Готовимся к Новому году: украшаем офис и магазин

Документальное оформление

Даже подготовка к Новому году должна быть грамотно задокументирована. Для этого вам понадобятся:

1) приказ руководителя о проведении мероприятий по новогоднему украшению помещений.

В нем пропишите порядок, место и сроки проведения мероприятий по украшению помещений, укажите лицо, ответственное за проведение таких действий, а также цель их проведения. Желательно, чтобы цель мероприятия имела связь с хозяйственной деятельностью предприятия (например, для привлечения покупателей, увеличения объема продаж). От того, насколько убедительны вы будете в обосновании хознаправленности новогодних мероприятий, напрямую зависит налоговый учет таких операций;

2) смета расходов на проведение мероприятий по новогоднему оформлению. Ее обычно составляет лицо, ответственное за оформление помещений. В этот документ включите детальный перечень расходов, которые следует провести для достижения желаемого эффекта;

3) первичные (расчетные, платежные, приходные и т. п.) документы, подтверждающие осуществление расходов на украшение помещений, запланированных в смете;

4) отчет о фактических расходах и проделанной работе, подписанный руководителем предприятия.

Заметьте: зачастую мелкую новогоднюю мишуру приобретают подотчетные лица. В этом случае вам не обойтись без служебной записки на выдачу наличных средств под отчет/перечисление средств на корпоративную платежную карту (КПК).

И еще. Если для украшения помещений привлекались сторонние организации, то все понесенные расходы должны быть подтверждены актами выполненных работ и платежными документами.

Подтверждаем хознаправленность покупок

Хозяйственная направленность операций, связанных с украшением помещений, имеет решающее значение при отражении таких операций в НДС-учете в целом, а в учете по налогу на прибыль — в отношении новогодних ОС.

Украшаем витрины и торговые залы. Чтобы обосновать хозяйственность таких расходов, приобретение новогодних украшений (ОС, МНМА или запасов) целесообразно рассматривать как расходы на рекламу или другие расходы, связанные со сбытом. Ведь новогодняя атрибутика привлекает внимание и к продукции, и к предприятию в целом.

Украшаем офисные помещения. А вот с украшением офиса не все так однозначно. Ведь если таким помещением пользуются преимущественно работники предприятия, то приобретенную предприятием новогоднюю атрибутику сложно будет связать с его хозяйственной деятельностью.

Ведь украшение рабочих мест (к примеру, появление фигурки Деда Мороза в офисе) не повысит производительность труда ваших работников и не увеличит продажи. Поэтому налоговики, как правило, против хозяйственности таких расходов.

А вот если в празднично украшенный офис захаживают клиенты, то тут за хозяйственность расходов можно еще побороться.

Но предупреждаем: это имеет смысл только тогда, когда расходы на украшения можно связать:

• либо с рекламой предприятия. К примеру, развесив эксклюзивные гирлянды с логотипом или названием предприятия. Кстати, с этим соглашаются и суды (см. определение ВАСУ от 26.07.11 г. по делу № К/9991/2739/11 и постановление Окружного админсуда г. Киева от 03.04.17 г. по делу № 826/2708/17);

• либо с повышением его положительного имиджа среди клиентов. Этим можно «оправдать» размещение в офисе елки или другой новогодней атрибутики (определение ВАСУ от 03.12.09 г. по делу № К-29291/06 и постановление Одесского апелляционного админсуда от 23.02.16 г. по делу № 821/3357/15-а).

При этом обязательно задокументируйте направленность таких расходов.

Тот же самый подход используйте в случае привлечения дизайнеров для создания новогоднего оформления офиса, в который приходят клиенты. Причем в поддержку хозяйственности таких затрат также существуют положительные судебные решения (см. постановление Окружного админсуда г. Киева от 12.07.13 г. по делу № 826/7969/ 13-а и определение Киевского апелляционного админсуда от 31.10.17 г. по делу № 826/2708/17).

Бухгалтерский учет

В бухучете отражать новогодние атрибуты, приобретенные для украшения помещений, следует в зависимости от их стоимости и срока эксплуатации, т. е.:

а) либо как основные средства (ОС) — если срок эксплуатации украшений более 1 года, а стоимость превышает стоимостную границу, установленную предприятием (в общем случае на уровне 6000 грн.).

К ним можно отнести дорогие искусственные елки, светотехнику и т. п. Учитывают такие новогодние ОС обычно на субсчете 109 «Прочие основные средства».

Но есть и альтернативный подход, согласно которому праздничные ОС рассматривают не как прочие ОС, а как рекламный инвентарь (стоимость таких активов отражают на субсчете 106 «Инструменты, приборы и инвентарь»). К примеру, если на украшение нанесен логотип предприятия;

б) либо как МНМА (малоценные необоротные материальные активы) — если срок эксплуатации больше 1 года, но стоимость не превышает стоимостный критерий, установленный предприятием.

Это могут быть искусственные елки до 6000 грн., электрические и светодиодные гирлянды, елочные украшения и т. п. Их учитывают на субсчете 112 «Малоценные необоротные материальные активы»;

в) либо как запасы — если срок эксплуатации украшений менее 1 года.

Сюда относят бумажные гирлянды, елочные игрушки-«одногодки», серпантин, хлопушки, дождик, конфетти, а также живые ели/сосны. Такие активы учитываем на счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» или на субсчете 209 «Прочие материалы».

Приходуем новогодние украшения на основании накладных, акта приемки-передачи (форма ОЗ-1 для основных средств, МНМА) или другого первичного документа.

Первоначальную стоимость таких активов сформируют расходы, непосредственно связанные с их приобретением (без учета НДС, если предприятие — плательщик НДС) и доведением до состояния, в котором их можно использовать в запланированных целях (п. 8 П(С)БУ 7 «Основные средства», п. 9 П(С)БУ 9 «Запасы»).

После ввода в эксплуатацию стоимость ОС и МНМА подлежит амортизации согласно пп. 22 — 30 П(С)БУ 7. Израсходованные запасы на украшение помещений, а также на амортизацию «новогодних» ОС и МНМА относим:

• либо в состав расходов на сбыт — на счет 93 (при украшении торговых помещений или офисов, куда за товаром/услугой приходят клиенты);

• либо в состав административных расходов — на счет 92 (при украшении офисов, куда клиенты не заглядывают, но вы готовы отстаивать хознаправленность таких расходов) или на субсчета 949, 977 (если не готовы спорить с налоговиками).

Не исключено, что в процессе празднования Нового года или при подготовке к нему некоторые украшения будут повреждены. Активы, не пригодные к дальнейшему использованию, необходимо списать.

Операцию по списанию в бухучете отражают проводками:

1) если это ОС, МНМА:

• Дт 131, 132 — Кт 106, 109, 112 — на сумму накопленной амортизации;

• Дт 976 «Списание необоротных активов» — Кт 106, 109, 112 — на недоамортизированную часть ОС (при ее наличии);

2) если это запасы, МБП (малоценные быстроизнашивающиеся предметы), поврежденные на складе (до их передачи лицу, ответственному за украшение помещений): Дт 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — Кт 209, 22.

Списание МБП, поврежденных уже в процессе эксплуатации, найдет свое отражение лишь в оперативном количественном учете.

Стоимость услуг, связанных с праздничным украшением магазинов и офисов, также списываем на расходы в зависимости от направления их использования (на счет 92 или 93, субсчет 949 или 977).

Налог на прибыль

В налоговоприбыльном учете ориентируемся на бухучетные правила (п.п. 134.1.1 НКУ). А значит, затраты на новогоднюю атрибутику беспрепятственно попадут в расходы (сразу или постепенно — через амортизацию), т. е. уменьшат объект обложения налогом на прибыль.

При этом малодоходным плательщикам никаких корректировок на разницы, предусмотренные разд. III НКУ, делать не придется. Даже если ОС-украшения с позиции НКУ будут нехозяйственными.

А вот у высокодоходных плательщиков (с годовым доходом более 20 млн грн.) и у малодоходников, решивших добровольно корректировать бухгалтерский финрезультат на налоговые разницы, все немного сложнее.

Они должны корректировать бухгалтерский финрезультат: увеличивать его на бухгалтерскую амортизацию и уменьшать на налоговую (пп. 138.1, 138.2 НКУ).

Однако по новогодним ОС-украшениям, которые не получится связать с хоздеятельностью предприятия, так сделать не выйдет. Нехозяйственные объекты основных средств рассматриваются как непроизводственные ОС. По таким объектам налоговую амортизацию не начисляют (п.п. 138.3.2 НКУ). В результате не получится уменьшить налогооблагаемую прибыль на стоимость таких ОС (через амортизацию). Финрезультат до налогообложения придется увеличить только на бухгалтерскую амортизацию (письмо ГФСУ от 29.12.16 г. № 14525/Б/99-99-15-02-02-14).

У налоговиков на этот счет мнения расходятся. Так, в письмах ГФСУ от 05.01.17 г. № 76/6/99-99-15-02-02-15 и от 25.01.17 г. № 1468/6/99-99-15-02-02-15 они высказались против начисления амортизации ОС во время простоя и консервации. В то же время фискалы не против начисления налоговой амортизации ОС, если в бухучете такая амортизация начисляется (письмо ГФСУ от 19.07.18 г. № 3171/6/99-99-15-02-02-15/ІПК, категория 102.05 ЗІР ГФСУ). Так что выводить или не выводить «украшательные» объекты ОС из эксплуатации, вы решаете сами.

И еще пару слов об МНМА, стоимость которых не превышает 6000 грн. С точки зрения п.п. 14.1.138 НКУ, это не ОС. А значит, по ним рассчитывать «амортизационные» разницы не нужно (письма ГФСУ от 31.03.17 г. № 6607/6/99-99-15-02-02-15 и от 02.03.17 г. № 4346/6/99-99-15-02-02-15).

НДС

Суммы «входного» НДС, которые предприятие уплатило (начислило) в составе стоимости новогодних украшений, попадают в налоговый кредит (НК). Конечно, при наличии правильно составленной налоговой накладной (НН), зарегистрированной в Едином реестре налоговых накладных (ЕРНН).

Если новогодние украшения были куплены подотчетным лицом за наличные средства, то здесь нужно учесть некоторые нюансы.

1. Датой отражения НК в общем случае будет дата утверждения авансового отчета. Хотя налоговики советуют ориентироваться на дату подачи такого документа (письма ГФСУ от 09.06.15 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15, от 22.08.17 г. № 1700/6/99-99-15-03-02-15/ІПК, категория 101.13 ЗІР ГФСУ). При авансовой оплате товара (когда авансовый отчет уже есть, но товар поступит позже) это будет либо дата получения товара, либо дата списания средств с КПК. Подробнее об этом читайте в консультации «Товары/услуги приобретены через подотчетное лицо: когда формировать налоговый кредит» // «БН», 2018, № 36.

2. Для целей отражения НК по кассовому чеку (чекам) берем в расчет стоимость товаров/услуг только в пределах 200 грн. в день (без учета НДС) (п.п. «б» п. 201.11 НКУ). Если же покупка состоялась одним чеком и его общая сумма превышает 240 грн., то в НК по такому чеку не пойдет ни копейки. Такая сумма «входного» НДС пополнит первоначальную стоимость активов.

А вот для того, чтобы сохранить сформированный НК, придется подтвердить хознаправленность затрат по покупке новогодней атрибутики.

Иначе отраженный НК придется компенсировать начислением налоговых обязательств (НО) согласно п.п. «г» п. 198.5 НКУ. Для этого не позднее последнего дня отчетного периода, в котором приобретались новогодние украшения, нужно составить сводную налоговую накладную и зарегистрировать ее в ЕРНН.

Покажем, как отразить в учете такие операции.

Украшаем магазин и офисные помещения