Документуємо труд працівників

* Про почасову оплату праці ви можете прочитати в підрозділі 8.1 на с. 58.

** Відрядна оплата праці детально розглянута в підрозділі 8.2 на с. 61.

7.1. Табель обліку використання робочого часу

Для обліку використання робочого часу всіх категорій працівників, контролю за дотриманням ними встановленого режиму робочого часу, отримання даних про відпрацьований час, розрахунку заробітної плати, а також для складання статистичної звітності з праці застосовують табель обліку використання робочого часу (далі — Табель).

Табель — це поіменний список працівників відділу, служби або іншого структурного підрозділу підприємства з відмітками про використання робочого часу протягом облікового періоду. Його ведуть окремо за категоріями працюючих (керівники, фахівці, службовці, робітники), а в межах категорій — у порядку табельних номерів або в алфавітному порядку. Якщо підприємство невелике, то всі працівники можуть бути об’єднані в одному Табелі.

Майте на увазі: цей документ ведуть усі юридичні особи незалежно від кількості працевлаштованих у них працівників (див. лист Мінпраці від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10). Також доречно вести Табель фізичним особам — підприємцям, особливо якщо розмір заробітної плати їх найманих працівників залежить від відпрацьованого часу.

Якщо працівників небагато, Табель заповнює бухгалтер. На великих підприємствах Табель ведуть працівники кадрової служби (відділу), а за потреби може вводитися спеціальна посада «табельник». Нерідко табельний облік покладається на одного з працівників наказом керівника (особа, відповідальна за ведення Табеля).

Зауважте: Табель ведуть на всіх працівників. Мінпраці в листі від 01.06.2005 р. № 36-211 зазначало, що працівники, які працюють на умовах строкових трудових договорів, мають такі ж трудові права та обов’язки, що й працівники, які уклали трудові договори на невизначений строк. Це означає, що Табель ведуть як на постійних, так і на тимчасових працівників.

Для ведення обліку використання робочого часу кожному працюючому присвоюють табельний номер. Цей же номер зазначають в усіх документах з обліку праці та її оплати. У разі звільнення працівника або переведення до іншого цеху (відділу) не кваптеся присвоювати його табельний номер іншому. Щоб уникнути можливої плутанини, почекайте щонайменше 3 роки.

Сумісникам також присвоюють табельні номери. Якщо ж особа працює в порядку суміщення, то їй окремий табельний номер присвоювати не потрібно.

Кожного працівника включають до Табеля зазвичай один раз. Виняток — внутрішні сумісники. Їх у Табелі зазначають двічі: для відображення часу основної роботи і часу роботи за сумісництвом (як в одному структурному підрозділі, так і в різних).

Фізична особа виконує роботи або надає послуги за цивільно-правовим договором? Тоді її в Табелі не обліковують (див. лист Мінпраці від 23.04.2010 р. № 115/13/133-10).

Типова форма Табеля № П-5 затверджена наказом № 489. Вона носить рекомендаційний характер та складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. Роботодавець може доповнити цю форму іншими показниками, необхідними для обліку використання робочого часу з урахуванням специфіки його діяльності. Про це йдеться в самій формі Табеля.

Більше того, дозволено розробити свою форму Табеля. Проте при цьому обов’язковою є наявність первинного обліку показників з використання робочого часу, явок і неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці (див. лист Держстату від 12.01.2012 р. № 9/4-10/9).

Відкривають Табель щомісячно на працівників структурного підрозділу. Оформляють цей документ в одному примірнику за 2 — 3 дні до початку розрахункового періоду на підставі Табеля за минулий місяць.

Включення працівника до Табеля або виключення з нього (у зв’язку зі звільненням або внутрішнім переміщенням) здійснюють на підставі наказів (розпоряджень) про прийняття на роботу і про припинення трудового договору (контракту).

У свою чергу, відмітки в Табелі про причини неявок на роботу або про фактично відпрацьований час, про роботу в надурочний час або інші відхилення від нормальних умов роботи здійснюють тільки на підставі належним чином оформлених документів з обліку особового складу.

Це накази про направлення у службове відрядження, про надання відпустки, листки непрацездатності тощо.

Облік використання робочого часу здійснюють у Табелі одним з таких способів:

— методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу;

— шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень тощо).

Для відображення використаного робочого часу за кожен день у Табелі відведено два рядки:

перший — для запису кількості відпрацьованих або невідпрацьованих годин за відповідними видами витрат робочого часу;

другий — для відмітки умовних позначень видів витрат робочого часу (надурочний, нічний час, робота у вихідні та святкові дні, відпустки, тимчасова непрацездатність, прогули, простої тощо).

Умовні позначення відпрацьованого і невідпрацьованого часу (буквене і цифрове) наведено на титульному аркуші Табеля типової форми № П-5. Причому при заповненні Табеля підприємство може використовувати або буквений, або цифровий код.

Табель ведуть протягом місяця, а в кінці цього періоду в ньому підбивають підсумки за кількістю годин, відпрацьованих кожним співробітником. Коли складають Табель на аванс, у ньому зазначають і проміжні результати (за першу половину місяця).

Заповнений Табель повинні підписати особа, відповідальна за його ведення, і керівник підрозділу. Потім його перевіряє та підписує працівник кадрової служби. Після перевірки Табель передають до бухгалтерії для нарахування заробітної плати.

У зв’язку з тим, що зарплату необхідно виплачувати двічі на місяць, відомості про відпрацьований час повинні потрапляти до бухгалтера не рідше одного разу на півмісяця. Яким чином Табель до нього потрапить — кожне підприємство вирішує самостійно.

Наприклад, відділ кадрів може передавати до бухгалтерії заповнений Табель за першу половину місяця 16-го числа для розрахунку авансу, а бухгалтерія повертатиме його назад 17-го.

Ще один варіант — посвідчена копія Табеля на аванс, яка залишатиметься в бухгалтерії та підшиватиметься під розрахунок.

Також можна формувати окремі табелі за першу і другу половини місяця, а потім ще й зведений. Загалом, усе у ваших руках! Головне — зафіксуйте порядок передачі табеля на аванс у внутрішніх документах, щоб механізм «відділ кадрів — бухгалтерія» працював без збоїв.

А тепер зупинимося на особливостях заповнення Табеля в окремих випадках.

Вихідний або святковий день. Мета Табеля — накопичення інформації про використання робочого часу. Тому в полях навпроти вихідних днів, а також святкових і неробочих* можна поставити прочерк або залишити їх незаповненими. Тим паче, що Табелем за формою № П-5 спеціального кодування для таких днів не передбачено.

* З переліком таких днів ви можете ознайомитися на с. 41.

Водночас якщо працівник у вихідні (згідно з його графіком роботи), святкові/неробочі дні залучається до роботи, то відпрацьований у такому разі час табелюють кодом «РВ» («06»).

Відрядження. У цьому випадку робочі дні у відрядженні відображають так (див. лист Держстату від 12.01.2012 р. № 9/4-10/9):

— у верхній комірці зазначають кількість відпрацьованих годин згідно з графіком роботи підприємства-роботодавця (наприклад, «8») незалежно від того, скільки годин у цей день працівник відпрацював за місцем відрядження;

— у нижній — умовне позначення відрядження («ВД» або «07»).

День відрядження, що припадає на вихідний, показують таким чином:

— у верхній комірці ставлять прочерк або залишають її незаповненою;

— у нижній — «ВД» («07»).

Якщо працівника відряджають спеціально для роботи у вихідний (святковий, неробочий) день, роботу у відрядженні в такий день зазначають у Табелі так:

— у верхній комірці проставляють кількість фактично відпрацьованих у цей день годин;

— у нижній через дріб — «РВ/ВД» або «06/07» (години роботи у вихідні та святкові дні / відрядження).

Працівник виїжджає у відрядження або повертається з нього у вихідний (святковий, неробочий) день? У такій ситуації день від’їзду у відрядження (повернення з нього) позначають кодом «ВД» або «07», а наданий пізніше відгул (якщо це передбачено відповідним положенням) — кодом «ІН» або «22».

А якщо працівника-сумісника направлено у відрядження за його основним місцем роботи? У такому разі на підприємстві, де він працює за сумісництвом, у Табелі роблять відмітку «I» або «30» (інші причини неявок). Підтвердним документом для такого випадку є довідка або копія наказу (розпорядження) про направлення працівника у відрядження з основного місця роботи (див. лист Мінсоцполітики від 23.04.2013 р. № 146/13/133-13).

Ненормований робочий день. Нагадаємо: особливість ненормованого робочого дня полягає в тому, що працівник виконує роботу понад нормальну тривалість робочого дня. При цьому праця таких осіб, зазвичай, не підлягає точному обліку в часі.

Години, відпрацьовані працівником надурочно як ненормований робочий час, не оплачують. Їх тільки компенсують шляхом:

— надання щорічної додаткової відпустки;

— установлення доплат у випадках, передбачених законодавством.

Оскільки години, перепрацьовані в режимі ненормованого робочого дня, не оплачують, то в Табелі їх не відображають. Таким чином, у Табелі зазначають тривалість робочого дня відповідно до встановленої для працівника норми.

Неповний робочий час. У цьому випадку застосовують код «РС» або «02». До речі, цей же код використовується для кодування робочого часу, відпрацьованого сумісником, оскільки робота за сумісництвом є різновидом роботи на умовах неповного робочого часу.

Але зверніть увагу: якщо такий режим роботи встановлено за ініціативою роботодавця (ст. 32 КЗпП), то неявка у зв’язку з переведенням на неповний робочий день (тиждень) позначають кодом «НД» або «20».

Підсумований облік робочого часу. У Табелі в загальному порядку фіксують дані про явку/неявку співробітників за їхніми графіками виходу на роботу (графіками змінності).

Інтерес викликає ситуація, коли відповідно до графіка змінності час роботи припадає на різні доби (наприклад, при роботі в нічну зміну). На наш погляд, у цьому випадку табелювати такі робочі години слід, розбиваючи їх між суміжними датами, на які вони припадають.

Щорічна відпустка. Якщо працівник перебуває в щорічній відпустці, то в Табелі кодом «В» або «08» слід позначати не лише робочі, а й вихідні дні. Це пов’язано з тим, що оплачувана відпустка надається співробітнику виходячи з кількості календарних днів. А ось святкові/неробочі дні (ст. 73 КЗпП), що припадають на період відпустки, навпаки, не слід брати до уваги, оскільки вони виключаються зі щорічної відпустки та не оплачуються.

Тимчасова непрацездатність. Як і у випадку зі щорічною відпусткою, при тимчасовій непрацездатності оплаті підлягають календарні дні хвороби. Тому в Табелі зазначають усі дні тимчасової непрацездатності, що припадають на робочі, вихідні, святкові/неробочі дні. У Табелі передбачено 2 коди тимчасової непрацездатності:

«ТН» («26») — позначають оплачувану тимчасову непрацездатність (підтверджується листком непрацездатності, оформленим належним чином);

«НН» («27») — відображають неоплачувану тимчасову непрацездатність у випадках, передбачених законодавством.

На наш погляд, дні оплачуваної тимчасової непрацездатності в період перебування у відрядженні можна відобразити:

— з кодом «ТН» або «26»;

— одночасно двома кодами (наприклад, через дріб «ВД/ТН» або «07/26»).

Зверніть увагу: лікарняний лист, виданий у зв’язку з вагітністю та пологами, табелюють по-іншому. Для відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами є спеціальний код — «ВП» («16»).

Перенесення робочих днів. Якщо роботодавець прийняв рішення про перенесення робочих днів з метою раціонального використання робочого часу, то в Табелі день, у який робота не проводиться, позначають як вихідний, а день, на який була перенесена робота, — як робочий (проставляються години роботи). Підстава для цього — наказ роботодавця про перенесення робочих днів (див. лист Мінпраці від 07.04.2011 р. № 77/13/133-11).

Також нагадаємо, що тривалість роботи напередодні святкових і неробочих днів скорочується на 1 годину. У цьому випадку в Табелі слід зазначати фактичну кількість відпрацьованих годин. Наприклад, при 8-годинному робочому дні такий скорочений день у Табелі буде зазначений як 7-годинний.

Наостанок зазначимо: якщо на момент заповнення Табеля документів, що підтверджують причину відсутності працівника, немає, у ньому роблять відмітку про неявку з нез’ясованих причин «НЗ» («28»). Коли працівник надасть документи, які реабілітують його відсутність, або, навпаки, буде визнано факт прогулу, табельник повинен внести відповідні зміни.

7.2. Обліковуємо працю відрядників

Для нарахування основної заробітної плати працівникам-відрядникам використовують документи з обліку виробітку. Який саме це буде документ, залежить від прийнятої на підприємстві системи обліку виробітку та організації виконання самих робіт. Це може бути:

— рапорт про виробіток і приймання робіт;

— маршрутний лист (маршрутна карта);

— відомість про виробіток;

— наряди та інші документи.

Нормативними актами форми цих документів не затверджено, тому багато підприємств застосовують старі форми, розроблені ще за часів СРСР.

Давайте розбиратися, у яких же випадках слід використовувати перелічені документи.

Рапорт про виробіток. Цей документ застосовують в умовах потоково-масового виробництва на конвеєрних лініях з регламентованим ритмом роботи і на потокових лініях з вільним ритмом за умови закріплення операцій за кожним робітником.

Згідно з рапортом здійснюють щоденне приймання виробітку бригади (конвеєра) протягом звітного місяця. Розрахунок заробітної плати робітника (члена бригади) виконують на зворотному боці рапорту. Виробіток робітників (бригади) обліковують та оплачують за якісні вироби, прийняті на кінцевій операції за повною сумарною розцінкою всіх фактично виконаних операцій, закріплених за робітником (бригадою).

Маршрутний лист (маршрутна карта). Його застосовують у серійному виробництві, де рух деталей у процесі обробки здійснюється заздалегідь сформованими партіями.

Маршрутний лист (маршрутна карта) є документом, що супроводжує партію деталей у процесі виробництва за операціями їх обробки в цехах. Його заздалегідь виписують на партії деталей відповідно до графіка їх запуску у виробництво, технологічних карт тощо. Зверніть увагу:

Кожна партія деталей проходить усі операції згідно з маршрутним листом. В окремих випадках партія деталей у процесі роботи може бути розподілена на дві-три дрібніші партії. При цьому на нову виділену партію виписують окремий (додатковий) маршрутний лист.

Залежно від умов роботи підприємства маршрутні листи можуть «працювати в парі» з рапортами про виробіток продукції за зміну. У цьому випадку змінний рапорт виконує роль розрахункового документа, до якого з маршрутних листів записують результати технічного приймання продукції за кожною операцією. Застосування змінних рапортів дозволяє здійснювати оперативний аналіз роботи кожного робітника й усієї дільниці загалом відповідно до змінного виробничого завдання.

У кінці звітного періоду підраховують розмір оплати за кожним найменуванням (номером) деталі та операції на весь випуск продукції, а також суму заробітної плати кожного робітника згідно з виробітком, зазначеним у рапорті.

Наряд на відрядну роботу. Цей документ доцільно застосовувати на підприємствах з індивідуальним і дрібносерійним типами виробництва, для обліку виконаних ремонтних робіт і окремих разових замовлень.

У цьому випадку виробниче завдання видають у вигляді наряду на відрядну роботу на одну зміну або на триваліший строк. У ньому зазначають обсяги роботи і норми часу на їх виконання. Зверніть увагу: наряди на відрядну роботу виписують до її початку на підставі технологічних карт або інших технічних документів і згідно з планованими обсягами виробництва.

Наряди на відрядну роботу можуть бути:

1) індивідуальними (що видаються на одного працівника);

2) колективними (що видаються на групу (бригаду) робітників).

Під час виконання завдання в наряді зазначають висновок про технічне приймання роботи. У цьому випадку підрахунок суми заробітку, що належить робітнику, здійснюють шляхом множення кількості виготовленої продукції (деталей, виробів) на встановлену розцінку.

З метою скорочення документації та підвищення контрольних функцій обліку можна застосовувати накопичувальні наряди, які діють протягом тривалого часу.

7.3. Інші документи для нарахування заробітної плати

Перелічені в підрозділах 7.1 та 7.2 документи застосовують для нарахування основної заробітної плати працівників. Але часто буває, що працівникам необхідно нарахувати додаткову заробітну плату. Які документи для цього потрібні?

Нарахування додаткової заробітної плати здійснюють на підставі таких первинних документів, як наказ (розпорядження) про преміювання, про встановлення доплати, про надання відпустки тощо.

Для розмежування обліку витрат на оплату праці за нормами та обліку відхилень від норм при розрахунку сум доплат можливе застосування:

— листка на доплату — у разі здійснення передбачених на підприємстві доплат до діючих норм і розцінок;

— наряду на відрядну роботу з відмітним знаком (наприклад, з червоною смугою по діагоналі бланка наряду) — при здійсненні оплати додаткових операцій, не передбачених установленим технологічним процесом.

Для документального оформлення нарахувань оплати праці за середнім заробітком (наприклад, за час перебування у відпустці або у відрядженні) складають відповідні розрахунки. Але зауважте: щоб такому розрахунку надати статус первинного документа, потрібна наявність обов’язкових реквізитів*, передбачених п. 2.4 Положення № 88 і ч. 2 ст. 9 Закону № 996.

* Про обов’язкові реквізити первинних документів див. у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 102, с. 71.

Документами, що підтверджують суму витрат на оплату праці працівників підприємства, є розрахункові або розрахунково-платіжні відомості. На сьогодні наказом № 489 затверджено розрахунково-платіжну відомість працівника типової форми № П-6 і розрахунково-платіжну відомість (зведену) типової форми № П-7. Проте вони вже неабияк застаріли і не є зручними для використання. Тому рекомендуємо розробити власну форму розрахункової (розрахунково-платіжної) відомості.