Жара на работе! Как не потерять работников

В избранном В избранное
Печать
Боярчук Инесса, эксперт по вопросам оплаты труда, Алешкина Наталья, налоговый эксперт
Налоги и бухгалтерский учет Июль, 2016/№ 57
Надо сделать что-нибудь,
Что-то сделать надо,
Чтоб пришла прохлада,
Чтоб не вешали носы
Люди в жаркие часы.
А. Барто
Сегодня в тени +30 c хвостиком. И все бы ничего, но как пережить установившуюся жару на рабочем месте, не теряя при этом прежнюю трудоспособность? Ведь такое пекло не просто приносит физический и психологический дискомфорт, оно еще и опасно для здоровья!.. То ли от незнания, то ли от неверия в «охранно-трудовые» гарантии, но мы привыкли отдаваться работе, несмотря ни на какие трудности. А работодателям это на руку. Так, может, напомним им о том, что нужно делать в такую вот «спеку», чтобы работники хорошо работали?

В жаркий период желание плодотворно трудиться заметно снижается, а значит, снижается и производительность труда. А это неизбежно ведет к уменьшению прибыли предприятия. Что из этого следует? Что обеспечить надлежащие условия труда в интересах каждого работодателя, который, во-первых, не хочет терять часть своего дохода и, во-вторых, не горит желанием разбирать последствия несчастного случая, не дай Бог.

Кроме того, не следует забывать о требованиях законодательства. О них и поговорим.

Закон превыше всего

Работодатель обязан создать на рабочем месте в каждом структурном подразделении условия труда согласно положениям нормативно-правовых актов, а также обеспечить соблюдение требований законодательства в отношении прав сотрудников в сфере охраны труда. На этом настаивают ст. 2 и 21 КЗоТ*, а также ст. 6 и 13 Закона об охране труда**.

* Кодекс законов о труде Украины.

** Закон Украины «Об охране труда» от 14.10.92 г. № 2694-XII.

«Новоиспекшиеся» и уже хорошо «прожаренные» работники могут выполнять свои обязанности как на открытом воздухе, так и в закрытом помещении. Относительно работ на открытых местностях в жаркий период Гоструда уже дало свои рекомендации. О них вы могли прочесть в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 53, с. 4. А вот требования к условиям труда в закрытых помещениях предлагаем изучить подробнее на примере офисных работников.

Микроклимат производственных помещений, т. е. условия их внутренней среды, которые влияют на тепловой обмен работающих, регулируют Саннормы***. Они содержат нормативные величины оптимальных и допустимых показателей микроклимата. Что это такое?

*** Санитарные нормы микроклимата производственных помещений (ДСН 3.3.6.042-99), утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача Украины от 01.12.99 г. № 42.

Если не углубляться в «определительные» дебри, то оптимальные микроклиматические условия — это условия, создающие предпосылки для высокого уровня трудоспособности. Находясь в таких условиях, работник ощущает тепловой комфорт.

В свою очередь, допустимые микроклиматические условия — это условия, при которых не возникает повреждений или нарушений состояния здоровья работника, но могут наблюдаться дискомфортные теплоощущения, ухудшение самочувствия и снижение трудоспособности.

Заметьте, Саннормы распространяются на условия климата в пределах рабочей зоны производственных помещений предприятий, независимо от их формы собственности и подчиненности. При этом под производственным помещением подразумевается любое замкнутое пространство в специально предназначенных домах и зданиях, где постоянно (посменно) либо периодически (в течение части рабочего дня) осуществляется трудовая деятельность людей. Какой вывод можно из этого сделать? Что понятие «производственное помещение» из Саннорм охватывает в том числе и наши с вами офисы. Следовательно, хочешь — не хочешь, а

работодатель обязан обеспечить предусмотренные Саннормами условия микроклимата, в том числе и в офисных помещениях

С определениями разобрались. Переходим к цифрам. Оптимальные и допустимые уровни температуры воздуха на рабочих местах производственных помещений в теплый период года мы привели в таблице.

Показатели микроклимата на рабочих местах

Категория работ

Температура, С

оптимальная

допустимая

на постоянных рабочих местах*

на непостоянных рабочих местах**

Легкая Iа (выполняется сидя и не требует физического напряжения)

23-25

22-28

20-30

Легкая Iб (выполняется сидя, стоя или связана с хождением и сопровождается некоторым физическим напряжением)

22-24

21-28

19-30

Средней тяжести IIа (связана с хождением, перемещением мелких изделий или предметов (до 1 кг) в положении стоя или сидя и нуждается в определенном физическом напряжении)

21-23

18-27

17-29

Средней тяжести IIб (выполняется стоя, связана с хождением, перемещением небольших грузов (до 10 кг) и сопровождается умеренным физическим напряжением)

20-22

15-27

15-29

Тяжелая III (связана с постоянным перемещением/перенесением значительных грузов (свыше 10 кг) и нуждается в больших физических усилиях)

18-20

15-26

13-28

**** Постоянное рабочее место — место, на котором работающий находится свыше 50 % рабочего времени или более 2-х часов непрерывно. Если при этом работа осуществляется в разных пунктах рабочей зоны, то вся эта зона считается постоянным рабочим местом.

***** Непостоянное рабочее место — место, на котором работающий находится менее 50 % рабочего времени или менее 2-х часов непрерывно.

Наши пояснения к таблице. Оптимальные уровни температуры воздуха установлены для постоянных рабочих мест. В течение рабочего дня (смены) показатели температуры воздуха не должны выходить за указанные пределы.

А если такие требования к температурному режиму невозможно обеспечить, например, в связи с технологическими особенностями производства, технической недостижимостью и экономически обоснованной нецелесообразностью? Тогда применяем допустимые уровни температуры (п.п. 1.2.1 Саннорм). Однако работодатель должен иметь доказательства того, что оптимальные уровни температуры в помещениях ну никак обеспечены не могут быть.

Обеспечиваем нужный температурный режим

За счет каких мер достигается нормализация неблагоприятных температурных условий? Ответ можем найти как в разд. 2 Саннорм, так и в многочисленных рекомендациях Гоструда. Перечислим эти меры, обобщив имеющуюся информацию:

— рациональное планирование производственных помещений и оптимальное размещение в них оборудования с тепло-, холодо- и влаговыделением;

— применение окон с тонированными стеклами или солнцезащитных устройств на окнах;

— применение локальных кондиционеров;

— применение централизованных систем кондиционирования, охлаждения и вентиляции;

— применение воздушных завес на входах в помещения;

— применение обычных электрических вентиляторов.

Но как быть, если не получается «угомонить» температуру на рабочем месте? Измените график работы!

Меняем график работы

Если не получается привести в соответствие температурный режим на рабочем месте, следует откорректировать часы работы и отдыха. На этом настаивает п. 2.9 Саннорм.

При микроклиматических условиях, превышающих допустимые параметры (см. таблицу выше), внутрисменный режим работы и отдыха должен быть изменен за счет продолжительности рабочего времени. Так, при температуре воздуха, превышающей допустимый уровень, продолжительность регламентированных перерывов должна составлять не менее 10 % рабочего времени на каждые 2 градуса превышения установленных уровней. Например, при 8-часовом рабочем дне превышение верхней температурной границы (см. таблицу) на рабочем месте офисного работника на 2 °C должно компенсироваться дополнительным отдыхом продолжительностью 48 минут.

Если при этом относительная влажность превышает 75 %, продолжительность перерывов рекомендуется устанавливать не менее 20 % рабочего времени.

Кроме того, работодатель должен также оборудовать помещение в рабочей зоне с оптимальным микроклиматом (комнаты, кабины, боксы с кондиционерами) для отдыха на время регламентированных перерывов, приема пищи и др. — с целью профилактики перегрева (п. 2.11 Саннорм).

Заметим, что дополнительное время для отдыха, которое включается в рабочее время, в случае повышения температуры в помещении выше установленной нормы, должно быть предусмотрено правилами внутреннего трудового распорядка.

Это тот минимум, который предприятие обязано обеспечить согласно требованиям законодательства об охране труда.

Также в связи с жарой на предприятии, как вариант, может быть введено сокращенное рабочее время и/или изменено начало и окончание рабочего дня, и/или увеличен обеденный перерыв до 3 — 4 часов с целью исключения работы в наиболее жаркий период с 13 до 16 часов.

Важно!

Режим работы является одним из существенных условий труда

Это следует из ст. 32 КЗоТ. Таким образом, если режим работы изменяет работодатель по собственной инициативе, то он должен об этом предупредить работников за два месяца. Ситуация абсурдная, но справиться с ней поможет добрая воля «хорошо прожаренных» работников. ☺ Как именно?

Все работники предприятия могут подать работодателю заявления с просьбой установить им такой режим работы, который бы устраивал и их, и работодателя, и Саннормы. В заявлениях также имеет смысл сразу указать срок, на который устанавливается такой режим работы, например, до 1 сентября 2016 года.

В этом случае ждать два месяца не нужно, поскольку инициатива исходит от работников, а не от работодателя. На основании заявлений работников работодатель издает приказ (распоряжение) об установлении нового режима работы и счастливый уезжает на моря ☺.

А если кто-то из работников против изменения режима? Тогда, увы, изменить режим работы может работодатель, но только через два месяца после предупреждения о своих намерениях. Ясно, что через два месяца придет сентябрь и менять уже ничего не нужно будет. Но наш КЗоТ в этом отношении никаких поблажек не делает. Поэтому хочется только надеяться, что у вас таких вот несговорчивых работников не будет.

Дополнительные меры защиты от жары

Помимо изменения температурного режима рабочего помещения существует ряд мер по улучшению состояния работников в жаркий период. Так, заботливые работодатели могут предоставить работникам:

— для профилактики обезвоживания — питьевую воду и прочие напитки. Их рекомендуемая температура + 10-15 °С;

— для возмещения потери солей и микроэлементов, выделяемых из организма с потом, — подсоленную воду, минеральную щелочную воду, молочно-кислые напитки (обезжиренное молоко, молочная сыворотка), соки, витаминизированные напитки, кислородно-белковые коктейли (п. 2.12 Саннорм);

— для поддержания иммунитета и снижения интоксикации организма — фрукты и овощи.

Обращаем внимание! Гоструда рекомендует**** пить воду часто и понемногу, чтобы поддерживать оптимальное содержание воды в организме, которое обеспечивает его нормальную жизнедеятельность, обмен веществ.

****** http://km.dsp.gov.ua/index.php?newsid=3465

При температуре воздуха более 30 °С и выполнении работ средней тяжести нужно выпивать не менее 0,5 л воды в час, т. е. примерно один стакан каждые 20 минут

Но если выдавать офисным работникам воду и фрукты, то не возникнет ли у них налогооблагаемый доход? Спешим успокоить: если все грамотно оформить, то нет. Объясним.

А что с налогами?

Налог на прибыль. Вы уже привыкли к тому, что с 2015 года налоговый учет полностью ориентирован на бухгалтерские правила. При этом малодоходные предприятия (с доходом не более 20 млн грн. за год), которые не корректируют финрезультат на добровольных началах, определяют объект обложения налогом на прибыль исключительно по данным бухгалтерского учета. Высокодоходники (доход которых свыше 20 млн грн. в год) и малодоходники-«добровольцы» обязаны финансовый результат определять с учетом корректировок на налоговые разницы.

Для первой категории плательщиков налога на прибыль все предельно ясно. У них объектом обложения налогом на прибыль будет бухгалтерский финрезультат. При этом в бухучете право на признание расходов не зависит от связи с хозяйственной деятельностью.

Что касается второй категории плательщиков, сразу отметим: НКУ не предусматривает каких-либо корректировок финансового результата по нехозяйственным операциям. Причем независимо от того, обязан конкретный плательщик в принципе считать налоговые разницы или нет. В своих разъяснениях контролеры также придерживаются такого подхода — см. письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 23.05.2016 г. № 11375/10/26-15-12-05-11, письмо ГФСУ от 02.06.2015 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15 («Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 53, с. 5, № 54, с. 12). В частности, в последнем из них налоговики четко указали, что расходы на приобретение бутилированной питьевой воды для работников отражаются по правилам бухгалтерского учета. А в бухучете признание расходов не зависит от «хозяйственности» операции.

Вместе с тем высокодоходникам и иже с ними следует помнить, что расходы на приобретение/самостоятельное изготовление, ремонты, а также прочие улучшения непроизводственных***** основных средств в налоговом учете амортизации не подлежат (п.п. 138.3.2 НКУ).

******* Под непроизводственными основными средствами понимают ОС, которые не используются в хозяйственной деятельности плательщика налога на прибыль.

Но здесь важно иметь в виду, что создание комфортных условий труда и поддержание оптимальных микроклиматических условий на рабочем месте — это не просто добрая воля работодателя, но и его прямая обязанность, связанная с выполнением требований охраны труда и санитарно-гигиенических норм. Поэтому использование кондиционеров, вентиляторов, солнцезащитных устройств на окнах и прочих специальных устройств, направленных на поддержание в помещении надлежащего температурного режима, является одним из необходимых мероприятий по охране труда.

Следовательно, такие основные средства не могут считаться непроизводственными, ведь они целиком и полностью связаны с хозяйственной деятельностью предприятия. Отсюда приходим к выводу, что у высокодоходников расходы на приобретение специального «летнего» оборудования формируют объект основных средств в налоговом учете.

Налоговая амортизация «летних» ОС будет уменьшать объект обложения налогом на прибыль

Подробно о бухгалтерском и налоговом учете такого оборудования вы можете узнать из «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 44, с. 11, № 47, с. 8.

НДС. Для целей включения НДС в состав налогового кредита (НК) связь с хозяйственной деятельностью по-прежнему остается необходимым условием. Напомним: с 1 июля 2015 года любой «входной» НДС увеличивает НК независимо от дальнейшего использования таких приобретений. Важно только наличие налоговой накладной, зарегистрированной в ЕРНН (пп. 198.6, 201.10 НКУ). При этом по товарам, работам (услугам), которые предназначены или в дальнейшем будут использоваться не в хозяйственной деятельности, начисляют «компенсирующие» обязательства по НДС (п.п. «г» п. 198.5 НКУ). Так же поступают при передаче активов в пределах баланса для непроизводственного использования или при переводе производственных необоротных активов в состав непроизводственных (п.п. «в» п. 198.5 НКУ).

То есть

для неначисления «компенсирующих» обязательств по НДС важную роль продолжает играть связь таких приобретений с хозяйственной деятельностью предприятия

В понимании НКУ хозяйственная деятельность — это деятельность, направленная прежде всего на получение дохода (п.п. 14.1.36 НКУ).

Такая же позиция прослеживается в письмах контролеров. Например, в письме ГФСУ от 17.03.2016 г. № 5888/6/99-99-19-03-02-15 налоговики отмечают, что по общему правилу «входной» НДС попадает в НК независимо от направления использования товаров (питьевой воды, хозяйственного инвентаря и пр.), приобретенных для трудовых, хозяйственно-административных и санитарных нужд. А вот не начислять «компенсирующие» налоговые обязательства разрешают только в том случае, если такие расходы связаны с получением доходов.

Поэтому плательщику НДС следует быть готовым к подтверждению связи таких «летних» расходов со своей хозяйственной деятельностью.

На наш взгляд, в большинстве случаев такие расходы вполне могут вписаться в хозяйственную деятельность предприятия. Об этом свидетельствует благоприятная для налогоплательщиков судебная практика (см. определение ВАСУ от 02.08.2011 г. № К-10432/08, постановление Житомирского окружного административного суда от 19.09.2012 г. по делу № 0670/479/11). В частности, признают «хозяйственность» расходов на приобретение питьевой воды (см. определение ВАСУ от 05.02.2014 г. № К/9991/21721/12).

При этом основной аргумент в пользу связи с хозяйственной деятельностью таких приобретений, как питьевая вода и т. п., — это обязанность работодателя создать безопасные и здоровые условия труда. Этого требует ст. 22 Закона Украины «Об обеспечении санитарного и эпидемического благополучия населения» от 24.02.94 г. № 4004-XII (далее — Закон № 4004). Ведь именно на работодателя возложена обязанность соблюдать права работников, гарантированные действующим законодательством об охране труда.

НДФЛ, ВС и ЕСВ. Если водичка, соки, фрукты доступны всем работникам и не ведется персонифицированный учет потребленных «благ» каждым из них — бухгалтер может спать спокойно. Доход у работников в виде стоимости таких товаров не возникает. А раз нет дохода, то и об НДФЛ, ВС и ЕСВ думать не нужно.

Но если вы выдаете «воды-соки-фрукты и разные продукты» каждому офисному работнику под подпись или галочку в журнале, то лучше, после того как отчитаетесь перед работодателем в выдаче, сожгите этот журнал или порвите его ☺. А если серьезно, то при персонифицированной выдаче указанных товаров у работника возникает налогооблагаемый доход в виде заработной платы (см. п.п. 2.3.4 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5). Так что выбирайте, какой вариант вам больше по душе.

Существует ли ответственность?

Нарушение санитарных норм должностными лицами влечет за собой наложение на них админштрафа в размере от 102 до 425 грн. (ст. 42 КУоАП).

Предприятию нарушение санитарных норм может вылиться в ограничение или даже временный запрет деятельности, выполнения отдельных операций (п. «а» ч. 1 ст. 42 Закона № 4004).

Также следует учитывать, что необеспечение надлежащего температурного режима может привести к тому, что работник:

— откажется от порученной ему работы в связи с тем, что создалась производственная ситуация, опасная для его жизни и здоровья, в частности когда температура воздуха превышает предусмотренные пределы (ст. 6 Закона об охране труда). О прекращении работы и причинах, его вызвавших, работник уведомляет своего непосредственного руководителя либо работодателя. Для установления того, действительно ли сложились такие условия работы, может быть создана комиссия с включением в нее представителей профсоюза. За период такого простоя за работником сохраняется средний заработок;

— расторгнет трудовой договор на основании ч. 3 ст. 38 КЗоТ в связи с несоблюдением работодателем законодательства о труде. Ведь несоблюдение Санправил вполне можно расценить как необеспечение работодателем надлежащих условий труда (ст. 21 КЗоТ). В рассматриваемом случае работодатель обязан будет уволить работника в срок, о котором он просит в заявлении. Кроме того, работнику придется выплатить выходное пособие в размере, предусмотренном коллективным договором, но не менее трехмесячного среднего заработка (ст. 44 КЗоТ).

Как видите, работодателю есть что терять. А значит, имеются все основания требовать от него определенных шагов по улучшению условий труда в «горячие» дни лета.

выводы

  • Микроклимат офисных помещений регулируют Саннормы.
  • В офисном помещении превышение верхней температурной границы на рабочем месте на 2 °C должно компенсироваться дополнительным отдыхом продолжительностью 48 минут (при 8-часовом рабочем дне).
  • Расходы работодателя на воду и фрукты для работников персонифицировать невозможно. Значит, их стоимость не может рассматриваться как объект обложения НДФЛ, ВС и ЕСВ.
  • В налоговом учете «летние» расходы учитывают по правилам бухгалтерского учета независимо от их связи с хозяйственной деятельностью предприятия. Доказывать такую связь важно предприятиям, которые применяют налоговые разницы, только при учете основных средств.
  • Чтобы сохранить «входной» НДС в составе НК, необходимо подтверждать связь расходов на «летние» приобретения с хозяйственной деятельностью предприятия.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить