Комунальні послуги в обліку споживача

На практиці оплату комунальних послуг підприємства часто здійснюють:

1) безпосередньо постачальникові цих послуг згідно з укладеним із ним договором про надання комунальних послуг;

2) орендодавцеві приміщення згідно з орендним договором або договором про відшкодування вартості комунальних послуг.

Про орендні нюанси обліку комуналки розповімо на с. 13, 17 цього номера. А в цій статті розглянемо загальні обліково-комунальні питання і порядок обліку комунальних послуг, отриманих безпосередньо від постачальника.

Які документи потрібні?

Будь-які господарські операції відображають в обліку на підставі первинних документів (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.2 Положення № 88). Первинним документом для обліку комунальних послуг найчастіше є акт виконаних робіт (наданих послуг).

А якщо акт від постачальника не отримано?

«Забути» про комунальні послуги все одно не можна. Понесені витрати мають бути відображені в обліку підприємства незалежно від факту отримання документів від постачальника (див. лист Мінфіну від 22.04.2016 р. № 31-11410-06-5/11705). Цього вимагає принцип нарахування, повного висвітлення, а також інші канони бухгалтерського обліку. Але зовсім без документів, звичайно ж, не обійтися (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). Якщо контрагентська первинка відсутня, витрати відображають на підставі документа, складеного самостійно (п. 2.6 Положення № 88).

Коли відображаємо в обліку?

Плату за спожиті послуги комунальники нараховують щомісячно. Звичайно, якщо іншого не передбачено умовами договору (ч. 1 ст. 9 Закону № 2189). А отже, і первинні документи про ці послуги постачальники складають кожного місяця. При цьому датою складання первинного документа не завжди є останнє число поточного місяця. На практиці постачальники часто-густо датують комунальну первинку вже наступним місяцем. Наприклад, акт за березень 2019 року цілком може бути складено 05.04.2019 р. Коли відображати зафіксовану в такому документі господарську операцію? У місяці, у якому вона була здійснена (спожита комунальна послуга) (тобто в березні), або в місяці складання первинного документа (у квітні)?

Господарські операції відображають в обліку в тому звітному періоді, у якому вони здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік). Крім того, визнавати доходи і витрати саме в періоді їх виникнення вимагає принцип нарахування (ст. 4 Закону про бухоблік). Витрати відображають у періоді визнання доходу, для отримання якого вони були здійснені, або в періоді фактичного понесення, якщо їх неможливо прямо пов’язати з доходом (п. 7 П(С)БО 16 «Витрати»). Тобто

Наполягає на цьому і Мінфін (див. лист від 22.04.2016 р. № 31-11410-06-5/11705). Тому витрати потрібно визнавати у «своєму» періоді, тобто в тому, до якого вони належать (спільно з доходом або в періоді фактичного понесення, якщо безпосередньо їх пов’язати з доходом проблематично).

Тож якщо комунальна послуга надана виконавцем і спожита замовником у березні, то відобразити її в бухобліку споживачеві потрібно саме в березні. Навіть якщо первинний документ складений і отриманий уже в іншому (наступному) місяці.

Якщо первинка від постачальника відсутня на дату закриття періоду, витрати відображають на підставі самоакта. При цьому суму витрат визначають розрахунковим шляхом. А якщо при отриманні документа від контрагента виявиться, що розрахункова сума відрізняється від фактичної, то виниклу різницю відображають у поточному періоді (отримання документа) (п. 3.5 Положення № 88). Цю операцію оформляють бухгалтерською довідкою.

Врахуйте: навіть якщо підприємство не відобразило витрати на підставі самоакта (припустимо, така можливість не передбачена правилами документообігу), відображати витрати із запізненням — не у своєму періоді, а в періоді отримання документа — не можна. У такому разі, отримавши первинку від постачальника, витрати за нею відображають шляхом виправлення помилки за той період, у якому комунальні послуги були фактично отримані (детальніше про порядок виправлення помилок у бухобліку див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 25, с. 2).

Як відобразити в обліку?

Облікова доля комуналки може бути різною залежно від того, для яких цілей використовується приміщення, що забезпечується конкретною комунальною послугою.

Якщо приміщення використовується в загальногосподарських цілях (наприклад, офіс), витрати на його освітлення, водо- і теплопостачання відносять до адміністративних витрат (п. 18 П(С)БО 16) і обліковують на однойменному рахунку 92. Якщо призначення використання приміщення — збут (наприклад, магазин), то й комунальні витрати збутові (рахунок 93) (п. 19 П(С)БО 16). Забезпечення комунальними послугами об’єктів соціально-культурного призначення відносять до інших операційних витрат (субрахунок 949) (п. 20 П(С)БО 16). витрати на опалення, освітлення, водопостачання, водовідведення та інше утримання виробничих приміщень — це витрати загальновиробничого характеру (рахунок 91) (п. 15.6 П(С)БО 16).

На практиці часто трапляється, що в одній будівлі знаходиться і офіс, і магазин, і виробничий цех. І рахунки за комуналку на всі ці приміщення приходять спільні. У такому разі суму витрат доведеться розподіляти. Порядок розподілу та його базу (наприклад, площа приміщень або кількість людей, які працюють у них) підприємство визначає самостійно.

Адміністративні, збутові та інші операційні витрати відносять до витрат періоду. Тобто в періоді споживання таких комунальних послуг відображають проводку: Дт 92, 93, 949 — Кт 631.

Із загальновиробничими витратами (ЗВВ) усе трохи складніше. Такі витрати розділяють на змінні й постійні. А постійні ЗВВ, у свою чергу, — на розподілені та нерозподілені (п. 16 П(С)БО 16).

До змінних відносять витрати, що змінюються прямо (або майже прямо) пропорційно до зміни обсягу виробництва. Такі витрати включають до виробничої собівартості продукції (робіт, послуг) у повному обсязі шляхом розподілу на кожен об’єкт витрат з використанням бази розподілу виходячи з фактичної потужності звітного періоду.

До постійних ЗВВ відносять витрати, що залишаються незмінними (або майже незмінними) при зміні обсягу діяльності. Такі витрати розподіляють на кожен об’єкт витрат з використанням обраної бази розподілу при нормальній потужності.

Приклад розподілу постійних ЗВВ наведено в додатку 1 до П(С)БО 16 (ср. ).

Для окремого обліку постійних і змінних загальновиробничих витрат до рахунка 91 рекомендується відкривати рахунки другого порядку. Наприклад:

— 911 «Змінні загальновиробничі витрати»;

— 912 «Постійні загальновиробничі витрати».

Загальновиробничі комунальні послуги можуть бути як змінними, так і постійними.

До змінних належать, наприклад, витрати на електроенергію виробничого цеху, де працюють верстати, що живляться електрикою. Чим більше працюють верстати, тим більше споживання електроенергії. Тому витрати змінні. Приклад постійних ЗВВ — витрати на опалення виробничого цеху. Адже такі витрати прив’язані до площі опалюваного приміщення і відносно незалежні від обсягів виробництва.

Перелік і склад змінних і постійних ЗВВ підприємство встановлює самостійно виходячи зі специфіки його діяльності й фіксує в наказі про облікову політику (п. 16 П(С)БО 16).

Змінні та розподілені постійні ЗВВ включають до виробничої собівартості продукції (Дт 23 — Кт 911, 912), а нерозподілені — до собівартості реалізації в періоді їх понесення (Дт 90 — Кт 912). Детальніше про облік ЗВВ див. у «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 32, с. 68.

Якщо витрати на комунальні послуги були відображені на підставі самоакта, а при отриманні документа від контрагента виявилося, що розрахункова сума відрізняється від фактичної, то виниклу різницю відображають у поточному періоді:

— у складі витрат, якщо фактична вартість вища за розрахункову (Дт 911, 912, 92, 93, 94 — Кт 631);

— у складі доходів, якщо фактична вартість нижча за розрахункову (Дт 631 — Кт 719).

Докладніше про нюанси ПДВ див. у «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 71, с. 14.

Облік витрат на комунальні послуги