Коммунальные услуги в учете потребителя

На практике оплату коммунальных услуг предприятия зачастую осуществляют:

1) непосредственно поставщику этих услуг согласно заключенному с ним договору о предоставлении коммунальных услуг;

2) арендодателю помещения согласно арендному договору или договору о возмещении стоимости коммунальных услуг.

Об арендных нюансах учета коммуналки расскажем на с. 13, 17 этого номера. А в этой статье рассмотрим общие учетно-коммунальные вопросы и порядок учета коммунальных услуг, полученных напрямую от поставщика.

Какие документы необходимы?

Любые хозяйственные операции отражают в учете на основании первичных документов (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.2 Положения № 88). Первичным документом для учета коммунальных услуг зачастую является акт выполненных работ (оказанных услуг).

А если акт от поставщика не получен?

«Забыть» о коммунальных услугах все равно нельзя. Понесенные расходы должны быть отражены в учете предприятия независимо от факта получения документов от поставщика (см. письмо Минфина от 22.04.2016 г. № 31-11410-06-5/11705). Этого требует принцип начисления, полного освещения, а также другие каноны бухгалтерского учета. Но совсем без документов, конечно же, не обойтись (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете). Если контрагентская первичка отсутствует, расходы отражают на основании документа, составленного самостоятельно (п. 2.6 Положения № 88).

Когда отражаем в учете?

Плату за потребленные услуги коммунальщики начисляют ежемесячно. Конечно, если другое не предусмотрено условиями договора (ч. 1 ст. 9 Закона № 2189). А значит, и первичные документы об этих услугах поставщики составляют каждый месяц. При этом датой составления первичного документа не всегда является последнее число текущего месяца. На практике поставщики частенько датируют коммунальную первичку уже следующим месяцем. Например, акт за март 2019 года вполне может быть составлен 05.04.2019 г. Когда отражать зафиксированную в таком документе хозяйственную операцию? В месяце, в котором она была осуществлена (потреблена коммунальная услуга) (т. е. в марте), или в месяце составления первичного документа (в апреле)?

Хозяйственные операции отражают в учете в том отчетном периоде, в котором они осуществлены (ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете). Кроме того, признавать доходы и расходы именно в периоде их возникновения требует принцип начисления (ст. 4 Закона о бухучете). Расходы отражают в периоде признания дохода, для получения которого они были осуществлены, или в периоде фактического понесения, если их невозможно прямо увязать с доходом (п. 7 П(С)БУ 16 «Расходы»). То есть

Настаивает на этом и Минфин (см. письмо от 22.04.2016 г. № 31-11410-06-5/11705). Поэтому расходы нужно признавать в «своем» периоде, т. е. в том, к которому они относятся (совместно с доходом или в периоде фактического понесения, если напрямую их связать с доходом проблематично).

Так что если коммунальная услуга предоставлена исполнителем и потреблена заказчиком в марте, то отразить ее в бухучете потребителю нужно именно в марте. Даже если первичный документ составлен и получен уже в другом (следующем) месяце.

Причем если первичка от поставщика отсутствует на дату закрытия периода, расходы отражают на основании самоакта. При этом сумму расходов определяют расчетным путем. А если при получении документа от контрагента окажется, что расчетная сумма отличается от фактической, то возникшую разницу отражают в текущем периоде (получения документа) (п. 3.5 Положения № 88). Эту «разничную» операцию оформляют бухгалтерской справкой.

Учтите: даже если предприятие не отразило расходы на основании самоакта (допустим, такая возможность не предусмотрена правилами документооборота), отражать расходы с опозданием — не в своем периоде, а в периоде получения документа — нельзя. В таком случае, получив первичку от поставщика, расходы по ней отражают путем исправления ошибки за тот период, в котором коммунальные услуги были фактически получены (подробнее о порядке исправления ошибок в бухучете см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 25, с. 2).

Как отразить в учете?

Учетная судьба коммуналки может быть разной в зависимости от того, для каких целей используется помещение, снабжаемое конкретной коммунальной услугой.

Если помещение используется в общехозяйственных целях (например, офис), расходы на его освещение, водо- и теплоснабжение относят к административным расходам (п. 18 П(С)БУ 16) и учитывают на одноименном счете 92. Если назначение использования помещения — сбыт (например, магазин), то и коммунальные расходы сбытовые (счет 93) (п. 19 П(С)БУ 16). Обеспечение коммунальными услугами объектов социально-культурного назначения относят к прочим операционным расходам (субсчет 949) (п. 20 П(С)БУ 16). А расходы на отопление, освещение, водоснабжение, водоотведение и другое содержание производственных помещений — это расходы общепроизводственного характера (счет 91) (п. 15.6 П(С)БУ 16).

На практике часто случается, что в одном здании находится и офис, и магазин, и производственный цех. И счета за коммуналку на все эти помещения приходят общие. В таком случае сумму расходов придется распределять. Порядок распределения и его базу (например, площадь помещений или количество работающих в них людей) предприятие определяет самостоятельно.

Административные, сбытовые и прочие операционные расходы относят к расходам периода. То есть в периоде потребления таких коммунальных услуг отражают проводку: Дт 92, 93, 949 — Кт 631.

С общепроизводственными расходами (ОПР) все немного сложнее. Такие расходы разделяют на переменные и постоянные. А постоянные ОПР, в свою очередь, — на распределенные и нераспределенные (п. 16 П(С)БУ 16).

К переменным относят расходы, которые изменяются прямо (или почти прямо) пропорционально изменению объема деятельности. Такие расходы включают в производственную себестоимость продукции (работ, услуг) в полном объеме путем распределения на каждый объект расходов с использованием выбранной базы распределения исходя из фактической мощности отчетного периода.

К постоянным ОПР относят расходы, которые остаются неизменными (или почти неизменными) при изменении объема деятельности. Такие расходы распределяют на каждый объект расходов с использованием выбранной базы распределения при нормальной мощности.

Пример распределения постоянных общепроизводственных расходов приведен в приложении 1 к П(С)БУ 16 (ср. ).

Для отдельного учета постоянных и переменных общепроизводственных расходов к счету 91 рекомендуется открывать счета второго порядка. Например:

— 911 «Переменные общепроизводственные расходы»;

— 912 «Постоянные общепроизводственные расходы».

Общепроизводственные коммунальные услуги могут быть как переменными, так и постоянными.

К переменным можно отнести, например, расходы на электроэнергию производственного цеха, где работают станки, питающиеся электричеством. Чем больше работают станки, тем больше потребление электроэнергии. Поэтому расходы переменные. Пример постоянных ОПР — расходы на отопление производственного цеха. Ведь такие расходы привязаны к площади отапливаемого помещения и относительно независимы от объемов производства.

Перечень и состав переменных и постоянных ОПР предприятие устанавливает самостоятельно исходя из специфики его деятельности и фиксирует в приказе об учетной политике (п. 16 П(С)БУ 16).

Переменные и распределенные постоянные ОПР включают в производственную себестоимость продукции (Дт 23 — Кт 911, 912), а нераспределенные — в себестоимость реализации в периоде их понесения (Дт 90 — Кт 912). Подробнее об учете ОПР см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 32, с. 68.

Если расходы на коммунальные услуги были отражены на основании самоакта, а при получении документа от контрагента оказалось, что расчетная сумма отличается от фактической, то возникшую разницу отражают в текущем периоде:

— в составе расходов, если фактическая стоимость выше расчетной (Дт 911, 912, 92, 93, 94 — Кт 631);

— в составе доходов, если фактическая стоимость ниже расчетной (Дт 631 — Кт 719).

Подробнее о нюансах НДС см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 71, с. 14.

Учет расходов на коммунальные услуги