(066) 87-010-10 Передзвоніть менi
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
8/14
Податки та бухгалтерський облік
Податки та бухгалтерський облік
Червень , 2015/№ 47

Як облікувати канцтовари на підприємстві

Папір, ручки, олівці, скріпки, степлери, діроколи, бланки, папки, щоденники — усі ці канцелярські дрібниці кожне підприємство щодня використовує у своїй діяльності. Благо придбати їх можна в будь-якій торговельній точці — у магазині, кіоску, на ринку, в інтернет-магазині. Причому на будь-який смак і гаманець. Головне за умов такого розмаїття — не розгубитися і правильно відобразити витрати на купівлю цих потрібних предметів в обліку підприємства. Упоратися із завданням без проблем вам допоможе наша стаття.
  • Уявляєте, найдавнішому з відомих письмових приладів уже більше 5000 років! Він зберігається в Каїрському єгипетському музеї. До комплекту експоната входять загострена паличка у вигляді ручки, невелика ємність, що слугувала чорнильницею, і своєрідна «канцелярська» пісочниця, в якій зберігали пісок, що замінював собою тоді промокальний папір.

    Користувалися раритетом давньоєгипетські писарі. До речі, письмовий прилад у єгиптян мав священне значення, а писарі вважалися привілейованим класом і звільнялися від податків.

    На щастя, у наш час письмове приладдя вже не несе в собі такого «сакрального» змісту. Однак свою значущість, незважаючи на глобальну комп’ютеризацію і «iPhoneзацію», вони не втратили досі. Адже канцтовари — це предмети, якими ми користуємося щоденно практично в будь-якій обстановці.

    Давайте з’ясуємо, як правильно відобразити «канцелярські» витрати в обліку підприємства.

    Придбаваємо канцтовари

    Порядок відображення витрат на купівлю канц­товарів у бухгалтерському обліку підприємства залежить від строку їх корисного використання і вартості.

    Строк служби менше одного року. Як правило, строк служби цих предметів менше одного року або нормального операційного циклу, якщо він більше одного року. Тому незалежно від вартості канцтовари за рекомендацією п. 6 П(С)БО 9 у більшості випадків відносять до запасів.

    При цьому орієнтуються не на фактичний, а на передбачуваний (очікуваний) строк корисного використання

    Цікаво, що на власний розсуд підприємство може обліковувати канцтовари:

    — або як виробничі запаси з відображенням на рахунку 20 «Виробничі запаси», а саме: на субрахунку 209 «Інші матеріали»,

    — або як МШП з відображенням на рахунку 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети».

    Обидва ці варіанти Інструкція № 291 схвалює.

    Субрахунок 209 доцільно використовувати для основної маси канцелярського дріб’язку, який після початку використання повністю або частково фізично «зникає» чи втрачає первісні якості та цінність. Це пишуче приладдя, лінійки, гумки, папки, файли, клей, папір, бланки звітності, первинної облікової документації та інші подібні бланки, конверти тощо. Тут варто обліковувати й одноразові диски (CD-R, DVD-R), оскільки у принципі їх можна порівняти зі звичайним папером — після запису на них інформації вони втрачають свою цінність та властивості.

    А ось рахунок 22, на наш погляд, найбільше підходить для обліку предметів багаторазового використання зі строком служби менше одного року або нормального операційного циклу, якщо він більше року. Це, наприклад, калькулятори, степ­лери, діроколи, USB Flash-накопичувачі, перезаписувані оптичні диски (CD-RW, DVD-RW) тощо. Але якщо такі предмети ви плануєте використовувати більше року, то їх слід віднести до МНМА. При використанні (експлуатації) ці предмети не видозмінюються (не зменшуються, не зникають). До кінця строку використання (експлуатації) вони, як правило, не втрачають своїх властивостей і функцій, якщо, звичайно, не зламаються.

    Строк служби більше одного року. Існує і таке канцелярське приладдя, строк корисного викорис­тання якого перевищує один рік.

    За бухгалтерськими правилами його треба обліковувати як необоротні матеріальні активи

    І ось тут важливе значення має вартість цих предметів.

    Так, «довгограючі» предмети, вартість яких не дотягує до встановленого вартісного критерію, підприємство обліковує як МНМА на субрахунку 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи». До таких предметів можна віднести, наприклад, настільні набори, прес-пап’є тощо.

    А дорогим предметам (вартість яких перевищує встановлений вартісний критерій) зі строком корисного використання більше одного року пряма дорога в основні засоби (далі — ОЗ) з відображенням на субрахунку 106 «Інструменти, пристосування і інвентар» або 109 «Інші основні засоби». Це можуть бути, наприклад, канцелярське приладдя VIP-класу: подарунковий глобус з картою зоряного неба або міні-баром, ручка із золотим пером, ексклюзивний настільний прилад з інкрустацією, малахітова шкатулка тощо.

    Зауважимо: вартісний критерій, що дозволяє в цілях обліку розмежовувати МНМА і ОЗ, підприємство самостійно встановлює в наказі про облікову політику. Такий критерій можна призначити, наприклад, у розмірі 1000 грн., 2000 грн. або в будь-якому іншому розмірі. Хоча за усталеною традицією суб’єкти господарювання завжди «підтягували» його під податковоприбутковий рівень. Останнім часом він дорівнював 2500 грн. (без ПДВ). До речі, він і досі фігурує в п.п. 14.1.138 ПКУ в тій самій сумі, незважаючи на те, що з 01.01.2015 р. об’єкт обкладення податком на прибуток розраховується за бухгалтерськими правилами.

    Утім, орієнтуватися на 2500-гривневий поріг у податковоприбутковому обліку з 2015 року зобов’язані тільки високодохідні платники. Малодохідників він, на щастя, не стосується, якщо, звичайно, вони за власним бажанням не вирішили рахувати різниці, передбачені розд. III ПКУ ( п.п. 134.1.1 ПКУ). Тому вони мають право встановити будь-яку вартісну планку для визнання активу об’єктом ОЗ. У розумних межах, зрозуміло (детальніше про це читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 17, с. 9).

    Легко класифікувати придбані канцтовари вам допоможе схема на с.19.

    ПДВ. Суми «вхідного» ПДВ, які ви сплатили (нарахували) у складі вартості канцтоварів, сміливо включайте до податкового кредиту ( п. 198.3 ПКУ) за першою з подій ( 198.2 ПКУ). Єдина умова — податкова накладна має бути зареєстрована продавцем в ЄРПН ( п. 198.6 ПКУ).

    Якщо канцтовари ви придбали за готівку, то відобразити податковий кредит можете тільки після того, як керівник затвердить Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

    При цьому врахуйте: за касовим чеком (чеками) гранична сума ПДВ, яку можна віднести до податкового кредиту, не повинна перевищувати 40 грн. на день (п.п. «б» п. 201.11 ПКУ).

    Передаємо канцтовари у використання

    Канцтовари як виробничі запаси. Вартість канцтоварів та іншого офісного приладдя, що обліковується як виробничі запаси, підприємство повністю списує з балансу при їх вибутті (переданні в експлуатацію, у виробництво) за правилами, установленими пп. 16 — 22 П(С)БО 9.

    Подальший оперативний кількісний облік матеріальних цінностей, що вибули, у цьому випадку не ведуть

    Видачу цих предметів зі складу оформляють накладною-вимогою на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів типової форми № М-11, затвердженої наказом № 193. Вона слугує підставою для складання акта про їх списання. Цей документ можна скласти в довільній формі. У ньому важливо зазначити, що придбане приладдя використане за призначенням для забезпечення роботи служб підприємства.

    Передавання канцтоварів в експлуатацію (вибуття зі складу виробничих запасів) відображають в обліку залежно від напряму використання за допомогою запису: Дт 91, 92, 93, 94 — Кт 209.

    У податковоприбутковому обліку все тихо — коригування бухгалтерського фінрезультату, передбачені ст. 138 140 ПКУ, цю операцію обминають. Причому як у малодохідних платників, так і у високодохідних.

    Канцтовари як МШП. Вартість канцтоварів, які обліковуються як МШП, при передачі у використання виключають із складу активів (списують з балансу). Але їх «життя» на цьому не закінчується. Підприємство організовує подальший оперативний кількісний облік цих предметів за місцями експлуатації та відповідними особами протягом строку їх фактичного використання (п. 23 П(С)БО 9).

    Рух канцтоварів оформляють за допомогою форм первинного обліку, затверджених наказом Міністерства статистики України від 22.05.96 р. № 145, а саме:

    — картки обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (типова форма № МШ-2);

    — акта вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів (типова форма № МШ-4);

    — акта на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів (типова форма № МШ-8).

    Візьміть до відома: актом за формою № МШ-8 оформляють списання морально застарілих, зношених та непридатних для подальшого використання предметів.

    Тобто його складають не одразу при передаванні канцтоварів у використання, а тільки тоді, коли вони повністю виконають свою функцію

    Списують з балансу вартість канцелярських предметів залежно від напряму використання за допомогою запису: Дт 91, 92, 93, 94 — Кт 22.

    У податковоприбутковому обліку і тут повний спокій — жодних коригувань фінрезультату.

    Детальніше про те, як обліковують МШП, ви можете дізнатися з «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 68, с. 14.

    Канцтовари як МНМА. При передаванні у використання канцтоварів, які віднесли до МНМА, складають акт введення їх в експлуатацію. Для цього можна використовувати універсальну форму Акта приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (форма № ОЗ-1), затверджену наказом Міністерства статистики України від 29.12.95 р. № 352.

    Операцію передавання в експлуатацію цих предметів відображають так: Дт 112 — Кт 153 «Придбання (виготовлення) інших необоротних матеріальних активів».

    З місяця, що настає за місяцем передачі, на об’єкт нараховують амортизацію одним із методів, передбачених п. 27 П(С)БО 7:

    1) прямолінійним;

    2) виробничим;

    3) «50 %/50 %» — 50 % амортизованої вартості об’єкта в першому місяці використання й решта 50 % — у місяці його вилучення з активів (списання з балансу);

    4) «100 %» — 100 % амортизованої вартості в першому місяці використання об’єкта.

    Підкажемо, що найпопулярніші методи для амортизації МНМА — «50 %/50 %» або «100 %».

    Суму амортизації, нарахованої за малоцінними об’єктами, залежно від напряму їх використання відносять на витрати: Дт 91, 92, 93, 94 — Кт 132 «Знос інших необоротних матеріальних активів».

    Детальніше про облік МНМА ви можете прочитати в «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 80, с. 20; № 84, с. 15; № 86, с. 19.

    Канцтовари як ОЗ. Канцелярське та інше офіс­не приладдя, яке обліковують як ОЗ, передають в експлуатацію на підставі Акта приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (форма № ОЗ-1).

    Таке передання відображають за допомогою запису: Дт 106, 109 — Кт 152 «Придбання (виготовлення) основних засобів».

    З місяця, що настає за місяцем передання об’єкта, його починають амортизувати за одним із методів, передбачених п. 26 П(С)БО 7*.

    * Високодохідним платникам виробничий метод амортизації ОЗ використовувати не можна ( п.п. 138.3.1 ПКУ).

    Суму нарахованої амортизації включають до складу витрат підприємства і відображають записом: Дт 91, 92, 93, 94 — Кт 131 «Знос основних засобів».

    Списання з балансу (вилучення з активів) об’єкта ОЗ оформляють Актом списання основних засобів (форма № ОЗ-3).

    Увага, високодохідні платники! Якщо ви придбали канцтовари, які враховуєте як ОЗ, для невиробничих підрозділів,

    не нараховуйте на них податкову амортизацію

    Цього вимагає п.п. 138.3.2 ПКУ. А на бухгалтерську амортизацію за підсумками року збільшіть бухгалтерський фінрезультат, як того хоче п. 138.1 ПКУ.

    Тепер приклад.

    Приклад. Підприємство видало працівнику Музичку П. І. під звіт готівку в сумі 800 грн. для придбання канцтоварів. Працівник здійснив покупку на суму 720 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 120 грн.). Він придбав:

    — папір офісний — 2 пачки за ціною 60 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 10 грн.) за пачку, усього на суму 120 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 20 грн.);

    — калькулятор вартістю 180 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 30 грн.);

    — набір настільний вартістю 420 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 70 грн.).

    Залишок грошей у сумі 80 грн. працівник своєчасно повернув до каси, а до бухгалтерії передав затверджений керівником Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, з доданими до нього підтвердними документами.

    Придбані матеріальні цінності передано у використання для забезпечення роботи бухгалтерії підприємства.

    Ці операції в обліку підприємство відображає так:

    Облік витрат на придбання канцтоварів

    № з/п

    Зміст господарської операції

    Бухгалтерський облік

    Сума, грн.

    Дт

    Кт

    Придбання канцтоварів

    1

    Видано працівнику готівкові кошти під звіт

    372

    301

    800

    2

    Оприбутковано канцтовари, придбані підзвітною особою:

    — папір офісний

    209

    372

    100

    — калькулятор

    22

    372

    150

    — набір настільний

    153

    372

    350

    3

    Відображено суму податкового кредиту з ПДВ у складі вартості придбаних канцтоварів на підставі податкової накладної, зареєстрованої в ЄРПН

    641/ПДВ

    372

    120

    4

    Повернено до каси підприємства залишок невикористаних коштів

    301

    372

    80

    Передання канцтоварів у використання

    1

    Передано у використання:

    — папір офісний

    92

    209

    100

    — калькулятор

    92

    22

    150

    — набір настільний

    112

    153

    350

    2

    Нараховано знос набору настільного, що обліковується як МНМА, у розмірі 100 %

    92

    132

    350*

    * Згідно з наказом про облікову політику амортизацію МНМА в бухгалтерському обліку підприємство нараховує в першому місяці використання об’єкта в розмірі 100 % його вартості, що амортизується.

    3

    Віднесено на фінансовий результат витрати на придбання канцтоварів

    791

    92

    600

    висновки

    • Для основної маси канцелярського дріб’язку, що після початку використання втрачає первісні якості та цінність, доцільно використовувати субрахунок 209.

    • «Довгограючі» канцелярські предмети, вартість яких не дотягує до встановленого вартісного критерію, обліковують як МНМА.

  • облік, канцтовари, підприємство додати теги змінити теги
    Додайте свої теги до статті
    Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
    або Закрити
    Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
    • Добре
    • Нормально
    • Погано
    Поділитися:
    Коментарі до статті