При проведении окончательного расчета работнику необходимо начислить и выплатить компенсацию за неиспользованные дни:
• ежегодного основного и дополнительных1 отпусков;
1 Подробнее о ежегодных дополнительных отпусках читайте в журнале «Бюджетная бухгалтерия», 2021, № 26, с. 24.
• дополнительного отпуска на детей (ст. 19 Закона об отпусках).
Заметим: дополнительный отпуск за стаж (госслужба, служба в ОМС) относится к ежегодным. Поэтому при увольнении его также нужно компенсировать (см. письмо Главного управления госслужбы от 21.01.2011 г. № 474/12-11). Что же касается других видов отпусков, в т. ч. дополнительного «чернобыльского», то неиспользованные дни таких отпусков компенсации не подлежат (см. письмо Минтруда от 18.06.2007 г. № 150/13/133-07).
Выплачивать ли отпускную компенсацию внешнему совместителю?
Да, выплачивать.
Работа по совместительству является одной из разновидностей работы на условиях неполного рабочего времени. Она предусматривает выполнение работником, кроме своей основной, еще и другой работы на условиях трудового договора. В свою очередь, работа на условиях неполного рабочего времени не влечет за собой никаких ограничений объема трудовых прав работников (ст. 56 КЗоТ).
ВНИМАНИЕ!
Право на получение отпускной компенсации имеют как основные работники, так и совместители
Учтите: невыплата совместителю компенсации за неиспользованный отпуск является нарушением трудового законодательства (см. постановление ВСУ от 04.12.2019 г. по делу № 182/4561/16-ц).
Работника бюджетного учреждения увольняют за прогул. Нужно ли выплачивать компенсацию за неиспользованные дни отпуска?
Да, отпускную компенсацию нужно выплатить.
Действующим законодательством не предусмотрены условия, которые бы запрещали выплачивать денежную компенсацию работнику за неиспользованный отпуск в случае его увольнения за прогул. Поэтому при увольнении работника на основании п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗоТ (прогул без уважительных причин) ему должна быть предоставлена денежная компенсация за неиспользованный отпуск.
Имейте в виду: период прогула не входит в отпускной стаж и за этот период компенсация не начисляется. Но если за отработанный до прогула период работник имеет неиспользованный отпуск, то работодатель при увольнении должен выплатить ему за эти дни компенсацию.
Можно ли предоставлять компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения?
Да, можно. Но есть определенные ограничения.
Учтите: получить компенсацию за неиспользованный отпуск могут только работники старше 18 лет (ч. 5 ст. 24 Закона об отпусках).
Еще одно ограничение: без прекращения трудовых отношений компенсировать деньгами можно лишь часть ежегодного отпуска (основного и дополнительных), положенного работнику за отработанный рабочий год. При этом продолжительность предоставленных ему отпусков должна быть не менее 24 календарных дней (ч. 4 ст. 24 Закона об отпусках). То есть 24 календарных дня работник обязательно должен использовать для отдыха в отпуске. А вот остальные дни (если таковые имеются), по его желанию, можно компенсировать деньгами.
Важно: выплатить компенсацию можно только после того, как работник использует дни ежегодного отпуска за отработанный рабочий год. То есть нельзя сначала выплатить работнику денежную компенсацию за часть отпуска, а потом предоставить ему сам отпуск (см. письмо Минсоцполитики от 25.06.2014 г. № 248/13/116-14).
Например, работнику установлен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней — 24 дня основного и 4 дня дополнительного отпуска (за «вредность»). Только после того, как он использует 24 к. дн. отпуска за конкретный отработанный рабочий год, он сможет получить компенсацию за остальные 4 к. дн. ежегодного отпуска.
Работник принят в учреждение с 15.03.2021 г. С 01.04.2021 г. по 30.04.2021 г. он находился в отпуске без сохранения зарплаты. 03.08.2021 г. работник увольняется по собственному желанию. За сколько дней нужно выплатить ему отпускную компенсацию, если продолжительность ежегодного отпуска для его должности составляет 24 к. дн.?
В указанной ситуации работник не отработал полный рабочий год. Поэтому для него количество неиспользованных дней ежегодного отпуска придется определять пропорционально календарным дням, которые включаются в стаж работы и дают право на ежегодный основной отпуск. Расчет следует производить исходя из 12 месяцев условной работы, начиная с даты приема на работу (см. письмо Минсоцполитики от 24.06.2011 г. № 208/13/116-11).
Расчет количества дней отпуска, которые нужно компенсировать при увольнении, — в таблице ниже.
| Показатель | Расчет | Объяснение |
| Стаж работы для ежегодного основного отпуска | 142 - 5 = 137* (к. дн.) | 142 — количество календарных дней с 15 марта по 3 августа 2021 года (включительно); 5 — количество праздничных дней за время работы |
| Количество дней отпуска на один календарный день рабочего года | 24: (365 - 11) = 0,0678 (к. дн.) | 24 — количество календарных дней ежегодного основного отпуска за полностью отработанный рабочий год; 365 — количество календарных дней рабочего года; 11 — количество праздничных дней в рабочем году |
| Количество дней «заработанного» отпуска | 137 х 0,0678 = 9,29 ≈ 9 (к. дн.) | 137 — стаж работы для ежегодного основного отпуска; 0,0678 — количество дней отпуска на 1 к. дн. |
| * Период отпуска без сохранения зарплаты включается в отпускной стаж (п. 4 ч. 1 ст. 9 Закона об отпусках). | ||
Как видим, при увольнении работнику следует выплатить отпускную компенсацию за 9 календарных дней неиспользованного ежегодного основного отпуска. Но такой способ расчета подходит не для всех работников.
Исчисление дней отпускной компенсации педагогических и научно-педагогических работников имеет свои особенности.
В частности, если такие работники до увольнения проработали:
• 10 месяцев и более — денежную компенсацию им выплачивают за неиспользованные дни ежегодных отпусков из расчета их полной продолжительности (ч. 2 ст. 24 Закона об отпусках, абз. 2 п. 6 Порядка № 3462);
2 Порядок предоставления ежегодного основного отпуска продолжительностью до 56 календарных дней руководящим работникам учебных заведений и учреждений образования, учебных (педагогических) частей (подразделений) других учреждений и заведений, педагогическим, научно-педагогическим работникам и научным работникам, утвержденный постановлением КМУ от 14.04.97 г. № 346.
• менее 10 месяцев — компенсацию выплачивают пропорционально отработанному педработниками времени из расчета продолжительности ежегодного основного отпуска за каждый отработанный месяц. Это могут быть 5,6, 4,2 и 2,8 календарных дня при продолжительности ежегодного основного отпуска 56, 42 и 28 календарных дней соответственно. На этом акцентировали внимание специалисты Минэкономики в своем разъяснении (см. письмо Минэкономики от 02.10.2020 г. № 3512-06/59939-07 // «Бюджетная бухгалтерия», 2020, № 39, с. 5).
Работник был принят в учреждение 31.05.2021 г. А 05.08.2021 г. он увольняется. При увольнении ему должна быть выплачена компенсация за 4 к. дн. неиспользованного ежегодного отпуска. За июнь — июль 2021года начисленная работнику зарплата составляет 14800 грн. Как правильно исчислить сумму отпускной компенсации?
По общему правилу, установленному в п. 2 Порядка № 100, расчетным периодом для исчисления среднего заработка являются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу соответствующего события.
Работнику, который проработал у работодателя менее года, «среднюю» исчисляем исходя из выплат за фактическое время работы с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца начисления отпускной компенсации. То есть учитываем только полностью отработанные месяцы.
Как видим, работник проработал в учреждении менее 12 календарных месяцев. Поэтому расчетным периодом будет июнь — июль 2021 года.
Расчет суммы отпускной компенсации приведем в таблице.
| Показатель | Расчет | Объяснение |
| Количество календарных дней, участвующих в расчете | 61 - 2 = 59 (к. дн.) | 61 — количество к. дн. в расчетном периоде; 2 — количество праздничных дней в расчетном периоде |
| Среднедневная зарплата | 14800 : 59 = 250,85 (грн) | 14800 — начисленная зарплата за расчетный период; 59 — количество к. дн., которые включаются в расчет |
| Сумма отпускной компенсации | 250,85 х 4 = 1003,40 грн | 250,85 — среднедневная зарплата; 4 — количество к. дн. неиспользованного отпуска |
Работница 02.08.2021 г. вышла из отпуска для ухода за ребенком до трех лет. 11.08.2021 г. она увольняется. При увольнении ей должна быть выплачена компенсация за 10 к. дн. неиспользованного ежегодного отпуска. Оклад работницы — 4112 грн. Как правильно исчислить сумму отпускной компенсации?
Если в расчетном периоде у работника не было зарплаты, расчет среднего заработка для начисления отпускной компенсации следует производить из установленного ему в трудовом договоре должностного оклада. Если оклад меньше, чем размер МЗП, средняя зарплата рассчитывается из установленного размера МЗП на время расчета (п. 4 Порядка № 100).
То есть в этом случае среднедневную зарплату для отпускной компенсации находим так:
оклад (МЗП) х 12 мес. : (366 (365) к. дн. - праздн./нераб. дн.).
В рассматриваемой ситуации расчетным периодом является август 2020 года — июль 2021 года. В этом периоде начисленного дохода не было. С учетом этого, отпускную компенсацию нужно рассчитывать из должностного оклада. Размер последнего меньше, чем размер МЗП (4112 < 6000). Поэтому расчет производим исходя из МЗП.
Указанный расчет приведем в таблице.
| Показатель | Расчет | Объяснение |
| Среднедневная зарплата | 6000 х 12 : (365 - 11) = 203,39 (грн) | 6000* — МЗП на момент выплаты отпускной компенсации; 365 — количество к. дн. в расчетном периоде; 11 — количество праздничных дней в расчетном периоде |
| Сумма отпускной компенсации | 203,39 х 10 = 2033,90 грн | 203,39 — среднедневная зарплата; 10 — количество к. дн. неиспользованного отпуска |
| * Если трудовой договор заключен на условиях неполного рабочего времени, расчет «средней» производится из размера оклада или МЗП, исчисленных пропорционально занятости. | ||
Как правильно облагать налогом сумму отпускной компенсации и отражать ее в зарплатной отчетности?
НДФЛ и ВС
Отпускная компенсация относится к фонду дополнительной заработной платы (п.п. 2.2.12 Инструкции № 53). Ее облагают НДФЛ на общих основаниях по ставке 18 %.
3 Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.
Также с такой выплаты нужно удержать ВС. Ставка сбора — 1,5 %.
В разделе І приложения 4ДФ объединенного отчета сумму отпускной компенсации отражают в составе заработной платы с признаком дохода «101».
ЕСВ
По общему правилу компенсация за неиспользованный отпуск включается в базу начисления ЕСВ (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ). Это связано с тем, что на момент начисления компенсации работник находится в трудовых отношениях с работодателем, даже если компенсация выплачивается увольняющемуся работнику.
Если компенсацию за неиспользованный отпуск начисляют работнику уже после его увольнения и окончательного расчета, в базу начисления ЕСВ ее не включают. Дело в том, что она:
а) начисляется лицу, которое на этот момент уже не находится в трудовых отношениях с учреждением;
б) является выплатой за неотработанное время. Здесь норма ч. 2 ст. 7 Закона о ЕСВ не работает.
Учтите: если работник увольняется, не отработав месяц полностью, из-за чего база начисления ЕСВ по такому работнику оказалась меньше МЗП, требование о ЕСВ с МЗП не действует. Об этом идет речь в п.п. 6 п. 2 разд. ІІІ Инструкции № 4494. Здесь четко указано, что правило ЕСВ с МЗП применяют только в том случае, когда работник находился в трудовых отношениях полный календарный месяц или отработал все рабочие дни отчетного месяца. Если же работник уволен последним рабочим днем месяца, отработав его полностью, правило о начислении ЕСВ с МЗП соблюдать нужно.
4 Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденная приказом Минфина от 20.04.2015 г. № 449.
К сумме компенсации применяют те же ставки ЕСВ, что и к зарплате, т. е. в общем случае — 22 %, а для лиц с инвалидностью, работающих у обычных работодателей, — 8,41 %.
В Д1 Объединенного отчета сумма отпускной компенсации отражается в общей сумме зарплаты за отчетный месяц без каких-либо особенностей.
