3.1. Общие требования
Форма, порядок и сроки предоставления ЕСВ-отчетности утверждены Минфином в Порядке № 435. Если говорить об отчетности работодателей — плательщиков ЕСВ, то здесь на первое место выходят:
— «Звіт про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, надбавки, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» по форме № Д4 (далее — Отчет по форме № Д4), приведенной в приложении 4 к Порядку № 435;
— «Звіт про настання нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання» по форме № Д7 (далее — Отчет по форме № Д7), приведенной в приложении 7 к Порядку № 435.
Со сроками подачи указанной ЕСВ-отчетности работодателями вы можете ознакомиться в табл. 3.1 на с. 18.
Таблица 3.1. Сроки предоставления отчетов по формам № Д4 и № Д7
| Наименование Отчета | Отчетный период | Срок подачи |
| Отчет по форме № Д4 | Календарный месяц | В течение 20 календарных дней, следующих за последним днем отчетного периода* |
| * Если последний день срока подачи Отчета приходится на выходной, праздничный/нерабочий день, последним днем предоставления Отчета считается первый после него рабочий день (п. 14 разд. II Порядка № 435). | ||
| Отчет по форме № Д7 | Х | В течение 5 рабочих дней после даты составления акта по форме Н-1 либо акта по форме П-4 (см. приложения 11 и 21 к Порядку № 337 соответственно) |
ЕСВ-отчетность подаем по основному месту постановки на учет страхователя в качестве плательщика единого взноса в органах ГНСУ одним из следующих способов (на выбор):
— средствами электронной связи в электронной форме с соблюдением условия о регистрации электронных подписей ответственных лиц в порядке, определенном законодательством;
— на бумажных носителях, заверенных подписью руководителя страхователя и скрепленных печатью (при наличии), вместе с электронной формой на электронных носителях информации.
Но!
Если у страхователя количество застрахованных лиц не превышает пяти, он вправе подать Отчет «на бумаге»
Электронной формы у него не потребуют.
Причем в этом случае Отчет можно:
— либо занести в налоговую лично (через уполномоченное лицо) в установленный срок (см. табл. 3.1);
— либо отправить по почте с уведомлением о вручении и описью вложения не позднее чем за 10 дней до истечения предельного срока предоставления Отчета. В этом случае Отчет по форме № Д4 будет считаться поданным в день получения отделением почтовой связи почтового отправления с отчетностью.
А если Отчет, направленный по почте, по вине оператора почтовой связи будет утерян/испорчен либо вручен органу ГНСУ с задержкой? Не переживайте! Отвечать за такое безобразие будет оператор почтовой связи. А вот работодатель, оказавшийся в описанной ситуации, освобождается от любой ответственности за непредоставление или несвоевременное предоставление такой отчетности (см. п. 1 разд. II Порядка № 435). Единственное, что от него потребуется, — в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления об утрате или порче почтового отправления направить по почте или предоставить лично (по выбору работодателя) налоговикам второй экземпляр Отчета вместе с копией уведомления об утрате или порче почтового отправления.
К заполнению ЕСВ-отчетности отнеситесь со всей серьезностью! Отчет с незаполненными обязательными реквизитами и/или без необходимых таблиц не признается Отчетом и считается не поданным (п. 8 разд. II Порядка № 435). О каких обязательных реквизитах идет речь? Это реквизиты, перечисленные в п. 6 разд. II Порядка № 435:
1) тип формы («додаткова», «початкова», «скасовуюча»);
2) отчетный период, за который представляется Отчет;
3) наименование / фамилия, имя, отчество — указываем полное наименование (фамилию, имя, отчество) страхователя согласно ЕГР;
4) код по ЕГРПОУ или регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов / серия (при наличии) и/или номер паспорта страхователя. По страхователю-юрлицу здесь проставляем восьмиразрядный номер согласно ЕГРПОУ. Если страхователь — физлицо, то вписываем его десятиразрядный регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов. А в случае когда он имеет в паспорте отметку о праве осуществлять любые платежи по серии (при наличии) и/или номеру паспорта, этот реквизит заполняем так:
— если паспорт в виде книжечки, то серию и номер паспорта указываем в формате БКNNXXXXXX, где БК — константа, которая указывает на регистрацию по паспортным данным; NN — две украинские буквы серии паспорта (верхний регистр), XXXXXX — шесть цифр номера паспорта (с ведущими нулями);
— если паспорт в форме пластиковой карточки, то приводим номер паспорта — ПXXXXXXXXX, где П — константа, которая указывает на регистрацию по паспортным данным; XXXXXXXXX — девять цифр номера паспорта;
5) код основного вида экономической деятельности;
6) класс профессионального риска производства — заполняем, если предоставляем Отчет за период до 1 января 2016 года;
7) местонахождение (место жительства) страхователя, по которому он взят на учет как плательщик ЕСВ;
8) код территориального органа доходов и сборов, в который подается Отчет, —указываем код налоговой, в которой работодатель зарегистрирован как плательщик ЕСВ;
9) дата подачи Отчета;
10) руководитель, главный бухгалтер — указываем фамилию и инициалы, а также регистрационные номера учетных карточек плательщика налогов руководителя и главбуха страхователя либо серию (при наличии) и номер паспорта, если они отказались от регистрационного номера, о чем имеется соответствующая отметка в паспорте. Данные паспорта указываем так же, как и для реквизита «код за ЕДРПОУ...» (см. выше). В этом поле должностные лица страхователя заверяют отчетность по ЕСВ своими подписями. Если у страхователя штатным расписанием не предусмотрена должность главного бухгалтера, а ведение бухгалтерского учета и предоставление отчетности осуществляется непосредственно руководителем, то в реквизите «главный бухгалтер» проставляем прочерк. Предприниматели-работодатели приводят свои данные и ставят подпись в реквизите «руководитель». Подписи должностных лиц (ФЛП-страхователя) заверяем печатью (при наличии);
11) среднеучетное количество штатных работников за отчетный период (при наличии). Расчет показателя производим согласно Инструкции № 286. Как это правильно сделать, см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 58, с. 16;
12) учетное количество штатных работников (при наличии). Показатель рассчитываем согласно Инструкции № 286. Интересно, что в Порядке № 435 не указано, на какую дату исчислять этот показатель. В устных консультациях
налоговики рекомендуют рассчитывать учетное количество штатных работников на последнее число месяца
Подсказки по расчету вы найдете в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 58, с. 16;
13) количество застрахованных лиц в отчетном периоде, которым начислена зарплата... (при наличии). Здесь указываем количество застрахованных лиц, которым в отчетном месяце начислялись выплаты по трудовому (гражданско-правовому) договору;
14) количество созданных новых рабочих мест в отчетном периоде (при наличии).
Перечисленные реквизиты обязательно заполняем на всех страницах Отчета, где они предусмотрены!
Конечно, если вы формируете Отчет в электронном виде с использованием специального программного обеспечения, то в большинстве случаев программа вам укажет на ваши «промахи». Другое дело — Отчет на бумажных носителях. Здесь нужно быть особенно внимательным и помнить, что:
1) Отчет «на бумаге» заполняем на украинском языке в печатном виде или шариковой ручкой с синими или черными чернилами печатными буквами без помарок и исправлений;
2) в случае незаполнения той или иной строки Отчета в связи с отсутствием операции проставляем в ней прочерк;
3) при заполнении полей, которые состоят из ячеек, каждый из необходимых символов аккуратно вписываем в соответствующую отдельную ячейку. Символы не должны выходить за границы ячеек, а также накладываться на соседние ячейки. Символы: точка, апостроф, запятая, дефис и т. п. проставляем в отдельных ячейках;
4) при заполнении поля без клеточек записи в этих полях вносим так, чтобы они не накладывались на соседние поля и не перекрывали служебные надписи бланка;
5) денежные суммы в таблицах Отчета указываем в гривнях с копейками.
Разобравшись с общими вопросами, переходим к нюансам заполнения ЕСВ-отчетности. А начнем с Отчета по форме № Д4.
3.2. Отчет по форме № Д4
Если говорить об обычных страхователях, то они подают Отчет по форме № Д4 если используют труд физических лиц:
— на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, предусмотренных законодательством;
— по ГПД, по которым выполнялись работы (предоставлялись услуги). Исключение — ГПД, заключенные с предпринимателями, если выполняемые работы (предоставляемые услуги) соответствуют видам деятельности, указанным в ЕГР.
Если субъект хозяйствования не использовал в отчетном периоде труд физлиц на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, предусмотренных законодательством (нет заключенных трудовых договоров или ГПД на работы/услуги и нет начислений по ним), то он Отчет по форме № Д4 не подает. Это прямо предусмотрено п. 11 разд. II Порядка № 435.
Вы попали в круг обязанных подавать форму № Д4? Тогда усаживайтесь поудобнее. Разбираемся с Отчетом. ☺
Структура Отчета
Отчет по форме № Д4 состоит из титульного листа и девяти таблиц, которые представляют собой отчетные формы. Вместе с тем обычные работодатели, выплачивающие заработную плату и вознаграждения по ГПД, заполняют не все таблицы Отчета по форме № Д4, а только таблицы 1, 5, 6 и 7.
При этом абсолютно все страхователи-работодатели обязаны ежемесячно формировать и предоставлять лишь титульный лист, а также таблицы 1 и 6. А вот таблицы 5 и 7 придется заполнить только в отдельных случаях.
Учитывая приведенное и дабы не перегружать вас лишней информацией, предлагаем рассмотреть порядок заполнения титульного листа и таблиц 1, 5 — 7 Отчета по форме № Д4.
Титульный лист
Титульный лист — это первый лист Отчета по форме № Д4. Наряду с обязательными реквизитами, в которых приводим тип формы, период предоставления Отчета и основные сведения о страхователе, он содержит таблицу «Перелік таблиць звіту». В ней напротив таблиц Отчета, которые заполняем, проставляем отметку о заполнении.
А если какую-либо таблицу не формируем? Тогда, если заполняем Отчет «на бумаге», то в перечне таблиц с ее наименованием проставляем прочерк. А вот в электронной форме Отчета такие поля остаются пустыми.
Таблица 1
Таблицу 1 формы № Д4 можно условно разделить на две части.
Первая — вступительная. Она необходима для идентификации вашего предприятия как страхователя. Кроме того, здесь указываем отчетный период и основные показатели по численности работников (см. обязательные реквизиты на с. 18).
Вторая — табличная. Она предназначена для отражения базы начисления ЕСВ и сумм взносов. О заполнении таблицы 1 Отчета по форме № Д4 см. в табл. 3.2.
Таблица 3.2. Заполнение строк таблицы 1 формы № Д4
| Номер или название строки | Пояснения по заполнению |
| 1 | Проставляем итоговую сумму по строкам 1.1 — 1.5. Проверка: показатель этой строки равен итоговому значению графы 17 таблицы 6 Отчета по форме № Д4 без учета сумм, которые отражены с кодом типа начислений (далее — КТН) 2, 3, 6 — 9, 11, 12 в графе 10 таблицы 6 |
| 1.1 — 1.5 | Отражаем без ограничения максимальной величиной базы начисления ЕСВ* (т. е. в какой сумме начислили, такую и проставляем) в разрезе видов доходов суммы выплат, начисленных застрахованным лицам в отчетном месяце |
| 2 | Проставляем итоговую сумму по строкам 2.1 — 2.5. Проверка: показатель этой строки равен итоговому значению граф 18 и 19 таблицы 6 Отчета по форме № Д4 без учета сумм, которые отражены с КТН 2, 3, 6 — 9, 11 и 12 в графе 10 таблицы 6 |
| 2.1 — 2.4 | Отражаем с учетом максимальной величины базы начисления ЕСВ в разрезе ставок ЕСВ суммы выплат, начисленных застрахованным лицам в отчетном месяце |
| 2.5 | Проставляем общую сумму ЕСВ-разниц, рассчитанных по работникам с целью выполнения требования об уплате ЕСВ с МЗП (см. с. 6). Проверка: показатель этой строки равен итоговому значению графы 19 таблицы 6 без учета сумм, которые отражены с КТН 2, 3, 6 — 9, 11 и 12 в графе 10 таблицы 6 |
| 3 | Проставляем итоговую сумму по строкам 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 и 3.5. Важно! Суммы по строкам 3.2.1, 3.3.1 и 3.4.1 в общее значение строки 3 не включаем! Проверка: показатель этой строки равен итоговому значению графы 21 таблицы 6 Отчета по форме № Д4 без учета сумм, которые отражены с КТН 2, 3, 6 — 9, 11 и 12 в графе 10 таблицы 6 |
| 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 | В разрезе ставок ЕСВ проставляем суммы ЕСВ, начисленного на выплаты, указанные в строках 2.1 — 2.4 |
| 3.5 | Указываем общую сумму ЕСВ, исчисленного с сумм ЕСВ-разниц |
| 3.2.1, 3.3.1, 3.4.1 | Указываем (справочно!) суммы ЕСВ, которые начислил бы страхователь на базу начисления ЕСВ работника с инвалидностью, если бы не применял льготную ставку. Показатели строк определяем следующим образом: — строка 3.2.1 = строка 2.2 х 22 % : 100 %; — строка 3.3.1 = строка 2.3 х 22 % : 100 %; — строка 3.4.1 = строка 2.4 х 22 % : 100 %. Важно! В строку 3 значение строк 3.2.1, 3.3.1, 3.4.1 попасть не должно! |
| 4, 4.1, 4.1.1 — 4.1.13, 4.2, 4.3, 4.3.1 — 4.3.5, 4.4, Зміст помилки | Эти строки заполняем, если в отчетном месяце обнаружили занижение сумм ЕСВ в предыдущих отчетных периодах. Суммы доначисленного ЕСВ (в разрезе ставок) в части начислений указываем в строках 4.1, 4.1.1 — 4.1.13, а в части удержаний — в строках 4.3, 4.3.1 — 4.3.5. Строку 4.2 заполняем, если занижение суммы ЕСВ в части начислений связано с увеличением размера ставки ЕСВ из-за изменения класса профриска производства (исправление ошибки, допущенной до 01.01.2016 г.). В строке 4.4 указываем сумму выплат, которая ранее ошибочно не попала в базу начисления ЕСВ (при наличии). Также не забудьте указать содержание ошибки, которая привела к занижению суммы ЕСВ в предыдущих периодах в строке «Зміст помилки» |
| 5, 5.1, 5.1.1 — 5.1.13, 5.2, 5.3, 5.3.1 — 5.3.5, 5.4, Зміст помилки | Заполняем, если в отчетном месяце обнаружили завышение сумм ЕСВ в предыдущих отчетных периодах. В строках 5, 5.1, 5.1.1 — 5.1.13 указываем уменьшение сумм ЕСВ в части начислений в разрезе ставок. Строку 5.2 заполняем, если завышение суммы ЕСВ в части начислений связано с уменьшением размера ставки ЕСВ из-за изменения класса профессионального риска производства (исправление ошибки, допущенной до 01.01.2016 г.). В строках 5.3, 5.3.1 — 5.3.5 указываем уменьшение сумм ЕСВ в части удержаний в разрезе ставок. В строке 5.4 отражаем суммы выплат (базу взимания ЕСВ), на которые ранее был излишне начислен ЕСВ (при наличии). Не забудьте указать содержание ошибки, которая привела к завышению суммы ЕСВ в предыдущих периодах в строке «Зміст помилки» |
| 6, 6.1 — 6.14 | Указываем суммы ЕСВ, подлежащие уплате за отчетный месяц, с учетом доначислений и уменьшений в результате исправления ошибок. В строках 6.1 — 6.14 приводим расшифровку сумм ЕСВ в разрезе ставок. Показатели определяем согласно формулам, приведенным в названиях строк |
| * Размер максимальной величины базы начисления ЕСВ равен 15 размерам минимальной заработной платы (в 2019 году — 62595 грн. (15 х 4173 грн.)). | |
Важно! Таблицу 1 формируем на основании данных, указанных в таблице 6 Отчета по форме № Д4. Поэтому, чтобы избежать возможного расхождения в копейках по суммам ЕСВ, которое может возникнуть из-за «дробления» базы начисления ЕСВ по видам доходов в таблице 6, рекомендуем вначале заполнить таблицу 6, а затем перенести итоговые данные в таблицу 1.
Таблица 5
В отличие от таблицы 1, таблица 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» не всегда присутствует в Отчете по форме № Д4. Ее формируем лишь при наличии определенных событий в отчетном месяце. Их перечень приведен в п. 8 разд. IV Порядка № 435.
Если говорить об обычных работодателях, то они формируют таблицу 5, если в отчетном месяце:
— застрахованным лицом был заключен или расторгнут трудовой договор либо ГПД на выполнение работ (предоставление услуг);
— застрахованному лицу предоставлен либо у него закончился отпуск в связи с беременностью и родами, отпуск для ухода за ребенком до 3 лет или отпуск для ухода за ребенком от 3 до 6 лет;
— работник был переведен на другую должность (работу) у того же работодателя. Заметьте: из разъяснений специалиста Пенсионного фонда следует, что здесь идет речь о переводе на другую постоянную должность (работу) у того же страхователя (см. разъяснение в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 81, с. 20).
Если ничего из перечисленного выше в отчетном месяце с застрахованными лицами обычного работодателя-страхователя не происходило, формировать таблицу 5 Отчета по форме № Д4 не нужно.
Что же касается такого случая подачи таблицы 5 из п. 8 разд. IV Порядка № 435, как «лицо впервые поступило на военную службу или закончило прохождение военной службы (с исключением из списков личного состава воинской части (военного учебного заведения, учреждения и т. п.)) в порядке, установленном положениями о прохождении военной службы», то он для силовых структур (ведомств). Следовательно, если работник обычного хозрасчетного предприятия (ФЛП) был призван / поступил на военную службу, то его работодатель начало/окончание такой военной службы в таблице 5 не отражает!
Правила заполнения основных граф таблицы 5 Отчета по форме № Д4 приведем в табл. 3.3.
Таблица 3.3. Заполнение таблицы 5 Отчета по форме № Д4
| Наименование графы | Пояснения по заполнению |
| «6. Громадянин України (1 — так, 0 — ні)» | Проставляем «1», если физлицо, которому начислили доход, — гражданин Украины. В противном случае — «0» |
| «7. Договір ЦПХ за основним місцем роботи або за сумісництвом (1 — так, 0 — ні)» | В графе 7 ставим: — «1», если вы заключили ГПД на выполнение работ (предоставление услуг) с наемным работником вашего предприятия; — «0», если ГПД заключен со сторонним лицом (неработником вашего предприятия) Если отражаем сведения не о ГПД, то графу 7 не заполняем (в бумажном варианте прочеркиваем) |
| «8. Категорія особи**» | Указываем категорию застрахованного лица, на которого формируем строку в таблице 5. Перечень таких категорий приведен в сноске под табличной частью. Обычные работодатели используют следующие категории: 1 — наемные работники (с трудовой книжкой) — проставляем, если отражаем информацию о приеме/переводе/увольнении основного работника, независимо от того, срочный либо бессрочный трудовой договор с ним заключен; 2 — наемные работники (без трудовой книжки) — проставляем, если отражаем информацию о приеме/переводе/увольнении работника, принятого на работу на условиях совместительства (как внешнего, так и внутреннего); 3 — лица, выполняющие работы по договору гражданско-правового характера — проставляем, если отражаем информацию о начале/окончании ГПД на выполнение работ (предоставление услуг); 4 — лица, которым предоставлен отпуск для ухода за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста; 5 — лица, которым предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами; 6 — лица, которым предоставлен отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. А вот категории лиц 7 и 8 обычные работодатели не используют |
| «9. Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта за формою БКNNXXXXXX/ПXXXXXXXXX ЗО*» | Указываем десятиразрядный регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов физлица. Для физлиц, имеющих в паспорте отметку о праве осуществлять любые платежи по серии (при наличии) и/или номеру паспорта, эту графу заполняем по тем же правилам, что и обязательный реквизит «Код за ЄДРПОУ або реєстраційний номер облікової картки платника податків / серія (за наявності) та/або номер паспорта страхувальника» для страхователя физлица (см. с. 18). Внимание работодателей, выплачивающих доходы иностранцам-нерезидентам! Чтобы отразить в форме № Д4 выплаченный им доход, вам необходимо иметь регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов такого лица. Данные паспорта нерезидента в графе 9 указать не получится. Все дело в том, что нерезидент не может отказаться от получения регистрационного номера |
| «10. Прізвище, ім’я, по батькові ЗО» | Указываем полностью фамилию, имя и отчество застрахованного лица: — для граждан Украины — согласно украиноязычной странице паспорта застрахованного лица; — для граждан других стран — согласно заверенному в установленном законодательством Украины порядке переводу на украинский язык паспортного документа |
| «11. Період трудових або цивільно-правових відносин, проходження військової служби та відпусток» | Указываем пришедшуюся на отчетный месяц: — дату приема на работу / окончания трудовых отношений — если формируем строку на принятого/уволенного в отчетном месяце наемного работника; — дату окончания работы на предыдущей должности и в отдельной строке — дату начала работы на новой должности — если формируем строки на переведенного в отчетном месяце работника; — дату начала/окончания действия ГПД — если с лицом был заключен ГПД на выполнение работ (предоставление услуг); — по отпускам в связи с беременностью и родами, для ухода за ребенком до 3 лет, для ухода за ребенком от 3 до 6 лет — дату начала/окончания отпуска |
| «12. Професійна назва роботи» | Проставляем профессиональное название работы из приложения А либо Б (приведены показатели профессиональных названий работ по классификационным группам и в алфавитном порядке соответственно) к Классификатору профессий. Важно! Графу 12 (и соответственно «привязанные» к ней графы 13 и 14) заполняем только в случае отражения информации о приеме, переводе, увольнении работника! По строкам с отпусками в связи с беременностью и родами, для ухода за ребенком до 3 лет и от 3 до 6 лет (далее — «детотпуска») и ГПД графы 12 — 14 не заполняем |
| «13. Код ЗКППТР» | В графу 13 должен попасть код общесоюзного классификатора профессий, должностей и тарифных разрядов — «код ЗКППТР», а в графу 14 — «код КП» из Классификатора профессий, соответствующие профессиональному названию работы из графы 12. Заметьте: графа 13 будет заполнена не всегда, поскольку соответствующий код есть не у всех профессиональных названий работ, а только у тех, которые «жили» еще при Советском Союзе. Совсем другое дело — код КП. Он указан по каждой профессии, приведенной в Классификаторе профессий. Следовательно, графа 14 должна быть заполнена обязательно, если показываем прием/перевод/увольнение |
| «14. Код класифікатора професій» | |
| «15. Посада» | В графе 15 указываем наименование должности работника, информацию о котором отражаем. Важно! Эту графу заполняем только в случае отражения информации о приеме, переводе, увольнении работника! По строкам с «детотпусками» графу 15 не заполняем. Заметьте: профессиональное название работы из графы 12 может не совпадать с наименованием должности в графе 15. Дело в том, что Классификатор профессий дает право работодателю использовать для образования новых наименований профессий производные слова (вице-, главный, заместитель, ведущий, младший и др.) к профессиям (профессиональным названиям работ) из приложения В, но при условии сохранения отраслевой и функциональной принадлежности, квалификационных требований, исключения дублирования, сохранения кода таких профессий. Например, от профессионального названия работы из приложения А к Классификатору профессий «бухгалтер (с дипломом магистра)» (код ЗКППТР — 20281, код КП — 2411.2) с помощью производного слова из приложения В «ведущий» можно образовать производное название профессии «ведущий бухгалтер (с дипломом магистра)» с теми же кодами. В этом случае работодатель в таблице 5 укажет: — в графе 12 — «бухгалтер (з дипломом магістра)»; — в графе 13 — «20281»; — в графе 14 — «2411.2»; — в графе 15 — «провідний бухгалтер (з дипломом магістра)» |
| «16. Документ-підстава про початок роботи та відпустку, кінець трудових або цивільно-правових відносин, переведення на іншу посаду» | Эта графа предназначена для отражения информации о документе-основании для внесения соответствующих сведений в таблицу 5. Таким документом при отражении фактов: — начала/окончания трудовых отношений, перевода на другую должность, начала/окончания отпуска для ухода за ребенком до 3 лет (от 3 до 6 лет) является соответствующий приказ (распоряжение) руководителя предприятия. В реквизите 16 указываем: «наказ (розпорядження) від _______ № ___»; — заключения/прекращения гражданско-правовых отношений — договор о выполнении работ (договор подряда) или предоставлении услуг. В реквизите 16 указываем: «договір від ______ № __»; — начала/окончания отпуска в связи с беременностью и родами — реквизиты листка нетрудоспособности в связи с беременностью и родами или приказа (распоряжения) о предоставлении такого отпуска, если он издавался. В реквизите 16 указываем: «ЛН серія ____ № ___» или «наказ (розпорядження) від _______ № ___» |
| «17. Підстава для припинення трудових або цивільно-правових відносин» | Эта графа предназначена для отражения информации об основании для прекращения трудовых (гражданско-правовых) отношений. Так, в случае: — увольнения работника в графе 17 указываем основание для прекращения трудовых отношений со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. Например, «п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП України»; — окончания гражданско-правовых отношений в реквизите 17 указываем главу ГКУ, которая регулирует соответствующие отношения. Например, для договоров подряда — «гл. 61 ЦКУ», для договоров о предоставлении услуг — «гл. 63 ЦКУ». Важно! В случае перевода на другую постоянную работу на этом же предприятии графу 17 не заполняем. Ведь в этом случае трудовые отношения не прерываются |
| «18. Дата створення нового робочого місця (штатної одиниці), на яке у звітному періоді працевлаштований працівник» | Заполняете, если работник был принят на новое рабочее место (штатную единицу). Учтите, что новое рабочее место — это место, которое создано в результате: — образования нового субъекта хозяйствования (кроме тех, которые созданы путем прекращения). Заметьте: в этом случае рабочее место будет считаться новым в течение 12 месяцев с момента создания самого субъекта хозяйствования; — модернизации или изменения технологии производства, требующих новых знаний, навыков и умений работника; — увеличения штатного количества работников при условии отсутствия уменьшения среднемесячного количества за предыдущие 12 месяцев. При этом Порядок № 347 уточняет, что в этом случае созданием нового рабочего места считается: а) для юридических лиц — увеличение состава работников, работающих по трудовым договорам, в сравнении с предыдущим отчетным периодом, при условии, что количество вакансий остается неизменным или увеличивается; б) для предпринимателей и независимых профессионалов — увеличение количества наемных работников, работающих по трудовым договорам (за исключением срочных). Как выяснить, уменьшалось или нет среднемесячное количество работников? Сравните среднеучетное количество за месяц, в котором создано новое рабочее место, со средним значением среднеучетного количества работников за 12 месяцев, предшествующих месяцу его создания. Учтите: дата (число, месяц и год) создания нового рабочего места может не совпадать с датой начала трудовых отношений, указанной в графе 11 таблицы 5 |
| «19. Військове звання» | Эту графу обычные работодатели не заполняют |
Итак, с таблицей 5 разобрались. Пора переходить к таблице 6 Отчета по форме № Д4.
Таблица 6
Зачем в составе Отчета по форме № Д4 предоставляют таблицу 6 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам»? Она необходима для формирования по каждому застрахованному лицу сведений о суммах начисленных ему в отчетном месяце видов доходов, которые включаются в базу взимания ЕСВ.
Запомните: в таблице 6 Отчета по форме № Д4 следует отражать именно начисленные суммы зарплаты (дохода). Это прямо следует из положений п. 9 разд. IV Порядка № 435 (ср. ). Если же доход был выплачен (авансом), но не начислен в отчетном месяце, то он в таблицу 6, сформированную за такой месяц, и соответственно в таблицу 1 Отчета по форме № Д4 попасть не должен.
Важно! В отдельных случаях на одного работника в таблице 6 может быть заполнено несколько строк. Например, так будет, если в отчетном месяце ему начислены доходы, которые отражают с разными кодами категории застрахованного лица (графа 9) либо которые имеют свой код типа начислений (графа 10). В частности, суммы зарплаты, отпускных, больничных и декретных, начисленных лицу в отчетном месяце, отражаем в разных строках.
Также несколько строк будет заполнено, если работнику начислялись доходы за прошлые и будущие периоды (месяцы), а именно: отпускные, больничные, пособие по беременности и родам, вознаграждение за выполненные работы (предоставленные услуги), срок выполнения которых превышает календарный месяц, а также выплаты за отработанное время после увольнения с работы или согласно решению суда (средняя зарплата за вынужденный прогул). Перечисленные доходы отражаем в привязке к месяцу, за который они начислены.
Что касается зарплаты, начисленной в текущем отчетном месяце за предыдущие месяцы, в частности в связи с выявлением ошибок, то такие суммы включаются в заработную плату месяца, в котором были осуществлены такие доначисления (см. п.п. 3 п. 3 разд. IV Инструкции № 449 и п. 9 разд. IV Порядка № 435).
Кроме того, на работника будет заполнено несколько строк, если по нему доначисляли ЕСВ до размера минимального страхового взноса (определяли ЕСВ-разницу). Ведь ЕСВ-разница отражается отдельной строкой. Подробно о требовании об уплате ЕСВ с МЗП см. на с. 6.
Разобравшись с общими вопросами, переходим к конкретике. Давайте поговорим о заполнении отдельных граф таблицы 6 Отчета по форме № Д4* (см. табл. 3.4).
* Графы таблицы 6 с указанием сведений о гражданстве, регистрационном номере учетной карточки плательщика налогов, а также фамилии, имени и отчества застрахованных лиц заполняют так же, как и в таблице 5 Отчета по форме № Д4 (см. с. 22).
Таблица 3.4. Заполнение граф таблицы 6 Отчета по форме № Д4
| Наименование графы | Пояснения по заполнению |
| «9. Код категорії ЗО» | Проставляем код категории застрахованного лица (далее — код категории) в соответствии с приложением 2 к Порядку № 435. Какие коды могут использовать обычные работодатели — юрлица и ФЛП? По обычным работникам (ставка ЕСВ — 22 %) в графе 9 они указывают код категории: — «1» — для начисленной заработной платы; — «29» — для больничных; — «42» — для пособия по беременности и родам; — «47» — для среднего заработка «солдатам предприятия». По работникам, имеющим инвалидность (ставка ЕСВ — 8,41 %), такие работодатели в графе 9 указывают код категории: — «2» — для зарплаты; — «36» — для больничных; — «43» — для пособия по беременности и родам; — «66» — для среднего заработка «солдатам предприятия». По лицам, с которыми заключен ГПД (ставка ЕСВ — 22 %), для начисленного вознаграждения за выполненные работы (предоставленные услуги) обычные работодатели проставляют в графе 9 таблицы 6 код категории «26» |
| «10. Код типу нарахувань» | Заполняем только в случаях, перечисленных в сноске к этой графе, приведенной под табличной частью. Так, например, если отражаем: — зарплату, начисленную бывшему работнику за отработанное время, вознаграждение по «переходящему» ГПД или по решению суда средний заработок за вынужденный прогул, то в этой графе проставляем код типа начислений (далее — КТН) «1»; — отпускные — КТН «10». Если самостоятельно выявили, что в прошедших периодах начислили работнику доход, но ошибочно его: — не включили в базу начисления ЕСВ (занизили базу), то по строке с суммой дохода в графе 10 таблицы 6 Отчета за текущий месяц проставляем КТН «2»; — включили в базу начисления ЕСВ, хотя он не должен был туда попасть (завысили базу) — указываем КТН «3». Для отражения ЕСВ-разницы применяем: — КТН «13» — если она рассчитана (1) в текущем месяце за текущий месяц либо (2) в текущем месяце за предыдущий в связи с исчислением сумм больничных и/или пособия по беременности и родам за предыдущий месяц. Обращаем внимание: КТН «13» не может применяться за будущие отчетные периоды; — КТН «14» — если в отчете за текущий отчетный период указываем сумму ЕСВ-разницы за предыдущий период, которая возникла в связи с удержанием «перегулянных» отпускных при увольнении работника; — КТН «2» — если самостоятельно выявили, что ошибочно не отразили (КТН «3» — если ошибочно указали) ЕСВ-разницу в прошлых отчетных периодах и исправляемся в текущем отчетном периоде |
| «11. Місяць та рік, за який проведено нарахування» | Указываем месяц и год, за который проведено начисление дохода застрахованому лицу |
| «13. Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» | Проставляем количество календарных дней, приходящихся на период временной нетрудоспособности работника согласно предоставленному им листку нетрудоспособности (справке, за исключением дней нетрудоспособности, подтвержденных справкой о временном освобождении от работы в связи с необходимостью ухода за больным ребенком) |
| «14. Кількість календарних днів без збереження заробітної плати» | Указываем количество календарных дней отпуска без сохранения заработной платы (ст. 25 и 26 Закона об отпусках), а также количество дней временной нетрудоспособности, подтвержденных справкой о временном освобождении от работы в связи с необходимостью ухода за больным ребенком. То есть если, например, ребенок работника болеет больше 2 недель и период нетрудоспособности в связи с необходимостью ухода за таким ребенком работник подтверждает больничным листом (14 календарных дней) и справкой (с 15-го календарного дня и до выздоровления ребенка) медучреждения, то количество календарных дней временной нетрудоспособности, подтвержденных: — больничным листом, — проставляем в графе 13; — справкой, — в графе 14. Важно! Эта графа может быть заполнена со знаком «-», если нужно уменьшить количество дней без сохранения заработной платы, ошибочно отраженных в предыдущих отчетных периодах |
| «15. Кількість календарних днів перебування у трудових / цивільно-правових відносинах, проходження військової служби протягом звітного місяця» | Проставляем количество календарных дней отчетного месяца, в течение которых застрахованное лицо находилось в трудовых отношениях (на которые приходится действие ГПД на выполнение работ или предоставление услуг). Важно! По общему правилу в графе 15 должны быть указаны только дни «отношений» текущего месяца. Исключение — случаи отражения в таблице 6 отпусков, в том числе и отпуска по беременности и родам, а также восстановления на работе лица по решению суда. Запомните: если по работнику заполнено несколько строк, графу 15 заполняем только по одной строке, а именно по строке с суммой зарплаты (при наличии) |
| «16. Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами» | Проставляете количество календарных дней отпуска в связи с беременностью и родами, которые приходятся на конкретный месяц нахождения работницы в таком отпуске |
| «17. Загальна сума нарахованої заробітної плати / доходу, грошового забезпечення (усього з початку звітного місяця)» | Указываем фактически начисленные суммы зарплаты, вознаграждений за выполненные работы (предоставленные услуги) по ГПД, больничных и пособия по беременности и родам (т. е. без ограничения максимальной величиной базы начисления ЕСВ). Заметьте! В графе 17 можно проставить отрицательные значения сумм доходов, но только если необходимо отразить: — суммы перерасчетов зарплаты, связанных с уточнением количества отработанного времени в прошедших отчетных месяцах в связи с отпуском, временной нетрудоспособностью и наступлением отпуска в связи с беременностью и родами; — сторнированные суммы отпускных, больничных и пособия по беременности и родам, начисленных в предыдущих периодах |
| «18. Сума нарахованої заробітної плати / доходу / грошового забезпечення у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» | Указываем доходы работника в сумме, вошедшей в базу начисления ЕСВ с учетом ее максимальной величины. Еще раз обратим ваше внимание на то, что с максимальной величиной базы начисления ЕСВ сравниваем не каждый доход в отдельности, а общую сумму доходов, которые начислены работнику в отчетном месяце (подробнее см. на с. 5). Если такая сумма доходов, с которых взимается ЕСВ, превышает максимальную величину базы начисления ЕСВ, то работодатель-страхователь самостоятельно решает, какие доходы и в какой сумме сформируют базу начисления ЕСВ |
| «19. Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць...» | Если по работнику определяли ЕСВ-разницу, то ее в таблице 6 Отчета отражаем отдельной строкой. При этом сумму такой разницы проставляем в графе 19 |
| «20. Сума утриманого єдиного внеску за звітний місяць...» | Эту строку заполняем, только если исправляем ошибки, допущенные за периоды до 01.01.2016 г. и связанные с удержанием ЕСВ |
| «21. Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць...» | Указываем сумму ЕСВ, начисленного на конкретный вид дохода (ЕСВ-разницу) |
| «22. Ознака наявності трудової книжки (1 — так, 0 — ні)» | По строкам с выплатами, начисленными по основному месту работы, проставляем «1». Во всех остальных случаях — «0». Если работник — внутренний совместитель (работает на условиях совместительства на том же предприятии, которое является его основным местом работы), то по строке с суммами дохода, начисленного: — по основному месту работы, проставляем «1»; — по внутреннему совместительству — «0» |
| «23. Ознака наявності спецстажу (1 — так, 0 — ні)» | Проставляете «1», если по работнику ведется учет спецстажа или он имеет право на льготы по пенсионному обеспечению. В остальных случаях — «0» |
| «24. Ознака неповного робочого часу (1 — так, 0 — ні)» | Если работник был принят на неполное рабочее время, проставляем «1», в обратной ситуации — «0». Отметим, что трудовое законодательство допускает возможность установления неполного рабочего времени путем: — уменьшения продолжительности ежедневной работы (неполный рабочий день); — уменьшения количества дней работы (неполная рабочая неделя); — одновременного уменьшения количества часов работы в течение рабочего дня и количества дней работы (сочетание неполного рабочего дня и неполной рабочей недели). Считаем, что эту графу следует заполнять по всем работникам, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе и по совместителям. Ведь работа по совместительству является разновидностью работы на условиях неполного рабочего времени (см. письмо Минтруда от 03.03.2008 г. № 42/13/133-08) |
| «25. Ознака нового робочого місяця (1 — так, 0 — ні)» | Проставляем «1» по работникам, которых приняли на новые рабочие места. В остальных случаях — «0» (подробнее см. в табл. 3.3 пояснения к графе 18 на с. 25) |
С графами таблицы 6 Отчета по форме № Д4 разобрались. Теперь давайте поговорим о таблице 7.
Таблица 7
С таблицей 7 «Наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» Отчета по форме № Д4 знакомы далеко не все работодатели, которые подают ЕСВ-отчетность. Дело в том, что ее формируют только те из них, чьи работники имеют право на пенсию по возрасту на льготных условиях или за выслугу лет. Если у вас отсутствуют рабочие места, работа на которых зачисляется в специальный стаж, то Отчет по форме № Д4 у вас будет без таблицы 7.
Ваше предприятие относится к «счастливчикам», которые формируют таблицу 7? Тогда давайте поговорим об особенностях заполнения ее граф (см. табл. 3.5 на с. 30).
Таблица 3.5. Заполнение таблицы 7 Отчета по форме № Д4
| Наименование графы | Пояснения по заполнению |
| «8. Код підстави для обліку спецстажу» | Указываем 8-разрядный код основания для учета спецстажа из справочника, приведенного в приложении 3 к Порядку № 435 |
| «10. Початок періоду» | Если работник принят на работу на аттестованное рабочее место в текущем месяце, то проставляем дату (соответствующее число месяца) начала трудовых отношений. Если работник был трудоустроен в предыдущих отчетных периодах, то проставляем «1» (т. е. первый календарный день месяца) либо дату начала срока действия заключения аттестационной комиссии по особым условиям труда, если она приходится на текущий месяц |
| «11. Кінець періоду» | В общем случае проставляем последнее число отчетного месяца (31 или 30, а для февраля 28 или 29). Исключение — ситуации, когда в отчетном месяце работник был уволен либо окончился срок действия заключения аттестационной комиссии по особым условиям труда. В первом случае (увольнение) — проставляем дату увольнения, во втором — дату окончания срока действия заключения аттестационной комиссии по особым условиям труда |
| «12.Кількість днів» | Проставляем один из возможных показателей фактической продолжительности спецстажа по конкретному коду основания (т. е. количество дней либо часов и минут) в зависимости от действующего на предприятии учета труда для конкретного застрахованного лица |
| «13. Кількість годин, хвилин» | |
| «14. Норма тривалості роботи для її зарахування за повний місяць спецстажу (дні або години/хвилини)» | Указываем норму продолжительности работы для ее зачисления за полный месяц спецстажа для конкретного основания по условиям труда в зависимости от выбранного варианта необходимой единицы измерения в графах 12 или 13 |
| «15. № наказу про проведення атестації робочого місця» | Указываем номер и дату приказа о проведении аттестации рабочего места застрахованного лица соответственно |
| «16. Дата наказу про проведення атестації робочого місця» | |
| «17. Ознака/сезон» | В соответствующей строке проставляем один из кодов признака «сезон» в зависимости от принятой схемы и результатов учета на производстве с сезонным характером труда (код 1 — полностью в пределах месяца, 2 — неокончание в пределах месяца, 3 — окончание в пределах месяца) |
Заметьте: между таблицами 6 и 7 Отчета по форме № Д4 существует связь! Если по работнику формировались сведения в таблице 7, то в таблице 6 в графе 23 «Ознака наявності спецстажу...» должно стоять «1».
3.3. Отчет по форме № Д7
На производстве произошел несчастный случай или у работника выявлено профессиональное заболевание? В суматохе, которая обычно сопровождает такие обстоятельства, не забудьте об Отчете по форме № Д7. Срок подачи — в течение 5 рабочих дней после даты составления акта по форме Н-1 либо акта по форме П-4 (см. табл. 3.1 на с. 18).
Отчет по форме № Д7 состоит из титульного листа и таблицы «Відомості про застраховану особу, з якою стався нещасний випадок на виробництві чи професійне захворювання».
На заполнении титульного листа Отчета по форме № Д7 останавливаться не будем. О заполнении его отдельных реквизитов можно прочесть на с. 18. Поэтому сразу перейдем к таблице Отчета.
Ее формируем на каждого работника, с которым произошел несчастный случай или в отношении которого установлен факт профзаболевания
То есть если на предприятии несчастный случай произошел с тремя работниками, то Отчет по форме № Д7 будет состоять из титульного листа и трех таблиц.
Что указываем таблице Отчета по форме № Д7? Начнем с того, что ее условно можно разделить на две части: вступительную часть и непосредственно таблицу.
Во вступительной части после сведений о страхователе приводим сведения о пострадавшем работнике, а именно:
— регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов, присвоенный работнику. Если он отказался от получения такого номера, о чем имеет соответствующую отметку в паспорте, то указываем данные паспорта по форме, приведенной на с. 19;
— фамилию, имя, отчество работника;
— код категории застрахованного лица из приложения 2 к Порядку № 435;
— сведения о гражданстве;
— дату составления соответствующего акта (по форме Н-1 либо П-4);
— наименование профессии (должности, разряда, работы) работника, по которой он работал до наступления страхового случая;
— период трудовых отношений.
В табличной части приводим сведения, необходимые для расчета пособий, выплата которых производится в связи с произошедшим несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием за счет средств Фонда социального страхования.
Подсказки по заполнению табличной части Отчета по форме № Д7 приведем в табл. 3.6.
Таблица 3.6. Заполнение граф таблицы Отчета по форме № Д7
| Наименование графы | Пояснения по заполнению |
| «Місяць та рік, за який проведено нарахування» | Указываем расчетный период (месяцы и год), за который будет исчисляться сумма средней зарплаты для расчета суммы страховых выплат в соответствии с Порядком № 1266. Напомним: в общем случае, такой расчетный период равен 12 календарным месяцам работы по месту работы, где произошел несчастный случай, начиная с месяца, предшествующего месяцу наступления страхового случая (п. 11 Порядка № 1266) |
| «Кількість календарних днів (не враховуючи календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин***)» | Проставляем количество календарных дней для каждого месяца расчетного периода за вычетом дней, не отработанных по уважительным причинам. К уважительным причинам п. 3 Порядка № 1266 отнесены: временная нетрудоспособность, отпуск в связи с беременностью и родами, отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста и шестилетнего возраста по медицинскому заключению, отпуск без сохранения заработной платы |
| «Сума нарахованої за розрахунковий період заробітної плати в межах максимальної величини, на яку нараховано єдиний внесок (без врахування суми виплати****) грн» | Указываете в разрезе месяцев расчетного периода суммы зарплаты (в том числе и отпускных), с которых взимался ЕСВ (т. е. с учетом максимальной величины базы начисления ЕСВ). Суммы пособия по беременности и родам и выплаты в связи с временной нетрудоспособностью здесь не учитываем |
| «Відмітка про сплату єдиного внеску (так, ні)» | Если ЕСВ уплачен, проставляете «так». Конкретную сумму взноса, которая была начислена на сумму зарплаты и уплачена, приводить не нужно |
