(066) 87-010-10 Перезвоните мне
Переводим бухгалтеров в ОНЛАЙН!
Перейти к номеру...
  • № 52
  • № 51
  • № 50
  • № 49
  • № 48
  • № 46
  • № 45
  • № 44
? С помощью этой функции вы можете перейти в номер, который вас интересует
  • В избранное
  • Печать
  • Шрифт
  • Цвет фона
  • Комментарии 0
  • В разработке
8/14
Налоги и бухгалтерский учет
Налоги и бухгалтерский учет
Июнь , 2015/№ 47

Как учесть канцтовары на предприятии

http://tinyurl.com/y4kcavqa
Бумага, ручки, карандаши, скрепки, степлеры, дыроколы, бланки, папки, ежедневники — все эти канцелярские мелочи каждое предприятие ежедневно использует в своей деятельности. Благо приобрести их можно в любой торговой точке — в магазине, киоске, на рынке, в интернет-магазине. Причем на любой вкус и кошелек. Главное при таком разнообразии — не растеряться и правильно отразить расходы на покупку этих нужных предметов в учете предприятия. Справиться с задачей без проблем вам поможет данная статья.

Представляете, самому древнему из известных письменных приборов уже более 5000 лет! Он хранится в Каирском египетском музее. В комплект экспоната входят заостренная палочка в виде ручки, небольшая емкость, служившая чернильницей, и своеобразная «канцелярская» песочница, в которой хранили песок, заменявший собой тогда промокательную бумагу.

Пользовались раритетом древнеегипетские писцы. К слову, письменный прибор у египтян имел священное значение, а писцы считались привилегированным классом и освобождались от налогов.

К счастью, в наше время письменные принадлежности уже не несут в себе такого «сакрального» смысла. Тем не менее, свою значимость, несмотря на глобальную компьютеризацию и «iPhoneзацию», они не утратили до сих пор. Ведь канцтовары — это предметы, которыми мы пользуемся каждый день практически в любой обстановке.

Давайте выясним, как правильно отразить «канцелярские» расходы в учете предприятия.

Приобретаем канцтовары

Порядок отражения затрат на покупку канцтоваров в бухгалтерском учете предприятия зависит от срока их полезного использования и стоимости.

Срок службы менее одного года. Как правило, срок службы этих предметов менее одного года или нормального операционного цикла, если он больше одного года. Поэтому независимо от стоимости канцтовары по рекомендации п. 6 П(С)БУ 9 в большинстве случаев относят к запасам.

При этом ориентируются не на фактический, а на предполагаемый (ожидаемый) срок полезного использования

Интересно, что на свое усмотрение предприятие может учитывать канцтовары:

— либо как производственные запасы с отражением на счете 20 «Производственные запасы», а именно: на субсчете 209 «Прочие материалы»,

— либо как МБП с отражением на счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы».

Оба эти варианта Инструкция № 291 одобряет.

Субсчет 209 целесообразно использовать для основной массы канцелярской мелочевки, которая после начала использования полностью или частично физически «исчезает» или утрачивает первоначальные качества и ценность. Это пишущие принадлежности, линейки, ластики, папки, файлы, клей, бумага, бланки отчетности, первичной учетной документации и прочие подобные бланки, конверты и т. д. Тут же стоит учитывать и одноразовые диски (CD-R, DVD-R), поскольку в принципе их можно сравнить с обычной бумагой — после записи на них информации они теряют свою ценность и свойства.

А вот счет 22, на наш взгляд, наиболее подходит для учета предметов многоразового использования со сроком службы менее одного года или нормального операционного цикла, если он больше года. Это, например, калькуляторы, степлеры, дыроколы, USB Flash-накопители, перезаписываемые оптические диски (CD-RW, DVD-RW) и т. д. Но если такие предметы вы планируете использовать более года, то их следует отнести к МНМА. При использовании (эксплуатации) эти предметы не видоизменяются (не уменьшаются, не исчезают). До конца срока использования (эксплуатации) они, как правило, не теряют своих свойств и функций, если, конечно, не сломаются.

Срок службы более одного года. Существуют и канцелярские принадлежности, срок полезного использования которых превышает один год.

По бухгалтерским правилам их надо учитывать как необоротные материальные активы

И вот тут важное значение имеет стоимость этих предметов.

Так, «долгоиграющие» предметы, стоимость которых не дотягивает до установленного стоимостного критерия, предприятие учитывает как МНМА на субсчете 112 «Малоценные необоротные материальные активы». К таким предметам можно отнести, например, настольные наборы, пресс-папье и т. д.

А дорогостоящим предметам (стоимость которых превышает установленный стоимостный критерий) со сроком полезного использования более одного года прямая дорога в основные средства (далее — ОС) с отражением на субсчете 106 «Инструменты, приспособления и инвентарь» или 109 «Прочие основные средства». Это могут быть, например, канцелярские принадлежности VIP-класса: подарочный глобус с картой звездного неба или мини-баром, ручка с золотым пером, эксклюзивный настольный прибор с инкрустацией, малахитовая шкатулка и т. п.

Заметим: стоимостный критерий, который позволяет в целях учета разграничивать МНМА и ОС, предприятие самостоятельно устанавливает в приказе об учетной политике. Такой критерий можно назначить, к примеру, в размере 1000 грн., 2000 грн. или в любом другом размере. Хотя по сложившейся традиции субъекты хозяйствования всегда «подтягивали» его под налоговоприбыльный уровень. В последнее время он равнялся 2500 грн. (без НДС). Кстати, он до сих пор фигурирует в п.п. 14.1.138 НКУ в той же сумме, несмотря на то, что с 01.01.2015 г. объект обложения налогом на прибыль рассчитывается по бухгалтерским правилам.

Впрочем, ориентироваться на 2500-гривневый порог в налоговоприбыльном учете с 2015 года обязаны лишь высокодоходные плательщики. Малодоходников он, к счастью, не касается, если, конечно, они по собственному желанию не решили считать разницы, предусмотренные разд. III НКУ ( п.п. 134.1.1 НКУ). Поэтому они вправе установить любую стоимостную планку для признания актива объектом ОС. В разумных пределах, разумеется (подробнее об этом читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 17, с. 9).

Легко классифицировать приобретенные канцтовары вам поможет схема на с. 19.

НДС. Суммы «входного» НДС, которые вы уплатили (начислили) в составе стоимости канцтоваров, смело включайте в налоговый кредит ( п. 198.3 НКУ) по первому из событий ( 198.2 НКУ). Единственное условие — налоговая накладная должна быть зарегистрирована продавцом в ЕРНН ( п. 198.6 НКУ).

Если канцтовары вы приобрели за наличные, то отразить налоговый кредит можете только после того, как руководитель утвердит Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.

При этом учтите: по кассовому чеку (чекам) предельная сумма НДС, которую можно отнести в налоговый кредит, не должна превышать 40 грн. в день (п.п. «б» п. 201.11 НКУ).

Передаем канцтовары в использование

Канцтовары как производственные запасы. Стоимость канцтоваров и других офисных принадлежностей, которые учитываются как производственные запасы, предприятие полностью списывает с баланса при их выбытии (передаче в эксплуатацию, в производство) по правилам, установленным пп. 16 — 22 П(С)БУ 9.

Дальнейший оперативный количественный учет выбывших материальных ценностей в этом случае не ведут

Выдачу этих предметов со склада оформляют накладной-требованием на отпуск (внутреннее перемещение) материалов типовой формы № М-11, утвержденной приказом № 193. Она служит основанием для составления акта об их списании. Этот документ можно составить в произвольной форме. В нем важно указать, что приобретенные принадлежности использованы по назначению для обеспечения работы служб предприятия.

Передачу канцтоваров в эксплуатацию (выбытие из состава производственных запасов) отражают в учете в зависимости от направления использования с помощью записи: Дт 91, 92, 93, 94 — Кт 209.

В налоговоприбыльном учете все тихо — корректировки бухгалтерского финрезультата, предус­мотренные ст. 138 — 140 НКУ, данную операцию обходят стороной. Причем как у малодоходных плательщиков, так и у высокодоходных.

Канцтовары как МБП. Стоимость канцтоваров, которые учитываются как МБП, при передаче в использование исключают из состава активов (списывают с баланса). Но их «жизнь» на этом не заканчивается. Предприятие организует дальнейший оперативный количественный учет этих предметов по местам эксплуатации и соответствующим лицам в течение срока их фактического использования ( п. 23 П(С)БУ 9).

Движение канцтоваров оформляют с помощью форм первичного учета, утвержденных приказом Министерства статистики Украины от 22.05.96 г. № 145, а именно:

— карточки учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (типовая форма № МШ-2);

— акта выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (типовая форма № МШ-4);

— акта на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (типовая форма № МШ-8).

Примите к сведению: актом по форме № МШ-8 оформляют списание морально устаревших, изношенных и непригодных для дальнейшего использования предметов.

То есть его составляют не сразу при передаче канцтоваров в использование, а только тогда, когда они полностью выполнят свою функцию

Списывают с баланса стоимость канцелярских предметов в зависимости от направления использования с помощью записи: Дт 91, 92, 93, 94 — Кт 22.

В налоговоприбыльном учете и тут полный покой — никаких корректировок финрезультата.

Подробнее о том, как учитывают МБП, вы можете узнать из «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 68, с. 14.

Канцтовары как МНМА. При передаче в использование канцтоваров, которые отнесли к МНМА, составляют акт ввода их в эксплуатацию. Для этого можно использовать универсальную форму Акта приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (форма № ОЗ-1), которая утверждена приказом Министерства статистики Украины от 29.12.95 г. № 352.

Операцию передачи в эксплуатацию этих предметов отражают так: Дт 112 — Кт 153 «Приобретение (изготовление) прочих необоротных материальных активов».

С месяца, следующего за месяцем передачи, на объект начисляют амортизацию одним из методов, предусмотренных п. 27 П(С)БУ 7:

1) прямолинейным;

2) производственным;

3) «50 %/50 %» — 50 % амортизируемой стоимости объекта в первом месяце использования и остальные 50 % в месяце его изъятия из активов (списания с баланса);

4) «100 %» — 100 % амортизируемой стоимости в первом месяце использования объекта.

Подскажем, что наиболее популярные методы для амортизации МНМА — «50 %/50 %» или «100 %».

Сумму амортизации, начисленной по малоценным объектам, в зависимости от направления их использования относят на расходы: Дт 91, 92, 93, 94 — Кт 132 «Износ прочих необоротных материальных активов».

Подробнее об учете МНМА вы можете прочитать в «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 80, с. 20; № 84, с. 15; № 86, с. 19.

Канцтовары как ОС. Канцелярские и другие офисные принадлежности, которые учитывают как ОС, передают в эксплуатацию на основании Акта приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (форма № ОЗ-1).

Такую передачу отражают с помощью записи: Дт 106, 109 — Кт 152 «Приобретение (изготовление) основных средств».

С месяца, следующего за месяцем передачи объекта, его начинают амортизировать по одному из методов, предусмотренных п. 26 П(С)БУ 7*.

* Высокодоходным плательщикам производственный метод амортизации ОС использовать нельзя ( п.п. 138.3.1 НКУ).

Сумму начисленной амортизации включают в состав расходов предприятия и отражают записью: Дт 91, 92, 93, 94 — Кт 131 «Износ основных средств».

Списание с баланса (изъятие из активов) объекта ОС оформляют Актом списания основных средств (форма № ОЗ-3).

Внимание, высокодоходные плательщики! Если вы приобрели канцтовары, которые учитываете как ОС, для непроизводственных подразделений,

не начисляйте на них налоговую амортизацию

Этого требует п.п. 138.3.2 НКУ. А на бухгалтерскую амортизацию по итогам года увеличьте бухгалтерский финрезультат, как того хочет п. 138.1 НКУ.

Теперь пример.

Пример. Предприятие выдало работнику Музычко П. И. под отчет наличные в сумме 800 грн. для приобретения канцтоваров. Работник сделал покупку на сумму 720 грн. (в том числе НДС 20 % — 120 грн.). Он приобрел:

— бумагу офисную — 2 пачки по цене 60 грн. (в том числе НДС 20 % — 10 грн.) за пачку, всего на сумму 120 грн. (в том числе НДС 20 % — 20 грн.);

— калькулятор стоимостью 180 грн. (в том числе НДС 20 % — 30 грн.);

— набор настольный стоимостью 420 грн. (в том числе НДС 20 % — 70 грн.).

Остаток денег в сумме 80 грн. работник свое-
временно вернул в кассу, а в бухгалтерию передал утвержденный руководителем Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, с приложенными к нему подтверждающими документами.

Приобретенные материальные ценности переданы в использование для обеспечения работы бухгалтерии предприятия.

Данные операции в учете предприятие отражает так:

Учет расходов на приобретение канцтоваров

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма, грн.

Дт

Кт

Приобретение канцтоваров

1

Выданы работнику наличные средства под отчет

372

301

800

2

Оприходованы канцтовары, приобретенные подотчетным лицом:

— бумага офисная

209

372

100

— калькулятор

22

372

150

— набор настольный

153

372

350

3

Отражена сумма налогового кредита по НДС в составе стоимости приобретенных канцтоваров на основании налоговой накладной, зарегистрированной в ЕРНН

641/НДС

372

120

4

Возвращен в кассу предприятия остаток неиспользованных средств

301

372

80

Передача канцтоваров в использование

1

Переданы в использование:

— бумага офисная

92

209

100

— калькулятор

92

22

150

— набор настольный

112

153

350

2

Начислен износ набора настольного, учитываемого как МНМА, в размере 100 %

92

132

350*

* Согласно приказу об учетной политике амортизацию МНМА в бухгалтерском учете предприятие начисляет в первом месяце использования объекта в размере 100 % его амортизируемой стоимости.

3

Отнесены на финансовый результат расходы на приобретение канцтоваров

791

92

600

выводы

  • Для основной массы канцелярской мелочевки, которая после начала использования утрачивает первоначальные качества и ценность, целесообразно использовать субсчет 209.

  • «Долгоиграющие» канцелярские предметы, стоимость которых не дотягивает до установленного стоимостного критерия, учитывают как МНМА.

Заинтересовал журнал?
Получайте по подписке больше статей и специальных предложений
канцтовары, учет, предприятие добавить теги изменить теги
Добавьте свои теги к статье
Разделяйте метки запятой. Например: бухгалтерия, форма, проценты, НДС, квартальный отчёт. Максимальное количество 10.
или Закрыть
Ваша оценка учтена! Оцените статью :
  • Хорошо
  • Нормально
  • Плохо
Поделиться:
Комментарии к статье