Спека на роботі! Як не втратити працівників

У спекотний період бажання плідно працювати помітно знижується, а отже, знижується і продуктивність праці. А це неминуче веде до зменшення прибутку підприємства. Що з цього випливає? Що забезпечити належні умови праці на користь кожного роботодавця, який, по-перше, не хоче втрачати частину свого доходу і, по-друге, не горить бажанням розбирати наслідки нещасного випадку, не дай Боже.

Крім того, не слід забувати про вимоги законодавства. Про них і поговоримо.

Закон понад усе

Роботодавець зобов’язаний створити на робочому місці в кожному структурному підрозділі умови праці згідно з положеннями нормативно-правових актів, а також забезпечити дотримання вимог законодавства щодо прав співробітників у сфері охорони праці. На цьому наполягають ст. 2 і 21 КЗпП*, а також ст. 6 і 13 Закону про охорону праці**.

* Кодекс законів про працю України.

** Закон України «Про охорону праці» від 14.10.92 р. № 2694-XII.

«Новоспечені» і вже добре «підсмажені» працівники можуть виконувати свої обов’язки як на відкритому повітрі, так і в закритому приміщенні. Щодо робіт на відкритих місцевостях у спекотний період Держпраці вже дало свої рекомендації. Про них ви могли прочитати в «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 53, с. 4. А ось вимоги до умов праці в закритих приміщеннях пропонуємо вивчити детальніше на прикладі офісних працівників.

Мікроклімат виробничих приміщень, тобто умови їх внутрішнього середовища, що впливають на тепловий обмін працівників, регулюють Саннорми***. Вони містять нормативні величини оптимальних і допустимих показників мікроклімату. Що це таке?

*** Санітарні норми мікроклімату виробничих приміщень (ДСН 3.3.6.042-99), затверджені постановою Головного державного санітарного лікаря України від 01.12.99 р. № 42.

Якщо не заглиблюватися у «визначальні» нетрі, то оптимальні мікрокліматичні умови — це умови, що створюють передумови для високого рівня працездатності. Перебуваючи в таких умовах, працівник відчуває тепловий комфорт.

У свою чергу, допустимі мікрокліматичні умови — це умови, за яких не виникає ушкоджень чи порушень стану здоров’я працівника, але можуть спостерігатися дискомфортні тепловідчуття, погіршення самопочуття та зниження працездатності.

Зауважте, Саннорми поширюються на умови клімату в межах робочої зони виробничих приміщень підприємств, незалежно від їх форми власності та підпорядкування. При цьому під виробничим приміщенням мається на увазі будь-який замкнутий простір у спеціально призначених будинках і будівлях, де постійно (позмінно) або періодично (протягом частини робочого дня) здійснюється трудова діяльність людей. Який висновок можна з цього зробити? Що поняття «Виробниче приміщення» із Саннорм охоплює у тому числі і наші з вами офіси. Тож, хочеш — не хочеш, а

роботодавець зобов’язаний забезпечити передбачені Саннормами умови мікроклімату, у тому числі і в офісних приміщеннях

З визначеннями розібралися. Переходимо до цифр. Оптимальні та допустимі рівні температури повітря на робочих місцях виробничих приміщень у теплий період року ми навели в таблиці.

Показники мікроклімату на робочих місцях

Наші пояснення до таблиці. Оптимальні рівні температури повітря встановлено для постійних робочих місць. Протягом робочого дня (зміни) показники температури повітря не повинні виходити за зазначені межі.

А якщо такі вимоги до температурного режиму неможливо забезпечити, наприклад, у зв’язку з технологічними особливостями виробництва, технічною недосяжністю та економічно обґрунтованою недоцільністю? Тоді застосовуємо допустимі рівні температури (п.п. 1.2.1 Саннорм). Проте роботодавець повинен мати докази того, що оптимальні рівні температури у приміщеннях ну ніяк забезпечені не можуть бути.

Забезпечуємо потрібний температурний режим

За рахунок яких заходів досягається нормалізація несприятливих температурних умов? Відповідь можемо знайти як у розд. 2 Саннорм, так і в численних рекомендаціях Держпраці. Перелічимо ці заходи, узагальнивши наявну інформацію:

— раціональне планування виробничих приміщень і оптимальне розміщення в них обладнання з тепло-, холодо- і вологовиділенням;

— застосування вікон з тонованим склом або сонцезахисних пристроїв на вікнах;

— застосування локальних кондиціонерів;

— застосування централізованих систем кондиціонування, охолоджування та вентиляції;

— застосування повітряних завіс на входах до приміщення;

— застосування звичайних електричних вентиляторів.

Але як бути, якщо не виходить «угамувати» температуру на робочому місці? Змініть графік роботи!

Змінюємо графік роботи

Якщо не виходить привести у відповідність температурний режим на робочому місці, слід відкоригувати години роботи і відпочинку. На цьому наполягає п. 2.9 Саннорм.

За мікрокліматичних умов, що перевищують допустимі параметри (див. таблицю вище), внутрішньозмінний режим роботи і відпочинку має бути змінено за рахунок тривалості робочого часу. Так, при температурі повітря, що перевищує допустимий рівень, тривалість регламентованих перерв повинна становити не менше 10 % робочого часу на кожні 2 градуси перевищення встановлених рівнів. Наприклад, при 8-годинному робочому дні перевищення верхньої температурної межі (див. таблицю) на робочому місці офісного працівника на 2 °C має компенсуватися додатковим відпочинком тривалістю 48 хвилин.

Якщо при цьому відносна вологість перевищує 75 %, тривалість перерв рекомендується встановлювати не менше 20 % робочого часу.

Крім того, роботодавець повинен також обладнати приміщення в робочій зоні з оптимальним мікрокліматом (кімнати, кабіни, бокси з кондиціонерами) для відпочинку на час регламентованих перерв, прийому їжі тощо — з метою профілактики перегріву (п. 2.11 Саннорм).

Зауважимо, що додатковий час для відпочинку, що включається до робочого часу, у разі підвищення температури у приміщенні вище встановленої норми, має бути передбачено правилами внутрішнього трудового розпорядку.

Це той мінімум, який підприємство зобов’язане забезпечити згідно з вимогами законодавства про охорону праці.

Також у зв’язку зі спекою на підприємстві, як варіант, може бути запроваджено скорочений робочий час та/або змінено початок і закінчення робочого дня, та/або збільшено обідню перерву до 3 — 4 годин з метою виключення роботи в найбільш спекотний період з 13 до 16 години.

Важливо!

Режим роботи є однією з істотних умов праці

Це випливає зі ст. 32 КЗпП. Таким чином, якщо режим роботи змінює роботодавець з власної ініціативи, то він повинен про це попередити працівників за два місяці. Ситуація абсурдна, але впоратися з нею допоможе добра воля «підсмажених» працівників. ☺. Як саме?

Усі працівники підприємства можуть подати роботодавцю заяви з проханням установити їм такий режим роботи, який би влаштував і їх, і роботодавця, і Саннорми. У заявах також має сенс одразу зазначити строк, на який установлюється такий режим роботи, наприклад, до 1 вересня 2016 року.

У цьому випадку чекати два місяці не потрібно, оскільки ініціатива виходить від працівників, а не від роботодавця. На підставі заяв працівників роботодавець видає наказ (розпорядження) про встановлення нового режиму роботи і щасливий вирушає на моря ☺.

А якщо хтось із працівників проти зміни режиму? Тоді, на жаль, змінити режим роботи може роботодавець, але тільки через два місяці після попередження про свої наміри. Звісно, що через два місяці прийде вересень і змінювати вже нічого не потрібно буде. Але наш КЗпП щодо цього жодних поблажок не робить. Тому хочеться тільки сподіватися, що у вас таких незговірливих працівників не буде.

Додаткові заходи захисту від спеки

Окрім зміни температурного режиму робочого приміщення, існує низка заходів щодо поліпшення стану працівників у спекотливий період. Так, дбайливі роботодавці можуть надати працівникам:

— для профілактики обезводнення — питну воду та інші напої. Їх температура, що рекомендується + 10-15 °С;

— для відшкодування втрати солей і мікроелементів, що виділяються з організму з потом, — підсолену воду, мінеральну лужну воду, молочнокислі напої (знежирене молоко, молочна сироватка), соки, вітамінізовані напої, киснево-білкові коктейлі (п. 2.12 Саннорм);

— для підтримки імунітету та зниження інтоксикації організму — фрукти та овочі.

Звертаємо увагу! Держпраці рекомендує**** пити воду часто та помалу, щоб підтримувати оптимальний вміст води в організмі, що забезпечує його нормальну життєдіяльність, обмін речовин.

****** http://km.dsp.gov.ua/index.php?newsid=3465

При температурі повітря більше 30 °С і виконанні робіт середньої важкості потрібно випивати не менше 0,5 л води на годину, тобто приблизно одну склянку кожні 20 хвилин

Але якщо видавати офісним працівникам воду і фрукти, то чи не виникне в них оподатковуваний дохід? Поспішаємо заспокоїти: якщо все грамотно оформити, то ні. Пояснимо.

А що з податками?

Податок на прибуток. Ви вже звикли до того, що з 2015 року податковий облік повністю орієнтований на бухгалтерські правила. При цьому малодохідні підприємства (з доходом не більше 20 млн грн. за рік), які не коректують фінрезультат на добровільних засадах, визначають об’єкт обкладення податком на прибуток виключно за даними бухгалтерського обліку. Високодохідники (дохід яких понад 20 млн грн. на рік) і малодохідники-«добровольці» зобов’язані фінансовий результат визначати з урахуванням коригувань на податкові різниці.

Для першої категорії платників податку на прибуток все зрозуміло. У них об’єктом обкладення податком на прибуток буде бухгалтерський фінрезультат. При цьому в бухобліку право на визнання витрат не залежить від зв’язку з господарською діяльністю.

Що стосується другої категорії платників, одразу зазначимо: ПКУ не передбачає жодних коригувань фінансового результату за негосподарськими операціями. Причому незалежно від того, зобов’язаний конкретний платник у принципі рахувати податкові різниці чи ні. У своїх роз’ясненнях контролери також дотримуються такого підходу — див. лист ГУ ДФС у м. Києві від 23.05.2016 р. № 11375/10/26-15-12-05-11, лист ДФСУ від 02.06.2015 р. № 11999/6/99-99-19-01-01-15 («Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 53, с. 5, № 54, с. 12). Зокрема, в останньому з них податківці чітко зазначили, що витрати на придбання бутильованої питної води для працівників відображаються за правилами бухгалтерського обліку. А в бухобліку визнання витрат не залежить від «господарності» операції.

Водночас високодохідникам і іже з ними слід пам’ятати, що витрати на придбання/самостійне виготовлення, ремонти, а також інші поліпшення невиробничих***** основних засобів у податковому обліку амортизації не підлягають ( п.п. 138.3.2 ПКУ).

******* Під невиробничими основними засобами розуміють ОЗ, що не використовуються в господарській діяльності платника податку на прибуток.

Але тут важливо мати на увазі, що створення комфортних умов праці та підтримка оптимальних мікрокліматичних умов на робочому місці — це не просто добра воля роботодавця, а і його прямий обов’язок, пов’язаний з виконанням вимог охорони праці та санітарно-гігієнічних норм. Тому використання кондиціонерів, вентиляторів, сонцезахисних пристроїв на вікнах та інших спеціальних пристроїв, спрямованих на підтримання у приміщенні належного температурного режиму, є одним з необхідних заходів щодо охорони праці.

Отже, такі основні засоби не можуть вважатися невиробничими, адже вони цілком і повністю пов’язані з господарською діяльністю підприємства. Звідси робимо висновок, що у високодохідників витрати на придбання спеціального «літнього» обладнання формують об'єкт основних засобів у податковому обліку.

Податкова амортизація «літніх» ОЗ буде зменшувати об'єкт оподаткування податком на прибуток

Детально про бухгалтерський і податковий облік такого обладнання ви можете дізнатися з «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 44, с. 11, № 47, с. 8.

ПДВ. Для цілей включення ПДВ до складу податкового кредиту (ПК) зв’язок з господарською діяльністю, як і раніше, залишається необхідною умовою. Нагадаємо: з 1 липня 2015 року будь-який вхідний ПДВ збільшує ПК незалежно від напряму подальшого використання таких придбань. Важлива тільки наявність податкової накладної, зареєстрованої в ЄРПН ( пп. 198.6, 201.10 ПКУ). При цьому за товарами, роботами (послугами), що призначені або надалі використовуватимуться не в господарській діяльності, нараховують «компенсуючі» зобов’язання з ПДВ ( п.п. «г» п. 198.5 ПКУ). Так само діють при передачі активів у межах балансу для невиробничого використання або переведенні виробничих необоротних активів до складу невиробничих ( п.п. «в» п. 198.5 ПКУ).

Тобто

для ненарахування «компенсуючих» зобов’язань з ПДВ важливу роль продовжує грати зв’язок таких придбань з господарською діяльністю підприємства

У розумінні ПКУ господарська діяльність — це діяльність, спрямована, перш за все, на отримання доходу ( п.п. 14.1.36 ПКУ).

Така сама позиція простежується в листах контролерів. Наприклад, у листі ДФСУ від 17.03.2016 р. № 5888/6/99-99-19-03-02-15 податківці зазначають, що за загальним правилом «вхідний» ПДВ потрапляє до ПК незалежно від напряму використання товарів (питної води, господарського інвентарю тощо), придбаних для трудових, господарсько-адміністративних і санітарних потреб. А ось не нараховувати «компенсуючі» податкові зобов’язання дозволяють тільки в тому випадку, якщо такі витрати пов’язані з отриманням доходів.

Тому платнику ПДВ слід бути готовим до підтвердження зв’язку таких «літніх» витрат зі своєю господарською діяльністю.

На наш погляд, у більшості випадків такі витрати цілком можуть вписатися у господарську діяльність підприємства. Про це свідчить сприятлива для платників податків судова практика (див. ухвалу ВАСУ від 02.08.2011 р. № К-10432/08, постанову Житомирського окружного адміністративного суду від 19.09.2012 р. у справі № 0670/479/11). Зокрема, визнають «господарність» витрат на придбання питної води (див. ухвалу ВАСУ від 05.02.2014 р. № К/9991/21721/12).

При цьому основний аргумент на користь зв’язку з господарською діяльністю таких придбань як питна вода тощо — це обов’язок роботодавця створити безпечні та здорові умови праці. Цього вимагає ст. 22 Закону України «Про забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя населення» від 24.02.94 р. № 4004-XII (далі — Закон № 4004). Адже саме на роботодавця покладено обов’язок дотримувати права працівників, гарантовані чинним законодавством про охорону праці.

ПДФО, ВЗ і ЄСВ. Якщо вода, соки, фрукти доступні всім працівникам і не ведеться персоніфікований облік спожитих «благ» кожним із них — бухгалтер може спати спокійно. Дохід у працівників у вигляді вартості таких товарів не виникає. А оскільки немає доходу, то і про ПДФО, ВЗ і ЄСВ думати не потрібно.

Але якщо ви видаєте «води-соки-фрукти і різні продукти» кожному офісному працівнику під підпис або галочку в журналі, то краще, після того, як відзвітуєте перед роботодавцем у видачі, спаліть цей журнал або порвіть його ☺. А якщо серйозно, то при персоніфікованій видачі зазначених товарів у працівника виникає оподатковуваний дохід у вигляді заробітної плати (див. п.п. 2.3.4 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5). Тож обирайте, який варіант вам більше до душі.

Чи існує відповідальність?

Порушення санітарних норм посадовими особами тягне за собою накладення на них адмінштрафу в розмірі від 102 до 425 грн. (ст. 42 КУпАП).

Підприємству порушення санітарних норм може вилитися в обмеження чи навіть тимчасову заборону діяльності, виконання окремих операцій (п. «а» ч. 1 ст. 42 Закону № 4004).

Також слід ураховувати, що незабезпечення належного температурного режиму може призвести до того, що працівник:

— відмовиться від дорученої йому роботи у зв’язку з тим, що склалася виробнича ситуація, небезпечна для його життя та здоров’я, зокрема коли температура повітря перевищує передбачені межі (ст. 6 Закону про охорону праці). Про припинення роботи та причини, що його викликали, працівник повідомляє свого безпосереднього керівника або роботодавця. Для встановлення того, чи дійсно склалися такі умови роботи, може бути створена комісія зі включенням до неї представників профспілки. За період такого простою за працівником зберігається середній заробіток;

— розірве трудовий договір на підставі ч. 3 ст. 38 КЗпП у зв’язку з недотриманням роботодавцем законодавства про працю. Адже недотримання Саннорм цілком можна розцінити як незабезпечення роботодавцем належних умов праці ( ст. 21 КЗпП). У цьому випадку роботодавець зобов’язаний буде звільнити працівника у строк, про який він просить у заяві. Крім того, працівнику доведеться виплатити вихідну допомогу в розмірі, передбаченому колективним договором, але не менше тримісячного середнього заробітку ( ст. 44 КЗпП).

Як бачите, роботодавцю є що втрачати. А отже, є всі підстави вимагати від нього певних кроків щодо поліпшення умов праці у «гарячі» дні літа.

висновки

• Мікроклімат офісних приміщень регулюють Саннорми.
• В офісному приміщенні перевищення верхньої температурної межі на робочому місці на 2 °C має компенсуватися додатковим відпочинком тривалістю 48 хвилин (при 8-годинному робочому дні).
• Витрати роботодавця на воду та фрукти для працівників персоніфікувати неможливо. Отже, їх вартість не може розглядатися як об’єкт обкладення ПДФО, ВЗ та ЄСВ.
• У податковому обліку «літні» витрати обліковують за правилами бухгалтерського обліку незалежно від їх зв’язку з господарською діяльністю підприємства. Доводити такий зв’язок важливо підприємствам, які застосовують податкові різниці, тільки при обліку основних засобів.
• Щоб зберегти «вхідний» ПДВ у складі ПК, необхідно підтверджувати зв’язок витрат на «літні» придбання з господарською діяльністю підприємства.