Заем — дело тонкое. А уж какое «вопросистое». Но не волнуйтесь: ответим всем. Начнем с общего.
Заемный пакет документов
Предприятие выдает беспроцентный заем учредителю, не состоящему в штате. Какие нужно подготовить документы?
Обрадуем: бюрократической волокиты немного.
Все начинается с заявления, которое учредитель как обычное физлицо пишет на имя руководителя предприятия. В нем он излагает свою просьбу выдать денежный заем, указывает сумму займа, сроки и порядок его возврата.
Далее на основании заявления руководитель предприятия принимает решение о предоставлении займа или об отказе в его выдаче. В случае согласия:
— заключают договор займа, причем (см. ч. 1 ст. 1047 ГКУ*)
поскольку заимодателем выступает юрлицо, договор займа обязательно заключают письменно
— издают приказ о предоставлении займа, реже — ограничиваются резолюцией руководителя и главного бухгалтера на заявлении.
* Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.
Важно! Заверять договор займа нотариально не нужно, хотя при желании такая процедура не возбраняется. В договоре займа укажите предмет договора, его сумму, порядок передачи и возврата денег, срок возврата займа. Если заем будет возвращаться частями, то, как правило, к договору займа в виде приложения составляется график погашения заемщиком полученного им денежного займа (в произвольной форме).
Отдельно остановимся на ситуации, когда заемщик является директором предприятия-заимодателя. В этом случае договор от имени предприятия должно подписать другое лицо, уполномоченное на это руководителем, например, его заместитель. Иначе такой договор может быть признан недействительным (см. постановления ВХСУ от 02.02.2011 г. № 32/233-10, от 21.05.2012 г. № 5010/868/2011-9/37, а также определения Высшего специализированного суда Украины по рассмотрению гражданских и уголовных дел от 29.03.2013 г. по делу № 6-7341св13 и от 24.07.2013 г. по делу № 6-16338св13).
Передача/получение денег могут подтверждаться кассовыми ордерами, платежным поручением (с отметкой банка о выполнении и указанием в поле «Призначення платежу», что средства перечислены именно по договору займа), выпиской банка.
Выдача — через кассу, а возврат — через банк
В марте директору предприятия был выдан беспроцентный заем через кассу (оформлен РКО). В августе он возвращает всю сумму по договору. Можно ли внести деньги на текущий счет или обязательно «прогонять» их через кассу?
Если условиями договора не предусмотрен конкретный способ возврата займа, то никакого подвоха тут нет. Единственная оговорка: в назначении платежа нужно указать, что это погашение беспроцентного займа (с указанием реквизитов договора займа).
Здесь же отметим, что в общем случае возврат денежного займа может производиться путем:
— внесения денежных средств в кассу;
— перечисления на текущий счет предприятия;
— отчислений из заработной платы заемщика, если заем выдан работнику его работодателем и этот способ погашения займа указан в договоре займа. Самовольничать в этом вопросе работодатель-заимодатель не вправе!
Мобилизованный просрочил возврат займа работодателю
В феврале 2015 года работнику был выдан беспроцентный заем сроком на 6 месяцев. По условиям договора, вся сумма возвращается предприятию в конце срока действия договора займа. В марте работника мобилизовали. Ему начисляется средний заработок за период военной службы по призыву в связи с мобилизацией. Может ли предприятие удерживать сумму займа частями из суммы такого среднего заработка?
Для ответа на этот вопрос нужно изучить условия погашения займа, прописанные в договоре займа, который заключен с мобилизованным работником. Если способ погашения займа путем удержаний из зарплаты работника не прописан в этом договоре, работодатель не вправе производить такие отчисления, даже если работник просрочил установленные договором сроки погашения займа.
Другое дело, если такой способ погашения внесен в договор займа. Тогда возврат денег можно осуществить путем удержания из среднего заработка мобилизованного работника. Никакие дополнительные документы для этого не нужны.
Заем возвращен? От налогов освобожден!
Выдаем заем физлицу. Нужно ли облагать сумму займа НДФЛ и ВС?
Нет. Денежный заем (возвратная финансовая помощь) предоставляется физлицу на возвратной основе. То есть говорить о возникновении дохода у физлица оснований нет. Это согласуется с положениями п.п. 165.1.31 НКУ*, который выводит из состава налогооблагаемого дохода налогоплательщика основную сумму возвратной финансовой помощи, получаемую им.
* Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
Причем срок, на который выдают заем для целей разд. IV НКУ, устанавливающего порядок налогообложения доходов физлиц, значения не имеет.
По нашему мнению, не будет дохода у заемщика и тогда, когда сумма займа погашается им с нарушением сроков, установленных договором займа, однако в пределах срока исковой давности. А вот налоговики в своих суждениях неоднозначны. В консультации в разделе 103.04 БЗ они отмечают: если «просрочить» срок возврата, то придется заплатить НДФЛ. Но одновременно добавляют, что более точную консультацию нужно получать «на месте».
Мы же считаем, что доход у физлица-должника возникнет, если предприятие-заимодатель:
— простит (аннулирует) сумму займа (ее часть), размер которой превышает в 2015 году 609 грн., по его самостоятельному решению, не связанному с процедурой банкротства, до окончания срока исковой давности ( п.п. «д» п.п. 164.2.17 и п.п. 165.1.55 НКУ);
— спишет задолженность с истекшим сроком давности по договору займа, сумма которой превышает в 2015 году 609 грн. ( п.п. 164.2.7 НКУ)**.
** Подробно налоговые последствия прощения долга по договору займа до истечения срока исковой давности и списания задолженности с истекшим сроком давности по такому договору были рассмотрены в «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 23.
Если сумма займа возвращена заемщиком, ни о каком налогооблагаемом доходе и речи быть не может.
С не облагаемой НДФЛ суммы займа ВС удерживать не нужно. Основание — пп. 1.2 и 1.7 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ.
Возврат займа в 1ДФ не отражают
В августе предприятие выдало беспроцентный заем работнику в сумме 5000 грн. Согласно условиям договора работник возвращает заем частями с сентября по январь (по 1000 грн.). Как отразить выдачу и возврат в 1ДФ?
В Налоговом расчете по форме № 1ДФ отражают только выдачу физлицу беспроцентного займа. Работодатель обязан указать сумму займа в графах 3а и 3 раздела I Налогового расчета по форме № 1ДФ с признаком дохода «153». В графах 4а и 4 проставляют нули (при заполнении электронной формы Отчета) или прочерки (если заполняете бумажную форму).
В разделе II Налогового расчета по форме № 1ДФ сумму займа не отражают, поскольку она не облагается ВС.
Беспроцентный заем и ЕСВ
Заем выдан работнику предприятия. Нужно ли взимать с суммы займа ЕСВ?
Сумма займа не попадет в базу взимания ЕСВ. Дело в том, что такая выплата указана в п. 13 разд. I Перечня видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного постановлением КМУ от 22.12.2010 г. № 1170.
А если долг по договору займа прощен до истечения срока исковой давности или списан по истечении этого срока? Здесь все немного сложнее.
На сегодняшний день есть письмо Госкомстата от 11.04.2005 г. № 9/2-2-9/116 (ср. ), в котором сделан довольно спорный, на наш взгляд, вывод: заем или его часть, которая согласно решению руководства предприятия не подлежит возврату работником (т. е. аннулирована (прощена)), относится к фонду заработной платы в части других поощрительных и компенсационных выплат, как выплаты, носящие индивидуальный характер.
Вместе с тем, по нашему мнению, относить долг, прощенный по гражданско-правовому договору, к выплатам, производимым в рамках трудового договора, неправильно. Ведь отношения, возникающие в рамках договора займа, регулируются гражданским, а не трудовым законодательством. Однако в связи с наличием указанного выше письма есть вероятность, что налоговики будут настаивать на взимании с прощенной суммы долга ЕСВ.
Теперь о ЕСВ-долге по договору займа, списанном по истечении срока исковой давности. По нашему мнению, его сумма не попадет в базу взимания ЕСВ. Аргументы те же: отношения, возникающие в рамках договора займа, не являются трудовыми.
Исковая давность
С какого момента следует начинать отсчет срока исковой давности по непогашенным суммам по договору о предоставлении беспроцентного займа?
Отношения, возникающие в рамках договора займа, регулируются ГКУ. Поэтому и сроки исковой давности по непогашенным суммам по договору займа необходимо исчислять по правилам, установленным ГКУ. Отметим, что в общем случае «гражданско-правовой» срок исковой давности составляет три года ( ч. 1 ст. 257 ГКУ).
При рассмотрении вопроса об исчислении срока исковой давности определяющим является момент, когда право заимодателя будет считаться нарушенным. В соответствии со ст. 1049 ГКУзаемщик обязан вернуть заимодателю заем (денежные средства в такой же сумме либо вещи в том же количестве, такого же рода и такого же качества, что и были переданы заемщику) в срок и в порядке, установленные договором. Если договором не установлен срок возврата займа либо он определен моментом предъявления требования, заем должен быть возвращен заемщиком в течение 30 дней со дня предъявления заимодателем требования об этом.
Таким образом, если договором займа установлен конкретный срок возврата займа, то срок исковой давности должен исчисляться начиная со дня, следующего за днем, когда согласно договору заем должен быть полностью погашен.
Если же срок возврата займа не установлен или определен моментом предъявления требования, то начинать отсчет исковой давности следует с 31 дня после получения заемщиком требования о возврате займа (при условии, конечно, что в течение 30 дней со дня предъявления заимодателем требования заемщик так и не вернул сумму займа).
