Які види відпусток підлягають компенсації при звільненні?
При проведенні остаточного розрахунку працівнику необхідно нарахувати і виплатити компенсацію за невикористані дні:
• щорічної основної та додаткових1 відпусток;
1 Докладніше про щорічні додаткові відпустки читайте у журналі «Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 26, с. 24.
• додаткової відпустки на дітей (ст. 19 Закону про відпустки).
Зауважимо: додаткова відпустка за стаж (держслужба, служба в ОМС) належить до щорічних. Тому при звільненні її також потрібно компенсувати (див. лист Головного управління держслужби від 21.01.2011 р. № 474/12-11).
Що стосується інших видів відпусток, у тому числі додаткової «чорнобильської», то невикористані дні таких відпусток компенсації не підлягають (див. лист Мінпраці від 18.06.2007 р. № 150/13/133-07).
Чи виплачувати відпускну компенсацію зовнішньому суміснику?
Так, виплачувати.
Робота за сумісництвом є одним із різновидів роботи на умовах неповного робочого часу. Вона передбачає виконання працівником, крім своєї основної, ще й іншої роботи на умовах трудового договору. У свою чергу, робота на умовах неповного робочого часу не тягне за собою обмежень обсягу трудових прав працівників (ст. 56 КЗпП).
УВАГА!
Право на отримання відпускної компенсації мають як основні працівники, так і сумісники
Враховуйте: невиплата суміснику компенсації за невикористані дні відпусток є порушенням трудового законодавства (див. постанову ВСУ від 04.12.2019 р. у справі № 182/4561/16-ц).
Працівника бюджетної установи звільняють за прогул. Чи потрібно виплачувати компенсацію за невикористані дні відпустки?
Так, відпускну компенсацію потрібно виплатити.
Чинним законодавством не передбачено умов, які б забороняли виплачувати грошову компенсацію працівнику за невикористану відпустку в разі його звільнення за прогул. Тож при звільненні працівника на підставі п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП (прогул без поважних причин) йому має бути надано грошову компенсацію за невикористану відпустку.
Майте на увазі: період прогулу не входить до відпускного стажу і за цей період компенсація не нараховується. Але якщо за відпрацьований до прогулу період працівник має невикористану відпустку, то роботодавець при звільненні повинен виплатити йому за ці дні компенсацію.
Чи можна надавати компенсацію за невикористану відпустку без звільнення?
Так, можна. Але є певні обмеження.
Враховуйте: отримати компенсацію за невикористану відпустку можуть лише працівники старше 18 років (ч. 5 ст. 24 Закону про відпустки).
Ще одне обмеження: без припинення трудових відносин компенсувати грошима можна лише частину щорічної відпустки (основної та додаткових), що належить працівнику за відпрацьований робочий рік. При цьому тривалість наданих працівникові відпусток має бути не менше 24 календарних днів (ч. 4 ст. 24 Закону про відпустки).
Тобто 24 календарних дні працівник обов’язково повинен використати для відпочинку у відпустці. А ось решту днів (якщо такі є), за його бажанням, можна компенсувати грошима.
Важливо: виплатити компенсацію можна тільки після того, як працівник використає дні щорічної відпустки за відпрацьований робочий рік.
Тобто не можна спочатку виплатити працівнику грошову компенсацію за частину відпустки, а потім надати йому саму відпустку (див. лист Мінсоцполітики від 25.06.2014 р. № 248/13/116-14).
Наприклад, працівнику встановлено щорічну відпустку тривалістю 28 календарних днів — 24 дні основної та 4 дні додаткової відпустки (за «шкідливість»). Тільки після того, як він використає 24 к. дн. відпустки за конкретний відпрацьований робочий рік, він зможе отримати компенсацію за інші 4 к. дн. щорічної відпустки.
Працівника прийнято до установи з 15.03.2021 р. З 01.04.2021 р. по 30.04.2021 р. він перебував у відпустці без збереження зарплати. 03.08.2021 р. працівник звільняється за власним бажанням. За скільки днів потрібно виплатити йому відпускну компенсацію, якщо тривалість щорічної відпустки для його посади становить 24 к. дн.?
У зазначеній ситуації працівник не відпрацював повний робочий рік. Тому для нього кількість невикористаних днів щорічної відпустки доведеться визначати пропорційно календарним дням, що включаються до стажу роботи і надають право на щорічну основну відпустку. Розрахунок слід проводити виходячи із 12 місяців умовної роботи, починаючи з дати прийняття на роботу (див. лист Мінсоцполітики від 24.06.2011 р. № 208/13/116-11).
Розрахунок кількості днів відпустки, які слід компенсувати при звільненні, — у таблиці нижче.
| Показник | Розрахунок | Пояснення |
| Стаж роботи для щорічної основної відпустки | 142 - 5 = 137* (к. дн.) | 142 — кількість календарних днів з 15 березня по 3 серпня 2021 року (включно); 5 — кількість святкових днів за час роботи |
| Кількість днів відпустки на один календарний день робочого року | 24 : (365 - 11) = 0,0678 (к. дн.) | 24 — кількість календарних днів щорічної основної відпустки за повністю відпрацьований робочий рік; 365 — кількість календарних днів робочого року; 11 — кількість святкових днів у робочому році |
| Кількість днів «заробленої» відпустки | 137 х 0,0678 = 9,29 ≈ 9 (к. дн.) | 137 — стаж роботи для щорічної основної відпустки; 0,0678 — кількість днів відпустки на 1 к. дн. |
| * Період відпустки без збереження зарплати включається у відпускний стаж (п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки). | ||
Як бачимо, при звільненні працівникові потрібно виплатити відпускну компенсацію за 9 календарних днів невикористаної щорічної основної відпустки.
Але такий спосіб розрахунку підходить не для всіх працівників.
Обчислення днів відпускної компенсації педагогічних та науково-педагогічних працівників має свої особливості.
Зокрема, якщо такі працівники до звільнення пропрацювали:
• 10 місяців і більше — грошову компенсацію їм виплачують за невикористані дні щорічних відпусток із розрахунку їх повної тривалості (ч. 2 ст. 24 Закону про відпустки, абз. 2 п. 6 Порядку № 3462);
2 Порядок надання щорічної основної відпустки тривалістю до 56 календарних днів керівним працівникам навчальних закладів та установ освіти, навчальних (педагогічних) частин (підрозділів) інших установ і закладів, педагогічним, науково-педагогічним працівникам та науковим працівникам, затверджений постановою КМУ від 14.04.97 р. № 346.
• менше 10 місяців — компенсацію виплачують пропорційно відпрацьованому педпрацівниками часу з розрахунку тривалості щорічної основної відпустки за кожен відпрацьований місяць. Зокрема, це можуть бути 5,6, 4,2 і 2,8 календарних дні при тривалості щорічної основної відпустки 56, 42 і 28 календарних днів відповідно. На цьому наголосили фахівці Мінекономіки у своєму офіційному роз’ясненні (див. лист Мінекономіки від 02.10.2020 р. № 3512-06/59939-07 // «Бюджетна бухгалтерія», 2020, № 39, с. 5).
Працівника було прийнято до установи 31.05.2021 р. А 05.08.2021 р. він звільняється. При звільненні йому має бути виплачена компенсація за 4 к. дн. невикористаної щорічної відпустки. За червень — липень 2021 року нарахована працівнику зарплата становить 14800 грн. Як правильно обчислити суму відпускної компенсації?
За загальним правилом, встановленим у п. 2 Порядку № 100, розрахунковим періодом для обчислення середнього заробітку є 12 календарних місяців, що передують місяцю відповідної події.
Працівникові, який пропрацював у роботодавця менше року, «середню» обчислюємо виходячи з виплат за фактичний час роботи з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця нарахування відпускної компенсації. Тобто враховуємо тільки повністю відпрацьовані місяці. Як бачимо, працівник пропрацював в установі менше 12 календарних місяців. Тому розрахунковим періодом буде червень — липень 2021 року. Розрахунок суми відпускної компенсації наведемо у таблиці.
| Показник | Розрахунок | Пояснення |
| Кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку | 61 - 2 = 59 (к. дн.) | 61 — кількість к. дн. у розрахунковому періоді; 2 — кількість святкових днів у розрахунковому періоді |
| Середньоденна зарплата | 14800 : 59 = 250,85 (грн) | 14800 — нарахована зарплата за розрахунковий період; 59 — кількість к. дн., які включаються у розрахунок |
| Сума відпускної компенсації | 250,85 х 4 = 1003,40 грн | 250,85 — середньоденна зарплата; 4 — кількість к. дн. невикористаної відпустки |
Працівниця 02.08.2021 р. вийшла з відпустки для догляду за дитиною до трьох років. 11.08.2021 р. вона звільняється. При звільненні їй має бути виплачена компенсація за 10 к. дн. невикористаної щорічної відпустки. Оклад працівниці — 4112 грн. Як правильно обчислити суму відпускної компенсації?
Якщо в розрахунковому періоді у працівника не було зарплати, розрахунок середнього заробітку для нарахування відпускної компенсації слід проводити з установленого йому в трудовому договорі посадового окладу. Якщо оклад є меншим, ніж розмір МЗП, середня зарплата розраховується з установленого розміру МЗП на час розрахунку (п. 4 Порядку № 100).
Тобто у цьому випадку середньоденну зарплату для відпускної компенсації знаходимо так: оклад (МЗП) х 12 міс. : (366 (365) к. дн. - свят./нероб. дн.).
У ситуації, що розглядається, розрахунковим періодом є серпень 2020 року — липень 2021 року. У цьому періоді нарахованого доходу не було. З огляду на це, відпускну компенсацію потрібно розраховувати з посадового окладу. Розмір останнього менший, ніж розмір МЗП (4112 < 6000). Тому розрахунок проводимо виходячи з МЗП.
Зазначений розрахунок наведемо у таблиці.
| Показник | Розрахунок | Пояснення |
| Середньоденна зарплата | 6000 х 12 : (365 - 11) = 203,39 (грн) | 6000* — МЗП на момент виплати відпускної компенсації; 365 — кількість к. дн. у розрахунковому періоді; 11 — кількість святкових днів у розрахунковому періоді |
| Сума відпускної компенсації | 203,39 х 10 = 2033,90 (грн) | 203,39 — середньоденна зарплата; 10 — кількість к. дн. невикористаної відпустки |
| * Якщо трудовий договір укладено на умовах неповного робочого часу, розрахунок «середньої» проводиться з розміру окладу чи МЗП, обчислених пропорційно зайнятості. | ||
Як правильно оподатковувати суму відпускної компенсації та відображати її в зарплатній звітності?
ПДФО та ВЗ
Компенсація за невикористані дні відпусток належить до фонду додаткової заробітної плати (п.п. 2.2.12 Інструкції № 53). Відпускну компенсацію оподатковують ПДФО на загальних підставах за ставкою 18 %.
3 Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.
Також із такої виплати потрібно утримати ВЗ. Ставка збору — 1,5 %.
У розділі І додатка 4ДФ Об’єднаного звіту суму відпускної компенсації відображають у складі заробітної плати з ознакою доходу «101».
ЄСВ
За загальним правилом компенсація за невикористану відпустку включається до бази нарахування ЄСВ (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ). Це пов’язано з тим, що на момент нарахування компенсації працівник перебуває в трудових відносинах з роботодавцем, навіть якщо компенсація виплачується працівнику, який звільняється.
Якщо компенсацію за невикористану відпустку нараховують працівникові вже після його звільнення й остаточного розрахунку, до бази нарахування ЄСВ її не включають. Річ у тому, що вона:
а) нараховується особі, яка на цей момент уже не перебуває в трудових відносинах з установою;
б) є виплатою за невідпрацьований час, тобто положення ч. 2 ст. 7 Закону про ЄСВ у цьому випадку не працюють.
Враховуйте: якщо працівник звільняється, не відпрацювавши місяць повністю, через що база нарахування ЄСВ за таким працівником виявилася менше МЗП, вимога про ЄСВ з МЗП не діє. Про це йдеться у п.п. 6 п. 2 розд. ІІІ Інструкції № 4494. Тут чітко зазначено, що правило ЄСВ з МЗП застосовують тільки в тому випадку, коли працівник перебував у трудових відносинах повний календарний місяць або відпрацював усі робочі дні звітного місяця. Якщо ж працівник звільнений останнім робочим днем місяця, відпрацювавши його повністю, правила про нарахування ЄСВ з МЗП дотримуватися потрібно.
4 Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449.
До суми компенсації застосовують ті самі ставки ЄСВ, що й до зарплати, тобто в загальному випадку — 22 %, а для осіб з інвалідністю, які працюють у звичайних роботодавців, — 8,41 %.
У Д1 Об’єднаного звіту сума відпускної компенсації відображається в загальній сумі зарплати за звітний місяць без будь-яких особливостей.
