2.1. Рассчитываем и выплачиваем отпускные
Основной нормативный путеводитель по расчету отпускных у бухгалтера — это Порядок № 100. К нему и обратимся. В п. 7 этого документа находим правила расчета отпускных и компенсации* за неиспользованные дни отпуска.
* Подробно о компенсации за неиспользованный отпуск см. в разделе 4 на с. 83.
Так, для расчета отпускных в первую очередь необходимо определить среднюю заработную плату. Как это сделать? Для этого нужно суммарный заработок за последние перед началом отпуска 12 месяцев или за меньший фактически отработанный период разделить на соответствующее количество календарных дней года или меньшего отработанного периода (за исключением праздничных и нерабочих дней).
Полученный показатель умножаете на количество календарных дней отпуска — и сумма отпускных определена!
Приведем расчет отпускных в виде формулы:
О = Д x ЗП : (К - П - В),
где О — сумма отпускных;
Д — количество календарных дней отпуска;
ЗП — сумма заработной платы, начисленной в расчетном периоде;
К — общее количество календарных дней в расчетном периоде (за 12 месяцев — это 365 (в високосном году — 366) календарных дней);
П — количество праздничных и нерабочих дней, предусмотренных ст. 73 КЗоТ, приходящихся на расчетный период (см. с. 7);
В — время, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично в расчетном периоде (см. с. 47).
Таким образом, для расчета суммы отпускных необходимо определить:
— расчетный период и количество календарных дней в нем;
— выплаты, начисленные в расчетном периоде и участвующие в расчете средней зар- платы.
Подробно об определении этих показателей поговорим далее.
Расчетный период
В общем случае среднюю заработную плату для оплаты времени отпусков исчисляют исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска (п. 2 Порядка № 100). Однако есть и частные случаи. Ознакомиться с ними вы можете в табл. 2.1.
Таблица 2.1. Определение расчетного периода: распространенные ситуации
| Условие | Как определить расчетный период | Пример |
| Работник отработал на предприятии один год и более (общий случай) | 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска (абзац первый п. 2 Порядка № 100) | Работник предприятия принят на работу 13.11.2017 г. С 08.04.2019 г. ему предоставлен ежегодный отпуск. Расчетным периодом является апрель 2018 года — март 2019 года |
| Работник проработал на предприятии менее года | Фактическое время работы (с 1-го числа месяца после оформления на работу до 1-го числа месяца, в котором предоставляется отпуск). То есть в расчет принимаются только полностью отработанные месяцы (абзац второй п. 2 Порядка № 100) | Работник принят на работу 25.06.2018 г. С 01.04.2019 г. ему предоставлен ежегодный отпуск. Работник проработал на предприятии менее 12 календарных месяцев, поэтому среднюю заработную плату исчисляем за фактическое время работы (с 1-го до 1-го числа), предшествующее месяцу предоставления отпуска. В нашем случае расчетным периодом будет июль 2018 года — март 2019 года |
| Работник принят на работу с первого рабочего дня месяца, который не является первым календарным днем | Такой месяц учитывают при определении количества дней в расчетном периоде | Работник принят на работу 03.09.2018 г. и уходит в ежегодный отпуск с 15.04.2019 г. На предприятии 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями — суббота и воскресенье. Расчетным периодом, за который определяется средняя зарплата, в этом случае будет сентябрь 2018 года — март 2019 года, поскольку 3-е число — первый рабочий день сентября 2018 года (1 и 2 сентября — выходные дни)* |
| * См. письмо Минсоцполитики от 06.10.2014 г. № 493/18/99-14. | ||
| Работник не по своей вине не имел заработка в расчетном периоде | 12 календарных месяцев. При этом среднюю зарплату исчисляют исходя из установленной в трудовом договоре тарифной ставки или должностного (месячного) оклада | Работница предприятия 10.04.2019 г. вышла из отпуска для ухода за ребенком до 3 лет. С 22.04.2019 г. ей предоставлен ежегодный отпуск за 2015 — 2016 годы. Количество календарных дней, участвующих в расчете, определяем в расчетном периоде, равном 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу, в котором работница идет в ежегодный отпуск (см. подраздел 2.4 на с. 56) |
| Работник со сдельной оплатой труда, если отсутствуют оперативные данные для расчета заработка за последний месяц расчетного периода | Последний месяц расчетного периода заменяют месяцем, который непосредственно предшествует расчетному периоду (абзац девятый п. 2 Порядка № 100)* | Работник, принятый на работу в 2015 году, уходит в ежегодный отпуск с 01.04.2019 г. В этом случае расчетным периодом должен быть апрель 2018 года — март 2019 года. Однако на момент расчета и выплаты отпускных отсутствуют оперативные данные о заработной плате работника за март 2019 года. В этом случае в расчет берут выплаты за март 2018 года — февраль 2019 года |
| * Имейте в виду: приведенный порядок расчета не может применяться для повременщиков. Если определение среднего заработка осуществляется до закрытия ведомости о начислении заработной платы за последний месяц расчетного периода, Минсоцполитики (см. письмо от 06.02.2017 г. № 272/0/101-17/282) предлагает осуществлять расчет из имеющихся данных. А уже после проведения всех начислений за последний месяц при необходимости осуществлять перерасчет отпускных с учетом доначисленных сумм. То есть расчетный период в такой ситуации не меняется. | ||
| Работнику предоставляются неиспользованные дни ежегодного отпуска за несколько лет | 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска. При этом важно, в каком именно календарном месяце согласно приказу работнику предоставляется отпуск* | Работник уходит в отпуск с 22.04.2019 г. Продолжительность отпуска составляет 30 календарных дней (24 календарных дня за текущий рабочий год и 6 — за прошлый). Расчетным периодом для исчисления суммы отпускных является апрель 2018 года — март 2019 года. Если же отпуска предоставляют отдельно, то расчетный период придется определять каждый раз заново |
| Работнику последовательно предоставляются ежегодные основной и дополнительный отпуска | Согласно приказу работнику был предоставлен ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня с 18.03.2019 г. и дополнительный ежегодный отпуск за ненормированный рабочий день продолжительностью 7 календарных дней с 11.04.2019 г. При исчислении средней заработной платы для оплаты ежегодного основного отпуска расчетным периодом будет март 2018 года — февраль 2019 года, а для оплаты времени дополнительного отпуска — апрель 2018 года — март 2019 года | |
| * О том, что расчетный период в таком случае не зависит от месяца издания приказа и количества таких приказов, разъяснялось в письмах Минсоцполитики от 26.10.2016 г. № 1475/13/84-16 и от 01.12.2016 г. № 1623/13/84-16. | ||
Обратите внимание: не все календарные дни расчетного периода участвуют в расчете среднего заработка для оплаты дней ежегодного отпуска.
Прежде всего
при определении продолжительности расчетного периода исключают праздничные и нерабочие дни, установленные ст. 73 КЗоТ*
* С ними вы можете ознакомиться на с. 7.
Покажем это на примере.
Пример 2.1. Работник принят на работу 08.10.2018 г.
С 01.04.2019 г. ему предоставляют ежегодный отпуск на 7 календарных дней.
Расчетным периодом в этом случае является ноябрь 2018 года — март 2019 года.
На этот период приходится 4 праздничных дня: Новый год (1 января 2019 года), Рождество Христово (25 декабря 2018 года и 7 января 2019 года) и Международный женский день (8 марта 2019 года). Эти дни необходимо исключить при расчете средней зарплаты для определения суммы отпускных.
Таким образом, количество дней расчетного периода, участвующих в исчислении средней заработной платы, составляет:
30 + 31 + 31 + 28 + 31 - 4 = 147 (к. дн.).
Чтобы при расчете отпускных долго не думать, сколько же праздничных и нерабочих дней нужно исключить из расчетного периода**, воспользуйтесь табл. 2.2.
** По состоянию на день подготовки спецвыпуска к печати.
Таблица 2.2. Дни, принимаемые в расчет отпускных
| Месяц | Количество календарных дней | Количество праздничных и нерабочих дней (число месяца, на которое приходится праздник) | Календарные дни, принимаемые в расчет |
| 2018 год | |||
| Март | 31 | 1 (8) | 30 |
| Апрель | 30 | 1 (8) | 29 |
| Май | 31 | 3 (1, 9, 27) | 28 |
| Июнь | 30 | 1 (28) | 29 |
| Июль | 31 | — | 31 |
| Август | 31 | 1 (24) | 30 |
| Сентябрь | 30 | — | 30 |
| Октябрь | 31 | 1 (14) | 30 |
| Ноябрь | 30 | — | 30 |
| Декабрь | 31 | 1 (25) | 30 |
| 2019 год | |||
| Январь | 31 | 2 (1, 7) | 29 |
| Февраль | 28 | — | 28 |
| Март | 31 | 1 (8) | 30 |
| Апрель | 30 | 1 (28) | 29 |
| Май | 31 | 2 (1, 9) | 29 |
| Июнь | 30 | 2 (16, 28) | 28 |
| Июль | 31 | — | 31 |
| Август | 31 | 1 (24) | 30 |
| Сентябрь | 30 | — | 30 |
| Октябрь | 31 | 1 (14) | 30 |
| Ноябрь | 30 | — | 30 |
| Декабрь | 31 | 1 (25) | 30 |
Обратите внимание: в связи с тем, что Троица в 2018 и 2019 годах приходится на разные месяцы (в 2018 году — 27 мая, в 2019 году — 16 июня), на 12-месячный расчетный период июнь 2018 — май 2019 года приходится не 11, как в общем случае, а 10 праздничных и нерабочих дней.
Но это еще не все «исключенцы». Кроме праздничных и нерабочих дней, из расчетного периода также исключают время, в течение которого работник согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично (абзац шестой п. 2 Порядка № 100). На этом основании в расчете среднего заработка для оплаты дней отпуска не участвуют:
— дни простоя не по вине работника, за которые за работником частично сохранялся заработок. Напомним: такие дни согласно ст. 113 КЗоТ оплачивают в размере не ниже 2/3 установленной работнику тарифной ставки (оклада).
Учтите: дни прогулов по вине работника не исключают из расчетного периода, так как их нельзя считать уважительной причиной для отсутствия на рабочем месте;
— дни, когда работник не работал в связи с установлением режима неполной рабочей недели по не зависящим от него причинам (см. подраздел 2.3 на с. 54);
— время нахождения в отпуске для ухода за ребенком до достижения им 3 лет (6/16/18* лет — согласно медицинскому заключению). Эту ситуацию рассмотрим на примерах в подразделе 2.4 на с. 56;
* В зависимости от заболевания ребенка.
— дни отпуска без сохранения зарплаты как по ст. 25, так и по ст. 26 Закона об отпусках (см. письмо Минсоцполитики от 26.11.2012 г. № 1203/13/84-12). Но имейте в виду: если работник отдыхал «за свой счет» дольше, чем предусмотрено в упомянутых статьях, то «излишек» отпускных дней считается предоставленным незаконно и такие дни не исключают из расчета средней заработной платы.
Рассмотрим пример.
Пример 2.2. Работнице предприятия предоставлен ежегодный отпуск с 10.04.2019 г. Расчетным периодом является апрель 2018 года — март 2019 года. С 18.06.2018 г. по 27.06.2018 г. работница находилась в отпуске без сохранения заработной платы на основании ст. 26 Закона об отпусках.
Согласно требованиям Порядка № 100 при исчислении средней заработной платы для расчета отпускных время нахождения работницы в отпуске без сохранения заработной платы (10 календарных дней) необходимо исключить из расчетного периода.
Таким образом, количество дней расчетного периода, участвующих в исчислении средней заработной платы, составит:
365 - 11 - 10 = 344 (к. дн.),
где 11 — количество праздничных и нерабочих дней согласно ст. 73 КЗоТ, приходящихся на расчетный период;
10 — время нахождения работницы в отпуске без сохранения заработной платы согласно ст. 26 Закона об отпусках.
Ну что же, теперь определить расчетный период для исчисления суммы отпускных для вас, думаем, не проблема. Осталось разобраться с определением суммарного заработка, начисленного в расчетном периоде.
Выплаты, включаемые в расчет отпускных
Чтобы рассчитать суммарный заработок, полученный работником в расчетном периоде, для исчисления суммы отпускных, необходимо прежде всего знать, какие выплаты включаются в расчет средней заработной платы. Их перечень приведен в п. 3 Порядка № 100. А вот в п. 4 этого документа можно найти выплаты, которые в расчет среднего заработка не включают. Ознакомиться с учитываемыми и не учитываемыми при расчете отпускных выплатами вы можете в табл. 2.3.
Таблица 2.3. Выплаты, участвующие / не участвующие в расчете отпускных
| № п/п | Выплаты, учитываемые при расчете отпускных |
| 1 | Основная заработная плата |
| 2 | Доплаты и надбавки за: — сверхурочную работу; — работу в ночное время; — совмещение профессий и должностей; — расширение зон обслуживания или выполнение повышенных объемов работ работниками-повременщиками; — высокие достижения в труде (высокое профессиональное мастерство); — условия труда; — интенсивность труда; — руководство бригадой; — выслугу лет и др. |
| 3 | Производственные премии и премии за экономию конкретных видов топлива, электроэнергии и тепловой энергии |
| Премии включают в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату. | |
| 4 | Вознаграждение по итогам работы за год, за выслугу лет и др. |
| Подробности читайте на с. 50. | |
| 5 | Выплаты за время, в течение которого за работником сохраняется средний заработок (в частности, за время предыдущего ежегодного отпуска, выполнения государственных и общественных обязанностей, служебной командировки и др.) |
| Внимание! Выплаты за время, в течение которого за работником средний заработок сохраняется не полностью (например, за период простоя), в расчете отпускных не участвуют. | |
| 6 | Пособие в связи с временной нетрудоспособностью |
| При расчете средней зарплаты следует также учитывать и оплату первых 5 дней временной нетрудоспособности за счет средств работодателя. | |
| 7 | Пособие по беременности и родам |
| В Порядке № 100 о пособии по беременности и родам ничего не сказано, но его также нужно учитывать при расчете средней зарплаты (подробнее см. на с. 53). Это подтверждает и Минсоцполитики (ранее — Минтруда) в письмах от 17.06.2011 г. № 190/13/116-11 и от 22.06.2006 г. № 4201/0/14-06/13. | |
| 8 | Суммы индексации заработной платы |
| Они также не указаны в Порядке № 100, но о необходимости их учета при исчислении средней заработной платы говорит Минсоцполитики в письме от 09.12.2011 г. № 1105/13/81-11. | |
| № п/п | Выплаты, не учитываемые при исчислении средней заработной платы |
| 1 | Выплаты за выполнение отдельных поручений (одноразового характера), которые не входят в обязанности работника |
| Исключение составляют (т. е. учитываются при расчете средней заработной платы): — доплата за совмещение профессий и должностей; — доплата за расширение зон обслуживания или выполнение дополнительных объемов работ; — доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующих работников; — разница в должностных окладах, выплачиваемая работникам, которые исполняют обязанности временно отсутствующего руководителя предприятия или его структурного подразделения и не являются штатными заместителями. | |
| 2 | Одноразовые выплаты: — компенсация за неиспользованный отпуск; — материальная помощь; — помощь работникам, которые выходят на пенсию; — выходное пособие и др. |
| Обратите внимание: независимо от того, является материальная помощь разовой или нет, предоставлена она одному или всем (большинству) сотрудников, ее сумму не учитывают при исчислении средней заработной платы (см. письмо Минтруда от 13.12.2005 г. № 694/13/84-05). | |
| 3 | Компенсационные выплаты на командировку и при переводе на другую работу. К ним относятся: суточные, оплата за проезд, расходы на наем жилья, подъемные, надбавки, выплачиваемые вместо суточных |
| 4 | Отдельные виды премий, в частности за: — изобретения и рационализаторские предложения; — содействие внедрению изобретений и рационализаторских предложений; — внедрение новой техники и технологии; — сбор и сдачу лома черных, цветных и драгоценных металлов; — сбор и сдачу на восстановление отработанных деталей машин, автомобильных шин; — ввод в действие производственных мощностей и объектов строительства (за исключением этих премий работникам строительных организаций, выплачиваемых в составе премий за результаты хозяйственной деятельности) |
| 5 | Денежные и вещевые вознаграждения за призовые места на соревнованиях, смотрах, конкурсах и др. |
| 6 | Пенсии, государственные пособия, социальные и компенсационные выплаты |
| 7 | Литературный гонорар штатным работникам газет и журналов, выплачиваемый по авторскому договору |
| 8 | Стоимость бесплатно выданных спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, мыла, моющих и обезвреживающих средств, молока и лечебно-профилактического питания |
| 9 | Дотации на обеды, проезд, стоимость оплаченных предприятием путевок в санатории и дома отдыха |
| 10 | Выплаты, связанные с юбилейными датами, днем рождения, за многолетнюю и безупречную трудовую деятельность, активную общественную работу и др. |
| 11 | Стоимость бесплатно предоставленных некоторым категориям работников коммунальных услуг, жилья, топлива и сумма средств на их возмещение |
| 12 | Заработная плата на работе по совместительству (за исключением работников, для которых включение ее в средний заработок предусмотрено действующим законодательством) |
| 13 | Суммы возмещения ущерба, причиненного работнику увечьем или другим повреждением здоровья |
| 14 | Доходы (дивиденды, проценты), начисленные по акциям трудового коллектива и взносам членов трудового коллектива в имущество предприятия |
| 15 | Компенсация работникам потери части заработной платы в связи с нарушением сроков ее выплаты |
Важно! Выплаты должны учитываться в тех месяцах, за которые они начислены (см. письмо Минсоцполитики от 09.12.2011 г. № 1105/13/81-11). Это, в частности, касается «переходящих» выплат — больничных и отпускных. И только учет премий имеет особенности (о них вы можете прочитать в подразделе 2.2 на с. 50).
Также учтите: все выплаты включают в расчет средней заработной платы в том размере, в котором они начислены, т. е. без вычета сумм налогов и сборов, алиментов и т. д. (кроме отчислений из заработной платы лиц, осужденных по приговору суда к исправительным работам без лишения свободы).
Подробнее о расчете отпускных вы можете узнать из практических примеров в следующих подразделах. Сейчас же поговорим о том, в какие сроки отпускные нужно выплатить.
Сроки выплаты отпускных
Сумму заработной платы за все время отпуска необходимо выплатить работнику не позднее чем за 3 дня до его начала (ст. 21 Закона об отпусках, ст. 115 КЗоТ). Причем заметьте: речь идет о календарных днях (см. письмо Минтруда от 26.06.2009 г. № 155/13/116-09). Так, например, если первый день отпуска — 8 апреля 2019 года, то последним днем выплаты отпускных было 4 апреля 2019 года.
Внимание! Указанные сроки лучше не нарушать. Ведь несвоевременная выплата отпускных может служить основанием для:
— переноса ежегодного отпуска в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках. Причем, если работник обратится к работодателю с заявлением о переносе отпуска по этой причине, работодатель не имеет права ему отказать;
— применения к работодателю штрафных санкций на основании ст. 265 КЗоТ, а к его должностным лицам — административных взысканий в соответствии со ст. 41 КУоАП.
Но бывают ситуации, когда соблюсти трехдневный срок не представляется возможным. Так может быть, что работник по каким-то причинам обратился с просьбой предоставить ему отпуск в сокращенные сроки, не оговоренные заранее, в связи с чем работодатель не в состоянии выплатить ему отпускные за 3 дня до начала отпуска.
Как быть? В этом случае избежать негативных последствий поможет ст. 7 Конвенции Международной организации труда «Об оплачиваемых отпусках» № 132, ратифицированной Законом № 2481. В соответствии с ней отпускные выплачивают работнику до отпуска, если иное не предусмотрено в соглашении между работником и работодателем.
На применение в данном случае международной нормы «дает добро» ст. 81 КЗоТ. Так, если международным договором или международным соглашением, в которых участвует Украина, установлены иные правила, нежели те, которые содержит законодательство Украины о труде, то применяются правила международного договора или международного соглашения.
Таким образом, в заявлении о предоставлении «непредвиденного» отпуска работник может указать желаемый срок выплаты ему отпускных. Заявление с резолюцией руководителя предприятия будет основанием для предоставления отпуска и выплаты отпускных в сроки, отличные от предусмотренных КЗоТ и Законом об отпусках. Такой выход предлагало Минсоцполитики в письмах от 05.01.2012 г. № 7/13/133-12 и от 04.08.2016 г. № 430/13/116-16. Но это все же крайний случай.
2.2. Учет отдельных выплат при расчете отпускных
Премии и разовые вознаграждения
Как мы уже отмечали, при расчете отпускных премии включают в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату (п. 3 Порядка № 100). Причем это касается премий, начисленных как за месяц, так и за квартал либо больший промежуток времени. То есть
все премии включают в расчет в том месяце, в котором они начислены
Одноразовое вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет включают в средний заработок путем прибавления к заработку за каждый месяц расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий год.
То есть одноразовое вознаграждение распределяют не между месяцами года, за работу в которых оно было начислено, а между месяцами расчетного периода, за который производится расчет средней заработной платы. А значит, в общем случае (когда количество месяцев расчетного периода равно 12) в расчет средней зарплаты попадет вся сумма одноразового вознаграждения.
А если в расчетном периоде меньшее количество месяцев? В таком случае при расчете среднего заработка для определения отпускных учитывают не всю сумму одноразового вознаграждения, а его часть, пропорциональную количеству месяцев расчетного периода.
Учтите:
в расчет включают только вознаграждение, начисленное в текущем году (в котором предоставляете отпуск) за предыдущий год
Этого требуют специалисты Минсоцполитики (см., в частности, письмо от 24.06.2008 г. № 411/13/84-08). Так, при предоставлении отпуска в 2019 году в расчет отпускных можно включить только вознаграждение по итогам работы за 2018 год, начисленное в 2019 году в одном из месяцев расчетного периода.
Если же вознаграждение по итогам работы за год начислено в текущем году за текущий год, то его нельзя учитывать при расчете отпускных. Таким образом, предоставляя отпуск в 2019 году, вы не сможете включить в расчет средней заработной платы вознаграждения по итогам работы за 2018 год, начисленные в 2018 году.
«Премиальная» тема достаточно популярна. При этом на ней легко «споткнуться». Чтобы этого не произошло, разберем на примерах основные нюансы.
Пример 2.3. Работник уходит в ежегодный отпуск продолжительностью 10 календарных дней с 22.04.2019 г. Расчетным периодом является апрель 2018 года — март 2019 года.
Оклад работника составляет 6800,00 грн. Ежемесячная премия — 300,00 грн. Кроме того, работнику в расчетном периоде были начислены квартальные премии в сумме 1800,00 грн., в том числе:
— за І квартал 2018 года (начислена в апреле 2018 года) — 400,00 грн.;
— за ІІ квартал 2018 года (начислена в июле 2018 года) — 400,00 грн.;
— за ІІІ квартал 2018 года (начислена в октябре 2018 года) — 500,00 грн.;
— за IV квартал 2018 года (начислена в январе 2019 года) — 500,00 грн.
Также в апреле 2019 года работнику начислена премия в размере 600,00 грн. за І квартал 2019 года.
Одноразовое вознаграждение по итогам работы за 2018 год начислено в январе 2019 года и составляет 2800,00 грн.
Итак, нужно определить, какие из указанных в условиях примера премии и вознаграждения попадут в расчет средней заработной платы для исчисления отпускных, выплаченных в апреле 2019 года.
Сначала вспомним, что при расчете средней зарплаты для определения суммы отпускных ежемесячные и квартальные премии следует включать в заработную плату того месяца, в котором они начислены (абзац первый п. 3 Порядка № 100).
Следовательно, квартальная премия, начисленная в апреле 2018 года за I квартал 2018 года, в полном объеме войдет в расчет средней зарплаты, несмотря на то, что она начислена за месяцы, не вошедшие в расчетный период. А вот премию, начисленную в апреле 2019 года, наоборот, не учитываем в расчете отпускных, хотя она и начислена за месяцы, вошедшие в расчетный период. Таким образом, в расчет включаем квартальные премии, начисленные за І — IV кварталы 2018 года.
Само собой, попадут в расчет и ежемесячные премии, начисленные в месяцах отчетного периода.
Вознаграждение по итогам работы за 2018 год, начисленное в 2019 году, также включаем в расчет средней зарплаты путем добавления 1/12 от суммы вознаграждения к заработку каждого месяца расчетного периода. В связи с тем, что в рассматриваемом случае расчетный период равен 12 месяцам, в расчете средней зарплаты участвует вся сумма вознаграждения.
Таким образом, определим сумму выплат за расчетный период:
(6800,00 + 300,00) х 12 + 1800,00 + 2800,00 = 89800,00 (грн.).
Среднедневная заработная плата составила:
89800,00 : (365 - 11) = 253,67 (грн./к. дн.),
где 365 — общее количество календарных дней расчетного периода;
11 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период.
Сумма отпускных за 10 календарных дней составит:
253,67 х 10 = 2536,70 (грн.).
Пример 2.4. Работник принят на работу 15.09.2018 г. С 08.04.2018 г. ему предоставляется часть ежегодного отпуска продолжительностью 14 календарных дней. Расчетным периодом является октябрь 2018 года — март 2019 года. В расчетном периоде работнику начислена зарплата в сумме 35400,00 грн. Кроме того, в январе 2019 года начислено вознаграждение по итогам работы за 2018 год в сумме 3000,00 грн.
Напомним: вознаграждение по итогам работы за 2018 год включают в расчет средней зарплаты путем добавления 1/12 от суммы начисленного вознаграждения к заработку каждого месяца расчетного периода. Поскольку в нашем случае расчетный период составляет 6 месяцев (октябрь 2018 года — март 2019 года), в расчет средней зарплаты включаем часть вознаграждения по итогам работы за 2018 год в размере 6/12 от его полной суммы, а именно:
3000,00 : 12 х 6 = 1500,00 (грн.).
Определим количество календарных дней, принимаемых в расчет:
182 - 5 = 177 (к. дн.),
где 182 — количество календарных дней в расчетном периоде (31 + 30 + 31 + 31 + 28 + 31);
5 — количество праздничных и нерабочих дней в расчетном периоде (14 октября и 25 декабря 2018 года, 1, 7 января и 8 марта 2019 года).
Среднедневная заработная плата составляет:
(35400,00 + 1500,00) : 177 = 208,47 (грн./к. дн.).
Рассчитаем сумму отпускных:
208,47 х 14 = 2918,58 (грн.).
Пример 2.5. Работнику предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня с 22.04.2019 г. Расчетным периодом является апрель 2018 года — март 2019 года. В расчетном периоде работнику начислена заработная плата в сумме 62400,00 грн. Кроме того, в марте 2019 года ему была начислена премия к юбилею (к 50-летию) в размере 1500,00 грн.
Согласно п.п. «и» п. 4 Порядка № 100 премия, начисленная работнику в связи с юбилеем, не участвует в расчете средней зарплаты для определения суммы отпускных. Таким образом, средний заработок рассчитываем исходя из начисленной зарплаты:
62400,00 : (365 - 11) = 176,27 (грн./к. дн.).
Сумма отпускных составляет:
176,27 х 24 = 4230,48 (грн.).
Заметьте:
в случае когда работник весь месяц находился в неоплачиваемом отпуске (на основании ст. 25 или 26 Закона об отпусках), весь такой месяц исключают из расчетного периода
Следовательно, если в этом месяце работнику были начислены какие-либо выплаты (премии, надбавки и т. п.), они не будут участвовать в расчете средней зарплаты.
Иная ситуация складывается, если работник был в неоплачиваемом отпуске только часть месяца. Тогда из расчетного периода исключаем только количество дней, приходящихся на такой отпуск. При этом премии включают в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату. Такой же подход демонстрирует Минсоцполитики в письме от 23.04.2018 г. № 659/0/101-18.
Более наглядно этот механизм покажем на примере.
Пример 2.6. Работнику — лицу с инвалидностью предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 16 календарных дней с 11.04.2019 г. Расчетный период: апрель 2018 года — март 2019 года. С 1 по 30 ноября 2018 года (т. е. весь месяц) работник находился в отпуске без сохранения заработной платы на основании ст. 25 Закона об отпусках. В расчетном периоде работнику начислены:
— зарплата за фактически отработанное время в размере 65320,00 грн.;
— производственная премия в размере 11030,00 грн., из них 920,00 грн. начислены в ноябре 2018 года за октябрь этого же года.
Итак, из расчетного периода исключаем праздничные и нерабочие дни, а также дни ноябрьского отпуска «за свой счет». Таким образом, количество дней расчетного периода, участвующих в исчислении средней заработной платы, составляет:
365 - 11 - 30 = 324 (к. дн.).
В связи с тем, что весь ноябрь 2018 года работник находился в отпуске «за свой счет», премию, начисленную в этом месяце (920,00 грн.), не учитываем в расчете.
Общая сумма выплат, участвующих в расчете средней зарплаты, составит:
65320,00 + 11030,00 - 920,00 = 75430,00 (грн.).
Определяем среднедневную заработную плату:
75430,00 : 324 = 232,81 (грн./к. дн.).
Рассчитаем сумму отпускных:
232,81 х 16 = 3724,96 (грн.).
Больничные и декретные
Из предыдущего подраздела вы помните, что при определении суммы отпускных или компенсации за неиспользованный отпуск в расчет включают также пособие по временной нетрудоспособности (абзац четвертый п. 3 Порядка № 100).
Напомним: в общем случае первые 5 дней временной нетрудоспособности оплачивает работодатель, а начиная с 6-го дня работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности за счет средств Фонда социального страхования. При этом вся сумма больничных является сохранением зарплаты работника на период болезни. Таким образом,
в расчет среднего заработка для определения суммы отпускных включают общую сумму оплаты периода временной нетрудоспособности
Соответственно, и календарные дни, на которые приходится временная нетрудоспособность работника, включают в общее количество календарных дней за расчетный период. Аналогичные разъяснения были предоставлены в совместном письме Минтруда и Минфина от 04.04.2006 г. № 2300/0/14-06/13-15, № 31-18040-02-5/6826.
Чтобы лучше разобраться в «больничных» нюансах, рассмотрим пример.
Пример 2.7. Работнику предоставляется ежегодный основной отпуск с 01.04.2019 г. продолжительностью 7 календарных дней. Расчетный период для определения суммы отпускных: апрель 2018 года — март 2019 года. Сумма заработной платы за расчетный период составила 86250,00 грн. Сумма оплаты больничного листа за период временной нетрудоспособности с 11.12.2018 г. по 20.12.2018 г. — 2393,40 грн.
Определим количество календарных дней в расчетном периоде:
365 - 11 = 354 (к. дн.),
где 365 — общее количество календарных дней в расчетном периоде;
11 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период.
Определим среднедневную заработную плату:
(86250,00 + 2393,40) : 354 = 250,41 (грн./к. дн.).
Сумма отпускных составляет:
250,41 х 7 = 1752,87 (грн.).
А вот о пособии по беременности и родам в Порядке № 100 прямо не говорится. Однако это не означает, что ему не место в расчете средней заработной платы для определения суммы отпускных. Объясним почему.
Безусловно, такая выплата не является пособием по временной нетрудоспособности, поскольку она связана с другим страховым случаем. В то же время декретные компенсируют потерю зарплаты за период отпуска в связи с беременностью и родами. То есть они подпадают под понятие выплат за время, в течение которого за работником сохраняется средний заработок (абзац четвертый п. 3 Порядка № 100). Из этого следует, что пособие по беременности и родам нужно включать в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных. Сторонниками такого вывода являются и официальные «трудовые» органы (см. письмо Минтруда от 22.06.2006 г. № 4201/0/14-06/13).
«Декретную лепту» в расчете отпускных рассмотрим на примере.
Пример 2.8. Работнице предприятия по ее просьбе предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня сразу после окончания отпуска в связи с беременностью и родами. Отпуск в связи с беременностью и родами приходился на период с 03.12.2018 г. по 07.04.2019 г. включительно. В ежегодный отпуск работница уходит с 08.04.2019 г.
Расчетный период для определения суммы отпускных: апрель 2018 года — март 2019 года. Заработная плата за расчетный период составила 46740,00 грн. Общая сумма пособия по беременности и родам — 23897,16 грн., в том числе за апрель 2019 года — 1327,62 грн.
Определим количество календарных дней, принимаемых в расчет: 365 - 11 = 354 (к. дн.).
Обратите внимание: в расчете среднедневной заработной платы будет участвовать только часть пособия по беременности и родам, приходящаяся на месяцы расчетного периода, в размере 22569,54 грн. (23897,16 грн. - 1327,62 грн.).
Рассчитаем среднедневную заработную плату:
(46740,00 + 22569,54) : 354 = 195,79 (грн./к. дн.).
Сумма отпускных составляет:
195,79 x 24 = 4698,96 (грн.).
Учет отпускных и матпомощи при расчете отпускных
Отпускные, начисленные работнику за время нахождения в предыдущем отпуске, допускает к участию в расчете средней заработной платы для определения суммы отпускных абзац четвертый п. 3 Порядка № 100.
А вот матпомощи в такой расчет путь закрыт. «Преградой» в этом случае выступает п.п. «б» п. 4 упомянутого Порядка. Причем заметьте: материальную помощь не учитывают при исчислении средней заработной платы для оплаты отпусков независимо от того, является она разовой или нет, предоставлена она одному или всем (большинству) сотрудников (см. письмо Минтруда от 13.12.2005 г. № 694/13/84-05).
Помните: на основании п.п. «б» п. 4 Порядка № 100 при расчете среднего заработка для оплаты отпусков не учитывают и другие одноразовые выплаты (компенсацию за неиспользованный отпуск, помощь работникам, выходящим на пенсию, выходное пособие и др.).
Пример 2.9. Работнику предприятия предоставляется ежегодный отпуск с 17.04.2019 г. продолжительностью 10 календарных дней. В расчетном периоде (апрель 2018 года — март 2019 года) ему были начислены:
— заработная плата — 62900,00 грн.;
— отпускные за период с 6 по 19 августа 2018 года — 2578,10 грн.;
— материальная помощь на оздоровление к отпуску — 1200,00 грн.
Из полученных в расчетном периоде выплат в расчет средней заработной платы работника для исчисления суммы отпускных попадут только зарплата и отпускные. Матпомощь в расчет не включаем.
Рассчитаем среднедневную заработную плату:
(62900,00 + 2578,10) : (365 - 11) = 184,97 (грн./к. дн.),
где 365 — общее количество календарных дней в расчетном периоде;
11 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период.
Определим сумму отпускных:
184,97 x 10 = 1849,70 (грн.).
2.3. Неполное рабочее время и отпускные
Как вы знаете, один из режимов работы, которые разрешено устанавливать работникам, — работа на условиях неполного рабочего времени: неполного рабочего дня или неполной рабочей недели*. Как работающим в таком режиме рассчитать отпускные, расскажем далее.
* Подробно о таком режиме работы читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 15, с. 42.
Сразу скажем, что лица, работающие в режиме неполного рабочего времени, имеют право на ежегодный основной отпуск полной продолжительности. Никакие пропорциональные расчеты здесь проводить не нужно. Это следует из положений ч. 3 ст. 56 КЗоТ (указано, что работа на условиях неполного рабочего времени не ограничивает объем трудовых прав работников) и ч. 1 ст. 9 Закона об отпусках (включает время работы на условиях неполного рабочего времени в «отпускной» стаж).
При этом время, когда работники по не зависящим от них причинам работали в режиме неполной рабочей недели, исключают из расчетного периода при исчислении средней заработной платы для выплаты отпускных (см., в частности, письмо Минтруда от 12.03.2007 г. № 66/06/186-07). Другими словами,
дни, когда работник не работал, исключают из расчетного периода, если перевод на неполную рабочую неделю был инициирован работодателем на основании ст. 32 КЗоТ
Но может быть и другая ситуация — работник сам изъявил желание работать неполное рабочее время в соответствии со ст. 56 КЗоТ. В таком случае «правила игры» другие. Так, при расчете средней заработной платы для оплаты отпуска работника дни, в течение которых он не работал, не исключают из расчетного периода (см. письмо Минтруда от 25.05.2009 г. № 294/13/84-09).
А если сотрудник работает на условиях неполного рабочего дня? Тогда отпускные ему следует рассчитывать в общем порядке. Какие-либо особенности для такой ситуации законодательством не предусмотрены (см. консультацию в газете «Праця і зарплата», 2012, № 17, с. 13).
Потренируемся на примерах.
Пример 2.10. Работнику предприятия предоставляется отпуск с 15.04.2019 г. на 14 календарных дней. Расчетным периодом для определения суммы отпускных является апрель 2018 года — март 2019 года. С апреля по декабрь 2018 года сотрудник работал в режиме полной рабочей недели. С января 2019 года по желанию работника он был переведен в режим неполной рабочей недели (3 дня в неделю). Заработная плата работника за расчетный период составила 76092,00 грн.
В связи с тем, что неполная рабочая неделя была установлена работнику по его просьбе, при исчислении средней заработной платы дни, в течение которых работник не работал, не исключают из расчетного периода. То есть в этом случае количество календарных дней расчетного периода составит:
365 - 11 = 354 (к. дн.),
где 365 — общее количество календарных дней в расчетном периоде;
11 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период.
Определим среднюю заработную плату:
76092,00 : 354 = 214,95 (грн./к. дн.).
Сумма отпускных составит:
214,95 x 14 = 3009,30 (грн.).
Пример 2.11. Работнику предприятия предоставлен ежегодный основной отпуск с 03.04.2019 г. на 24 календарных дня. Расчетным периодом является апрель 2018 года — март 2019 года. В течение расчетного периода сотрудник работал в таком режиме:
— апрель — ноябрь 2018 года — полная 5-дневная рабочая неделя;
— декабрь 2018 года — март 2019 года — неполная рабочая неделя (3 дня в неделю — среда, четверг, пятница) в связи с изменениями в организации производства и труда, о чем он был уведомлен за два месяца.
Сумма заработной платы за расчетный период составила 49184,00 грн.
При определении количества календарных дней расчетного периода рабочие дни, в течение которых работник не работал, исключают, поскольку для него установлен режим неполной рабочей недели по инициативе работодателя (ст. 32 КЗоТ).
Количество календарных дней в расчетном периоде составляет:
365 - 11 - 31 = 323 (к. дн.),
где 365 — общее количество календарных дней в расчетном периоде;
11 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период;
31 — количество рабочих дней, в течение которых работник не работал в декабре 2018 года (8 дней), а также в январе (7 дней), феврале (8 дней) и марте (8 дней) 2019 года в связи с изменениями в организации производства и труда предприятия.
Рассчитаем среднюю заработную плату:
49184,00 : 323 = 152,27 (грн./к. дн.).
Определим сумму отпускных:
152,27 x 24 = 3654,48 (грн.).
Пример 2.12. Работница уходит в ежегодный отпуск с 10.04.2019 г. на 10 календарных дней. Расчетный период — апрель 2018 года — март 2019 года. Сумма заработной платы за расчетный период составила 50112,00 грн. С апреля по август 2018 года работница работала в режиме неполного рабочего дня (4 часа в день).
Поскольку работница трудится на условиях неполного рабочего дня, сумму отпускных рассчитываем в общем порядке без каких-либо особенностей.
Определим количество календарных дней в расчетном периоде:
365 - 11 = 354 (к. дн.),
где 365 — общее количество календарных дней в расчетном периоде;
11 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период.
Рассчитаем среднедневную заработную плату:
50112,00 грн. : 354 к. дн. = 141,56 грн.
Определим сумму отпускных:
141,56 грн. х 10 к. дн. = 1415,60 грн.
2.4. Отпуск для ухода за ребенком и средний заработок
Как уже говорилось ранее, время, в течение которого работники в соответствии с действующим законодательством либо по другим уважительным причинам не работали и за ними не сохранялся заработок или сохранялся частично, исключают из расчетного периода (абзац шестой п. 2 Порядка № 100). В связи с этим при расчете средней заработной платы для определения суммы отпускных в расчетный период в общем случае не включают период, в течение которого работница находилась в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет.
Как же тогда посчитать сумму отпускных? Сделать это достаточно просто. Нужно следовать указаниям, приведенным в абзаце третьем п. 4 Порядка № 100. Так, в нем говорится, что в случае когда работник в расчетном периоде не имел заработной платы не по своей вине, расчет среднего заработка производят исходя из установленных ему в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада.
Покажем, как это работает, на примере.
Пример 2.13. Работница предприятия 01.04.2019 г. вышла на работу после окончания отпуска для ухода за ребенком до достижения им 3-летнего возраста. С 22.04.2019 г. ей предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 7 календарных дней. Размер месячного оклада работницы — 6700,00 грн.
Рассчитаем среднедневную зарплату:
(6700,00 x 12) : (365 - 11) = 227,12 (грн./к. дн.).
Определим сумму отпускных:
227,12 х 7 = 1589,84 (грн.).
Это был общий случай. Но есть и исключение.
Напомним: период нахождения работницы в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет не засчитывается в стаж работы, который дает право на ежегодный основной отпуск. Об этом сказано в абзаце втором ст. 181 КЗоТ.
Вместе с тем ч. 8 ст. 179 КЗоТ и ч. 4 ст. 18 Закона об отпусках разрешают лицам, находящимся в отпуске для ухода за ребенком до достижения им 3 лет, одновременно работать на предприятии на условиях неполного рабочего времени (неполного рабочего дня или неполной рабочей недели).
И тут мы вспоминаем (см. с. 54), что работа на условиях неполного рабочего времени не предусматривает каких-либо ограничений трудовых прав работников. В связи с этим
женщина, которая находится в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет и работает на условиях неполного рабочего времени, имеет право на получение ежегодного отпуска
Об этом говорилось и в письме Минтруда от 23.01.2007 г. № 13/13/116-07.
Обратите внимание: ч. 3 ст. 18 Закона об отпусках предусматривает возможность использования (полностью или частями) отпуска для ухода за ребенком также отцом ребенка, бабушкой, дедушкой или другими родственниками, которые фактически ухаживают за ребенком, а также усыновителем или опекуном ребенка либо одним из приемных родителей или родителей-воспитателей.
Значит ли это, что указанные лица в случае нахождения в отпуске для ухода за ребенком и одновременно работы на условиях неполного рабочего времени имеют право на получение ежегодного отпуска? Да, безусловно. Ведь норма о неограничении трудовых прав работников, которые трудятся на условиях неполного рабочего времени, распространяется на всех без исключения.
Среднюю зарплату для определения суммы отпускных в такой ситуации рассчитывайте исходя из заработной платы, начисленной работнице (работнику) за расчетный период.
«Опримерим» вышерассмотренное.
Пример 2.14. Работница предприятия с 17.05.2017 г. находится в отпуске для ухода за ребенком до достижения им 3-летнего возраста. С 14.01.2019 г. она вышла на работу в режиме неполного рабочего дня (4 часа в день). С 08.04.2019 г. работнице предоставляется часть ежегодного отпуска продолжительностью 16 календарных дней. За январь — март 2019 года ей была начислена заработная плата в сумме 9800,00 грн.
Расчетным периодом является апрель 2018 года — март 2019 года. Поскольку с 01.04.2018 г. по 13.01.2019 г. включительно женщина не работала и за ней не сохранялся заработок, это время исключаем из расчетного периода (абзац шестой п. 2 Порядка № 100). Расчет среднего заработка производим исходя из зарплаты, начисленной в январе — марте 2019 года.
Определим количество календарных дней расчетного периода:
77 - 1 = 76 (к. дн.),
где 77 — количество календарных дней в расчетном периоде (18 + 28 + 31);
1 — количество праздничных дней в расчетном периоде (8 марта).
Рассчитаем среднедневную зарплату:
9800,00 : 76 = 128,95 (грн./к. дн.).
Определим сумму отпускных:
128,95 х 16 = 2063,20 (грн.).
2.5. Отпускные в случае повышения зарплаты
Настало время поговорить о расчете отпускных в случае повышения заработной платы в расчетном периоде или во время отпуска. Мы рассмотрим, как рассчитать коэффициент корректировки и в каких случаях это следует делать. Также вы узнаете, что может грозить предприятию, если оно проигнорирует процедуру корректировки выплат, включаемых в расчет среднего заработка.
Зачем нужна корректировка
Корректировку выплат, участвующих в расчете отпускных, уходящему в отпуск работнику мы проводим в том случае, если в расчетном периоде, за который производится расчет средней зарплаты, ему повышали оклад (тарифную ставку). Зачем это нужно?
Допустим, в 2018 году месячная зарплата работника составляла 6000 грн., а в 2019 году — выросла до 8000 грн. в связи с повышением оклада. Если просто рассчитать среднедневную зарплату исходя из фактических выплат, а затем умножить ее на количество дней отпуска, то трудовой доход работника за месяц, на который приходится отпуск, существенно уменьшится.
Не допустить снижения суммы дохода работника за период его отпуска позволяет п. 10 Порядка № 100. Этой нормой предусмотрена корректировка выплат, учитываемых при расчете среднего заработка и начисленных до такого повышения, на коэффициент повышения окладов (тарифных ставок) на предприятии.
Проводя корректировку, мы «дотягиваем» зарплату, начисленную в расчетном периоде до повышения окладов (тарифных ставок), до уровня сегодняшней зарплаты работника.
Отметим: п. 10 Порядка № 100 «привязывает» необходимость проведения корректировки к случаям «повышения тарифных ставок (окладов)… в соответствии с актами законодательства, а также по решениям, предусмотренным в коллективных договорах (соглашениях)». Означает ли это, что если у работодателя нет колдоговора, то корректировку можно не проводить?
По мнению Минсоцполитики (см. письмо от 17.05.2018 г. № 838/0/101-18), отсутствие коллективного договора — не повод пренебречь корректировкой. То есть в случае когда повышение окладов проводилось на основании приказа руководителя, корректировать заработок при расчете отпускных также необходимо.
Сразу отметим, что некоторые бухгалтеры, не желая возиться с расчетом коэффициента, упрощают себе жизнь: рассчитывают среднюю «отпускную» зарплату, сразу ориентируясь на оклад работника перед уходом в отпуск*, т. е. на тот сегодняшний оклад, до которого нужно было бы «дотянуть» среднюю зарплату. Имеет ли право на жизнь такой «лайфхак»?
* Актуально для случая, когда работнику в расчетном периоде начислялась только основная зарплата исходя из оклада (тарифной ставки) и других выплат (индексации, доплат, надбавок) не было.
Если собственник не против, то почему бы и нет. Интересы работника не ущемлены. Проверяющие придраться не смогут.
Ну а для тех, кто делает все по правилам, расскажем, как осуществляется корректировка.
Случаи корректировки
В каких случаях нужно проводить корректировку заработка для определения суммы отпускных, а когда ее делать не нужно, вы узнаете из табл. 2.4.
Таблица 2.4. Корректировка выплат при расчете отпускных
| Ситуация | Пояснения |
| Корректировка нужна | |
| Повышение окладов (тарифных ставок) произошло в расчетном периоде, за который производится расчет средней заработной платы | В данном случае корректируем заработок до повышения. Корректировка нужна в том числе и в случае, если месячный оклад (тарифная ставка) привязан к размеру минимальной заработной платы и его (ее) повышают в связи с повышением минимальной зарплаты согласно действующему законодательству |
| Пример. Работник уходит в ежегодный отпуск с 03.06.2019 г. Расчетный период — июнь 2018 года — май 2019 года. В январе 2019 года работнику повысили оклад. Повышение оклада произошло в расчетном периоде. Поэтому откорректировать нужно заработок за месяцы до повышения, т. е. за июнь — декабрь 2018 года. | |
| Повышение окладов (тарифных ставок) произошло во время пребывания работника в отпуске | Корректируем средний заработок за период со дня повышения тарифной ставки (оклада) (абзац второй п. 10 Порядка № 100). Доначисление проводят и в том случае, когда работник сразу после отпуска увольняется, а в период его пребывания в отпуске произошло повышение окладов (см. письмо Минтруда от 24.10.2008 г. № 696/13/84-08) |
| Пример. Работник ушел в отпуск с 25.03.2019 г. по 10.04.2019 г. С 01.04.2019 г. ему повысили оклад. Оклад повышен, когда работник находился в отпуске, поэтому ему следует откорректировать уже начисленные отпускные за период с 01.04.2019 г. по 10.04.2019 г. | |
| Корректировку НЕ проводим | |
| Повышение оклада (тарифной ставки) связано с присвоением работнику более высокого разряда или переводом на другую, более высокооплачиваемую работу (должность) (абзац третий п. 10 Порядка № 100) | Корректировка в таком случае не проводится. Но! Если в расчетном периоде, помимо повышения оклада в связи с переводом работника на более высокооплачиваемую должность, были повышения окладов, то корректировку зарплаты производить нужно. При этом: 1. Если в расчетном периоде произошло повышение окладов, а после этого работника перевели на другую должность, то зарплату, начисленную по старой должности до повышения, корректируют на коэффициент повышения. Если по занимаемой ранее должности оклад повышался уже после перевода работника, коэффициент корректировки оклада по этой должности не рассчитывается. 2. Если в расчетном периоде после перевода работника произошло повышение окладов по новой должности, то зарплату, начисленную по старой должности, не корректируют, а по новой — корректируют на коэффициент повышения |
| Пример. Работник уходит в ежегодный отпуск с 03.06.2019 г. Расчетный период — июнь 2018 года — май 2019 года. В январе 2019 года работнику повысили оклад в связи с переводом его на вышеоплачиваемую должность (его перевели с должности агента коммерческого на должность начальника отдела сбыта). Корректировку отпускных не проводят, поскольку оклад повышен в связи с переводом на вышеоплачиваемую должность. | |
| Произошло понижение размера окладов (тарифных ставок) | В данном случае никакие «понижающие» коэффициенты не рассчитываются |
| Повышены размеры надбавок, доплат, премий, других составляющих заработной платы | При расчете коэффициента смотрите исключительно на оклад (тарифную ставку) работника. Повышение доплат, надбавок, премий, устанавливаемых работнику в расчетном периоде, значения не имеет. Также не участвует в расчете отпускного коэффициента корректировки сумма «трудовой» доплаты до минзарплаты |
| Пример. Работник, который был принят на работу с 01.11.2018 г., уходит в ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня с 27.05.2019 г. В расчетном периоде (ноябрь 2018 года — апрель 2019 года) его оклад не менялся и составлял 2500 грн. При этом общая сумма зарплаты за месяц (оклад + «трудовая» доплата) составила с ноября по декабрь 2018 года — 3723 грн., а с января по апрель 2019 года — 4173 грн. Повышение суммы зарплаты за месяц происходило за счет увеличения суммы «трудовой» доплаты. При этом оклад работника не повышался (оставался неизменным — 2500 грн.). Следовательно, коэффициент корректировки не рассчитываем. | |
Как рассчитать коэффициент корректировки
Коэффициент корректировки находим, разделив оклад, установленный работнику после повышения, на оклад, который был у него до повышения.
Коэффициенты корректировки рассчитываем для каждого работника отдельно по каждому случаю повышения оклада. Рассчитанный коэффициент (или несколько коэффициентов, если зарплата повышалась несколько раз) умножаем на суммы выплат за период до повышения. На основании откорректированной таким образом зарплаты определяем средний заработок для расчета отпускных.
Сколько знаков после запятой должен содержать коэффициент корректировки? Ответ на этот вопрос затрудняется дать даже Минсоцполитики. Так, в письме от 10.05.2018 г. № 766/0/101-18 было указано, что Порядком № 100 количество знаков после запятой не ограничено. Так что все на усмотрение бухгалтера. Но понятно, что чем больше знаков после запятой мы оставим, тем точнее получится результат.
А если в расчетном периоде, кроме основной зарплаты, рассчитанной из оклада, работнику начислялись «трудовая» доплата, индексация, больничные, отпускные. Нужно ли суммы таких выплат умножать на коэффициент корректировки?
Пункт 10 Порядка № 100 требует, чтобы коэффициент корректировки применяли к зарплате (включая премии и другие выплаты, которые учитываются при исчислении средней зарплаты), начисленной в расчетном периоде за промежуток времени до повышения. В частности, «трудовая» доплата, индексация, отпускные за прошлые периоды и больничные участвуют в расчете отпускной средней зарплаты. А значит, подлежат корректировке. Это подтверждает Минсоцполитики в письме от 04.05.2017 г. № 1344/0/101-17/282 (ср. ).
Пример 2.15. Работник уходит в ежегодный отпуск с 20.05.2019 г. на 24 календарных дня. В расчетном периоде (май 2018 года — апрель 2019 года) его оклад составлял: с мая по декабрь 2018 года — 3300,00 грн., с января по апрель 2019 года — 3800,00 грн.
При этом с мая по декабрь 2018 года работнику начислялась и выплачивалась зарплата за месяц в сумме 3723,00 грн. (оклад + индексация + «трудовая» доплата до «минималки»), а с января по апрель 2019 года — 4173,00 грн. (оклад + «трудовая» доплата до минзарплаты).
Определяем коэффициент, на который корректируется зарплата (делим оклад «после» на оклад «до»):
3800,00 : 3300,00 = 1,15.
Общая сумма зарплаты, которая будет участвовать в расчете отпускных:
3723,00 х 8 х 1,15 + 4173,00 х 4 = 50943,60 (грн.),
где 8 — количество месяцев (с мая по декабрь 2018 года), в которых зарплата работника составляла 3723,00 грн./мес.;
4 — количество месяцев (с января по апрель 2019 года), в которых начисленная зарплата составляла 4173,00 грн./мес.
Рассчитаем среднедневную зарплату (см. с. 60):
50943,60 : 354 = 143,91 (грн./к. дн.),
где 354 — количество календарных дней в расчетном периоде за вычетом праздничных и нерабочих дней (см. табл. 2.2 на с. 46).
Сумма отпускных равна:
143,91 х 24 = 3453,84 (грн.).
А если работник трудился на условиях неполного рабочего времени (занимал 0,5 штатной единицы), а затем стал работать полный рабочий день (или неполный рабочий день, но уже не на 0,5 ставки, а на 0,8)? Поскольку оклад по должности не изменился, в месяце изменения графика работы коэффициент корректировки не рассчитывают.
Обратите внимание:
если работник работает в режиме неполного рабочего времени, для расчета коэффициента корректировки берем полные оклады, а не фактически начисленную зарплату
Пример 2.16. До 01.02.2019 г. работник трудился на условиях неполного рабочего времени (4 часа в день) и занимал 0,5 штатной единицы. С 01.02.2019 г. на основании его заявления ему был установлен режим полного рабочего времени. С 01.04.2019 г. работник уходит в ежегодный отпуск на 14 календарных дней.
В расчетном периоде (апрель 2018 года — март 2019 года) его оклад не менялся и составлял 3200 грн. С апреля по декабрь 2018 года работнику начислялась зарплата за месяц (с учетом «трудовой» доплаты) в сумме 1861,50 грн., в январе 2019 года — 2086,50 грн., а с февраля по март 2019 года — 4173,00 грн.
В расчетном периоде оклад не изменялся, значит, коэффициент корректировки не рассчитываем. В определении среднего заработка будет участвовать фактическая зарплата, начисленная работнику в расчетном периоде: 1861,50 х 9 + 2086,50 + 4173,00 х 2 = 27186,00 (грн.),
где 9 — количество месяцев (с апреля по декабрь 2018 года), в которых зарплата работника составляла 1861,50 грн.;
2 — количество календарных месяцев, в которых зарплата работника составляла 4173,00 грн.
Рассчитаем среднедневную зарплату:
27186,00 : 354 = 76,80 (грн./к. дн.),
где 354 — количество календарных дней в расчетном периоде за вычетом праздничных и нерабочих дней (см. табл. 2.2 на с. 46).
Сумма отпускных равна:
76,80 х 14 = 1075,20 (грн.).
Пример 2.17. Используя условия примера 2.16, допустим, что в феврале 2019 года работнику был повышен оклад с 3200 грн. до 5100 грн.
Рассчитаем коэффициент корректировки:
5100,00 : 3200,00 = 1,59375.
Определим сумму зарплаты, которая будет участвовать в расчете отпускных:
(1861,50 х 9 + 2086,50 грн.) х 1,59375 + 5100,00 х 2 = 40226,25 (грн.).
Среднедневная зарплата равна:
40226,25 : 354 = 113,63 (грн./к. дн.).
Сумма отпускных составит:
113,63 х 14 = 1590,82 (грн.).
А теперь рассмотрим, как провести корректировку, если в расчетном периоде был перевод на другую должность + повышение окладов. Здесь следуйте главному правилу: разделяйте должности, рассчитывайте и применяйте коэффициенты по каждой должности отдельно (см. табл. 2.4 на с. 58).
Пример 2.18. Работник уходит в ежегодный отпуск с 01.04.2019 г. на 24 календарных дня. В расчетном периоде (апрель 2018 года — март 2019 года) он занимал:
— до 01.09.2018 г. должность бухгалтера (оклад — 5000,00 грн.);
— с 01.09.2018 г. — заместителя главного бухгалтера (оклад — 8000,00 грн.).
С октября 2018 года всем работникам предприятия были повышены оклады. В результате оклад работника по новой должности составил 10000,00 грн.
Премии, доплаты, надбавки и т. д. в расчетном периоде работнику не начислялись.
В этом случае в расчетном периоде корректировке будет подлежать только зарплата по новой должности (заместитель главного бухгалтера), поскольку именно в период работы на этой должности у работника был повышен оклад. Повышение оклада произошло на коэффициент 1,25 (10000,00 грн. : 8000,00 грн.).
На этот коэффициент корректируем зарплату, начисленную в расчетном периоде по новой должности за период до повышения (т. е. зарплату сентября 2018 года):
8000,00 грн. х 1,25 = 10000,00 грн.
Зарплату за апрель — август 2018 года в сумме 25000,00 грн. (5000,00 грн./мес. х 5 мес.), начисленную по прежней должности работника, не корректируем, поскольку оклад по этой должности в период, когда работник ее занимал, не повышался.
Таким образом, общая сумма выплат, которая будет учитываться в расчете «средней», равна 95000,00 грн., в том числе:
— 25000,00 грн. — зарплата за апрель — август 2018 года;
— 10000,00 грн. — откорректированная зарплата за сентябрь 2018 года;
— 60000,00 грн. (10000,00 грн./мес. х 6 мес.) — зарплата за октябрь 2018 года — март 2019 года.
Среднедневная зарплата составит:
95000,00 : 354 = 268,36 (грн./к. дн.).
Сумма отпускных равна:
268,36 х 24 = 6440,64 (грн.).
Очень часто предприятия пользуются всем известным способом «ухода» от индексации зарплаты: регулярное повышение окладов «на чуть-чуть».
Как быть с корректировкой в этом случае?
Увы, если оклады на предприятии повышались, хоть и незначительно — это уже повод проводить корректировку
Пример 2.19. Работник уходит в ежегодный отпуск с 22.04.2019 г. на 24 календарных дня (8 календарных дней отпуска приходятся на апрель и 16 — на май).
В соответствии с колдоговором, заключенным на предприятии, оклады работникам повышаются ежегодно в январе на 20 %, а в марте, мае, июле, сентябре и ноябре — на 5 грн.
В расчетном периоде (апрель 2018 года — март 2019 года) оклад работника был повышен:
— в мае 2018 года с 3900,00 грн. до 3905,00 грн;
— в июле 2018 года — до 3910,00 грн.;
— в сентябре 2018 года — до 3915,00 грн.;
— в ноябре 2018 года — до 3920,00 грн.;
— в январе 2019 года — до 4704,00 грн.;
— в марте 2019 года — до 4709,00 грн.
Премий, надбавок, доплат не было.
В расчетном периоде оклад повышался 6 раз. Следовательно, необходимо рассчитать 6 коэффициентов (см. табл. 2.5).
Таблица 2.5. Расчет коэффициентов повышения оклада
| № п/п | Месяц повышения оклада | Расчет | Коэффициент повышения |
| 1 | Май 2018 года | 3905,00 грн. : 3900,00 грн. | 1,0012821 |
| 2 | Июль 2018 года | 3910,00 грн. : 3905,00 грн. | 1,0012804 |
| 3 | Сентябрь 2018 года | 3915,00 грн. : 3910,00 грн. | 1,0012788 |
| 4 | Ноябрь 2018 года | 3920,00 грн. : 3915,00 грн. | 1,0012771 |
| 5 | Январь 2019 года | 4704,00 грн. : 3920,00 грн. | 1,2 |
| 6 | Март 2019 года | 4709,00 грн. : 4704,00 грн. | 1,0010629 |
Далее корректируем зарплату, начисленную за период до повышения окладов:
3900,00 грн. х 1,0012821 х 1,0012804 х 1,0012788 х 1,0012771 х 1,2 х 1,0010629 = 4709,00 грн. — откорректирована зарплата за апрель 2018 года на коэффициенты повышения зарплаты в мае, июле, сентябре, ноябре 2018 года, а также в январе и марте 2019 года;
3905,00 грн./мес. х 2 мес. х 1,0012804 х 1,0012788 х 1,0012771 х 1,2 х 1,0010629 = 9418,00 грн. — откорректирована зарплата за май и июнь 2018 года на коэффициенты повышения зарплаты в июле, сентябре, ноябре 2018 года, январе и марте 2019 года;
3910,00 грн./мес. х 2 мес. х 1,0012788 х 1,0012771 х 1,2 х 1,0010629 = 9418,00 грн. — откорректирована зарплата за июль и август 2018 года на коэффициенты повышения зарплаты в сентябре, ноябре 2018 года, январе и марте 2019 года;
3915,00 грн./мес. х 2 мес. х 1,0012771 х 1,2 х х 1,0010629 = 9418,00 грн. — откорректирована зарплата за сентябрь и октябрь 2018 года на коэффициенты повышения зарплаты в ноябре 2018 года, январе и марте 2019 года;
3920,00 грн./мес. х 2 мес. х 1,2 х 1,0010629 = 9418,00 грн. — откорректирована зарплата за ноябрь и декабрь 2018 года на коэффициенты повышения зарплаты в январе и марте 2019 года;
4704,00 грн/мес. х 2 мес. х 1,0010629 = 9418,00 грн. — откорректирована зарплата за январь и февраль 2019 года на коэффициент повышения зарплаты в марте 2019 года.
Как видите, после применения повышающих коэффициентов мы «дотянули» зарплату работника за каждый месяц расчетного периода до уровня мартовской зарплаты 4709,00 грн. Но так красиво получится, только если работник не получает доплат, надбавок, премий и т. д. Если же такие выплаты начисляются работнику, то их также нужно откорректировать на коэффициент повышения оклада (см. выше).
Рассчитаем среднедневную зарплату:
(4709,00 грн. х 2 + 9418,00 грн. х 5) : 354 к. дн. = 159,63 грн./к. дн.
При этом в периоде, на который приходится отпуск работника (в мае 2019 года), ему снова поднимут зарплату на 5 грн. Следовательно, нужно рассчитать коэффициент повышения зарплаты в мае 2019 года (4714,00 грн. : 4709,00 грн. = 1,0010618) и на этот коэффициент откорректировать сумму средней заработной платы, начисленной за 16 дней отпуска, приходящегося на май 2019 года.
Сумма средней зарплаты с учетом коэффициента повышения оклада в мае 2019 года составляет:
159,63 грн./к. дн. х 1,0010618 = 159,80 грн./к. дн.
Общая сумма отпускных составит:
159,63 грн./к. дн. х 8 к. дн. апреля + 159,80 к. дн. х х 16 к. дн. мая = 3833,84 грн.
Уменьшение коэффициента корректировки
Корректировать зарплату для расчета отпускных должны все предприятия, в том числе и бюджетники, а также предприниматели-работодатели (см. письмо Минсоцполитики от 10.05.2018 г. № 766/0/101-18). Иначе есть риск нарваться на штрафы (о них — на с. 63).
В то же время хозрасчетные предприятия могут воспользоваться небольшим послаблением, предусмотренным абзацем первым п. 10 Порядка № 100. В нем указано, что такие субъекты хозяйствования при расчете отпускных корректировку выплат осуществляют с учетом их финансовых возможностей.
То есть
в случае тяжелого финансового положения можно уменьшить коэффициент корректировки
Для этого издают соответствующий приказ (распоряжение), в котором указывают причины, не позволяющие провести корректировку в полном объеме: снижение рентабельности, объема производства, недостаточность оборотных средств и т. п.
Такой приказ (распоряжение) согласовывают с профкомом или другим органом, уполномоченным на представительство трудовым коллективом. Примерная его форма приведена на с. 63.
Обратите внимание: бюджетников послабляющая норма не касается. А могут ли ею воспользоваться предприниматели-работодатели? Да, могут (см. письмо Минсоцполитики от 10.05.2018 г. № 766/0/101-18).
А вот не проводить корректировку вообще работодатель, по мнению Минсоцполитики (см. письмо от 27.10.2016 г. № 1491/13/8416), не имеет права. Такие выводы полностью поддерживает Гоструда.
Заметим, что суды не так единодушны в этом вопросе. Одни считают, что Порядок № 100 не обязывает небюджетного работодателя проводить корректировку зарплаты. Такое решение работодатель принимает самостоятельно с учетом финансовых возможностей. При этом он вправе понизить размер коэффициента до 1,0, если отсутствуют финансовые возможности применять фактический коэффициент корректировки (см., к примеру, постановления Орджоникидзевского горсуда Днепропетровской обл. от 21.12.2017 г. по делу № 184/2004/17, Черкасского окружного админсуда от 23.09.2013 г. по делу № 823/2916/13-а). Другие же суды становятся на сторону Минсоцполитики и Гоструда (см., например, определение Киевского апелляционного админсуда от 17.04.2014 г. по делу № 823/2842/13-а).
Запомните: безосновательное неприменение корректирующих коэффициентов может привести к занижению суммы отпускных. За это работодателю «светит» штраф в размере 1 минзарплаты согласно абзацу восьмому ст. 265 КЗоТ (см. письмо Минсоцполитики от 16.08.2016 г. № 1143/13/84-16). Кроме того, должностным лицам такого работодателя грозит админштраф на основании ст. 41 КУоАП (в общем случае от 510 до 1700 грн.).
выводы
- В общем случае среднюю заработную плату для оплаты времени отпусков исчисляют исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска.
- Сумму заработной платы за все время отпуска необходимо выплатить работнику не позднее чем за 3 календарных дня до его начала.
- Премии включают в расчет средней зарплаты для исчисления суммы отпускных в том месяце, в котором они начислены.
- Если сотрудник работает в режиме неполной рабочей недели по не зависящим от него причинам, то дни, когда он не работал, исключают из расчетного периода.
- Если в расчетном периоде, за который определяют средний заработок для расчета отпускных, произошло повышение окладов (тарифных ставок), следует произвести корректировку выплат, начисленных до такого повышения.
