2.1. Розраховуємо і виплачуємо відпускні
Основний нормативний путівник по розрахунку відпускних у бухгалтера — це Порядок № 100. До нього й звернемося. У п. 7 цього документа знаходимо правила розрахунку відпускних і компенсації* за невикористані дні відпустки.
* Детально про компенсацію за невикористану відпустку див. у розділі 4 на с. 83.
Так, для розрахунку відпускних передусім необхідно визначити середню заробітну плату. Як це зробити? Для цього потрібно сумарний заробіток за останні перед початком відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період поділити на відповідну кількість календарних днів року або меншого відпрацьованого періоду (за винятком святкових і неробочих днів).
Отриманий показник множите на кількість календарних днів відпустки — і сума відпускних визначена!
Наведемо розрахунок відпускних у вигляді формули:
В = Д x ЗП : (К - С - Ч),
де В — сума відпускних;
Д — кількість календарних днів відпустки;
ЗП — сума заробітної плати, нарахованої в розрахунковому періоді;
К — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді (за 12 місяців — це 365 (у високосному році — 366) календарних днів);
С — кількість святкових і неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, які припадають на розрахунковий період (див. с. 7);
Ч — час, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково в розрахунковому періоді (див. с. 47).
Таким чином, для розрахунку суми відпускних необхідно визначити:
— розрахунковий період і кількість календарних днів у ньому;
— виплати, що нараховані в розрахунковому періоді і беруть участь у розрахунку середньої зарплати.
Детально про визначення цих показників поговоримо далі.
Розрахунковий період
У загальному випадку середню заробітну плату для оплати часу відпусток обчислюють виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (п. 2 Порядку № 100). Проте є й окремі випадки. Ознайомитися з ними ви можете в табл. 2.1.
Таблиця 2.1. Визначення розрахункового періоду: поширені ситуації
| Умова | Як визначити розрахунковий період | Приклад |
| Працівник відпрацював на підприємстві один рік і більше (загальний випадок) | 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки (абзац перший п. 2 Порядку № 100) | Працівник підприємства прийнятий на роботу 13.11.2017 р. З 08.04.2019 р. йому надано щорічну відпустку. Розрахунковим періодом є квітень 2018 року — березень 2019 року |
| Працівник пропрацював на підприємстві менше року | Фактичний час роботи (з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому надається відпустка). Тобто враховуються тільки повністю відпрацьовані місяці (абзац другий п. 2 Порядку № 100) | Працівник прийнятий на роботу 25.06.2018 р. З 01.04.2019 р. йому надано щорічну відпустку. Працівник пропрацював на підприємстві менше 12 календарних місяців, тому середню заробітну плату обчислюємо за фактичний час роботи (з 1-го до 1-го числа), що передує місяцю надання відпустки. У нашому випадку розрахунковим періодом буде липень 2018 року — березень 2019 року |
| Працівник прийнятий на роботу з першого робочого дня місяця, який не є першим календарним днем | Такий місяць ураховують при визначенні кількості днів у розрахунковому періоді | Працівник прийнятий на роботу 03.09.2018 р. і йде в щорічну відпустку з 15.04.2019 р. На підприємстві 5-денний робочий тиждень з двома вихідними днями — субота і неділя. Розрахунковим періодом, за який визначається середня зарплата, у цьому випадку буде вересень 2018 року — березень 2019 року, оскільки 3-тє число — перший робочий день вересня 2018 року (1 і 2 вересня — вихідні дні)* |
| * Див. лист Мінсоцполітики від 06.10.2014 р. № 493/18/99-14. | ||
| Працівник не зі своєї вини не мав заробітку в розрахунковому періоді | 12 календарних місяців. При цьому середню зарплату обчислюють виходячи з установленої в трудовому договорі тарифної ставки або посадового (місячного) окладу | Працівниця підприємства 10.04.2019 р. вийшла з відпустки для догляду за дитиною до 3 років. З 22.04.2019 р. їй надано щорічну відпустку за 2015 — 2016 роки. Кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку, визначаємо в розрахунковому періоді, який дорівнює 12 календарним місяцям, що передують місяцю, в якому працівниця йде в щорічну відпустку (див. підрозділ 2.4 на с. 56) |
| Працівник з відрядною оплатою праці, якщо відсутні оперативні дані для розрахунку заробітку за останній місяць розрахункового періоду | Останній місяць розрахункового періоду замінюють місяцем, який безпосередньо передує розрахунковому періоду (абзац дев’ятий п. 2 Порядку № 100)* | Працівник, прийнятий на роботу у 2015 році, йде в щорічну відпустку з 01.04.2019 р. У цьому випадку розрахунковим періодом має бути квітень 2018 року — березень 2019 року. Проте на момент розрахунку і виплати відпускних відсутні оперативні дані про заробітну плату працівника за березень 2019 року. У цьому випадку до розрахунку включають виплати за березень 2018 року — лютий 2019 року |
| * Майте на увазі: наведений порядок розрахунку не може застосовуватися для почасовиків. Якщо визначення середнього заробітку здійснюється до закриття відомості про нарахування заробітної плати за останній місяць розрахункового періоду, Мінсоцполітики (див. лист від 06.02.2017 р. № 272/0/101-17/282) пропонує здійснювати розрахунок з наявних даних. А вже після проведення всіх нарахувань за останній місяць за потреби здійснювати перерахунок відпускних з урахуванням донарахованих сум. Тобто розрахунковий період у такій ситуації не змінюється. | ||
| Працівнику надаються невикористані дні щорічної відпустки за декілька років | 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки. При цьому важливо, в якому саме календарному місяці згідно з наказом працівнику надається відпустка* | Працівник іде у відпустку з 22.04.2019 р. Тривалість відпустки становить 30 календарних днів (24 календарних дні за поточний робочий рік і 6 — за минулий). Розрахунковим періодом для обчислення суми відпускних є квітень 2018 року — березень 2019 року. Якщо ж відпустки надають окремо, то розрахунковий період доведеться визначати щоразу наново |
| Працівнику послідовно надаються щорічні основна і додаткова відпустки | Згідно з наказом працівнику було надано щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні з 18.03.2019 р. і додаткову щорічну відпустку за ненормований робочий день тривалістю 7 календарних днів з 11.04.2019 р. При обчисленні середньої заробітної плати для оплати щорічної основної відпустки розрахунковим періодом буде березень 2018 року — лютий 2019 року, а для оплати часу додаткової відпустки — квітень 2018 року — березень 2019 рік | |
| * Про те, що розрахунковий період у такому разі не залежить від місяця видання наказу і кількості таких наказів, роз’яснювалося в листах Мінсоцполітики від 26.10.2016 р. № 1475/13/84-16 і від 01.12.2016 р. № 1623/13/84-16. | ||
Зверніть увагу: не всі календарні дні розрахункового періоду беруть участь у розрахунку середнього заробітку для оплати днів щорічної відпустки.
Передусім
при визначенні тривалості розрахункового періоду виключають святкові та неробочі дні, встановлені ст. 73 КЗпП*
* З ними ви можете ознайомитися на с. 7.
Покажемо це на прикладі.
Приклад 2.1. Працівник прийнятий на роботу 08.10.2018 р. З 01.04.2019 р. йому надають щорічну відпустку на 7 календарних днів.
Розрахунковим періодом у цьому випадку є листопад 2018 року — березень 2019 року. На цей період припадають 4 святкових дні: Новий рік (1 січня 2019 року), Різдво Христове (25 грудня 2018 року і 7 січня 2019 року) та Міжнародний жіночий день (8 березня 2019 року). Ці дні необхідно виключити при розрахунку середньої зарплати для визначення суми відпускних.
Таким чином, кількість днів розрахункового періоду, що беруть участь в обчисленні середньої заробітної плати, становить:
30 + 31 + 31 + 28 + 31 - 4 = 147 (к. дн.).
Щоб при розрахунку відпускних довго не думати, скільки ж святкових і неробочих днів потрібно виключити з розрахункового періоду**, скористайтеся табл. 2.2.
** Станом на день підготовки спецвипуску до друку.
Таблиця 2.2. Дні, що включаються до розрахунку відпускних
| Місяць | Кількість календарних днів | Кількість святкових і неробочих днів (число місяця, на яке припадає свято) | Календарні дні, що включаються до розрахунку |
| 2018 рік | |||
| Березень | 31 | 1 (8) | 30 |
| Квітень | 30 | 1 (8) | 29 |
| Травень | 31 | 3 (1, 9, 27) | 28 |
| Червень | 30 | 1 (28) | 29 |
| Липень | 31 | — | 31 |
| Серпень | 31 | 1 (24) | 30 |
| Вересень | 30 | — | 30 |
| Жовтень | 31 | 1 (14) | 30 |
| Листопад | 30 | — | 30 |
| Грудень | 31 | 1 (25) | 30 |
| 2019 рік | |||
| Січень | 31 | 2 (1, 7) | 29 |
| Лютий | 28 | — | 28 |
| Березень | 31 | 1 (8) | 30 |
| Квітень | 30 | 1 (28) | 29 |
| Травень | 31 | 2 (1, 9) | 29 |
| Червень | 30 | 2 (16, 28) | 28 |
| Липень | 31 | — | 31 |
| Серпень | 31 | 1 (24) | 30 |
| Вересень | 30 | — | 30 |
| Жовтень | 31 | 1 (14) | 30 |
| Листопад | 30 | — | 30 |
| Грудень | 31 | 1 (25) | 30 |
Зверніть увагу: у зв’язку з тим, що Трійця у 2018 і 2019 роках припадає на різні місяці (у 2018 році — 27 травня, у 2019 році — 16 червня), на 12-місячний розрахунковий період червень 2018 — травень 2019 року припадає не 11, як у загальному випадку, а 10 святкових і неробочих днів.
Але це ще не всі «виключенці». Крім святкових і неробочих днів, із розрахункового періоду також виключають час, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково (абзац шостий п. 2 Порядку № 100). На цій підставі в розрахунку середнього заробітку для оплати днів відпустки не беруть участі:
— дні простою не з вини працівника, за які за працівником частково зберігався заробіток. Нагадаємо: такі дні згідно зі ст. 113 КЗпП оплачують у розмірі не нижче 2/3 установленої працівнику тарифної ставки (окладу).
Зауважте: дні прогулів з вини працівника не виключають із розрахункового періоду, оскільки їх не можна вважати поважною причиною для відсутності на робочому місці;
— дні, коли працівник не працював у зв’язку з установленням режиму неповного робочого тижня з не залежних від нього причин (див. підрозділ 2.3 на с. 54);
— час перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років (6/16/18* років — згідно з медичним висновком). Цю ситуацію розглянемо на прикладах у підрозділі 2.4 на с. 56;
* Залежно від захворювання дитини.
— дні відпустки без збереження зарплати як за ст. 25, так і за ст. 26 Закону про відпустки (див. лист Мінсоцполітики від 26.11.2012 р. № 1203/13/84-12). Але майте на увазі: якщо працівник відпочивав «за свій рахунок» довше, ніж передбачено в згаданих статтях, то «надлишок» відпускних днів вважається наданим незаконно і такі дні не виключають із розрахунку середньої заробітної плати.
Розглянемо приклад.
Приклад 2.2. Працівниці підприємства надано щорічну відпустку з 10.04.2019 р. Розрахунковим періодом є квітень 2018 року — березень 2019 року. З 18.06.2018 р. по 27.06.2018 р. працівниця перебувала у відпустці без збереження заробітної плати на підставі ст. 26 Закону про відпустки.
Згідно з вимогами Порядку № 100 при обчисленні середньої заробітної плати для розрахунку відпускних час перебування працівниці у відпустці без збереження заробітної плати (10 календарних днів) необхідно виключити з розрахункового періоду.
Таким чином, кількість днів розрахункового періоду, що беруть участь в обчисленні середньої заробітної плати, становитиме:
365 - 11 - 10 = 344 (к. дн.),
де 11 — кількість святкових і неробочих днів згідно зі ст. 73 КЗпП, що припадають на розрахунковий період;
10 — час перебування працівниці у відпустці без збереження заробітної плати згідно зі ст. 26 Закону про відпустки.
Ну що ж, тепер визначити розрахунковий період для обчислення суми відпускних для вас, вважаємо, не проблема. Залишилося розібратися з визначенням сумарного заробітку, нарахованого в розрахунковому періоді.
Виплати, що включаються до розрахунку відпускних
Щоб розрахувати сумарний заробіток, отриманий працівником у розрахунковому періоді, для обчислення суми відпускних, необхідно передусім знати, які виплати включаються до розрахунку середньої заробітної плати. Їх перелік наведено в п. 3 Порядку № 100. А ось у п. 4 цього документа можна знайти виплати, які до розрахунку середнього заробітку не включають. Ознайомитися з виплатами, які враховуються і не враховуються у розрахунку відпускних, ви можете в табл. 2.3.
Таблиця 2.3. Виплати, що беруть / не беруть участі у розрахунку відпускних
| № з/п | Виплати, що враховуються при розрахунку відпускних |
| 1 | Основна заробітна плата |
| 2 | Доплати та надбавки за: — надурочну роботу; — роботу в нічний час; — суміщення професій і посад; — розширення зон обслуговування або виконання підвищених обсягів робіт працівниками-почасовиками; — високі досягнення в праці (висока професійна майстерність); — умови праці; — інтенсивність праці; — керівництво бригадою; — вислугу років тощо |
| 3 | Виробничі премії та премії за економію конкретних видів палива, електроенергії та теплової енергії |
| Премії включають до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату. | |
| 4 | Винагорода за підсумками роботи за рік, за вислугу років тощо |
| Подробиці читайте на с. 50. | |
| 5 | Виплати за час, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток (зокрема, за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження тощо) |
| Увага! Виплати за час, протягом якого за працівником середній заробіток зберігається не повністю (наприклад, за період простою), у розрахунку відпускних участі не беруть. | |
| 6 | Допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю |
| При розрахунку середньої зарплати слід також ураховувати й оплату перших 5 днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця. | |
| 7 | Допомога по вагітності та пологах |
| У Порядку № 100 про допомогу по вагітності та пологах нічого не сказано, але її також потрібно враховувати при розрахунку середньої зарплати (детальніше див. на с. 53). Це підтверджує і Мінсоцполітики (раніше — Мінпраці) в листах від 17.06.2011 р. № 190/13/116-11 і від 22.06.2006 р. № 4201/0/14-06/13. | |
| 8 | Суми індексації заробітної плати |
| Вони також не зазначені в Порядку № 100, але про необхідність їх урахування при обчисленні середньої заробітної плати говорить Мінсоцполітики в листі від 09.12.2011 р. № 1105/13/81-11. | |
| № з/п | Виплати, що не враховуються при обчисленні середньої заробітної плати |
| 1 | Виплати за виконання окремих доручень (одноразового характеру), які не входять до обов’язків працівника |
| Виняток становлять (тобто враховуються при розрахунку середньої заробітної плати): — доплата за суміщення професій та посад; — доплата за розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт; — доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників; — різниця в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками. | |
| 2 | Одноразові виплати: — компенсація за невикористану відпустку; — матеріальна допомога; — допомога працівникам, які виходять на пенсію; — вихідна допомога тощо |
| Зверніть увагу: незалежно від того, є матеріальна допомога разовою чи ні, надана вона одному або всім (більшості) співробітників, її суму не враховують при обчисленні середньої заробітної плати (див. лист Мінпраці від 13.12.2005 р. № 694/13/84-05). | |
| 3 | Компенсаційні виплати на відрядження і при переведенні на іншу роботу. До них належать: добові, оплата за проїзд, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що виплачуються замість добових |
| 4 | Окремі види премій, зокрема, за: — винаходи та раціоналізаторські пропозиції; — сприяння впровадженню винаходів і раціоналізаторських пропозицій; — упровадження нової техніки та технології; — збір і здавання брухту чорних, кольорових і дорогоцінних металів; — збір і здавання на відновлення відпрацьованих деталей машин, автомобільних шин; — введення в дію виробничих потужностей та об’єктів будівництва (за винятком цих премій працівникам будівельних організацій, що виплачуються у складі премій за результати господарської діяльності) |
| 5 | Грошові та речові винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах тощо |
| 6 | Пенсії, державна допомога, соціальні та компенсаційні виплати |
| 7 | Літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що виплачується за авторським договором |
| 8 | Вартість безоплатно виданих спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, змивних і знешкоджувальних засобів, молока і лікувально-профілактичного харчування |
| 9 | Дотації на обіди, проїзд, вартість оплачених підприємством путівок до санаторіїв та будинків відпочинку |
| 10 | Виплати, пов’язані з ювілейними датами, днем народження, за багаторічну і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо |
| 11 | Вартість безоплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива і сума коштів на їх відшкодування |
| 12 | Заробітна плата на роботі за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачено чинним законодавством) |
| 13 | Суми відшкодування шкоди, заподіяної працівнику каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я |
| 14 | Доходи (дивіденди, відсотки), нараховані за акціями трудового колективу і вкладами членів трудового колективу в майно підприємства |
| 15 | Компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв’язку з порушенням строків її виплати |
Важливо! Виплати повинні враховуватися в тих місяцях, за які вони нараховані (див. лист Мінсоцполітики від 09.12.2011 р. № 1105/13/81-11). Це, зокрема, стосується «перехідних» виплат — лікарняних і відпускних. І тільки облік премій має особливості (про них ви можете прочитати в підрозділі 2.2 на с. 50).
Також зауважте: усі виплати включають до розрахунку середньої заробітної плати в тому розмірі, у якому вони нараховані, тобто без вирахування сум податків та зборів, аліментів тощо (крім відрахувань із заробітної плати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт без позбавлення волі).
Детальніше про розрахунок відпускних ви можете дізнатися з практичних прикладів у наступних підрозділах. Зараз же поговоримо про те, в які строки відпускні потрібно виплатити.
Строки виплати відпускних
Суму заробітної плати за весь час відпустки необхідно виплатити працівнику не пізніше ніж за 3 дні до її початку (ст. 21 Закону про відпустки, ст. 115 КЗпП). Причому зверніть увагу: йдеться про календарні дні (див. лист Мінпраці від 26.06.2009 р. № 155/13/116-09).
Так, наприклад, якщо перший день відпустки — 8 квітня 2019 року, то останнім днем виплати відпускних було 4 квітня 2019 року.
Увага! Зазначених строків краще не порушувати. Адже несвоєчасна виплата відпускних може слугувати підставою для:
— перенесення щорічної відпустки відповідно до п. 2 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки. Причому якщо працівник звернеться до роботодавця із заявою про перенесення відпустки із цієї причини, роботодавець не має права йому відмовити;
— застосування до роботодавця штрафних санкцій на підставі ст. 265 КЗпП, а до його посадових осіб — адміністративних стягнень відповідно до ст. 41 КУпАП.
Але трапляються ситуації, коли дотриматися триденного строку неможливо. Так може бути, що працівник з якихось причин звернувся з проханням надати йому відпустку терміново, у строки, не обумовлені заздалегідь, у зв’язку з чим роботодавець не в змозі виплатити йому відпускні за 3 дні до початку відпустки.
Як бути? У цьому випадку уникнути негативних наслідків допоможе ст. 7 Конвенції Міжнародної організації праці «Про оплачувані відпустки» № 132, ратифікованої Законом № 2481. Відповідно до неї відпускні виплачують працівнику до відпустки, якщо інше не передбачене в угоді між працівником і роботодавцем.
На застосування в цьому випадку міжнародної норми «дає добро» ст. 81 КЗпП. Так, якщо міжнародним договором або міжнародною угодою, в яких бере участь Україна, встановлені інші правила, ніж ті, що містить законодавство України про працю, то застосовуються правила міжнародного договору або міжнародної угоди.
Таким чином, у заяві про надання «непередбаченої» відпустки працівник може зазначити бажаний строк виплати йому відпускних. Заява з резолюцією керівника підприємства буде підставою для надання відпустки і виплати відпускних у строки, відмінні від передбачених КЗпП і Законом про відпустки. Такий вихід пропонувало Мінсоцполітики в листах від 05.01.2012 р. № 7/13/133-12 і від 04.08.2016 р. № 430/13/116-16. Але це все ж крайній випадок.
2.2. Урахування окремих виплат при розрахунку відпускних
Премії та разові винагороди
Як ми вже зазначали, при розрахунку відпускних премії включають до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату (п. 3 Порядку № 100). Причому це стосується премій, нарахованих як за місяць, так і за квартал або більший проміжок часу. Тобто
усі премії включають до розрахунку у тому місяці, в якому вони нараховані
Одноразову винагороду за підсумками роботи за рік і за вислугу років включають до середнього заробітку шляхом додавання до заробітку за кожен місяць розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній рік.
Тобто одноразову винагороду розподіляють не між місяцями року, за роботу в яких вона була нарахована, а між місяцями розрахункового періоду, за який здійснюється розрахунок середньої заробітної плати. А отже, у загальному випадку (коли кількість місяців розрахункового періоду дорівнює 12) до розрахунку середньої зарплати потрапить уся сума одноразової винагороди.
А якщо в розрахунковому періоді менша кількість місяців? У такому разі при розрахунку середнього заробітку для визначення відпускних враховують не всю суму одноразової винагороди, а її частину, пропорційну кількості місяців розрахункового періоду. Зауважте:
до розрахунку включають тільки винагороду, нараховану в поточному році (у якому надаєте відпустку) за попередній рік
Цього вимагають фахівці Мінсоцполітики (див., зокрема, лист від 24.06.2008 р. № 411/13/84-08). Так, при наданні відпустки у 2019 році до розрахунку відпускних можна включити тільки винагороду за підсумками роботи за 2018 рік, нараховану у 2019 році в одному з місяців розрахункового періоду.
Якщо ж винагорода за підсумками роботи за рік нарахована в поточному році за поточний рік, то її не можна враховувати при розрахунку відпускних. Таким чином, надаючи відпустку у 2019 році, ви не зможете включити до розрахунку середньої заробітної плати винагороду за підсумками роботи за 2018 рік, нараховану у 2018 році.
«Преміальна» тема достатньо популярна. При цьому на ній легко «спіткнутися». Щоб цього не відбулося, розберемо на прикладах основні нюанси.
Приклад 2.3. Працівник іде в щорічну відпустку тривалістю 10 календарних днів з 22.04.2019 р. Розрахунковим періодом є квітень 2018 року — березень 2019 року.
Оклад працівника становить 6800,00 грн. Щомісячна премія — 300,00 грн. Крім того, працівнику в розрахунковому періоді було нараховано квартальні премії в сумі 1800,00 грн., у тому числі:
— за І квартал 2018 року (нараховано у квітні 2018 року) — 400,00 грн.;
— за ІІ квартал 2018 року (нараховано в липні 2018 року) — 400,00 грн.;
— за ІІІ квартал 2018 року (нараховано в жовтні 2018 року) — 500,00 грн.;
— за IV квартал 2018 року (нараховано в січні 2019 року) — 500,00 грн.
Також у квітні 2019 року працівнику нараховано премію в розмірі 600,00 грн. за І квартал 2019 року.
Одноразову винагороду за підсумками роботи за 2018 рік нараховано в січні 2019 року, і вона становить 2800,00 грн.
Отже, потрібно визначити, які із зазначених в умовах прикладу премії та винагороди потраплять до розрахунку середньої заробітної плати для обчислення відпускних, виплачених у квітні 2019 року.
Спочатку згадаємо, що при розрахунку середньої зарплати для визначення суми відпускних щомісячні та квартальні премії слід включати до заробітної плати того місяця, в якому вони нараховані (абзац перший п. 3 Порядку № 100).
Отже, квартальна премія, нарахована у квітні 2018 року за I квартал 2018 року, у повному обсязі ввійде до розрахунку середньої зарплати, незважаючи на те, що вона нарахована за місяці, які не ввійшли до розрахункового періоду. А ось премію, нараховану у квітні 2019 року, навпаки, не враховуємо в розрахунку відпускних, хоча вона й нарахована за місяці, що ввійшли до розрахункового періоду. Таким чином, до розрахунку включаємо квартальні премії, нараховані за І — IV квартали 2018 року.
Само собою потраплять до розрахунку й щомісячні премії, нараховані в місяцях звітного періоду.
Винагороду за підсумками роботи за 2018 рік, нараховану у 2019 році, також включаємо до розрахунку середньої зарплати шляхом додавання 1/12 від суми винагороди до заробітку кожного місяця розрахункового періоду. У зв’язку з тим, що в цьому випадку розрахунковий період дорівнює 12 місяцям, у розрахунку середньої зарплати бере участь уся сума винагороди.
Таким чином, визначимо суму виплат за розрахунковий період:
(6800,00 + 300,00) х 12 + 1800,00 + 2800,00 = 89800,00 (грн.).
Середньоденна заробітна плата склала:
89800,00 : (365 - 11) = 253,67 (грн./к. дн.),
де 365 — загальна кількість календарних днів розрахункового періоду;
11 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.
Сума відпускних за 10 календарних днів становитиме:
253,67 х 10 = 2536,70 (грн.).
Приклад 2.4. Працівник прийнятий на роботу 15.09.2018 р. З 08.04.2018 р. йому надається частина щорічної відпустки тривалістю 14 календарних днів. Розрахунковим періодом є жовтень 2018 року — березень 2019 року. У розрахунковому періоді працівнику нараховано зарплату в сумі 35400,00 грн. Крім того, у січні 2019 року нараховано винагороду за підсумками роботи за 2018 рік у сумі 3000,00 грн.
Нагадаємо: винагороду за підсумками роботи за 2018 рік включають до розрахунку середньої зарплати шляхом додавання 1/12 від суми нарахованої винагороди до заробітку кожного місяця розрахункового періоду. Оскільки в нашому випадку розрахунковий період становить 6 місяців (жовтень 2018 року — березень 2019 року), до розрахунку середньої зарплати включаємо частину винагороди за підсумками роботи за 2018 рік у розмірі 6/12 від її повної суми, а саме:
3000,00 : 12 х 6 = 1500,00 (грн.).
Визначимо кількість календарних днів, що враховуються:
182 - 5 = 177 (к. дн.),
де 182 — кількість календарних днів у розрахунковому періоді (31 + 30 + 31 + 31 + 28 + 31);
5 — кількість святкових і неробочих днів у розрахунковому періоді (14 жовтня і 25 грудня 2018 року, 1, 7 січня і 8 березня 2019 року).
Середньоденна заробітна плата становить:
(35400,00 + 1500,00) : 177 = 208,47 (грн./к. дн.).
Розрахуємо суму відпускних:
208,47 х 14 = 2918,58 (грн.).
Приклад 2.5. Працівнику надається щорічна відпустка тривалістю 24 календарних дні з 22.04.2019 р. Розрахунковим періодом є квітень 2018 року — березень 2019 року. У розрахунковому періоді працівнику нараховано заробітну плату в сумі 62400,00 грн. Крім того, у березні 2019 року йому було нараховано премію до ювілею (до 50-річчя) у розмірі 1500,00 грн.
Згідно з п.п. «і» п. 4 Порядку № 100 премія, нарахована працівнику у зв’язку з ювілеєм, не бере участі в розрахунку середньої зарплати для визначення суми відпускних. Таким чином, середній заробіток обчислюємо виходячи з нарахованої зарплати:
62400,00 : (365 - 11) = 176,27 (грн./к. дн.).
Сума відпускних становить:
176,27 х 24 = 4230,48 (грн.).
Зверніть увагу:
у разі коли працівник увесь місяць перебував у неоплачуваній відпустці (на підставі ст. 25 або 26 Закону про відпустки), весь такий місяць виключають із розрахункового періоду
Отже, якщо в цьому місяці працівнику були нараховані будь-які виплати (премії, надбавки тощо), вони не братимуть участі в розрахунку середньої зарплати.
Інша ситуація, якщо працівник був у неоплачуваній відпустці тільки частину місяця. Тоді з розрахункового періоду виключаємо тільки кількість днів, що припадають на таку відпустку. При цьому премії включають до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату. Такий же підхід демонструє Мінсоцполітики в листі від 23.04.2018 р. № 659/0/101-18.
Наочніше цей механізм продемонструємо на прикладі.
Приклад 2.6. Працівнику — особі з інвалідністю надається щорічна відпустка тривалістю 16 календарних днів з 11.04.2019 р. Розрахунковий період: квітень 2018 року — березень 2019 року. З 1 по 30 листопада 2018 року (тобто весь місяць) працівник перебував у відпустці без збереження заробітної плати на підставі ст. 25 Закону про відпустки. У розрахунковому періоді працівнику нараховано:
— зарплату за фактично відпрацьований час у розмірі 65320,00 грн.;
— виробничу премію в розмірі 11030,00 грн., з них 920,00 грн. нараховано в листопаді 2018 року за жовтень цього ж року.
Отже, з розрахункового періоду виключаємо святкові та неробочі дні, а також дні листопадової відпустки «за свій рахунок». Таким чином, кількість днів розрахункового періоду, що беруть участь в обчисленні середньої заробітної плати, становить:
365 - 11 - 30 = 324 (к. дн.).
У зв’язку з тим, що весь листопад 2018 року працівник перебував у відпустці «за свій рахунок», премію, нараховану в цьому місяці (920,00 грн.), не враховуємо в розрахунку.
Загальна сума виплат, що беруть участь у розрахунку середньої зарплати, становитиме:
65320,00 + 11030,00 - 920,00 = 75430,00 (грн.).
Визначаємо середньоденну заробітну плату:
75430,00 : 324 = 232,81 (грн./к. дн.).
Розрахуємо суму відпускних:
232,81 х 16 = 3724,96 (грн.).
Лікарняні та декретні
З попереднього підрозділу ви пам’ятаєте, що при визначенні суми відпускних або компенсації за невикористану відпустку до розрахунку включають також допомогу по тимчасовій непрацездатності (абзац четвертий п. 3 Порядку № 100).
Нагадаємо: у загальному випадку перші 5 днів тимчасової непрацездатності оплачує роботодавець, а починаючи з 6-го дня працівнику виплачується допомога по тимчасовій непрацездатності за рахунок коштів Фонду соціального страхування. При цьому вся сума лікарняних є збереженням зарплати працівника на період хвороби.
Таким чином,
до розрахунку середнього заробітку для визначення суми відпускних включають загальну суму оплати періоду тимчасової непрацездатності
Відповідно, і календарні дні, на які припадає тимчасова непрацездатність працівника, включають до загальної кількості календарних днів за розрахунковий період. Аналогічні роз’яснення були надані в спільному листі Мінпраці та Мінфіну від 04.04.2006 р. № 2300/0/14-06/13-15, № 31-18040-02-5/6826.
Щоб краще розібратися в «лікарняних» нюансах, розглянемо приклад.
Приклад 2.7. Працівнику надається щорічна основна відпустка з 01.04.2019 р. тривалістю 7 календарних днів. Розрахунковий період для визначення суми відпускних: квітень 2018 року — березень 2019 року. Сума заробітної плати за розрахунковий період становить 86250,00 грн. Сума оплати лікарняного листа за період тимчасової непрацездатності з 11.12.2018 р. по 20.12.2018 р. — 2393,40 грн.
Визначимо кількість календарних днів у розрахунковому періоді:
365 - 11 = 354 (к. дн.),
де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
11 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.
Визначимо середньоденну заробітну плату:
(86250,00 + 2393,40) : 354 = 250,41 (грн./к. дн.).
Сума відпускних становить:
250,41 х 7 = 1752,87 (грн.).
А от про допомогу по вагітності та пологах у Порядку № 100 прямо не говориться. Проте це не означає, що їй не місце в розрахунку середньої заробітної плати для визначення суми відпускних. Пояснимо чому.
Безумовно, така виплата не є допомогою по тимчасовій непрацездатності, оскільки вона пов’язана з іншим страховим випадком. Водночас декретні компенсують втрату зарплати за період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Тобто вони підпадають під поняття виплат за час, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток (абзац четвертий п. 3 Порядку № 100). Із цього випливає, що допомогу по вагітності та пологах потрібно включати до розрахунку середньої зарплати для визначення суми відпускних. Прибічниками такого висновку є й офіційні «трудові» органи (див. лист Мінпраці від 22.06.2006 р. № 4201/0/14-06/13).
«Декретний внесок» у розрахунку відпускних розглянемо на прикладі.
Приклад 2.8. Працівниці підприємства на її прохання надано щорічну відпустку тривалістю 24 календарних дні відразу після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами припадала на період з 03.12.2018 р. по 07.04.2019 р. включно. У щорічну відпустку працівниця йде з 08.04.2019 р.
Розрахунковий період для визначення суми відпускних: квітень 2018 року — березень 2019 року. Заробітна плата за розрахунковий період становить 46740,00 грн. Загальна сума допомоги по вагітності та пологах — 23897,16 грн., у тому числі за квітень 2019 року — 1327,62 грн.
Визначимо кількість календарних днів, що беруться в розрахунок: 365 - 11 = 354 (к. дн.).
Зверніть увагу: у розрахунку середньоденної заробітної плати братиме участь тільки частина допомоги по вагітності та пологах, що припадає на місяці розрахункового періоду, у розмірі 22569,54 грн. (23897,16 грн. - 1327,62 грн.).
Розрахуємо середньоденну заробітну плату:
(46740,00 + 22569,54) : 354 = 195,79 (грн./к. дн.).
Сума відпускних становить:
195,79 x 24 = 4698,96 (грн.).
Урахування відпускних і матдопомоги при розрахунку відпускних
Відпускні, нараховані працівнику за час перебування в попередній відпустці, допускає до участі в розрахунку середньої заробітної плати для визначення суми відпускних абзац четвертий п. 3 Порядку № 100.
А ось матдопомозі до такого розрахунку шлях закритий. «Перешкодою» в цьому випадку виступає п.п. «б» п. 4 згаданого Порядку. Причому зверніть увагу: матеріальну допомогу не враховують при обчисленні середньої заробітної плати для оплати відпусток незалежно від того, є вона разовою чи ні, надана вона одному чи всім (більшості) співробітників (див. лист Мінпраці від 13.12.2005 р. № 694/13/84-05).
Пам’ятайте: на підставі п.п. «б» п. 4 Порядку № 100 при розрахунку середнього заробітку для оплати відпусток не враховують й інші одноразові виплати (компенсацію за невикористану відпустку, допомогу працівникам, які виходять на пенсію, вихідну допомогу тощо).
Приклад 2.9. Працівнику підприємства надається щорічна відпустка з 17.04.2019 р. тривалістю 10 календарних днів. У розрахунковому періоді (квітень 2018 року — березень 2019 року) йому були нараховані:
— заробітна плата — 62900,00 грн.;
— відпускні за період з 6 по 19 серпня 2018 року — 2578,10 грн.;
— матеріальна допомога на оздоровлення до відпустки — 1200,00 грн.
З отриманих у розрахунковому періоді виплат до розрахунку середньої заробітної плати працівника для обчислення суми відпускних потраплять тільки зарплата і відпускні. Матдопомогу до розрахунку не включаємо.
Розрахуємо середньоденну заробітну плату:
(62900,00 + 2578,10) : (365 - 11) = 184,97 (грн./к. дн.),
де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
11 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.
Визначимо суму відпускних:
184,97 x 10 = 1849,70 (грн.).
2.3. Неповний робочий час і відпускні
Як ви знаєте, один з режимів роботи, які дозволено встановлювати працівникам, — робота на умовах неповного робочого часу: неповного робочого дня чи неповного робочого тижня*. Як працюючим у такому режимі розрахувати відпускні, розповімо далі.
* Детально про такий режим роботи читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 15, с. 42.
Відразу скажемо, що особи, які працюють у режимі неповного робочого часу, мають право на щорічну основну відпустку повної тривалості. Жодних пропорційних розрахунків тут проводити не потрібно. Це випливає з положень ч. 3 ст. 56 КЗпП (зазначено, що робота на умовах неповного робочого часу не обмежує обсяг трудових прав працівників) і ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки (включає час роботи на умовах неповного робочого часу до «відпускного» стажу).
При цьому час, коли працівники з не залежних від них причин працювали в режимі неповного робочого тижня, виключають із розрахункового періоду при обчисленні середньої заробітної плати для виплати відпускних (див., зокрема, лист Мінпраці від 12.03.2007 р. № 66/06/186-07). Інакше кажучи,
дні, коли працівник не працював, виключають із розрахункового періоду, якщо переведення на неповний робочий тиждень було ініційовано роботодавцем на підставі ст. 32 КЗпП
Але може бути й інша ситуація — працівник сам виявив бажання працювати неповний робочий час відповідно до ст. 56 КЗпП. У такому разі «правила гри» інші. Так, при розрахунку середньої заробітної плати для оплати відпустки працівника дні, протягом яких він не працював, не виключають із розрахункового періоду (див. лист Мінпраці від 25.05.2009 р. № 294/13/84-09).
А якщо співробітник працює на умовах неповного робочого дня? Тоді відпускні йому слід розраховувати в загальному порядку. Жодні особливості для такої ситуації законодавством не передбачені (див. консультацію в газеті «Праця і зарплата», 2012, № 17, с. 13).
Потренуємося на прикладах.
Приклад 2.10. Працівнику підприємства надається відпустка з 15.04.2019 р. на 14 календарних днів. Розрахунковим періодом для визначення суми відпускних є квітень 2018 року — березень 2019 року. З квітня по грудень 2018 року співробітник працював у режимі повного робочого тижня. Із січня 2019 року за бажанням працівника він був переведений у режим неповного робочого тижня (3 дні на тиждень). Заробітна плата працівника за розрахунковий період становить 76092,00 грн.
У зв’язку з тим, що неповний робочий тиждень був установлений працівнику на його прохання, при обчисленні середньої заробітної плати дні, протягом яких працівник не працював, не виключають із розрахункового періоду. Тобто в цьому випадку кількість календарних днів розрахункового періоду становитиме:
365 - 11 = 354 (к. дн.),
де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
11 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.
Визначимо середню заробітну плату:
76092,00 : 354 = 214,95 (грн./к. дн.).
Сума відпускних становитиме:
214,95 x 14 = 3009,30 (грн.).
Приклад 2.11. Працівнику підприємства надано щорічну основну відпустку з 03.04.2019 р. на 24 календарних дні. Розрахунковим періодом є квітень 2018 року — березень 2019 року. Протягом розрахункового періоду співробітник працював у такому режимі:
— квітень — листопад 2018 року — повний 5-денний робочий тиждень;
— грудень 2018 року — березень 2019 року — неповний робочий тиждень (3 дні на тиждень — середа, четвер, п’ятниця) у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці, про що він був повідомлений за два місяці.
Сума заробітної плати за розрахунковий період становить 49184,00 грн.
При визначенні кількості календарних днів розрахункового періоду робочі дні, протягом яких працівник не працював, виключають, оскільки для нього встановлено режим неповного робочого тижня з ініціативи роботодавця (ст. 32 КЗпП).
Кількість календарних днів у розрахунковому періоді становить:
365 - 11 - 31 = 323 (к. дн.),
де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
11 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період;
31 — кількість робочих днів, протягом яких працівник не працював у грудні 2018 року (8 днів), а також у січні (7 днів), лютому (8 днів) і березні (8 днів) 2019 року у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці підприємства.
Розрахуємо середню заробітну плату:
49184,00 : 323 = 152,27 (грн./к. дн.).
Визначимо суму відпускних:
152,27 x 24 = 3654,48 (грн.).
Приклад 2.12. Працівниця йде в щорічну відпустку з 10.04.2019 р. на 10 календарних днів. Розрахунковий період — квітень 2018 року — березень 2019 року. Сума заробітної плати за розрахунковий період становить 50112,00 грн. З квітня по серпень 2018 року працівниця працювала в режимі неповного робочого дня (4 години на день).
Оскільки працівниця працює на умовах неповного робочого дня, суму відпускних розраховуємо в загальному порядку без будь-яких особливостей.
Визначимо кількість календарних днів у розрахунковому періоді:
365 - 11 = 354 (к. дн.),
де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
11 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.
Розрахуємо середньоденну заробітну плату:
50112,00 грн. : 354 к. дн. = 141,56 грн.
Визначимо суму відпускних:
141,56 грн. х 10 к. дн. = 1415,60 грн.
2.4. Відпустка для догляду за дитиною і середній заробіток
Як уже говорилося раніше, час, протягом якого працівники відповідно до чинного законодавства або з інших поважних причин не працювали і за ними не зберігався заробіток або зберігався частково, виключають із розрахункового періоду (абзац шостий п. 2 Порядку № 100). У зв’язку із цим при розрахунку середньої заробітної плати для визначення суми відпускних до розрахункового періоду у загальному випадку не включають період, протягом якого працівниця перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3 років.
Як же тоді порахувати суму відпускних? Зробити це досить просто. Потрібно дотримуватися вказівок, наведених в абзаці третьому п. 4 Порядку № 100. Так, у ньому говориться, що в разі коли працівник у розрахунковому періоді не мав заробітної плати не зі своєї вини, розрахунок середнього заробітку здійснюють виходячи з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.
Покажемо, як це діє, на прикладі.
Приклад 2.13. Працівниця підприємства 01.04.2019 р. вийшла на роботу після закінчення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку. З 22.04.2019 р. їй надається щорічна основна відпустка тривалістю 7 календарних днів. Розмір місячного окладу працівниці — 6700,00 грн.
Розрахуємо середньоденну зарплату:
(6700,00 x 12) : (365 - 11) = 227,12 (грн./к. дн.).
Визначимо суму відпускних:
227,12 х 7 = 1589,84 (грн.).
Це був загальний випадок. Але є й винятки.
Нагадаємо: період перебування працівниці у відпустці для догляду за дитиною до 3 років не зараховується до стажу роботи, який надає право на щорічну основну відпустку. Про це сказано в абзаці другому ст. 181 КЗпП.
Водночас ч. 8 ст. 179 КЗпП і ч. 4 ст. 18 Закону про відпустки дозволяють особам, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років, одночасно працювати на підприємстві на умовах неповного робочого часу (неповного робочого дня або неповного робочого тижня).
І тут ми згадуємо (див. с. 54), що робота на умовах неповного робочого часу не передбачає ніяких обмежень трудових прав працівників. У зв’язку із цим
жінка, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною до 3 років і працює на умовах неповного робочого часу, має право на отримання щорічної відпустки
Про це говорилося і в листі Мінпраці від 23.01.2007 р. № 13/13/116-07.
Зверніть увагу: ч. 3 ст. 18 Закону про відпустки передбачає можливість використання (повністю або частинами) відпустки для догляду за дитиною також батьком дитини, бабусею, дідусем або іншими родичами, які фактично доглядають за дитиною, а також усиновлювачем або опікуном дитини чи одним з прийомних батьків або батьків-вихователів.
Чи означає це, що зазначені особи в разі перебування у відпустці для догляду за дитиною й одночасно роботи на умовах неповного робочого часу мають право на отримання щорічної відпустки? Так, безумовно. Адже норма про необмеження трудових прав працівників, які працюють на умовах неповного робочого часу, поширюється на всіх без винятку.
Середню зарплату для визначення суми відпускних у такій ситуації розраховуйте виходячи із заробітної плати, нарахованої працівниці (працівнику) за розрахунковий період.
«Оприкладимо» вищерозглянуте.
Приклад 2.14. Працівниця підприємства з 17.05.2017 р. перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку. З 14.01.2019 р. вона вийшла на роботу в режимі неповного робочого дня (4 години на день). З 08.04.2019 р. працівниці надається частина щорічної відпустки тривалістю 16 календарних днів. За січень — березень 2019 року їй було нараховано заробітну плату в сумі 9800,00 грн.
Розрахунковим періодом є квітень 2018 року — березень 2019 року. Оскільки з 01.04.2018 р. по 13.01.2019 р. включно жінка не працювала і за нею не зберігався заробіток, цей час виключаємо з розрахункового періоду (абзац шостий п. 2 Порядку № 100). Розрахунок середнього заробітку здійснюємо виходячи із зарплати, нарахованої в січні — березні 2019 року.
Визначимо кількість календарних днів розрахункового періоду:
77 - 1 = 76 (к. дн.),
де 77 — кількість календарних днів у розрахунковому періоді (18 + 28 + 31);
1 — кількість святкових днів у розрахунковому періоді (8 березня).
Розрахуємо середньоденну зарплату:
9800,00 : 76 = 128,95 (грн./к. дн.).
Визначимо суму відпускних:
128,95 х 16 = 2063,20 (грн.).
2.5. Відпускні в разі підвищення зарплати
Настав час поговорити про розрахунок відпускних у разі підвищення заробітної плати в розрахунковому періоді або під час відпустки. Ми розглянемо, як розрахувати коефіцієнт коригування і в яких випадках це слід робити. Також ви дізнаєтеся, що може загрожувати підприємству, якщо воно проігнорує процедуру коригування виплат, що включаються до розрахунку середнього заробітку.
Навіщо потрібне коригування
Коригування виплат, що беруть участь у розрахунку відпускних, працівнику, який іде у відпустку, ми проводимо в тому випадку, якщо в розрахунковому періоді, за який здійснюється розрахунок середньої зарплати, йому підвищували оклад (тарифну ставку). Навіщо це потрібно?
Припустимо, у 2018 році місячна зарплата працівника становила 6000 грн., а у 2019 році — зросла до 8000 грн. у зв’язку з підвищенням окладу. Якщо просто розрахувати середньоденну зарплату виходячи з фактичних виплат, а потім помножити її на кількість днів відпустки, то трудовий дохід працівника за місяць, на який припадає відпустка, істотно зменшиться.
Не допустити зниження суми доходу працівника за період його відпустки дозволяє п. 10 Порядку № 100. Цією нормою передбачено коригування виплат, які враховуються при розрахунку середнього заробітку та нараховані до такого підвищення, на коефіцієнт підвищення окладів (тарифних ставок) на підприємстві.
Проводячи коригування, ми «дотягуємо» зарплату, нараховану в розрахунковому періоді до підвищення окладів (тарифних ставок), до рівня сьогоднішньої зарплати працівника.
Зазначимо: п. 10 Порядку № 100 «прив’язує» необхідність проведення коригування до випадків «підвищення тарифних ставок (окладів)… відповідно до актів законодавства, а також за рішеннями, передбаченими в колективних договорах (угодах)». Чи означає це, що якщо в роботодавця немає колдоговору, то коригування можна не проводити?
На думку Мінсоцполітики (див. лист від 17.05.2018 р. № 838/0/101-18), відсутність колективного договору — не привід нехтувати коригуванням. Тобто в разі коли підвищення окладів проводилося на підставі наказу керівника, коригувати заробіток при розрахунку відпускних також необхідно.
Відразу зазначимо, що деякі бухгалтери, не бажаючи возитися з розрахунком коефіцієнта, спрощують собі життя: розраховують середню «відпускну» зарплату, відразу орієнтуючись на оклад працівника перед виходом у відпустку*, тобто на той сьогоднішній оклад, до якого потрібно було б «дотягнути» середню зарплату. Чи має право на життя такий «лайфхак»?
* Актуально для випадку, коли працівнику в розрахунковому періоді нараховувалася тільки основна зарплата виходячи з окладу (тарифної ставки) та інших виплат (індексації, доплат, надбавок) не було.
Якщо власник не проти, то чом би й ні. Інтереси працівника не ущемлені. Перевіряючі чіплятися не зможуть.
Ну а для тих, хто робить усе за правилами, розповімо, як здійснюється коригування.
Випадки коригування
В яких випадках потрібно проводити коригування заробітку для визначення суми відпускних, а коли його робити не потрібно, ви дізнаєтеся з табл. 2.4.
Таблиця 2.4. Коригування виплат при розрахунку відпускних
| Ситуація | Пояснення |
| Коригування потрібне | |
| Підвищення окладів (тарифних ставок) відбулося в розрахунковому періоді, за який здійснюється розрахунок середньої заробітної плати | У цьому випадку коригуємо заробіток до підвищення. Коригування потрібне в тому числі й у разі, якщо місячний оклад (тарифна ставка) прив’язаний до розміру мінімальної заробітної плати і його (її) підвищують у зв’язку з підвищенням мінімальної зарплати згідно з чинним законодавством |
| Приклад. Працівник іде в щорічну відпустку з 03.06.2019 р. Розрахунковий період — червень 2018 року — травень 2019 року. У січні 2019 року працівнику підвищили оклад. Підвищення окладу відбулося в розрахунковому періоді. Тому відкоригувати потрібно заробіток за місяці до підвищення, тобто за червень — грудень 2018 року. | |
| Підвищення окладів (тарифних ставок) відбулося під час перебування працівника у відпустці | Коригуємо середній заробіток за період з дня підвищення тарифної ставки (окладу) (абзац другий п. 10 Порядку № 100). Донарахування проводять і в тому випадку, коли працівник одразу після відпустки звільняється, а в період його перебування у відпустці відбулося підвищення окладів (див. лист Мінпраці від 24.10.2008 р. № 696/13/84-08) |
| Приклад. Працівник пішов у відпустку з 25.03.2019 р. по 10.04.2019 р. З 01.04.2019 р. йому підвищили оклад. Оклад підвищений, коли працівник перебував у відпустці, тому йому слід відкоригувати вже нараховані відпускні за період з 01.04.2019 р. по 10.04.2019 р. | |
| Коригування НЕ проводимо | |
| Підвищення окладу (тарифної ставки) пов’язане з присвоєнням працівнику вищого розряду або переведенням на іншу, вищеоплачувану роботу (посаду) (абзац третій п. 10 Порядку № 100) | Коригування в такому разі не проводиться. Але! Якщо в розрахунковому періоді, крім підвищення окладу у зв’язку з переведенням працівника на вищеоплачувану посаду, були підвищення окладів, то коригування зарплати здійснювати потрібно. При цьому: 1. Якщо в розрахунковому періоді відбулося підвищення окладів, а після цього працівника перевели на іншу посаду, то зарплату, нараховану за старою посадою до підвищення, коригують на коефіцієнт підвищення. Якщо за обійманою раніше посадою оклад підвищувався вже після переведення працівника, коефіцієнт коригування окладу за цією посадою не розраховується. 2. Якщо в розрахунковому періоді після переведення працівника відбулося підвищення окладів за новою посадою, то зарплату, нараховану за старою посадою, не коригують, а за новою — коригують на коефіцієнт підвищення |
| Приклад. Працівник іде в щорічну відпустку з 03.06.2019 р. Розрахунковий період — червень 2018 року — травень 2019 року. У січні 2019 року працівнику підвищили оклад у зв’язку з переведенням його на вищеоплачувану посаду (його перевели з посади агента комерційного на посаду начальника відділу збуту). Коригування відпускних не проводять, оскільки оклад підвищений у зв’язку з переведенням на вищеоплачувану посаду. | |
| Відбулося зниження розміру окладів (тарифних ставок) | У цьому випадку жодні «знижуючі» коефіцієнти не розраховуються |
| Підвищені розміри надбавок, доплат, премій, інших складових заробітної плати | При розрахунку коефіцієнта дивіться виключно на оклад (тарифну ставку) працівника. Підвищення доплат, надбавок, премій, що встановлюються працівнику в розрахунковому періоді, значення не має. Також не бере участі в розрахунку відпускного коефіцієнта коригування сума «трудової» доплати до мінзарплати |
| Приклад. Працівник, який був прийнятий на роботу з 01.11.2018 р., іде в щорічну відпустку тривалістю 24 календарні дні з 27.05.2019 р. У розрахунковому періоді (листопад 2018 року — квітень 2019 року) його оклад не змінювався і становив 2500 грн. При цьому загальна сума зарплати за місяць (оклад + «трудова» доплата) становила з листопада по грудень 2018 року — 3723 грн., а із січня по квітень 2019 року — 4173 грн. Підвищення суми зарплати за місяць відбувалося за рахунок збільшення суми «трудової» доплати. При цьому оклад працівника не підвищувався (залишався незмінним — 2500 грн.). Отже, коефіцієнт коригування не розраховуємо. | |
Як розрахувати коефіцієнт коригування
Коефіцієнт коригування знаходимо, поділивши оклад, установлений працівнику після підвищення, на оклад, який був у нього до підвищення.
Коефіцієнти коригування розраховуємо для кожного працівника окремо за кожним випадком підвищення окладу. Розрахований коефіцієнт (чи декілька коефіцієнтів, якщо зарплата підвищувалася кілька разів) множимо на суми виплат за період до підвищення. На підставі відкоригованої таким чином зарплати визначаємо середній заробіток для розрахунку відпускних.
Скільки знаків після коми повинен містити коефіцієнт коригування? Відповідь на це запитання не може надати навіть Мінсоцполітики. Так, у листі від 10.05.2018 р. № 766/0/101-18 було зазначено, що Порядком № 100 кількість знаків після коми не обмежена. Тож усе на розсуд бухгалтера. Але зрозуміло, що чим більше знаків після коми ми залишимо, тим точнішим вийде результат.
А якщо в розрахунковому періоді, крім основної зарплати, розрахованої з окладу, працівнику нараховувалися «трудова» доплата, індексація, лікарняні, відпускні. Чи потрібно суми таких виплат множити на коефіцієнт коригування?
Пункт 10 Порядку № 100 вимагає, щоб коефіцієнт коригування застосовували до зарплати (включаючи премії та інші виплати, що враховуються при обчисленні середньої зарплати), нарахованої в розрахунковому періоді за проміжок часу до підвищення. Зокрема, «трудова» доплата, індексація, відпускні за минулі періоди та лікарняні беруть участь у розрахунку відпускної середньої зарплати. А отже, підлягають коригуванню.
Це підтверджує Мінсоцполітики в листі від 04.05.2017 р. № 1344/0/101-17/282 (ср. ).
Приклад 2.15. Працівник іде в щорічну відпустку з 20.05.2019 р. на 24 календарні дні. У розрахунковому періоді (травень 2018 року — квітень 2019 року) його оклад становив: з травня по грудень 2018 року — 3300,00 грн., із січня по квітень 2019 року — 3800,00 грн. При цьому з травня по грудень 2018 року працівнику нараховувалася і виплачувалася зарплата за місяць у сумі 3723,00 грн. (оклад + індексація + «трудова» доплата до «мінімалки»), а із січня по квітень 2019 року — 4173,00 грн. (оклад + «трудова» доплата до мінзарплати).
Визначаємо коефіцієнт, на який коригується зарплата (ділимо оклад «після» на оклад «до»):
3800,00 : 3300,00 = 1,15.
Загальна сума зарплати, яка братиме участь у розрахунку відпускних:
3723,00 х 8 х 1,15 + 4173,00 х 4 = 50943,60 (грн.),
де 8 — кількість місяців (з травня по грудень 2018 року), у яких зарплата працівника становила 3723,00 грн./міс.;
4 — кількість місяців (із січня по квітень 2019 року), у яких нарахована зарплата становила 4173,00 грн./міс.
Розрахуємо середньоденну зарплату:
50943,60 : 354 = 143,91 (грн./к. дн.),
де 354 — кількість календарних днів у розрахунковому періоді за вирахуванням святкових і неробочих днів (див. табл. 2.2 на с. 46).
Сума відпускних дорівнює:
143,91 х 24 = 3453,84 (грн.).
А якщо працівник працював на умовах неповного робочого часу (займав 0,5 штатної одиниці), а потім став працювати повний робочий день (чи неповний робочий день, але вже не на 0,5 ставки, а на 0,8)? Оскільки оклад за посадою не змінився, в місяці зміни графіка роботи коефіцієнт коригування не розраховують.
Зверніть увагу:
якщо працівник працює в режимі неповного робочого часу, для розрахунку коефіцієнта коригування беремо повні оклади, а не фактично нараховану зарплату
Приклад 2.16. До 01.02.2019 р. працівник працював на умовах неповного робочого часу (4 години на день) і займав 0,5 штатної одиниці. З 01.02.2019 р. на підставі його заяви йому був установлений режим повного робочого часу. З 01.04.2019 р. працівник іде в щорічну відпустку на 14 календарних днів.
У розрахунковому періоді (квітень 2018 року — березень 2019 року) його оклад не змінювався і становив 3200 грн. З квітня по грудень 2018 року працівнику нараховувалася зарплата за місяць (з урахуванням «трудової» доплати) в сумі 1861,50 грн., у січні 2019 року — 2086,50 грн., а з лютого по березень 2019 року — 4173,00 грн.
У розрахунковому періоді оклад не змінювався, отже, коефіцієнт коригування не розраховуємо. У визначенні середнього заробітку братиме участь фактична зарплата, нарахована працівнику в розрахунковому періоді:
1861,50 х 9 + 2086,50 + 4173,00 х 2 = 27186,00 (грн.),
де 9 — кількість місяців (з квітня по грудень 2018 року), у яких зарплата працівника становила 1861,50 грн.;
2 — кількість календарних місяців, у яких зарплата працівника становила 4173,00 грн.
Розрахуємо середньоденну зарплату:
27186,00 : 354 = 76,80 (грн./к. дн.),
де 354 — кількість календарних днів у розрахунковому періоді за вирахуванням святкових і неробочих днів (див. табл. 2.2 на с. 46).
Сума відпускних дорівнює:
76,80 х 14 = 1075,20 (грн.).
Приклад 2.17. Використовуючи умови прикладу 2.16, припустимо, що в лютому 2019 року працівнику було підвищено оклад з 3200 до 5100 грн.
Розрахуємо коефіцієнт коригування:
5100,00 : 3200,00 = 1,59375.
Визначимо суму зарплати, яка братиме участь у розрахунку відпускних:
(1861,50 х 9 + 2086,50 грн.) х 1,59375 + 5100,00 х 2 = 40226,25 (грн.).
Середньоденна зарплата дорівнює:
40226,25 : 354 = 113,63 (грн./к. дн.).
Сума відпускних становитиме:
113,63 х 14 = 1590,82 (грн.).
А тепер розглянемо, як провести коригування, якщо в розрахунковому періоді було переведення на іншу посаду + підвищення окладів. Тут дотримуйтеся головного правила: розділяйте посади, розраховуйте і застосовуйте коефіцієнти за кожною посадою окремо (див. табл. 2.4 на с. 58).
Приклад 2.18. Працівник іде в щорічну відпустку з 01.04.2019 р. на 24 календарні дні. У розрахунковому періоді (квітень 2018 року — березень 2019 року) він обіймав:
— до 01.09.2018 р. посаду бухгалтера (оклад — 5000,00 грн.);
— з 01.09.2018 р. — заступника головного бухгалтера (оклад — 8000,00 грн.).
З жовтня 2018 року всім працівникам підприємства було підвищено оклади. У результаті оклад працівника за новою посадою становить 10000,00 грн.
Премії, доплати, надбавки тощо в розрахунковому періоді працівнику не нараховувалися.
У цьому випадку в розрахунковому періоді коригуванню підлягатиме тільки зарплата за новою посадою (заступник головного бухгалтера), оскільки саме в період роботи на цій посаді в працівника був підвищений оклад. Підвищення окладу відбулося на коефіцієнт 1,25 (10000,00 грн. : 8000,00 грн.).
На цей коефіцієнт коригуємо зарплату, нараховану в розрахунковому періоді за новою посадою за період до підвищення (тобто зарплату вересня 2018 року):
8000,00 грн. х 1,25 = 10000,00 грн.
Зарплату за квітень — серпень 2018 року в сумі 25000,00 грн. (5000,00 грн./міс. х 5 міс.), нараховану за колишньою посадою працівника, не коригуємо, оскільки оклад за цією посадою в період, коли працівник її обіймав, не підвищувався.
Таким чином, загальна сума виплат, яка враховуватиметься в розрахунку «середньої», дорівнює 95000,00 грн., у тому числі:
— 25000,00 грн. — зарплата за квітень — серпень 2018 року;
— 10000,00 грн. — відкоригована зарплата за вересень 2018 року;
— 60000,00 грн. (10000,00 грн./міс. х 6 міс.) — зарплата за жовтень 2018 року — березень 2019 року.
Середньоденна зарплата становитиме:
95000,00 : 354 = 268,36 (грн./к. дн.).
Сума відпускних дорівнює:
268,36 х 24 = 6440,64 (грн.).
Дуже часто підприємства користуються всім відомим способом «уникнення» індексації зарплати: регулярне підвищення окладів «на трохи». Як бути з коригуванням у цьому випадку?
На жаль, якщо оклади на підприємстві підвищувалися, хоч і трохи — це вже привід проводити коригування
Приклад 2.19. Працівник іде в щорічну відпустку з 22.04.2019 р. на 24 календарні дні (8 календарних днів відпустки припадають на квітень і 16 — на травень).
Відповідно до колдоговору, укладеного на підприємстві, оклади працівникам підвищуються щорічно в січні на 20 %, а в березні, травні, липні, вересні й листопаді — на 5 грн.
У розрахунковому періоді (квітень 2018 року — березень 2019 року) оклад працівника було підвищено:
— у травні 2018 року з 3900,00 грн. до 3905,00 грн.;
— у липні 2018 року — до 3910,00 грн.;
— у вересні 2018 року — до 3915,00 грн.;
— у листопаді 2018 року — до 3920,00 грн.;
— у січні 2019 року — до 4704,00 грн.;
— у березні 2019 року — до 4709,00 грн.
Премій, надбавок, доплат не було.
У розрахунковому періоді оклад підвищувався 6 разів. Отже, необхідно розрахувати 6 коефіцієнтів (див. табл. 2.5).
Таблиця 2.5. Розрахунок коефіцієнтів підвищення окладу
| № з/п | Місяць підвищення окладу | Розрахунок | Коефіцієнт підвищення |
| 1 | Травень 2018 року | 3905,00 грн. : 3900,00 грн. | 1,0012821 |
| 2 | Липень 2018 року | 3910,00 грн. : 3905,00 грн. | 1,0012804 |
| 3 | Вересень 2018 року | 3915,00 грн. : 3910,00 грн. | 1,0012788 |
| 4 | Листопад 2018 року | 3920,00 грн. : 3915,00 грн. | 1,0012771 |
| 5 | Січень 2019 року | 4704,00 грн. : 3920,00 грн. | 1,2 |
| 6 | Березень 2019 року | 4709,00 грн. : 4704,00 грн. | 1,0010629 |
Далі коригуємо зарплату, нараховану за період до підвищення окладів:
3900,00 грн. х 1,0012821 х 1,0012804 х 1,0012788 х 1,0012771 х 1,2 х 1,0010629 = 4709,00 грн. — відкоригована зарплата за квітень 2018 року на коефіцієнти підвищення зарплати в травні, липні, вересні, листопаді 2018 року, а також у січні й березні 2019 року;
3905,00 грн./міс. х 2 міс. х 1,0012804 х 1,0012788 х 1,0012771 х 1,2 х 1,0010629 = 9418,00 грн. — відкоригована зарплата за травень і червень 2018 року на коефіцієнти підвищення зарплати в липні, вересні, листопаді 2018 року, січні та березні 2019 року;
3910,00 грн./міс. х 2 міс. х 1,0012788 х 1,0012771 х 1,2 х 1,0010629 = 9418,00 грн. — відкоригована зарплата за липень і серпень 2018 року на коефіцієнти підвищення зарплати у вересні, листопаді 2018 року, січні та березні 2019 року;
3915,00 грн./міс. х 2 міс. х 1,0012771 х 1,2 х 1,0010629 = 9418,00 грн. — відкоригована зарплата за вересень і жовтень 2018 року на коефіцієнти підвищення зарплати в листопаді 2018 року, січні й березні 2019 року;
3920,00 грн./міс. х 2 міс. х 1,2 х 1,0010629 = 9418,00 грн. — відкоригована зарплата за листопад і грудень 2018 року на коефіцієнти підвищення зарплати в січні й березні 2019 року;
4704,00 грн./міс. х 2 міс. х 1,0010629 = 9418,00 грн. — відкоригована зарплата за січень і лютий 2019 року на коефіцієнт підвищення зарплати у березні 2019 року.
Як бачите, після застосування підвищуючих коефіцієнтів ми «дотягли» зарплату працівника за кожен місяць розрахункового періоду до рівня березневої зарплати 4709,00 грн. Але так красиво вийде, тільки якщо працівник не отримує доплат, надбавок, премій тощо. Якщо ж такі виплати нараховуються працівнику, то їх також потрібно відкоригувати на коефіцієнт підвищення окладу (див. вище).
Розрахуємо середньоденну зарплату:
(4709,00 грн. х 2 + 9418,00 грн. х 5) : 354 к. дн. = 159,63 грн./к. дн.
При цьому в періоді, на який припадає відпустка працівника (у травні 2019 року), йому знову піднімуть зарплату на 5 грн. Отже, потрібно розрахувати коефіцієнт підвищення зарплати в травні 2019 року (4714,00 грн. : 4709,00 грн. = 1,0010618) і на цей коефіцієнт відкоригувати суму середньої заробітної плати, нарахованої за 16 днів відпустки, що припадає на травень 2019 року.
Сума середньої зарплати з урахуванням коефіцієнта підвищення окладу в травні 2019 року становить:
159,63 грн./к. дн. х 1,0010618 = 159,80 грн./к. дн.
Загальна сума відпускних становитиме:
159,63 грн./к. дн. х 8 к. дн. квітня + 159,80 к. дн. х 16 к. дн. травня = 3833,84 грн.
Зменшення коефіцієнта коригування
Коригувати зарплату для розрахунку відпускних повинні всі підприємства, у тому числі й бюджетники, а також підприємці-роботодавці (див. лист Мінсоцполітики від 10.05.2018 р. № 766/0/101-18). Інакше є ризик нарватися на штрафи (про них — на с. 63).
Водночас госпрозрахункові підприємства можуть скористатися невеликим послабленням, передбаченим абзацом першим п. 10 Порядку № 100. У ньому зазначено, що такі суб’єкти господарювання при розрахунку відпускних коригування виплат здійснюють з урахуванням їх фінансових можливостей.
Тобто
у разі скрутного фінансового становища можна зменшити коефіцієнт коригування
Для цього видають відповідний наказ (розпорядження), у якому зазначають причини, що не дозволяють провести коригування в повному обсязі: зниження рентабельності, обсягу виробництва, недостатність обігових коштів тощо.
Такий наказ (розпорядження) погоджують з профкомом або іншим органом, уповноваженим на представництво трудовим колективом. Примірна його форма наведена на с. 63.
Зверніть увагу: бюджетників послаблююча норма не стосується. А чи можуть нею скористатися підприємці-роботодавці? Так, можуть (див. лист Мінсоцполітики від 10.05.2018 р. № 766/0/101-18).
А ось не проводити коригування взагалі роботодавець, на думку Мінсоцполітики (див. лист від 27.10.2016 р. № 1491/13/8416), не має права. Такі висновки повністю підтримує Держпраці.
Зазначимо, що суди не такі одностайні в цьому питанні. Одні вважають, що Порядок № 100 не зобов’язує небюджетного роботодавця проводити коригування зарплати. Таке рішення роботодавець приймає самостійно з урахуванням фінансових можливостей. При цьому він має право знизити розмір коефіцієнта до 1,0, якщо відсутні фінансові можливості застосовувати фактичний коефіцієнт коригування (див., наприклад, постанови Орджонікідзевського міськ- суду Дніпропетровської обл. від 21.12.2017 р. у справі № 184/2004/17, Черкаського окружного адмінсуду від 23.09.2013 р. у справі № 823/2916/ 13-а). Інші ж суди стають на бік Мінсоцполітики і Держпраці (див., наприклад, ухвалу Київського апеляційного адмінсуду від 17.04.2014 р. у справі № 823/2842/13-а).
Запам’ятайте: безпідставне незастосування коригуючих коефіцієнтів може призвести до заниження суми відпускних. За це роботодавцеві «світить» штраф у розмірі 1 мінзарплати згідно з абзацом восьмим ст. 265 КЗпП (див. лист Мінсоцполітики від 16.08.2016 р. № 1143/13/84-16). Крім того, посадовим особам такого роботодавця загрожує адмінштраф на підставі ст. 41 КУпАП (у загальному випадку від 510 до 1700 грн.).
висновки
- У загальному випадку середню заробітну плату для оплати часу відпусток обчислюють виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.
- Суму заробітної плати за весь час відпустки необхідно виплатити працівнику не пізніше ніж за 3 календарні дні до її початку.
- Премії включають у розрахунок середньої зарплати для обчислення суми відпускних у тому місяці, у якому вони нараховані.
- Якщо співробітник працює в режимі неповного робочого тижня з не залежних від нього причин, то дні, коли він не працював, виключають з розрахункового періоду.
- Якщо в розрахунковому періоді, за який визначають середній заробіток для розрахунку відпускних, відбулося підвищення окладів (тарифних ставок), слід здійснити коригування виплат, нарахованих до такого підвищення.
