтотрансНИИпроект» (далее — ГАНИИП). Установление норм осуществляется на основании централизованно собранных данных с применением механизмов предварительной апробации в разнообразных природно-климатических, дорожных и других условиях.

Вот только обновлялись эти нормы последний раз в январе 2012 года.

За этот период на рынке появились новые модели (модификации) автомобилей, поэтому нет смысла искать их в приказе № 43.

Так произошло и в нашем случае. Автомобиля, который арендует учреждение, в приказе № 43 нет.

Но выход есть — учреждение может самостоятельно установить временную линейную норму расходов топлива в том же размере, что и для базовой модели. То есть это возможно, когда модель и модификация автомобиля не имеют существенных конструктивных отличий:

• модель двигателя и конструкция трансмиссии не отличаются от базовой модели, снаряженная масса и габаритные размеры также соответствуют базовой модели (п.п. 2.1.1 п. 2.1 разд. 2 приказа № 43) или

• модель двигателя и конструкция трансмиссии не отличается от базовой модели, а снаряженная масса отличается, но разница в потреблении топлива учитывается путем применения нормы на одну тонну снаряженной массы Нg л/100 т·км (п.п. 2.1.2 п.2.1 разд. 2 приказа № 43).

Но в нашем случае речь идет о новой марке автомобиля, которая не вошла в приказ. Это означает, что учреждение не может самостоятельно установить временную линейную норму расхода топлива, потому что в перечне нет даже базовой модели такого автомобиля.

Списывать топливо без норм нельзя. Что же делать? Надо обратиться в ГАНИИП для получения временной индивидуальной нормы (п.п. 2.1.5 п. 2.1 разд. 2 приказа № 43). Так сделало и наше учреждение.

Если возможности не эксплуатировать автомобиль до момента получения от ГАНИИП временной индивидуальной нормы нет, можно применять нормы расходов топлива, указанные в документах завода-производителя.

Такие временные нормы нужно утвердить приказом руководителя учреждения.

В приказе обязательно укажите то, что марки этого автомобиля нет в перечне приказа № 43 и что эти нормы будут действовать до момента получения временных индивидуальных норм от ГАНИИП.

Порядок получения временной индивидуальной нормы расхода топлива

На основании заявления соответствующей формы (приложение Д приказа № 43) надо попросить ГАНИИП разработать временную индивидуальную базовую линейную норму расходов топлива для отдельного автомобиля.

Внимание!

Соответствующий расчет является платной услугой, осуществляется на договорных принципах, потому учреждению нужно иметь ассигнования по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)» для оплаты этой услуги.

К заявлению прилагается заполненная идентификационная анкета и обязательные копии источников информации, заверенные печатями.

В анкету вносятся достоверные данные согласно документации завода-производителя или данные из других источников информации (с их обязательным указанием). Если достоверность данных вызывает сомнение, после них обязательно ставится знак «(?)».

А если данных нет, соответствующий пункт анкеты не заполняется.

В качестве источников информации, необходимых для обязательного предъявления в виде заверенных копий, можно использовать следующие документы:

• титульный лист и раздел «технические характеристики» из инструкции по эксплуатации завода-производителя на любом языке;

• в случае отсутствия инструкции — копию свидетельства о регистрации ДТС;

• в случае отсутствия необходимых данных также прилагаются фотографии с расположенными на автомобиле (кузове, раме, двигателе и т. п.) табличками, а также фотографии транспортного средства (спереди и сбоку, фотографии моторного отсека).

Ответственность за объективность данных несет заявитель.

Анкета должна быть утверждена руководителем учреждения.

На основании полученной информации ГАНИИП делает заключение о норме расхода топлива, утверждает его и предоставляет заявителю.

Внимание!

Эти временные индивидуальные нормы будут действовать только для вашего учреждения, т. е. права распространять их другим предприятиям или учреждениям у вас нет. Даже если эти предприятия входят в одно ведомство или в состав одного учреждения.

Срок действия временной индивидуальной нормы устанавливается ГАНИИП на определенный период апробации. Длиться этот период может до одного года.

После окончания этого периода учреждение должно предоставить разработчику данные об апробации этой нормы с приведением эксплуатационных условий. Срок действия норм продлевается на новый период апробации, с возможной ее корректировкой при обоснованной необходимости.

Временная индивидуальная норма утратит силу в случае утверждения Министерством инфраструктуры Украины (по представлению ГАНИИП) постоянных норм на соответствующую модель (модификацию) автомобиля.

Расчет нормативного расхода горючего

Если вы получили временную индивидуальную норму, можно утверждать приказом по учреждению нормативный расход горючего для конкретного автомобиля.

В приказе также укажите, какие коэффициенты корректировки базовой нормы (в нашем случае — временной индивидуальной нормы) будут применяться, учитывая условия эксплуатации этого автомобиля.

Указывать нужно конкретные величины коэффициентов в регламентированных пределах и сроки их действия.

Для расчета нормативных расходов топлива легкового автомобиля используется следующая формула (п. 4.1 приказа № 43):

Qн = 0,01 х Hs х S (1 + 0,01 х K∑),

где — нормативный расход горючего;

Hs — базовая линейная норма расхода горючего;

S — пробег автомобиля;

K∑ — суммарный корректирующий коэффициент.

Показатель базовой линейной нормы расхода горючего (временной индивидуальной нормы) устанавливается на 100 км пробега.

Рассмотрим на примере, как проводится такой расчет.

Пример. Учреждение арендовало автомобиль Ford Fusion (2018 года, марка двигателя 1,5 Ecoboost; объем двигателя: 1499 см3; бензин; седан). В приказе № 43 такой марки автомобиля нет. Специалисты учреждения обратились в ГАНИИП и получили временную индивидуальную норму расходов топлива в год — 6,8 л/100 км (эта норма не является достоверной, используется только для примера).

Учреждением применяются такие корректирующие коэффициенты: работа в городских условиях (г. Харьков) — 14 % (максимальный — 15 %); использование установки «климат-контроль» для охлаждения выше 30 С0 включительно — 9 % (максимальная норма — 10 %).

Нормативный расход топлива на 100 км, рассчитанный от временной индивидуальной нормы с учетом корректирующих коэффициентов, составляет:

0,01 x 6,8 x 100 км x (1 + 0,01 x 23) = 8,364 л.

В июле 2020 года автомобиль проехал 310 км. Суммарный коэффициент повышения — 23 %

(14 % + 9 %). Нормативный расход горючего для автомобиля составляет:

0,01 x 6,8 x 310 км x (1 + 0,01 x 23) = 21,08 x 1,23 = 25,928 л.

Таким образом, по фактическому пробегу автомобиля — 310 км, учреждение в июле 2020 года может списать не более 25,928 л топлива.

Отражение фактически использованного топлива

Факт использования топлива подтверждает путевой лист. Учитывая то, что типовая форма первичного учета работы служебного легкового автомобиля отменена, форму путевого листа можно утвердить внутренним приказом по учреждению (п. 2.7 Положения № 882).

2 Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

За основу можно взять типовую форму, которая была отменена (приказ № 743), с внесением отдельных корректировок. Главное, чтобы в документе были все обязательные реквизиты первичного документа. Иначе для учета он не подойдет. Перечень обязательных реквизитов первичных документов можно найти в п. 2.4 ч. 2 Положения № 88 (ср. 025069200).

3 Приказ «Об утверждении типовой формы первичного учета работы служебного легкового автомобиля и Инструкции о порядке ее применения» от 17.02.98 г. № 74.

На основании путевых листов проводим списание ГСМ (типовая форма акта списания № 3-2 приказа № 1304) и осуществляем учет работы водителя.

4 Приказ Госказначейства «Об утверждении типовых форм учета и списания запасов бюджетных учреждений и инструкции по их составлению» от 18.12.2000 г. № 130.

Списание бензина отражаем в бухучете:

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция субсчетов

М/о

дебет

кредит

1

Заправлен автомобиль, талоны (25,928 л)

1514/2

1514/1

13

2

Списан использованный бензин (25,928 л)

8013

1514/2

13

3

Закрыт счет расходов в конце отчетного периода

5511

8013

17

А что же делать, если, как в письме нашего читателя, учреждение выявило отклонение фактических расходов топлива от нормативных?

Рассмотрим.

Отклонение фактических расходов топлива от нормативных

В вопросе указано, что фактически автомобиль на 100 км расходует больше топлива, чем утверждено.

Для того чтобы понять, закономерность это или случайность, вызванная какими-либо причинами, нужно проанализировать некоторые факторы эксплуатации автомобиля. Начнем.

Корректирующие коэффициенты

Нужно проверить, все ли коэффициенты корректировки были применены учреждением.

Из вопроса ясно, что учреждение использует следующие корректирующие коэффициенты:

• на охлаждение салона автомобиля в случае использования кондиционера или установки «климат-контроль» — в размере 10 %;

• работа в пределах городов, а также поселках городского типа и других населенных пунктах при наличии в них регулируемых перекрестков (светофоров) — в размере 5 %.

Учитывая то, что мы не знаем, какой автомобиль арендует учреждение — новый или эксплуатируемый более 5 лет, рассмотрим еще два коэффициента. Их также можно применять.

Если автомобиль уже не новый, учреждение может пользоваться корректирующим коэффициентом для автомобилей, эксплуатируемых (п.п. 3.1.10 п. 3.1. разд. 3 приказа № 43):

• более 5 лет с общим пробегом свыше 100 тыс. км — до 3 %;

• более 8 лет или с общим пробегом свыше 150 тыс. км — до 5 %;

• более 11 лет или с общим пробегом свыше 250 тыс. км — до 7 %;

• более 14 лет или с общим пробегом свыше 400 тыс. км — до 9 %.

Внимание!

Корректирующий коэффициент для автомобилей, эксплуатируемых более 5 лет, применяется только в случае документально подтвержденной необходимости и в минимально возможном размере.

Для автомобилей современных конструкций и автомобилей после капитального ремонта (или замены) двигателя коэффициент не применяют или применяют минимально возможные значения с приведением документально подтвержденного обоснования такой необходимости (п.п. 3.1.10 п. 3.1 разд. 3 приказа № 43).

Таким образом, для того чтобы использовать этот коэффициент, учреждению необходимо осуществлять меры по поддержанию автомобиля в удовлетворительном техническом состоянии в соответствии с рекомендациями завода-производителя. Нужно документально подтверждать, что работы по техническому обслуживанию и ремонту автомобиля проводятся своевременно и в полном объеме, т. е. подтверждать рациональное отношение к автомобилю.

Также для обоснованности установления указанного коэффициента целесообразно будет провести контрольные замеры с документальным оформлением результата. То есть показать, какое фактическое потребление топлива автомобилем на 100 км в связи с тем, что истощается ресурс автомобиля.

Для контрольных замеров можно применить следующие методы:

1) обратиться в сервисные центры, которые с помощью соответствующих программ через бортовой компьютер автомобиля рассчитают расход топлива, или

2) воспользоваться методом доливания до полного бака.

Первый метод проще и достовернее, но требует наличия ассигнований на оплату этой услуги, потому не всегда может быть применен.

Рассмотрим второй метод.

Для его применения нужно создать комиссию в количестве не менее трех специалистов учреждения (при необходимости — при участии представителя вышестоящего учреждения).

Комиссия проведет контрольные замеры расходов топлива и результаты рассмотрения оформит актом. В качестве типовой формы можно взять форму акта для проведения замеров расходов топлива спецавтомобилей (приложение Ж к приказу № 43), с внесением при необходимости своих корректировок. Количество замеров расхода топлива должно быть не менее трех.

Используя метод доливания, нужно придерживаться таких условий (п.п. 3.5.6 п. 3.5 разд. 3 приказа № 43):

• доливание до полного бака (до и после осуществления перевозок и/или выполнения определенной работы) осуществлять в одном и том же месте (на горизонтальной площадке) по одинаковой методике с применением одного и того же измерительного оборудования (счетчик АЗС, мерные емкости), при этом строго придерживаясь правил противопожарной безопасности;

• обеспечивать пробег или время работы автомобиля (оборудования), за которое расходуется по крайней мере 30 % топлива от вместимости штатного топливного бака (рекомендовано 50 % и более для уменьшения погрешности измерений).

Таким образом, рекомендуем провести не одно, а несколько измерений — в зависимости от тех условий, в которых будет использоваться автомобиль:

• в летний и зимний периоды;

• в пределах города и за его пределами;

• загруженный автомобиль и пустой;

• с использованием кондиционера или без;

• с обогревом салона или без;

• без длительного простоя или с простоем.

По итогам каждого измерения (или по итогам нескольких измерений в одних и тех же условиях по «среднему» показателю) определить норму для конкретных условий эксплуатации (летняя «городская» норма, зимняя «городская» норма, годовая городская / загородная норма и т. д.).

Также важно продумать маршруты для таких измерений. Лучше, чтобы они были реальными. Еще необходимо оговорить условно постоянную скорость.

Все эти нюансы укажите в акте.

Контрольный замер проводится для того, чтобы посчитать фактические расходы топлива, соотнести его с пройденным километражем и вывести норму на л/100 км или на л/км.

Для расчета израсходованного топлива есть следующие варианты:

• до начала контрольного заезда измерять количество бензина в баке. Например: слить весь бензин в мерную емкость и залить в бак снова, провести контрольный заезд и измерить остаток бензина в баке, или

• начать и закончить контрольный замер на заправочной станции (и лучше на одной и той же), заправиться в начале заезда до предела и по завершении сделать то же; сколько бензина войдет в бак по завершении контрольного заезда, столько и было потрачено.

Именно второй вариант определен для расчета фактического расхода топлива в приказе № 43. Если вы будете использовать именно его, расходуйте топливо не менее чем 30 % от вместимости топливного бака, а в идеале — 50 % и более. Это уменьшит погрешности измерения.

Если автомобиль арендуется, советуем в договоре аренды указать общий пробег автомобиля, с которым учреждение получило его для эксплуатации, и получить сервисную книгу на автомобиль от арендодателя.

Перейдем к следующему коэффициенту, который можно использовать.

Если учреждению посчастливилось и оно арендует новый автомобиль, можно применить такой коэффициент: в случае пробега первой тысячи километров новыми автомобилями, наработки первых 60 моточасов новым оборудованием (двигателями), а также вышедшими из капитального ремонта, — до 10 %.

Обращаем внимание на то, что сейчас мы не вспомнили коэффициенты корректировки, которые используются в зимний период. Не забудьте их также указать в приказе учреждения среди корректирующих коэффициентов и применить в соответствующий период.

Как именно это сделать, можно узнать из нашей статьи «Зимние» нормы расхода ГСМ: рассчитываем и применяем» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2018, № 42).

Направляемся к следующему фактору.

Выполнение рекомендаций завода-производителя

Заводы-производители в инструкциях по эксплуатации автомобиля оговаривают, как рационально использовать автомобиль. Вот несколько примеров рекомендаций, невыполнение которых может привести к увеличению расхода топлива:

1. Давление в колесах.

Постепенно в любом автомобиле давление в колесах снижается. А «недокачанные» колеса влияют на расход топлива. Чем ниже давление, тем больше автомобиль «съедает» топлива.

Для каждого автомобиля существуют свои идеальные показатели, потому заводы-производители сообщают оптимальное давление — отдельно для летних и зимних шин.

То есть проверяйте давление в шинах каждый день перед поездкой. Если нет возможности, то хотя бы один раз в неделю.

2. Качество топлива.

Современные инжекторные автомобили оборудованы кислородными датчиками, которые отслеживают состав смеси. При плохом качестве топлива смесь выходит бедная, и, чтобы ее обогатить, компьютер увеличивает время впрыскивания топливной форсунки. Результат — повышение расходов топлива.

Таким образом, пытайтесь заправляться на проверенных АЗС и будьте внимательны к первым симптомам «неудачной» заправки (двигатель работает неровно, снижается мощность, заметно увеличивается расход топлива, в топливном баке появляется грязный осадок и т. п.).

3. Соответствие марки используемого топлива.

Автомобили желательно заправлять тем топливом, которое указано в документации по эксплуатации.

Частые случаи, когда завод-производитель не возражает против использования топлива марки как АИ-95, так и АИ-92. Но здесь следует учесть, что горючее с более высоким октановым числом, как правило, будет рекомендоваться, а с более низким — допускается.

Иногда в целях экономии учреждения начинают покупать топливо марки АИ-92. При этом нужно понимать, что на низкооктановом бензине автомобиль поедет хуже (отдача двигателя уменьшится), а расход топлива, наоборот, вырастет. То есть экономию, на которую было рассчитано, вы не получите. То, что вы не доплатили при покупке, будет потрачено из-за увеличения потребления низкооктанового топлива.

Обратите внимание на эти рекомендации и на те, которые указал завод-производитель вашего автомобиля.

Рациональное и экономное использование автомобиля водителем

При определении причин увеличения фактического расхода топлива сверх установленного нормативного следует учесть, что превышение отдельными водителями установленных скоростных ограничений приводит к очень значительному увеличению потребления топлива (абз. 2 п.п. 3.5.3 п. 3.5 разд. 3 приказа № 43).

Манера управления также влияет на расход топлива в современных условиях городов. Исследования показывают, что даже не очень агрессивная манера управления может увеличить расход топлива технически исправным автомобилем более чем на 30 % без получения принципиальных преимуществ в средней скорости передвижения по городу (но с одновременным созданием значительной угрозы безопасности дорожного движения).

И наоборот, применение экономной манеры управления дает возможность даже в крупных городах (при условии отсутствия серьезных осложнений движения и пробок в течение всего маршрута движения) сэкономить до 20…30 % топлива.

Таким образом, с целью экономного использования топлива нужно и водителям придерживаться установленных скоростных ограничений, безопасной и приемлемой экономной манеры управления автомобилем.

А мы рассмотрим еще одну причину увеличения фактического расхода топлива.

Техническое состояние автомобиля

Превышение норм расхода топлива может быть связано с неудовлетворительным состоянием автомобиля. Нужно произвести диагностику автомобиля и при выявлении технических неисправностей сделать ремонт.

Итак, какой вывод можно сделать из всего вышеуказанного?

Учреждение применяет базовые линейные нормы, определенные в приказе № 43, или временные индивидуальные нормы, которые зарегистрировал и выдал для него ГАНИИП. А вот расхождение между нормативами и фактическими расходами корректируется коэффициентами, которые имеет право устанавливать непосредственно руководитель учреждения для конкретной модели автомобиля.

Для обоснованности установления отдельных коэффициентов следует иметь документальное подтверждение, например контрольные измерения.

Также учреждению целесообразно принимать меры по внедрению всех рекомендаций завода-производителя и меры соблюдения водителями безопасных и приемлемых экономных методов управления транспортным средством; своевременно обнаруживать и устранять технические неисправности автомобиля (оборудования).

То есть контролировать факторы, влияющие на фактическое увеличение потребления топлива автомобилем.

Для этого приказом по учреждению можно создать комиссию, которая будет осуществлять этот контроль и соответствующие замеры при необходимости (п.п. 3.5.6 п.3.5 разд. 3 приказа № 43).

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
Скачайте наше мобильное приложение iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити всього за 10 грн
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд