Документируем труд работников

* О повременной оплате труда вы можете прочесть в подразделе 8.1 на с. 58.

** Сдельная оплата труда подробно рассмотрена в подразделе 8.2 на с. 61.

7.1. Табель учета использования рабочего времени

Для учета использования рабочего времени всех категорий работников, контроля за соблюдением ими установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду применяют табель учета использования рабочего времени (далее — Табель).

Табель представляет собой поименный список работников отдела, службы или иного структурного подразделения предприятия с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода. Его ведут отдельно по категориям работающих (руководители, специалисты, служащие, рабочие), а в пределах категорий — в порядке табельных номеров или в алфавитном порядке. Если предприятие небольшое, то все работники могут быть объединены в одном Табеле.

Имейте в виду: этот документ ведут все юридические лица независимо от количества трудоустроенных у них работников (см. письмо Минтруда от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10). Также уместно вести Табель физическим лицам — предпринимателям, особенно если размер заработной платы их наемных работников зависит от отработанного времени.

Если работников немного, Табель заполняет бухгалтер. На крупных предприятиях Табель ведут работники кадровой службы (отдела), а при необходимости может вводиться специальная должность «табельщик». Нередко табельный учет возлагается на одного из работников приказом руководителя (лицо, ответственное за ведение Табеля).

Учтите: Табель ведут на всех работников. Минтруда в письме от 01.06.2005 г. № 36-211 отмечало, что работники, которые работают на условиях срочных трудовых договоров, имеют такие же трудовые права и обязанности, как и работники, заключившие трудовые договоры на неопределенный срок. Это означает, что Табель ведут как на постоянных, так и на временных работников.

Для ведения учета использования рабочего времени каждому работающему присваивают табельный номер. Этот же номер указывают во всех документах по учету труда и его оплате. В случае увольнения работника или перевода в другой цех (отдел) не спешите присваивать его табельный номер другому. Во избежание возможной путаницы выждите как минимум 3 года.

Совместителям также присваивают табельные номера. Если же лицо работает в порядке совмещения, то ему отдельный табельный номер присваивать не нужно.

Каждого работника включают в Табель, как правило, один раз. Исключение — внутренние совместители. Их в Табеле указывают дважды: для отражения времени основной работы и времени работы по совместительству (как в одном структурном подразделении, так и в разных).

Физическое лицо выполняет работы или оказывает услуги по гражданско-правовому договору? Тогда его в Табеле не учитывают (см. письмо Минтруда от 23.04.2010 г. № 115/13/133-10).

Типовая форма Табеля № П-5 утверждена приказом № 489. Она носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. Работодатель может дополнить эту форму другими показателями, необходимыми для учета использования рабочего времени с учетом специфики его деятельности. Об этом говорится в самой форме Табеля.

Более того, разрешено разработать свою форму Табеля. Однако при этом обязательным является наличие первичного учета показателей по использованию рабочего времени, явок и неявок работников, определенных формами государственных статистических наблюдений по труду (см. письмо Госстата от 12.01.2012 г. № 9/4-10/9).

Открывают Табель ежемесячно на работников структурного подразделения. Оформляют этот документ в одном экземпляре за 2 — 3 дня до начала расчетного периода на основании Табеля за прошлый месяц.

Включение работника в Табель или исключение из него (в связи с увольнением или внутренним перемещением) осуществляют на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и о прекращении трудового договора (контракта).

В свою очередь, отметки в Табеле о причинах неявок на работу или о фактически отработанном времени, о работе в сверхурочное время или других отклонениях от нормальных условий работы производят только на основании должным образом оформленных документов по учету личного состава.

Это приказы о направлении в служебную командировку, о предоставлении отпуска, листки нетрудоспособности и т. д.

Учет использования рабочего времени осуществляют в Табеле одним из следующих способов:

— методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;

— путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.).

Для отражения использованного рабочего времени за каждый день в Табеле отведены две строки:

первая — для записи количества отработанных или неотработанных часов по соответствующим видам затрат рабочего времени;

вторая — для отметки условных обозначений видов затрат рабочего времени (сверхурочное, ночное время, работа в выходные и праздничные дни, отпуска, временная нетрудоспособность, прогулы, простои и т. д.).

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени (буквенное и цифровое) приведены на титульном листе Табеля типовой формы № П-5. Причем при заполнении Табеля предприятие может использовать либо буквенный, либо цифровой код.

Табель ведут в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводят итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Когда составляют Табель на аванс, в нем отмечают и промежуточные результаты (за первую половину месяца).

Заполненный Табель должны подписать лицо, ответственное за его ведение, и руководитель подразделения. Затем его проверяет и подписывает работник кадровой службы. После проверки Табель передают в бухгалтерию для начисления заработной платы.

В связи с тем, что зарплату необходимо выплачивать дважды в месяц, сведения об отработанном времени должны попадать к бухгалтеру не реже одного раза в полмесяца. Каким образом Табель к нему попадет — каждое предприятие решает самостоятельно.

Например, отдел кадров может передавать в бухгалтерию заполненный Табель за первую половину месяца 16-го числа для расчета аванса, а бухгалтерия будет возвращать его обратно 17-го.

Еще один вариант — заверенная копия Табеля на аванс, которая будет оставаться в бухгалтерии и подшиваться под расчет.

Также можно формировать отдельные табели за первую и вторую половины месяца, а затем еще и сводный. В общем, все в ваших руках! Главное — зафиксируйте порядок передачи табеля на аванс во внутренних документах, чтобы механизм «отдел кадров — бухгалтерия» работал без сбоев.

А теперь остановимся на особенностях заполнения Табеля в отдельных случаях.

Выходной или праздничный день. Цель Табеля — накопление информации об использовании рабочего времени. Поэтому в полях напротив выходных дней, а также праздничных и нерабочих* можно поставить прочерк или оставить их незаполненными. Тем более, что Табелем по форме № П-5 специальной кодировки для таких дней не предусмотрено.

* С перечнем таких дней вы можете ознакомиться на с. 41.

В то же время если работник в выходные (согласно его графику работы), праздничные/нерабочие дни привлекается к работе, то отработанное в таком случае время табелируют кодом «РВ» («06»).

Командировки. В этом случае рабочие дни в командировке отражают так (см. письмо Госстата от 12.01.2012 г. № 9/4-10/9):

— в верхней ячейке указывают количество отработанных часов согласно графику работы предприятия-работодателя (например, «8») независимо от того, сколько часов в этот день работник отработал по месту командировки;

— в нижней — условное обозначение командировки («ВД» или «07»).

День командировки, приходящийся на выходной, показывают следующим образом:

— в верхней ячейке ставят прочерк или оставляют ее незаполненной;

— в нижней — «ВД» («07»).

Если работника командируют специально для работы в выходной (праздничный, нерабочий) день, работу в командировке в такой день отмечают в Табеле так:

— в верхней ячейке проставляют количество фактически отработанных в этот день часов;

— в нижней через дробь — «РВ/ВД» или «06/07» (часы работы в выходные и праздничные дни / командировка).

Работник выезжает в командировку либо возвращается из нее в выходной (праздничный, нерабочий) день? В такой ситуации день отъезда в командировку (возвращения из нее) обозначают кодом «ВД» или «07», а предоставленный позже отгул (если это предусмотрено соответствующим положением) — кодом «ІН» или «22».

А если работник-совместитель направлен в командировку по его основному месту работы? В таком случае на предприятии, где он работает по совместительству, в Табеле делают отметку «I» или «30» (другие причины неявок). Подтверждающим документом для такого случая является справка или копия приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку с основного места работы (см. письмо Минсоцполитики от 23.04.2013 г. № 146/13/133-13).

Ненормированный рабочий день. Напомним: особенность ненормированного рабочего дня заключается в том, что работник выполняет работу сверх нормальной продолжительности рабочего дня. При этом труд таких лиц, как правило, не подлежит точному учету во времени.

Часы, отработанные работником сверхурочно как ненормированное рабочее время, не оплачивают. Их только компенсируют путем:

— предоставления ежегодного дополнительного отпуска;

— установлением доплат в случаях, предусмотренных законодательством.

Поскольку часы, переработанные в режиме ненормированного рабочего дня, не оплачивают, то в Табеле их не отражают. Таким образом, в Табеле указывают продолжительность рабочего дня в соответствии с установленной для работника нормой.

Неполное рабочее время. В этом случае применяют код «РС» или «02». Кстати, этот же код используется для кодировки рабочего времени, отработанного совместителем, поскольку работа по совместительству является разновидностью работы на условиях неполного рабочего времени.

Но заметьте: если такой режим работы установлен по инициативе работодателя (ст. 32 КЗоТ), то неявки в связи с переводом на неполный рабочий день (неделю) обозначают кодом «НД» или «20».

Суммированный учет рабочего времени. В Табеле в общем порядке фиксируют данные о явке/неявке сотрудников по их графикам выхода на работу (графикам сменности).

Интерес вызывает ситуация, когда в соответствии с графиком сменности время работы приходится на разные сутки (например, при работе в ночную смену). На наш взгляд, в этом случае табелировать такие рабочие часы следует, разбивая их между смежными датами, на которые они приходятся.

Ежегодный отпуск. Если работник находится в ежегодном отпуске, то в Табеле кодом «В» или «08» следует отмечать не только рабочие, а и выходные дни. Это связано с тем, что оплачиваемый отпуск предоставляется сотруднику исходя из количества календарных дней. А вот праздничные/нерабочие дни (ст. 73 КЗоТ), приходящиеся на период отпуска, напротив, не следует принимать во внимание (в Табеле ставят прочерк или оставляют ячейку незаполненной), поскольку они исключаются из ежегодного отпуска и не оплачиваются.

Временная нетрудоспособность. Как и в случае с ежегодным отпуском, при временной нетрудоспособности оплате подлежат календарные дни болезни. Поэтому в Табеле указывают все дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на рабочие, выходные, праздничные/нерабочие дни. В Табеле предусмотрено 2 кода временной нетрудоспособности:

«ТН» («26») — отмечают оплачиваемую временную нетрудоспособность (подтверждается листком нетрудоспособности, оформленным надлежащим образом);

«НН» («27») — отражают неоплачиваемую временную нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством.

На наш взгляд, дни оплачиваемой временной нетрудоспособности в период нахождения в командировке можно отразить:

— с кодом «ТН» или «26»;

— одновременно двумя кодами, например, через дробь «ВД/ТН» или «07/26».

Обратите внимание: больничный лист, выданный в связи с беременностью и родами, табелируют по-другому. Для отпуска в связи с беременностью и родами есть специальный код — «ВП» («16»).

Перенос рабочих дней. Если работодатель принял решение о переносе рабочих дней с целью рационального использования рабочего времени, то в Табеле день, в который работа не проводится, отмечают как выходной, а день, на который была перенесена работа, — как рабочий (проставляются часы работы). Основание для этого — приказ работодателя о переносе рабочих дней (см. письмо Минтруда от 07.04.2011 г. № 77/13/133-11).

Также напомним, что продолжительность работы накануне праздничных и нерабочих дней сокращается на 1 час. В этом случае в Табеле следует указывать фактическое количество отработанных часов. Например, при 8-часовом рабочем дне такой сокращенный день в Табеле будет указан как 7-часовой.

Напоследок отметим: если на момент заполнения Табеля документов, подтверждающих причину отсутствия работника, нет, в нем делают отметку о неявке по невыясненным причинам «НЗ» («28»). Когда работник предоставит документы, оправдывающие его отсутствие, или, наоборот, будет признан факт прогула, табельщик должен внести соответствующие изменения.

7.2. Учитываем труд сдельщиков

Для начисления основной заработной платы работникам-сдельщикам используют документы по учету выработки. Какой именно это будет документ, зависит от принятой на предприятии системы учета выработки и организации выполнения самих работ. Это может быть:

— рапорт о выработке и приемке работ;

— маршрутный лист (маршрутная карта);

— ведомость о выработке;

— наряды и другие документы.

Нормативными актами формы этих документов не утверждены, поэтому многие предприятия применяют старые формы, разработанные еще во времена СССР.

Давайте разбираться, в каких же случаях следует использовать перечисленные документы.

Рапорт о выработке. Этот документ применяют в условиях поточно-массового производства на конвейерных линиях с регламентированным ритмом работы и на поточных линиях со свободным ритмом при условии закрепления операций за каждым рабочим.

Согласно рапорту осуществляют ежедневный прием выработки бригады (конвейера) в течение отчетного месяца. Расчет заработной платы рабочего (члена бригады) выполняют на оборотной стороне рапорта. Выработку рабочих (бригады) учитывают и оплачивают за качественные изделия, принятые на конечной операции по полной суммарной расценке всех фактически выполненных операций, закрепленных за рабочим (бригадой).

Маршрутный лист (маршрутная карта). Его применяют в серийном производстве, где движение деталей в процессе обработки осуществляется заранее сформированными партиями.

Маршрутный лист (маршрутная карта) является документом, сопровождающим партию деталей в процессе производства по операциям их обработки в цехах. Его предварительно выписывают на партии деталей в соответствии с графиком их запуска в производство, технологическими картами и т. п. Обратите внимание:

Каждая партия деталей проходит все операции согласно маршрутному листу. В отдельных случаях партия деталей в процессе работы может быть распределена на две — три более мелкие партии. При этом на вновь выделенную партию выписывают отдельный (дополнительный) маршрутный лист.

В зависимости от условий работы предприятия маршрутные листы могут «работать в паре» с рапортами о выработке продукции за смену. В этом случае сменный рапорт выполняет роль расчетного документа, в который из маршрутных листов записывают результаты технической приемки продукции по каждой операции. Применение сменных рапортов позволяет осуществлять оперативный анализ работы каждого рабочего и всего участка в целом в соответствии со сменным производственным заданием.

В конце отчетного периода подсчитывают размер оплаты по каждому наименованию (номеру) детали и операции на весь выпуск продукции, а также сумму заработной платы каждого рабочего согласно выработке, указанной в рапорте.

Наряд на сдельную работу. Этот документ целесообразно применять на предприятиях с индивидуальным и мелкосерийным типами производства, для учета выполненных ремонтных работ и отдельных разовых заказов.

В этом случае производственное задание выдают в виде наряда на сдельную работу на одну смену или на более продолжительный срок. В нем указывают объемы работы и нормы времени на их выполнение. Заметьте: наряды на сдельную работу выписывают до ее начала на основе технологических карт или других технических документов и согласно планируемым объемам производства.

Наряды на сдельную работу могут быть:

1) индивидуальными (выдаваемыми на одного работника);

2) коллективными (выдаваемыми на группу (бригаду) рабочих).

Во время выполнения задания в наряде отмечают заключение о технической приемке работы. В этом случае подсчет суммы заработка, причитающегося рабочему, осуществляют путем умножения количества изготовленной продукции (деталей, изделий) на установленную расценку.

С целью сокращения документации и повышения контрольных функций учета можно применять накопительные наряды, которые действуют в течение длительного времени.

7.3. Другие документы для начисления заработной платы

Перечисленные в подразделах 7.1 и 7.2 документы применяют для начисления основной заработной платы работников. Но часто бывает, что работникам необходимо начислить дополнительную заработную плату. Какие документы для этого нужны?

Начисление дополнительной заработной платы осуществляют на основании таких первичных документов, как приказ (распоряжение) о премировании, об установлении доплаты, о предоставлении отпуска и т. п.

Для разграничения учета расходов на оплату труда по нормам и учета отклонений от норм при расчете сумм доплат возможно применение:

— листка на доплату — в случае осуществления предусмотренных на предприятии доплат к действующим нормам и расценкам;

— наряда на сдельную работу с отличительным знаком (например, с красной полосой по диагонали бланка наряда) — при осуществлении оплаты дополнительных операций, не предусмотренных установленным технологическим процессом.

Для документального оформления начислений оплаты труда по среднему заработку (например, за время нахождения в отпуске или в командировке) составляют соответствующие расчеты. Но учтите: чтобы такому расчету придать статус первичного документа, необходимо наличие обязательных реквизитов*, предусмотренных п. 2.4 Положения № 88 и ч. 2 ст. 9 Закона № 996.

* Об обязательных реквизитах первичных документов см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 102, с. 71.

Документами, подтверждающими сумму расходов на оплату труда работников предприятия, являются расчетные или расчетно-платежные ведомости. На сегодняшний день приказом № 489 утверждены расчетно-платежная ведомость работника типовой формы № П-6 и расчетно-платежная ведомость (сводная) типовой формы № П-7. Однако они уже изрядно устарели и неудобны для использования. Поэтому рекомендуем разработать собственную форму расчетной (расчетно-платежной) ведомости.