Используем автомобиль физлица

В избранном В избранное
Печать
Вороная Наталья, редактор, Савченко Елена, эксперт по вопросам оплаты труда, Чернышова Наталья, налоговый эксперт
Налоги и бухгалтерский учет Сентябрь, 2018/№ 76
При осуществлении хозяйственной деятельности предприятиям, как правило, не избежать отношений с физическими лицами. Причем это могут быть как самозанятые лица, так и обычные граждане, как резиденты, так и нерезиденты, как работники, так и неработники предприятия. В каждом из этих случаев действуют свои правила организации и оформления деловых отношений, а также особые правила учета. В этом спецвыпуске мы поможем вам с ними разобраться.
В частности, вы узнаете, как купить или арендовать у физлица недвижимость, на каких условиях можно пользоваться автомобилем физлица и как приобрести у него движимое имущество. Также мы расскажем, как правильно оформить и учесть денежный заем физлицу, безвозвратную финпомощь и выплату пассивных доходов. Не обойдем вниманием и налогообложение выплат вознаграждений по гражданско-правовым договорам. Кроме того, рассмотрим особенности работы с ФЛП и физлицами-нерезидентами, а также прочие нюансы, связанные c выплатой доходов физическим лицам.
Спецвыпуск для вас подготовили редактор Наталья Вороная, эксперт по вопросам оплаты труда Елена Савченко, налоговый эксперт Наталья Чернышова.

Если вашему предприятию для целей хозяйственной деятельности понадобился автомобиль, то, конечно же, покупка такого авто — далеко не единственный вариант получить желаемое. Например, транспортное средство можно «позаимствовать» у работника или другого физического лица.

При этом возможны следующие варианты эксплуатации чужого автомобиля:

1) на основании договора аренды;

2) на основании договора ссуды;

3) компенсация работнику расходов в соответствии со ст. 125 КЗоТ.

Давайте рассмотрим, в каких случаях при этом предприятию придется обложить доходы собственника автомобиля налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ), военным сбором (далее — ВС) и единым взносом на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕСВ).

1.1. Аренда автомобиля

Правовой аспект

Форма договора. Аренда автомобиля начинается с заключения договора аренды, причем обязательно в письменной форме.

По договору аренды (найма) арендодатель передает или обязуется передать арендатору имущество в пользование за плату на определенный срок (ч. 1 ст. 759 ГКУ).

Необходимо ли нотариальное удостоверение такого договора? Если, как в нашем случае, одной из сторон договора аренды выступает физическое лицо, то ч. 2 ст. 799 ГКУ требует, чтобы такой договор обязательно был заверен нотариально.

А если это требование не выполнить, то договор является ничтожным (ст. 220 ГКУ)

Причем согласно ч. 1 ст. 236 ГКУ ничтожная сделка является недействительной с момента ее совершения (для признания ее таковой решение суда не нужно).

Другое дело, что суд все-таки может признать такой договор действительным. Так может случиться, если стороны договорились обо всех существенных условиях договора, что подтверждается письменными доказательствами, и при этом произошло полное или частичное исполнение договора (ч. 2 ст. 220 ГКУ).

Иначе обстоит дело, когда арендодатель зарегистрирован в качестве физического лица — предпринимателя (далее — ФЛП) и предоставляет транспортное средство в аренду в рамках своей предпринимательской деятельности. В этом случае нотариальное удостоверение не является обязательным. Такую позицию поддерживает и ВХСУ (см., например, постановления от 14.11.2012 г. по делу № 5009/1792/12, от 26.04.2012 г. по делу № 5015/225/11, от 29.05.2013 г. № 12).

Важно! Если договор аренды автомобиля предприятие заключает с его директором, то сам директор не может подписывать договор от обеих его сторон (со стороны арендатора и со стороны арендодателя) (ч. 3 ст. 238 ГКУ). В такой ситуации от лица директора должно выступать другое лицо, уполномоченное им на подпись подобных договоров (например, его заместитель). Иначе договор может быть признан недействительным.

Условия договора. Что нам важно зафиксировать в договоре аренды? В нем должны быть указаны: объект аренды, срок аренды, размер арендных платежей, регулярность их выплаты и т. д.

Имейте в виду: если в договоре сроки выплаты арендной платы не определены, ее выплачивают ежемесячно (ч. 5 ст. 762 ГКУ).

Если в договоре не установлен срок аренды, такой договор считается заключенным на неопределенный срок (ч. 2 ст. 763 ГКУ).

Еще один важный аспект, который следует зафиксировать в договоре — кто несет расходы по ремонту автомобиля.

Согласно ст. 776 ГКУ в общем случае (если договором или законом не установлено иное):

текущий ремонт осуществляется арендатором и за его счет;

— обязанность по проведению капитального ремонта возлагается на арендодателя.

При этом чтобы избежать спорных ситуаций, целесообразно предусмотреть в договоре аренды сроки, в которые следует проводить капитальный ремонт. Если такие сроки не оговорены, капремонт должен быть проведен в разумный срок (ч. 2 ст. 776 ГКУ).

В случае когда арендодатель не выполняет своей обязанности по капремонту автомобиля, арендатор может (ч. 3 ст. 776 ГКУ):

1) самостоятельно провести капитальный ремонт и взыскать с арендодателя его стоимость либо зачесть стоимость ремонта в счет арендной платы;

2) потребовать досрочного расторжения договора и возмещения убытков.

В то же время вопрос о том, на какую из сторон возложена обязанность по проведению капитального ремонта, может решаться договором иначе и, например, возлагать соответствующую обязанность на арендатора либо оговаривать совместное его проведение арендодателем и арендатором.

От ремонта следует отличать улучшение имущества (ст. 778 ГКУ), т. е. определенные изменения в предмете найма, которые повышают возможности по его использованию, но при этом не были необходимыми. Такое усовершенствование повышает качество и цену объекта аренды.

На решение вопроса о том, на кого относить затраты, связанные с улучшениями, влияют два условия:

1) могут ли улучшения быть отделены от объекта без его повреждения;

2) дал ли арендодатель согласие на проведение улучшений.

Отделимое улучшение объекта аренды арендатор имеет право изъять и оставить у себя (ч. 2 ст. 778 ГКУ)

В этом случае вопрос о возмещении стоимости такого улучшения вообще не возникает.

Другое дело — неотделимое улучшение. Тут надо смотреть, выполнено оно с согласия арендодателя или без него. Согласно положениям ч. 1 ст. 778 ГКУ улучшение арендованного имущества должно осуществляться только с согласия арендодателя. Но на практике арендаторы не всегда выполняют это требование.

Если согласие получено, арендатор имеет право требовать от арендодателя возмещения стоимости неотделимых улучшений или зачета их стоимости в счет арендных платежей (ч. 3 ст. 778 ГКУ).

Если же арендатор действовал без согласия арендодателя, все затраты ему придется нести самому. Требовать их возмещения от арендодателя оснований нет, поскольку вносить какие-либо изменения в арендованное имущество по своему усмотрению арендатор не имел права (ч. 5 ст. 778 ГКУ).

Больше о юридических нюансах договора аренды, а также об отражении арендных операций в бухгалтерском и налоговом учете предприятия вы можете узнать из спецвыпуска «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 94. Здесь же мы подробно будем говорить о налогообложении доходов физлиц.

Налогообложение дохода физлица-арендодателя

НДФЛ. Доход в виде арендной платы от сдачи в аренду автомобиля является налогооблагаемым доходом физлица (п.п. 164.2.5 НКУ). При этом начислить и уплатить сумму налога в бюджет должен налоговый агент такого физлица — предприятие-арендатор. Ставка налога составляет 18 % от суммы дохода, полученного в виде арендной платы. Объект налогообложения определяют исходя из размера арендной платы, указанного в договоре.

В Налоговом расчете по форме № 1ДФ доход в виде арендной платы отражают с признаком дохода «127». С разъяснением фискалов такого содержания вы можете ознакомиться в подкатегории 103.25 БЗ.

Теперь о расходах на содержание автомобиля. По общему правилу осуществлять расходы, связанные с его использованием, должен арендатор (ст. 801 ГКУ). Следовательно, стоимость расходов по содержанию объекта аренды, которые оплатил арендатор, не являются доходом физлица-арендодателя.

Но имейте в виду: если такие расходы по каким-либо причинам осуществляет арендодатель с последующей их компенсацией арендатором, у физлица-арендодателя возникает налогооблагаемый доход в виде дополнительного блага (п.п. «г» п.п. 164.2.17 НКУ). Его придется обложить НДФЛ по стандартной ставке — 18 %. В Налоговом расчете по форме № 1ДФ этот доход предприятие-арендатор покажет с признаком «126».

Далее поговорим о расходах на ремонт. Здесь важен вид ремонта: текущий или капитальный.

Начнем с текущего ремонта. Текущий ремонт не приводит к улучшению автомобиля или увеличению срока его службы, а лишь обеспечивает либо восстанавливает его работоспособность. В результате арендодатель — физическое лицо никакого экономического эффекта (т. е. дохода) не получает. А раз нет дохода, нет и объекта обложения НДФЛ. Те же выводы справедливы и в отношении техобслуживания автомобиля.

Теперь о капитальном ремонте. Как мы упоминали выше, обязанность по его проведению возложена на арендодателя (если иное не установлено договором или законом). Если арендодатель не выполнил свою обязанность по капремонту и не компенсировал арендатору (не зачел в счет арендной платы) его стоимости, то можно утверждать, что арендатор бесплатно предоставил арендодателю услугу по капитальному ремонту автомобиля.

То есть у арендодателя возникнет доход, который следует классифицировать как дополнительное благо (п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ)

Аналогичная ситуация с улучшениями. Если арендодатель — физическое лицо компенсирует арендатору стоимость осуществленных им улучшений, говорить о налогооблагаемом доходе не приходится. В такой ситуации происходит обычная продажа арендатором объекта улучшений.

Компенсация расходов на улучшение арендатору не осуществляется? Значит, арендатор бесплатно предоставил арендодателю услугу по улучшению автомобиля. То есть имеет место доход арендодателя в виде допблага (п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ).

Обратите внимание: по нашему мнению, и при капремонте, и при улучшении автомобиля доход арендодателя возникает не в месяце завершения капитального ремонта (осуществления улучшений), а в момент передачи (возврата) автомобиля арендодателю. Дело в том, что воспользоваться результатом таких работ арендодатель сможет только после получения автомобиля обратно. Более того, к окончанию срока действия договора аренды улучшения могут порядком поизноситься, а то и вовсе утратить свою актуальность. Наконец, арендодатель может передумать и компенсировать расходы арендатора. Тогда и оснований для начисления дохода нет.

Определяя базу обложения НДФЛ, следует учитывать, что на момент возврата арендованного автомобиля его собственнику замененный при проведении капитального ремонта агрегат и/или дополнительные усовершенствования транспортного средства в определенной степени будут изношены. Поэтому, на наш взгляд, сумма дохода арендодателя должна определяться как стоимость выполненных работ, уменьшенная на сумму физического износа замененных (установленных) агрегатов. Для определения обычной цены (справедливой стоимости) возвращаемых улучшений арендатор создает специальную комиссию.

Учтите: доход арендодатель получает в неденежной форме. Поэтому в базу налогообложения такой доход должен попасть увеличенным на «натуральный» коэффициент, предусмотренный п. 164.5 НКУ:

К = 100 : (100 - Сн),

где К — «натуральный» коэффициент;

Сн — ставка налога, установленная для таких доходов на момент начисления.

При ставке НДФЛ 18 % «натуральный» коэффициент составляет 1,219512.

То есть в общем случае доход физического лица будет равен расходам на капремонт (улучшение) за вычетом суммы физического износа замененных (установленных) агрегатов, умноженным на «натуральный» коэффициент.

НДФЛ с суммы дохода арендодателя предприятие — налоговый агент уплачивает в бюджет в течение 3 банковских дней со дня, следующего за днем выплаты (начисления) такого дохода (п.п. 168.1.4 НКУ).

Сумма начисленного и выплаченного арендодателю дохода (с учетом «натурального» коэффициента) должна быть отражена в разделе І Налогового расчета по форме № 1ДФ с признаком «126» (см. письмо ГФСУ от 04.04.2016 г. № 7309/6/99-95-42-02-16).

И еще один важный момент. Бывает, что арендатор проводит улучшения, которые могут быть отделены от арендуемого автомобиля без его повреждения. В случае, когда до возврата транспортного средства арендодателю такие улучшения были изъяты (например, сняли установленный ранее GPS-навигатор), никакого дохода у физлица-арендодателя, конечно же, не возникнет. А значит, не будет и НДФЛ.

ВС. Если возникает налогооблагаемый доход, появляется и объект обложения ВС по ставке 1,5 % (п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). Налоговым агентом плательщика налога, как и в случае с НДФЛ, выступает предприятие-арендатор.

При этом обратите внимание: в случае неденежной выплаты (в частности, в виде бесплатно полученных работ по капремонту или улучшению арендованного автомобиля) ВС рассчитываем от «чистой» стоимости такой выплаты, без каких-либо «натуральных» коэффициентов. Именно на таком подходе настаивают налоговики (см., в частности, письмо ГФСУ от 08.06.2016 г. № 12626/6/99-99-13-02-03-15).

ЕСВ. Напомним, что в базу обложения ЕСВ входят такие выплаты физлицу (не субъекту предпринимательской деятельности): заработная плата, больничные, декретные, а также вознаграждение за выполнение работ (предоставление услуг) по гражданско-правовым договорам (ч. 1 ст. 7 Закона № 2464). Отношения, возникающие при заключении договора аренды, в соответствии с ГКУ не имеют признаков правоотношений, регулирующих выполнение работ или предоставление услуг. С этим соглашаются и фискалы, о чем свидетельствует их разъяснение, размещенное в подкатегории 301.03 БЗ. Поэтому

доход физлица в виде арендной платы ЕСВ не облагается

Выше мы с вами выяснили, что в случае проведения арендатором текущего ремонта арендуемого автомобиля доход у арендодателя не возникает. А если нет дохода, то и ЕСВ взимать не с чего.

При капитальном ремонте транспортного средства за счет арендатора или проведении им улучшений доход у физлица-арендодателя возникнуть может. Однако в базу взимания ЕСВ он все равно не попадет. Ведь такой доход у физлица возник не в рамках трудовых отношений и не в связи с выполнением этим лицом работ (услуг).

Пример 1.1. Предприятие заключило с физлицом (неработником предприятия) договор аренды автомобиля сроком на 2 года. Стоимость транспортного средства, указанная в договоре, — 600000,00 грн. Автомобиль используется для сбыта продукции. В текущем месяце были понесены следующие расходы, связанные с использованием автомобиля:

— арендная плата — 1800,00 грн.;

— расходы на бензин — 3000,00 грн. (в том числе НДС — 500,00 грн.).

Как операции, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, отразить в учете, см. в табл. 1.1.

Таблица 1.1. Учет аренды автомобиля у физлица (неработника предприятия)

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма, грн.

Дт

Кт

1

Получен автомобиль согласно договору аренды (составлен акт приемки-передачи)

01

600000,00

2

Начислена арендная плата за месяц

93

685

1800,00

3

Начислен НДФЛ (1800,00 грн. х 18 % : 100 %)

685

641/НДФЛ

324,00

4

Начислен ВС (1800,00 грн. х 1,5 % : 100 %)

685

642/ВС

27,00

5

Уплачен НДФЛ в бюджет

641/НДФЛ

311

324,00

6

Уплачен ВС в бюджет

642/ВС

311

27,00

7

Перечислена арендная плата на банковский счет физлица (1800,00 грн. - 324,00 грн. - 27,00 грн.)

685

311

1449,00

8

Оплачены расходы на ГСМ (бензин)

371

311

3000,00

9

Отражен налоговый кредит по НДС (при наличии зарегистрированной в ЕРНН налоговой накладной)

644/1

644

500,00

641/НДС

644/1

500,00

10

Получен бензин от поставщика

203

631

2500,00

11

Списан налоговый кредит по НДС

644

631

500,00

12

Произведен зачет задолженностей

631

371

3000,00

13

Списан бензин на расходы на основании подтверждающих документов

93

203

2500,00

14

Возвращен автомобиль арендодателю по окончании срока аренды

01

600000,00

1.2. Ссуда автомобиля

Юридические нюансы

Правовые аспекты договора ссуды закреплены в гл. 60 ГКУ. Причем к этому договору также применяются положения гл. 58 ГКУ о найме (аренде) (ч. 3 ст. 827 ГКУ). То есть ссуда и аренда — похожие правовые конструкции, но есть между ними и отличия.

В чем же суть ссуды? Согласно ч. 1 ст. 827 ГКУ по договору ссуды одна сторона (ссудодатель) бесплатно передает или обязуется передать второй стороне (пользователю) вещь для пользования в течение установленного срока. При этом пользование вещью считается бесплатным, если стороны прямо договорились об этом или если это следует из сути отношений между ними (ч. 2 ст. 827 ГКУ).

Поэтому если вы заключаете договор ссуды, то прямо укажите в нем о безвозмездности пользования вещью. Иначе такие отношения могут быть признаны арендными.

Договор ссуды составляют исключительно в письменной форме (ч. 2 ст. 828 ГКУ).

Кроме того, в общем случае договор ссуды транспортного средства, в котором хотя бы одна из сторон является физическим лицом, должен быть нотариально заверен. Исключение составляет ссуда наземных самоходных транспортных средств, к которым как раз и относится автомобиль. А значит, заверять нотариально договор ссуды автомобиля, если ссудодателем является физлицо, не нужно (см., например, определение Винницкого апелляционного админсуда от 07.04.2015 г. по делу № 822/59/15).

Как и в случае с арендой, нельзя допускать, чтобы договор ссуды от обеих сторон (как ссудодатель и как пользователь) подписывал один и тот же человек

Таким образом, если автомобиль в бесплатное пользование передает директор предприятия, то он должен делегировать право подписи от имени предприятия другому работнику.

Помимо бесплатности, отличительной чертой договора ссуды по сравнению с договором аренды является то, что ссудодатель может требовать его расторжения и возврата автомобиля в собственное пользование в любое время до истечения срока действия договора, если (ч. 2 ст. 834 ГКУ):

1) в связи с непредвиденными обстоятельствами вещь стала нужной ему самому;

2) пользование вещью не соответствует ее назначению и условиям договора;

3) вещь самовольно передана в пользование другому лицу;

4) в результате небрежного обращения с вещью она может быть уничтожена или повреждена.

Подробнее с правовыми аспектами договора ссуды, а также с отражением таких операций в бухгалтерском и налоговом учете предприятия-пользователя вы можете ознакомиться в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 24.

Налогообложение физлица-ссудодателя

НДФЛ, ВС и ЕСВ. Сам по себе договор ссуды не предполагает каких-либо доходов у физлица-ссудодателя. Ведь пользование автомобилем по этому договору является безвозмездным.

Что касается расходов на содержание, ремонты и улучшения предмета ссуды, то здесь ситуация такая же, как и в случае с арендой автомобиля (см. с. 6).

Как операции, связанные с эксплуатацией автомобиля, полученного по договору ссуды, отразить в учете, проиллюстрируем на примере.

Пример 1.2. Предприятие для целей сбыта продукции взяло автомобиль в ссуду у физлица (неработника предприятия). Стоимость транспортного средства по договору ссуды составляет 800000,00 грн. В текущем месяце были понесены следующие расходы, связанные с использованием автомобяля:

— расходы на техобслуживание — 4200 грн. (в том числе НДС — 700 грн.);

— расходы на текущий ремонт, направленный на поддержание автомобиля в рабочем состоянии. Часть работ пользователь провел самостоятельно, часть — подрядным способом. Общие затраты на ремонт составили 12000 грн., из них стоимость услуг СТО — 8400 грн. (в том числе НДС — 1400 грн.).

Как эти операции отразятся на учете предприятия-пользователя, см. в табл. 1.2.

Таблица 1.2. Учет ссуды автомобиля у физлица

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма, грн.

Дт

Кт

1

Получен автомобиль по договору ссуды (составлен акт приемки-передачи)

012*

800000,00

* Для отражения активов, полученных по договору ссуды, предприятие может открыть отдельный субсчет к забалансовому счету 01.

2

Отражен доход от бесплатного получения услуги ссуды на уровне средней арендной платы, выплачиваемой при оперативной аренде подобного автомобиля

93

719

4400,00 (условно)

3

Оплачена стоимость техобслуживания

371

311

4200,00

4

Отражен налоговый кредит по НДС (при наличии зарегистрированной в ЕРНН налоговой накладной)

644/1

644

700,00

641/НДС

644/1

700,00

5

Получены услуги по техобслуживанию

93

631/1

3500,00

6

Списана отраженная ранее сумма налогового кредита по НДС

644

631/1

700,00

7

Отражен зачет задолженностей

631/1

371

4200,00

8

Выполнены работы по текущему ремонту полученного в ссуду автомобиля хозяйственным способом

93

20, 22, 651, 661

3600,00

9

Подписан с СТО акт выполненных работ по текущему ремонту

93

631/2

7000,00

10

Отражена сумма налогового кредита по НДС (при наличии налоговой накладной, зарегистрированной в ЕРНН)

644/1

631/2

1400,00

641/НДС

644/1

1400,00

11

Оплачена стоимость ремонтных работ, выполненных СТО

631/2

311

8400,00

12

Сформирован финансовый результат

791

93

18500,00

719

791

4400,00

13

Возвращен автомобиль ссудодателю

012

800000,00

1.3. «Трудовой» вариант использования автомобиля

Помимо аренды и ссуды, есть еще один способ использования чужого автомобиля. Он заключается в компенсации физлицу расходов, связанных с эксплуатацией транспортного средства для нужд предприятия. Но возможен такой вариант только при использовании автомобиля работника этого предприятия. Применять его целесообразно в ситуации, когда автомобиль используется в деятельности работодателя лишь в пределах рабочего времени (или нерегулярно). В остальное (нерабочее) время работник может использовать его по своему усмотрению (в отличие от договоров аренды и ссуды, на время действия которых автомобиль передается во владение/пользование предприятия).

В случае выбора таких взаимоотношений на плечи предприятия не ложатся обязанности по поддержанию автомобиля в надлежащем техническом состоянии, как это происходит при аренде и ссуде. Любые расходы на поддержание автомобиля «в форме» предприятие может компенсировать работнику исключительно по своему усмотрению. Но у такого варианта есть и минусы. Так, использовать личный автомобиль работника в любое удобное для себя время без получения на это его согласия, заключать от имени предприятия договоры перевозки и другие договоры в соответствии с назначением транспортного средства нельзя.

Оформление. В отличие от ссуды и аренды, порядок компенсации предприятием расходов работнику за пользование его личным автомобилем ГКУ не урегулирован. Но вместе с тем в ч. 1 ст. 8 ГКУ определено следующее: «если гражданские отношения не урегулированы этим Кодексом, другими актами гражданского законодательства или договором, они регулируются теми правовыми нормами этого Кодекса, других актов гражданского законодательства, которые регулируют подобные по содержанию гражданские отношения (аналогия закона)».

Поэтому считаем справедливым опираться в данном случае на ст. 125 КЗоТ. В ней говорится о праве работников, использующих свои инструменты для нужд предприятия, учреждения, организации, получить компенсацию за их износ (амортизацию). Причем понятие «инструмент» здесь стоит рассматривать в его широком значении, т. е. как средство труда, к которому также можно отнести и автомобиль.

Заметим, что выплачивать компенсацию работнику при использовании его автомобиля для нужд предприятия без оформления договора аренды разрешают и фискальные органы (см. консультацию в подкатегории 103.02 БЗ). Что касается судебной практики по этому вопросу, то она разная. Встречаются как положительные, так и отрицательные решения судов.

Размер и порядок выплаты этой компенсации, если они не установлены в коллективном договоре, определяются собственником по согласованию с работником.

Заметьте: ст. 125 КЗоТ указывает только на право работника получить компенсацию за использование своего инструмента для нужд предприятия и не дает описания документального оформления таких отношений между предприятием и работником. Но без определенных «бумажных» хлопот, конечно, не обойтись.

Компенсация по ст. 125 КЗоТ не требует обращения к нотариусу, в отличие от аренды автомобиля у физлица. Для оформления отношений в этом случае достаточно заявления работника с просьбой разрешить ему использовать личный автотранспорт при выполнении трудовых обязанностей и издания соответствующего приказа руководителя.

Учтите: положение о возможности такого использования с выплатой соответствующей компенсации желательно включить в коллективный договор

Если в коллективном договоре это не прописано, можно заключить с работником отдельный договор об использовании автомобиля для нужд предприятия.

На основании заявления работника руководителю предприятия необходимо издать приказ (распоряжение) о выплате компенсации работнику за использование для нужд предприятия его личного автомобиля. В нем, среди прочего, следует указать цель и период использования автомобиля, размер и порядок выплаты компенсации. При этом варианте использования лучше, чтобы за рулем такого транспортного средства был сам работник. Дело в том, что по ст. 125 КЗоТ компенсация выплачивается работнику, который использует свой инструмент для нужд предприятия.

Обязательной компенсации согласно ст. 125 КЗоТ подлежит только износ автомобиля.

У предприятия-работодателя, использующего автомобиль работника по «трудовому» варианту, нет правовых оснований для его ремонта и техобслуживания. Если же такие расходы предприятие осуществляет, желательно, чтобы работник компенсировал их стоимость. В противном случае придется признать бесплатное предоставление сотруднику работ/услуг с соответствующим налогообложением.

То же касается и стоимости ГСМ. Если расходы на топливо будут компенсироваться работнику, возникает объект обложения НДФЛ. Как выйти из этой ситуации?

Предлагаем вам такой вариант — заправляйте автомобиль топливом, купленным предприятием. Закупка ГСМ может быть как за наличный (через подотчет, в том числе закупка водителем), так и за безналичный расчет. Топливо вы будете приходовать на баланс и списывать на основании подтверждающих документов (например, путевых листов). В рассмотренной ситуации работник формально не осуществляет расходы, поэтому и компенсировать ему нечего (нет НДФЛ).

НДФЛ. Давайте посмотрим, в каких случаях этот налог уплатить придется. В соответствии с п.п. «г» п.п. 164.2.17 НКУ компенсационные выплаты работнику будут не чем иным, как его дополнительным благом, которое подлежит обложению НДФЛ. Об этом говорится и в разъяснении из подкатегории 103.02 БЗ. Также дополнительным благом будет стоимость проведенных за счет средств предприятия и не оплаченных таким работником ремонтов и техобслуживания автомобиля.

Что касается ГСМ, то если вы будете использовать приведенный выше вариант «прогонки» топлива через предприятие, доход у работника не возникнет. Если вы решите возмещать стоимость ГСМ, использованных во время работы на собственном автомобиле, напрямую работнику, то у него возникнет доход в виде дополнительного блага (см. разъяснение в подкатегории 103.02 БЗ).

Признак дохода для отражения его в Налоговом расчете по форме № 1ДФ — «126».

ВС. Раз доход облагается НДФЛ, то и ВС с него тоже удерживается. Ведь объект налогообложения у них один.

ЕСВ. Суммы компенсации за использование автомобиля в хоздеятельности предприятия не включаются в фонд оплаты труда (п. 3.22 Инструкции № 5). Поэтому ЕСВ с них взимать не нужно. Этот же вывод прямо следует из п. 11 разд. I Перечня № 1170.

А вот стоимость ремонтов и техобслуживания, выполненных за счет предприятия, фискалы, вероятнее всего, отнесут к объекту обложения ЕСВ. Аналогичная ситуация с компенсацией работнику стоимости ГСМ напрямую (без оприходования топлива на балансе предприятия). Такие суммы вполне вписываются в прочие выплаты, имеющие индивидуальный характер (п.п. 2.3.4 Инструкции № 5). Напомним: они в составе прочих поощрительных и компенсационных выплат входят в фонд оплаты труда и, соответственно, попадают в базу обложения ЕСВ.

Пример 1.3. Административный работник периодически использует личный автомобиль в хозяйственных целях предприятия (поездки на деловые встречи). Возможность использования автомобиля для хозяйственных нужд предприятия прописана в коллективном договоре. Сумма компенсации составляет 180,00 грн./дн. В текущем месяце автомобиль использовался в хозяйственных целях предприятия в течение 11 дней. Руководитель предприятия подписал приказ о компенсации износа автомобиля.

Работник подал в бухгалтерию авансовый отчет о закупке бензина для нужд предприятия на сумму 1200,00 грн. (в том числе НДС — 200,00 грн.). Кроме того, на основании заявления работника и предоставленных им подтверждающих документов предприятие компенсирует работнику расходы на парковку автомобиля за время выполнения служебных обязанностей на общую сумму 240,00 грн.

Как отразить в учете компенсацию расходов работника на использование его личного автомобиля в хозяйственных целях предприятия, см. в табл. 1.3.

Таблица 1.3. Учет компенсации за использование автомобиля работника в деятельности предприятия

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма, грн.

Дт

Кт

1

Отражены расходы, которые будут компенсированы работнику в связи с использованием его автомобиля

(180,00 грн./дн. х 11 дн. + 240,00 грн.)

92

663

2220,00

2

Удержан НДФЛ (2220,00 грн. х 18 % : 100 %)

663

641/НДФЛ

399,60

3

Удержан ВС (2220,00 грн. х 1,5 % : 100 %)

663

642/ВС

33,30

4

Уплачен НДФЛ в бюджет

641/НДФЛ

311

399,60

5

Уплачен ВС в бюджет

642/ВС

311

33,30

6

Выплачена компенсация (2220,00 грн. - 399,60 грн. - 33,30 грн.)

663

301

1787,10

7

Выданы работнику подотчетные средства на закупку бензина для нужд предприятия

372

301

1200,00

8

Оприходован бензин на основании подтверждающих документов (работник составил Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет*)

203

372

1000,00

9

Отражен налоговый кредит по НДС

641/НДС

372

200,00

10

Списан бензин на основании подтверждающих документов

92

203

1000,00

* Поскольку бензин был приобретен за счет подотчетных средств и оприходован на баланс предприятия, налогооблагаемого дохода у работника не возникает.

выводы

  • Договор аренды автомобиля, по которому арендодателем является физлицо, нужно заверять нотариально, а договор ссуды нотариального удостоверения не требует.
  • Стоимость улучшений полученного в аренду или ссуду автомобиля, не возмещенная арендодателем (ссудодателем) — физлицом, попадет в его налогооблагаемый доход.
  • Обязательной компенсации согласно ст. 125 КЗоТ подлежит только износ автомобиля. При этом сумма такой компенсации включается в налогооблагаемый доход физлица.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить