Решение о назначении больничных принимает комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию, которая создается (избирается) и действует на предприятии (у ФЛП). На это ей дано 10 календарных дней со дня поступления документов для назначения выплат в связи с временной нетрудоспособностью.
Все решения комиссии (как о назначении пособия, так и об отказе в назначении) в день их принятия оформляют соответствующим протоколом/решением уполномоченного. Форма такого протокола/решения утверждена Положением № 13.
Оформленный протокол вместе с документами, послужившими основанием для назначения пособий, передают в бухгалтерию предприятия, и приходит пора браться за расчет.
С какой стороны подступиться? С чего начать?
В расчете больничных используют показатель среднедневной зарплаты. Поэтому рекомендуем начать именно с него.
Разобраться с механизмом расчета среднедневной зарплаты нам с вами поможет Порядок № 1266.
Важно! Среднедневную зарплату исчисляем в расчете на 1 календарный день. Соответственно,
занятость работника (полная, неполная), график работы, порядок оплаты его труда (месячная/почасовая, сдельная) при расчете «средней» не важны
Формула для расчета среднедневной зарплаты (ЗПср) довольно проста:
ЗПср = ЗП : Крп,
где ЗП — начисленная в расчетном периоде сумма заработной платы, с которой уплачен ЕСВ;
Крп — количество календарных дней в расчетном периоде.
Заметьте, если у работника несколько мест работы, «больничную» среднедневную зарплату ему следует определять отдельно по каждому месту работы. Соответственно, и расчетный период, и показатели ЗП и Крп на каждом рабочем месте будут свои.
Чему же равен расчетный период? Ответ на этот вопрос в таблице ниже.
Правила определения расчетного периода
| Стаж работы на данном предприятии | Правила определения расчетного периода |
| Более 12 календарных месяцев | 12 полных календарных месяцев работы (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу наступления страхового случая (п. 25) |
| Пример 1. Работник, который трудится на предприятии с 2010 года, был нетрудоспособен с 4 по 11 ноября 2019 года. Расчетный период: ноябрь 2018 года — октябрь 2019 года | |
| Менее 12 календарных месяцев | Фактическое количество полностью отработанных календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу наступления страхового случая (п. 26) |
| Пример 2. Работник, который трудится на предприятии с 15 июля 2019 года, был нетрудоспособен с 4 по 11 ноября 2019 года. Расчетный период: август — октябрь 2019 года | |
| Менее одного календарного месяца | Фактически отработанное время (календарные дни) перед наступлением страхового случая |
| Пример 3. Работник, который был принят на работу с 28 октября 2019 года, заболел 4 ноября. Расчетный период: с 28 октября по 3 ноября 2019 года | |
Заметьте, месяцем наступления страхового случая следует считать тот месяц, на который согласно больничному листу пришлось начало временной нетрудоспособности.
А если работник принят на работу с первого рабочего, но не с первого календарного дня месяца? Можно ли включить такой месяц в расчетный период? Нет, нельзя. В расчете больничных должны участвовать только полные месяцы трудовых отношений (с 1-го до 1-го числа).
Пример 4. Работник был принят на работу 3 июня 2019 года. С 7 по 13 ноября он болел, что подтверждается должным образом оформленным листком нетрудоспособности.
Расчетный период: июль — октябрь 2019 года.
И только если работник до того, как заболел, отработал меньше месяца, расчет проводят за фактически отработанное время.
Важно! Календарные месяцы, в которых работник не работал по уважительным причинам, исключаем из расчетного периода.
К уважительным причинам п. 3 Порядка № 1266 относит:
1) временную нетрудоспособность;
2) отпуск в связи с беременностью и родами;
3) отпуск для ухода за ребенком до 3 (6) лет;
4) отпуск без сохранения заработной платы.
Пример 5. Работник был нетрудоспособен с 11 по 15 ноября 2019 года. В расчетном периоде ноябрь 2018 года — октябрь 2019 года он с 1 по 15 февраля находился о отпуске за свой счет, а с 18 по 28 февраля — болел.
В феврале работник не отработал ни одного дня по уважительным причинам (с 1 по 15 — отпуск без сохранения зарплаты, 16 и 17 — выходные дни, с 18 по 28 — временная нетрудоспособность). Следовательно, февраль 2019 года полностью исключаем из расчетного периода.
Заметьте, даже несмотря на то, что в приведенной в примере 5 ситуации периоды «уважительной неработы» не идут подряд, а «разорваны» выходными днями, февралю не место в расчетах. Ведь в этом месяце нет ни одного отработанного дня (см. письмо ФСС от 08.10.2019 г. № 1993-11-1).
Важно! Если на момент наступления страхового случая у застрахованного лица несколько мест работы, исчисление средней заработной платы производится страхователями отдельно по каждому месту работы. Соответственно и расчетный период в таком случае определяется по каждому месту работы отдельно.
После того, как разобрались с расчетным периодом, определяем:
во-первых, количество календарных дней в расчетном периоде;
во-вторых, сумму зарплаты, которая примет участие в расчете больничных.
Остановимся подробно на каждом из этих показателей.
Дни в расчетном периоде
При подсчете количества календарных дней в расчетном периоде не учитываем дни, не отработанные по уважительным причинам (см. выше).
Все остальные дни, не отработанные работником по каким-либо причинам (например, дни ежегодного отпуска), а также выходные, праздничные и нерабочие дни, приходящиеся на расчетный период, принимают участие в подсчете количества календарных дней в расчетном периоде. Их «выкашивать» не нужно.
Пример 6. Работник болел с 1 по 8 ноября 2019 года. Режим работы — «сутки-трое» (сутки работает — трое дома). Расчетный период: ноябрь 2018 года — октябрь 2019 года. В расчетном периоде с 1 по 15 апреля он находился в отпуске за свой счет.
При подсчете общего количества календарных дней в расчетном периоде не учитываем только дни, не отработанные по уважительным причинам, а именно дни отпуска без сохранения заработной платы (15 к. дн.). А вот свободные от работы дни в связи с работой в режиме «сутки-трое» оставляем.
Количество календарных дней в расчетном периоде, которое примет участие в расчете среднедневной зарплаты, составит:
365 - 15 = 350 (к. дн.).
Зарплата в расчетном периоде
Порядок № 1266 рекомендует нам с вами при определении выплат, которые примут участие в расчете больничных, руководствоваться сведениями, отраженными в Отчетах по ЕСВ (в таблицах 6). Однако здесь следует учесть несколько нюансов.
Первый. Сумму зарплаты, которая примет участие в расчете «средней», определяем по каждому месту работы отдельно. Поясним, как это работает.
Допустим, заболел работник, который ранее разово выполнял для предприятия работы по договору подряда. Вознаграждение по такому договору было включено в базу начисления ЕСВ и отражено в Отчете по ЕСВ.
А теперь внимание! Даже если это вознаграждение было начислено в расчетном периоде, при определении суммы зарплаты, которая будет участвовать в расчете больничных по основному месту работы, мы его не учитываем (см. письмо Минсоцполитики от 11.06.2019 г. № 311/0/247-19). Смотрим только на выплаты, начисленные за выполнение работы по основному месту работы.
Второй. В расчете среднего заработка работника предприятия участвуют начисленные в расчетном периоде выплаты в сумме, вошедшей в базу начисления ЕСВ в составе заработной палаты (пп. 3 и 32 Порядка № 1266).
При этом больничные и пособие по беременности и родам, начисленные в расчетном периоде, в расчете «средней» не участвуют, поскольку не входят в фонд оплаты труда.
Третий. По общему правилу
при расчете «средней» все выплаты «привязываем» к тому месяцу, в котором они фактически были начислены и включены в базу начисления ЕСВ
Именно поэтому суммы доначисленной/отсторнированной зарплаты учитываем в том месяце расчетного периода, в котором такие корректировки проведены (см. приказ Минсоцполитики от 21.10.2015 г. № 1022 и письма ФСС по ВПТ от 25.08.2015 г. № 5.2-32-1380 и Минсоцполитики от 07.04.2016 г. № 101/18/99-16).
Исключение из общего правила — суммы отпускных. При расчете больничных суммы отпускных относим к месяцам, за которые они начислены, независимо от того, в каком месяце они были фактически отражены в бухучете и включены в базу начисления ЕСВ (cм. письма Минсоцполитики от 16.09.2015 г. № 528/18/99-15 и ФСС по ВПТ от 03.09.2015 г. № 5.2-32-1422).
Четвертый. Из общей суммы зарплаты в расчетном периоде исключаем выплаты, начисленные в месяцах, полностью не отработанных по уважительным причинам (см. пример 7 ниже).
Пример 7. Используя условия примера 4, предположим, что работнику в периоде ноябрь 2018 — октябрь 2019 года была начислена зарплата в общей сумме 120000 грн., в том числе в феврале (месяц, который не был отработан по уважительным причинам) было начислено вознаграждение по итогам работы в 2018 году в сумме 10000 грн.
Поскольку февраль исключен из расчетного периода (см. пример 4 выше), то и сумма вознаграждения, начисленная в этом месяце, не будет принимать участие в расчете больничных.
Таким образом, количество календарных дней в расчетном периоде составит 337 к. дн. (365 к. дн. - - 28 к. дн. февраля), а сумма зарплаты, которая примет участие в расчете больничных, — 110000 грн. (120000 грн. - 10000 грн.)
Определим сумму среднедневной зарплаты:
110000 грн. : 337 к. дн. = 326,41 грн./к. дн.
А как рассчитать среднюю, если работник заболел в первый день работы?
Если нет ЗП и Крп
Если в расчетном периоде работник по уважительным причинам (см. выше) не отработал ни одного дня или страховой случай наступил в первый день работы, то среднедневную зарплату находим так.
Тарифную ставку (оклад) или ее часть (если лицо работает в режиме неполного рабочего времени), установленную работнику на день наступления страхового случая, делим на среднемесячное количество календарных дней (30,44).
Рассмотрим, как это работает, на примере.
Пример 8. Работник-новичок принят на работу на 0,5 штатной единицы на условиях неполного рабочего дня с 18 ноября 2019 года. Однако в свой первый рабочий день он заболел, что подтверждается должным образом оформленным листком нетрудоспособности. Оклад работника — 12000 грн.
Работник заболел в первый день работы. Следовательно, среднедневную зарплату исчисляем исходя из оклада, но с учетом его занятости (0,5 штатной единицы):
12000,00 грн. х 0,5 штатной единицы : 30,44 = = 197,11 (грн./дн.).
Скажете: «Хитренькие! Привели пример, где работник на окладе. А как быть, если работник с почасовой оплатой труда?» Нет проблем!
В этом случае «выводим» расчетным путем его месячную ставку для месяца, на который приходится начало временной нетрудоспособности. Сделать это следует так:
часовую тарифную ставку работника умножаем на норму рабочего времени того месяца, на который согласно больничному листу приходится начало временной нетрудоспособности
Так действовать рекомендует Минсоцполитики в письме от 23.05.2017 г. № 262/0/86-17/273.
Пример 9. Работница должна была приступить к работе 14 ноября 2019 года после окончания отпуска для ухода за ребенком до достижения им 3 лет. Но в этот день она заболела. Часовая тарифная ставка работницы — 60,21 грн. Норма рабочего времени, установленная ей на ноябрь 2019 года, — 168 раб. ч.
Среднедневная зарплата составит:
60,21 грн. х 168 раб. ч : 30,44 = 332,30 грн.
А если работнику не установлена тарифная ставка (оклад)? Тогда расчет производим исходя из размера минимальной зарплаты (или ее части), установленной законом на день наступления страхового случая, и среднемесячного количества календарных дней (30,44).
А в завершение этой статьи расскажем об одном нюансе, о котором следует помнить работодателям, чьи работники имеют высокие зарплаты.
Когда высокая зарплата
При расчете больничных среднедневная заработная плата не может превышать максимальную величину базы начисления ЕСВ в расчете на один календарный день. Это прямо указано в п. 4 Порядка № 1266.
Величину ограничителя находим так: размер максимальной величины базы начисления ЕСВ, установленный для последнего месяца расчетного периода, делим на среднемесячное количество календарных дней (30,44).
Получается, что, например, по страховым случаям, которые наступят в ноябре либо декабре 2019 года или в январе 2020 года, среднедневная зарплата не должна превышать 2056,34 грн. (62595 грн. : 30,44),
где 62595 грн. — это размер максимальной величины базы начисления ЕСВ, установленной для последнего месяца расчетного периода.
Если же фактическая среднедневная зарплата превысит ограничитель, ее придется «обрезать» до уровня ограничителя.
Пример 10. Работник, который был принят на работу с 11 ноября 2019 года, заболел 14 ноября. Расчетный период: с 11 по 13 ноября (3 к. дн.). Оклад работника — 62500 грн. Премий, доплат, надбавок нет. Основная зарплата, начисленная исходя из оклада за 3 рабочих дня до начала болезни, — 8928,57 грн.
Определим сумму фактической среднедневной зарплаты:
8928,57 грн. : 3 к. дн. = 2976,19 грн.
Фактическая сумма среднедневной зарплаты (2976,19 грн.) превышает максимальную величину базы начисления ЕСВ в расчете на один календарный день (2056,34 грн.). Поэтому в расчете больничных будет принимать участие среднедневная зарплата в сумме 2056,34 грн.
О том, как рассчитать сумму больничных, мы с вами поговорим в следующей статье.
