3.1. Загальні вимоги
Форму, порядок і строки подання ЄСВ-звітності затверджено Мінфіном у Порядку № 435. Якщо говорити про звітність роботодавців — платників ЄСВ, то тут на перше місце виходять:
— «Звіт про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, надбавки, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» за формою № Д4 (далі — Звіт за формою № Д4), наведеною в додатку 4 до Порядку № 435;
— «Звіт про настання нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання» за формою № Д7 (далі — Звіт за формою № Д7), наведеною в додатку 7 до Порядку № 435.
Зі строками подання зазначеної ЄСВ-звітності роботодавцями ви можете ознайомитися в табл. 3.1 на с. 18.
Таблиця 3.1. Строки подання звітів за формами № Д4 і № Д7
| Найменування Звіту | Звітний період | Строк подання |
| Звіт за формою № Д4 | Календарний місяць | Протягом 20 календарних днів, наступних за останнім днем звітного періоду* |
| * Якщо останній день строку подання Звіту припадає на вихідний, святковий/неробочий день, останнім днем подання Звіту вважається перший після нього робочий день (п. 14 розд. II Порядку № 435). | ||
| Звіт за формою № Д7 | Х | Протягом 5 робочих днів після дати складання акта за формою Н-1 або акта за формою П-4 (див. додатки 11 і 21 до Порядку № 337 відповідно) |
ЄСВ-звітність подаємо за основним місцем взяття на облік страхувальника як платника єдиного внеску в органах ДПСУ одним з таких способів (на вибір):
— засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням умови про реєстрацію електронних підписів відповідальних осіб у порядку, визначеному законодавством;
— на паперових носіях, засвідчених підписом керівника страхувальника і скріплених печаткою (за наявності), разом з електронною формою на електронних носіях інформації.
Але!
Якщо у страхувальника кількість застрахованих осіб не перевищує п’яти, він має право подати Звіт «на папері»
Електронної форми в нього не вимагатимуть.
Причому в цьому випадку Звіт можна:
— або занести до податкової особисто (через уповноважену особу) у встановлений строк (див. табл. 3.1);
— або надіслати поштою з повідомленням про вручення й описом вкладення не пізніше ніж за 10 днів до закінчення граничного строку подання Звіту. У цьому випадку Звіт за формою № Д4 вважатиметься поданим у день отримання відділенням поштового зв’язку поштового відправлення зі звітністю.
А якщо Звіт, направлений поштою, з вини оператора поштового зв’язку буде загублений/зіпсований або вручений органу ДПСУ із затримкою? Не переживайте! Відповідати за таке неподобство буде оператор поштового зв’язку. А ось роботодавець, який опинився в описаній ситуації, звільняється від будь-якої відповідальності за неподання або несвоєчасне подання такої звітності (див. п. 1 розд. II Порядку № 435). Єдине, що від нього буде потрібно, — протягом 5 робочих днів з дня отримання повідомлення про втрату або псування поштового відправлення направити поштою або надати особисто (за вибором роботодавця) податківцям другий екземпляр Звіту разом із копією повідомлення про втрату або псування поштового відправлення.
До заповнення ЄСВ-звітності поставтеся з усією серйозністю! Звіт із незаповненими обов’язковими реквізитами та/або без необхідних таблиць не визнається Звітом і вважається не поданим (п. 8 розд. II Порядку № 435). Про які обов’язкові реквізити йдеться? Це реквізити, перелічені в п. 6 розд. II Порядку № 435:
1) тип форми («додаткова», «початкова», «скасовуюча»);
2) звітний період, за який подається Звіт;
3) найменування / прізвище, ім’я, по батькові — зазначаємо повне найменування (прізвище, ім’я, по батькові) страхувальника згідно з ЄДР;
4) код за ЄДРПОУ або реєстраційний номер облікової картки платника податків / серія (за наявності) та/або номер паспорта страхувальника. За страхувальником-юрособою тут проставляємо восьмирозрядний номер згідно з ЄДРПОУ. Якщо страхувальник — фізособа, то вписуємо його десятирозрядний реєстраційний номер облікової картки платника податків. А в разі коли він має в паспорті відмітку про право здійснювати будь-які платежі за серією (за наявності) та/або номером паспорта, цей реквізит заповнюємо так:
— якщо паспорт у вигляді книжечки, то серію та номер паспорта зазначаємо у форматі БКNNXXXXXX, де БК — константа, яка вказує на реєстрацію за паспортними даними; NN — дві українські літери серії паспорта (верхній регістр), XXXXXX — шість цифр номера паспорта (з ведучими нулями);
— якщо паспорт у формі пластикової картки, то наводимо номер паспорта — ПXXXXXXXXX, де П — константа, яка вказує на реєстрацію за паспортними даними; XXXXXXXXX — дев’ять цифр номера паспорта;
5) код основного виду економічної діяльності;
6) клас професійного ризику виробництва — заповнюємо, якщо надаємо Звіт за період до 1 січня 2016 року;
7) місцезнаходження (місце проживання) страхувальника, за яким він узятий на облік як платник ЄСВ;
8) код територіального органу доходів і зборів, до якого подається Звіт, — зазначаємо код податкової, у якій роботодавець зареєстрований як платник ЄСВ;
9) дата подання Звіту;
10) керівник, головний бухгалтер — зазначаємо прізвище та ініціали, а також реєстраційні номери облікових карток платника податків керівника і головбуха страхувальника або серію (за наявності) та номер паспорта, якщо вони відмовилися від реєстраційного номера, про що є відповідна відмітка в паспорті. Серію (за наявності) та номер паспорта зазначаємо так само, як і для реквізиту «код за ЄДРПОУ…» (див. вище). У цьому полі посадові особи страхувальника засвідчують звітність з ЄСВ своїми підписами. Якщо у страхувальника штатним розписом не передбачена посада головного бухгалтера, а ведення бухгалтерського обліку і подання звітності здійснюється безпосередньо керівником, то в реквізиті «головний бухгалтер» проставляємо прочерк. Підприємці-роботодавці наводять свої дані та ставлять підпис у реквізиті «керівник». Підписи посадових осіб (ФОП-страхувальника) засвідчуємо печаткою (за наявності);
11) середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період (за наявності). Розрахунок показника здійснюємо згідно з Інструкцією № 286. Як це правильно зробити, див. у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 58, с. 16;
12) облікова кількість штатних працівників (за наявності). Показник розраховуємо згідно з Інструкцією № 286. Цікаво, що в Порядку № 435 не зазначено, на яку дату обчислювати цей показник. В усних консультаціях
податківці рекомендують розраховувати облікову кількість штатних працівників на останнє число місяця
Підказки щодо розрахунку ви знайдете в спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 58, с. 16;
13) кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нарахована зарплата... (за наявності). Тут зазначаємо кількість застрахованих осіб, яким у звітному місяці нараховувалися виплати за трудовим (цивільно-правовим) договором;
14) кількість створених нових робочих місць у звітному періоді (за наявності).
Перелічені реквізити обов’язково заповнюємо на всіх сторінках Звіту, де вони передбачені!
Звичайно, якщо ви формуєте Звіт в електронному вигляді з використанням спеціального програмного забезпечення, то в більшості випадків програма вам укаже на ваші «промахи». Інша річ — Звіт на паперових носіях. Тут потрібно бути особливо уважним і пам’ятати, що:
1) Звіт «на папері» заповнюємо українською мовою в друкованому вигляді чи кульковою ручкою із синім або чорним чорнилом друкованими літерами без помарок і виправлень;
2) у разі незаповнення того чи іншого рядка Звіту через відсутність операції проставляємо в ньому прочерк;
3) при заповненні полів, які складаються з клітинок, кожен з необхідних символів акуратно вписуємо у відповідну окрему клітинку. Символи не повинні виходити за межі клітинок, а також накладатися на сусідні клітинки. Символи: крапка, апостроф, кома, дефіс тощо проставляємо в окремих клітинках;
4) при заповненні поля без клітинок записи в цих полях вносимо так, щоб вони не накладалися на сусідні поля і не перекривали службові написи бланка;
5) грошові суми в таблицях Звіту зазначаємо у гривнях з копійками.
Розібравшись із загальними питаннями, переходимо до нюансів заповнення ЄСВ-звітності. А розпочнемо зі Звіту за формою № Д4.
3.2. Звіт за формою № Д4
Якщо говорити про звичайних страхувальників, то вони подають Звіт за формою № Д4, якщо використовують працю фізичних осіб:
— на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством;
— за ЦПД, за якими виконувалися роботи (надавалися послуги). Виняток — ЦПД, укладені з підприємцями, якщо роботи, що виконуються (послуги, що надаються) відповідають видам діяльності, зазначеним у ЄДР.
Якщо суб’єкт господарювання не використовував у звітному періоді працю фізосіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством (немає укладених трудових договорів або ЦПД на роботи/послуги і немає нарахувань за ними), то він Звіт за формою № Д4 не подає. Це прямо передбачено п. 11 розд. II Порядку № 435.
Ви потрапили до кола зобов’язаних подавати форму № Д4? Тоді сідайте зручніше. Розбираємося зі Звітом. ☺
Структура Звіту
Звіт за формою № Д4 складається з титульного аркуша і дев’яти таблиць, які є звітними формами. Водночас звичайні роботодавці, які виплачують заробітну плату і винагороди за ЦПД, заповнюють не всі таблиці Звіту за формою № Д4, а тільки таблиці 1, 5, 6 і 7.
При цьому абсолютно всі страхувальники-роботодавці зобов’язані щомісячно формувати і подавати лише титульний аркуш, а також таблиці 1 і 6. А ось таблиці 5 і 7 доведеться заповнити тільки в окремих випадках.
Враховуючи наведене і щоб не перевантажувати вас зайвою інформацією, пропонуємо розглянути порядок заповнення титульного аркуша і таблиць 1, 5 — 7 Звіту за формою № Д4.
Титульний аркуш
Титульний аркуш — це перший аркуш Звіту за формою № Д4. Разом з обов’язковими реквізитами, у яких наведено тип форми, період подання Звіту та основні відомості про страхувальника, він містить таблицю «Перелік таблиць звіту». У ній навпроти таблиць Звіту, які заповнюємо, проставляємо відмітку про заповнення.
А якщо якусь таблицю не формуємо? Тоді, якщо заповнюємо Звіт «на папері», то в переліку таблиць з її найменуванням проставляємо прочерк. А ось в електронній формі Звіту такі поля залишаються порожніми.
Таблиця 1
Таблицю 1 форми № Д4 можна умовно поділити на дві частини.
Перша — вступна. Вона потрібна для ідентифікації вашого підприємства як страхувальника. Крім того, тут зазначаємо звітний період і основні показники щодо чисельності працівників (див. обов’язкові реквізити на с. 18).
Друга — таблична. Вона призначена для відображення бази нарахування ЄСВ і сум внесків. Про заповнення таблиці 1 Звіту за формою № Д4 див. у табл. 3.2.
Таблиця 3.2. Заповнення рядків таблиці 1 форми № Д4
| Номер або назва рядка | Пояснення щодо заповнення |
| 1 | Проставляємо підсумкову суму за рядками 1.1 — 1.5. Перевірка: показник цього рядка дорівнює підсумковому значенню графи 17 таблиці 6 Звіту за формою № Д4 без урахування сум, які відображені з кодом типу нарахувань (далі — КТН) 2, 3, 6 — 9, 11, 12 у графі 10 таблиці 6 |
| 1.1 — 1.5 | Відображаємо без обмеження максимальною величиною бази нарахування ЄСВ* (тобто в якій сумі нарахували, таку й проставляємо) в розрізі видів доходів суми виплат, нарахованих застрахованим особам у звітному місяці |
| 2 | Проставляємо підсумкову суму за рядками 2.1 — 2.5. Перевірка: показник цього рядка дорівнює підсумковому значенню граф 18 і 19 таблиці 6 Звіту за формою № Д4 без урахування сум, які відображені з КТН 2, 3, 6 — 9, 11 і 12 у графі 10 таблиці 6 |
| 2.1 — 2.4 | Відображаємо з урахуванням максимальної величини бази нарахування ЄСВ у розрізі ставок ЄСВ суми виплат, нарахованих застрахованим особам у звітному місяці |
| 2.5 | Проставляємо загальну суму ЄСВ-різниць, розрахованих за працівниками з метою виконання вимоги про сплату ЄСВ з МЗП (див. с. 6). Перевірка: показник цього рядка дорівнює підсумковому значенню графи 19 таблиці 6 без урахування сум, які відображені з КТН 2, 3, 6 — 9, 11 і 12 у графі 10 таблиці 6 |
| 3 | Проставляємо підсумкову суму за рядками 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 і 3.5. Важливо! Суми за рядками 3.2.1, 3.3.1 і 3.4.1 до загального значення рядка 3 не включаємо! Перевірка: показник цього рядка дорівнює підсумковому значенню графи 21 таблиці 6 Звіту за формою № Д4 без урахування сум, які відображені з КТН 2, 3, 6 — 9, 11 і 12 у графі 10 таблиці 6 |
| 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 | У розрізі ставок ЄСВ проставляємо суми ЄСВ, нарахованого на виплати, зазначені в рядках 2.1 — 2.4 |
| 3.5 | Зазначаємо загальну суму ЄСВ, обчисленого із сум ЄСВ-різниць |
| 3.2.1, 3.3.1, 3.4.1 | Зазначаємо (довідково!) суми ЄСВ, які нарахував би страхувальник на базу нарахування ЄСВ працівника з інвалідністю, якби не застосовував пільгову ставку. Показники рядків визначаємо таким чином: — рядок 3.2.1 = рядок 2.2 х 22 % : 100 %; — рядок 3.3.1 = рядок 2.3 х 22 % : 100 %; — рядок 3.4.1 = рядок 2.4 х 22 % : 100 %. Важливо! До рядка 3 значення рядків 3.2.1, 3.3.1, 3.4.1 потрапити не повинно! |
| 4, 4.1, 4.1.1 — 4.1.13, 4.2, 4.3, 4.3.1 — 4.3.5, 4.4, Зміст помилки | Ці рядки заповнюємо, якщо у звітному місяці виявили заниження сум ЄСВ у попередніх звітних періодах. Суми донарахованого ЄСВ (у розрізі ставок) у частині нарахувань зазначаємо в рядках 4.1, 4.1.1 — 4.1.13, а в частині утримань — у рядках 4.3, 4.3.1 — 4.3.5. Рядок 4.2 заповнюємо, якщо заниження суми ЄСВ у частині нарахувань пов’язане зі збільшенням розміру ставки ЄСВ через зміну класу профризику виробництва (виправлення помилки, допущеної до 01.01.2016 р.). У рядку 4.4 зазначаємо суму виплат, яка раніше помилково не потрапила до бази нарахування ЄСВ (за наявності). Також не забудьте зазначити зміст помилки, яка призвела до заниження суми ЄСВ у попередніх періодах у рядку «Зміст помилки» |
| 5, 5.1, 5.1.1 — 5.1.13, 5.2, 5.3, 5.3.1 — 5.3.5, 5.4, Зміст помилки | Заповнюємо, якщо у звітному місяці виявили завищення сум ЄСВ у попередніх звітних періодах. У рядках 5, 5.1, 5.1.1 — 5.1.13 зазначаємо зменшення сум ЄСВ у частині нарахувань у розрізі ставок. Рядок 5.2 заповнюємо, якщо завищення суми ЄСВ у частині нарахувань пов’язане зі зменшенням розміру ставки ЄСВ через зміну класу професійного ризику виробництва (виправлення помилки, допущеної до 01.01.2016 р.). У рядках 5.3, 5.3.1 — 5.3.5 зазначаємо зменшення сум ЄСВ у частині утримань у розрізі ставок. У рядку 5.4 відображаємо суми виплат (базу стягнення ЄСВ), на які раніше був надміру нарахований ЄСВ (за наявності). Не забудьте зазначити зміст помилки, яка призвела до завищення суми ЄСВ у попередніх періодах у рядку «Зміст помилки» |
| 6, 6.1 — 6.14 | Зазначаємо суми ЄСВ, що підлягають сплаті за звітний місяць, з урахуванням донарахувань і зменшень у результаті виправлення помилок. У рядках 6.1 — 6.14 наводимо розшифровку сум ЄСВ у розрізі ставок. Показники визначаємо згідно з формулами, наведеними в назвах рядків |
| * Розмір максимальної величини бази нарахування ЄСВ дорівнює 15 розмірам мінімальної заробітної плати (у 2019 році — 62595 грн. (15 х 4173 грн.)). | |
Важливо! Таблицю 1 формуємо на підставі даних, зазначених у таблиці 6 Звіту за формою № Д4. Тому, щоб уникнути можливої розбіжності в копійках за сумами ЄСВ, яка може виникнути через «дроблення» бази нарахування ЄСВ за видами доходів у таблиці 6, рекомендуємо спочатку заповнити таблицю 6, а потім перенести підсумкові дані до таблиці 1.
Таблиця 5
На відміну від таблиці 1, таблиця 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» не завжди є у Звіті за формою № Д4. Її формуємо лише за наявності певних подій у звітному місяці. Їх перелік наведено в п. 8 розд. IV Порядку № 435.
Якщо говорити про звичайних роботодавців, то вони формують таблицю 5, якщо у звітному місяці:
— застрахованою особою був укладений або розірваний трудовий договір або ЦПД на виконання робіт (надання послуг);
— застрахованій особі надана або в неї закінчилася відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка для догляду за дитиною до 3 років або відпустка для догляду за дитиною від 3 до 6 років;
— працівник був переведений на іншу посаду (роботу) в того ж роботодавця. Зверніть увагу: з роз’яснень фахівця Пенсійного фонду випливає, що тут ідеться про переведення на іншу постійну посаду (роботу) в того ж страхувальника (див. роз’яснення в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 81, с. 20).
Якщо нічого з переліченого вище у звітному місяці із застрахованими особами звичайного роботодавця-страхувальника не відбувалося, формувати таблицю 5 Звіту за формою № Д4 не потрібно.
Що ж стосується такого випадку подання таблиці 5 з п. 8 розд. IV Порядку № 435, як «особа вперше вступила на військову службу або закінчила проходження військової служби (із виключенням зі списків особового складу військової частини (військового навчального закладу, установи тощо)) у порядку, встановленому положеннями про проходження військової служби», то він для силових структур (відомств). Отже, якщо працівник звичайного госпрозрахункового підприємства (ФОП) був призваний / вступив на військову службу, то його роботодавець початок/закінчення такої військової служби в таблиці 5 не відображає!
Правила заповнення основних граф таблиці 5 Звіту за формою № Д4 наведемо в табл. 3.3.
Таблиця 3.3. Заповнення таблиці 5 Звіту за формою № Д4
| Найменування графи | Пояснення щодо заповнення |
| «6. Громадянин України (1 — так, 0 — ні)» | Проставляємо «1», якщо фізособа, якій нарахували дохід, — громадянин України. Інакше — «0» |
| «7. Договір ЦПХ за основним місцем роботи або за сумісництвом (1 — так, 0 — ні)» | У графі 7 ставимо: — «1», якщо ви уклали ЦПД на виконання робіт (надання послуг) з найманим працівником вашого підприємства; — «0», якщо ЦПД укладено зі сторонньою особою (непрацівником вашого підприємства) Якщо відображаємо відомості не про ЦПД, то графу 7 не заповнюємо (у паперовому варіанті прокреслюємо) |
| «8. Категорія особи**» | Зазначаємо категорію застрахованої особи, на яку формуємо рядок у таблиці 5. Перелік таких категорій наведено у виносці під табличною частиною. Звичайні роботодавці використовують такі категорії: 1 — наймані працівники (з трудовою книжкою) — проставляємо, якщо відображаємо інформацію про прийняття/переведення/звільнення основного працівника, незалежно від того, строковий чи безстроковий трудовий договір з ним укладено; 2 — наймані працівники (без трудової книжки) — проставляємо, якщо відображаємо інформацію про прийняття/переведення/звільнення працівника, прийнятого на роботу на умовах сумісництва (як зовнішнього, так і внутрішнього); 3 — особи, які виконують роботи за договором цивільно-правового характеру, — проставляємо, якщо відображаємо інформацію про початок/закінчення ЦПД на виконання робіт (надання послуг); 4 — особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку; 5 — особи, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами; 6 — особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. А ось категорії осіб 7 і 8 звичайні роботодавці не використовують |
| «9. Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта за формою БКNNXXXXXX/ПXXXXXXXXX ЗО*» | Зазначаємо десятирозрядний реєстраційний номер облікової картки платника податків фізособи. Для фізосіб, які мають у паспорті відмітку про право здійснювати будь-які платежі за серією (за наявності) та/або номером паспорта, цю графу заповнюємо за тими ж правилами, що й обов’язковий реквізит «Код за ЄДРПОУ або реєстраційний номер облікової картки платника податків / серія (за наявності) та/або номер паспорта страхувальника» для страхувальника фізособи (див. с. 18). До уваги роботодавців, які виплачують доходи іноземцям-нерезидентам! Щоб відобразити у формі № Д4 виплачений їм дохід, вам необхідно мати реєстраційний номер облікової картки платника податків такої особи. Дані паспорта нерезидента в графі 9 зазначити не вийде. Уся річ у тому, що нерезидент не може відмовитися від отримання реєстраційного номера |
| «10. Прізвище, ім’я, по батькові ЗО» | Зазначаємо повністю прізвище, ім’я та по батькові застрахованої особи: — для громадян України — згідно з україномовною сторінкою паспорта застрахованої особи; — для громадян інших країн — згідно із засвідченим у встановленому законодавством України порядку перекладом українською мовою паспортного документа |
| «11. Період трудових або цивільно-правових відносин, проходження військової служби та відпусток» | Зазначаємо дату, що припала на звітний місяць, а саме: — дату прийняття на роботу / закінчення трудових відносин — якщо формуємо рядок на прийнятого/звільненого у звітному місяці найманого працівника; — дату закінчення роботи на попередній посаді і в окремому рядку — дату початку роботи на новій посаді — якщо формуємо рядки на переведеного у звітному місяці працівника; — дату початку/закінчення дії ЦПД — якщо з особою був укладений ЦПД на виконання робіт (надання послуг); — за відпустками у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до 3 років, для догляду за дитиною від 3 до 6 років — дату початку/закінчення відпустки |
| «12. Професійна назва роботи» | Проставляємо професійну назву роботи з додатка А або Б (наведені показники професійних назв робіт за класифікаційними групами та в алфавітному порядку відповідно) до Класифікатора професій. Важливо! Графу 12 (і відповідно «прив’язані» до неї графи 13 і 14) заповнюємо тільки в разі відображення інформації про прийняття, переведення, звільнення працівника! За рядками з відпустками у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до 3 років і від 3 до 6 років (далі — «дитячі» відпустки) і ЦПД графи 12 — 14 не заповнюємо |
| «13. Код ЗКППТР» | До графи 13 повинен потрапити код загальносоюзного класифікатора професій, посад і тарифних розрядів — код ЗКППТР, а до графи 14 — код КП із Класифікатора професій, що відповідають професійній назві роботи з графи 12. Зверніть увагу: графа 13 буде заповнена не завжди, оскільки відповідний код є не в усіх професійних назв робіт, а тільки в тих, які «жили» ще при Радянському Союзі. Зовсім інша річ — код КП. Він зазначений за кожною професією, наведеною в Класифікаторі професій. Отже, графа 14 має бути заповнена обов’язково, якщо показуємо прийняття/переведення/звільнення |
| «14. Код класифікатора професій» | |
| «15. Посада» | У графі 15 зазначаємо найменування посади працівника, інформацію про якого відображаємо. Важливо! Цю графу заповнюємо тільки в разі відображення інформації про прийняття, переведення, звільнення працівника! За рядками з «дитячими» відпустками графу 15 не заповнюємо. Зверніть увагу: професійна назва роботи з графи 12 може не збігатися з найменуванням посади в графі 15. Справа в тому, що Класифікатор професій надає право роботодавцю використовувати для утворення нових найменувань професій похідні слова (віце-, головний, заступник, провідний, молодший тощо) до професій (професійних назв робіт) з додатка В, але за умови збереження галузевої та функціональної належності, кваліфікаційних вимог, виключення дублювання, збереження коду таких професій. Наприклад, від професійної назви роботи з додатка А до Класифікатора професій «бухгалтер (з дипломом магістра)» (код ЗКППТР — 20281, код КП — 2411.2) за допомогою похідного слова з додатка В «провідний» можна утворити похідну назву професії «Провідний бухгалтер (з дипломом магістра)» з тими ж кодами. У цьому випадку роботодавець у таблиці 5 зазначить: — у графі 12 — «бухгалтер (з дипломом магістра)»; — у графі 13 — «20281»; — у графі 14 — «2411.2»; — у графі 15 — «провідний бухгалтер (з дипломом магістра)» |
| «16. Документ-підстава про початок роботи та відпустку, кінець трудових або цивільно-правових відносин, переведення на іншу посаду» | Ця графа призначена для відображення інформації про документ-підставу для внесення відповідних відомостей до таблиці 5. Таким документом при відображенні фактів: — початку/закінчення трудових відносин, переведення на іншу посаду, початку/закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років (від 3 до 6 років) є відповідний наказ (розпорядження) керівника підприємства. У реквізиті 16 зазначаємо: «наказ (розпорядження) від _______ № ___»; — укладення/припинення цивільно-правових відносин — договір про виконання робіт (договір підряду) або надання послуг. У реквізиті 16 зазначаємо: «договір від ______ № __»; — початку/закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами — реквізити листка непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами або наказу (розпорядження) про надання такої відпустки, якщо він видавався. У реквізиті 16 зазначаємо: «ЛН серія ____ № ___» або «наказ (розпорядження) від _______ № ___» |
| «17. Підстава для припинення трудових або цивільно-правових відносин» | Ця графа призначена для відображення інформації про підставу для припинення трудових (цивільно-правових) відносин. Так, у випадку: — звільнення працівника в графі 17 зазначаємо підставу для припинення трудових відносин з посиланням на відповідну статтю, пункт закону. Наприклад, «п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП України»; — закінчення цивільно-правових відносин у реквізиті 17 зазначаємо главу ЦКУ, яка регулює відповідні відносини. Наприклад, для договорів підряду — «гл. 61 ЦКУ», для договорів про надання послуг — «гл. 63 ЦКУ». Важливо! У разі переведення на іншу постійну роботу на цьому ж підприємстві графу 17 не заповнюємо. Адже в цьому випадку трудові відносини не перериваються |
| «18. Дата створення нового робочого місця (штатної одиниці), на яку у звітному періоді працевлаштований працівник» | Заповнюєте, якщо працівник був прийнятий на нове робоче місце (штатну одиницю). Майте на увазі, що нове робоче місце — це місце, яке створене в результаті: — утворення нового суб’єкта господарювання (крім тих, які створені шляхом припинення). Зверніть увагу: в цьому випадку робоче місце вважатиметься новим протягом 12 місяців з моменту створення самого суб’єкта господарювання; — модернізації або зміни технології виробництва, що потребують нових знань, навичок та вмінь працівника; — збільшення штатної кількості працівників за умови відсутності зменшення середньомісячної кількості за попередні 12 місяців. При цьому Порядок № 347 уточнює, що в цьому випадку створенням нового робочого місця вважається: а) для юридичних осіб — збільшення складу працівників, які працюють за трудовими договорами, порівняно з попереднім звітним періодом, за умови, що кількість вакансій залишається незмінною або збільшується; б) для підприємців і незалежних професіоналів — збільшення кількості найманих працівників, які працюють за трудовими договорами (за винятком строкових). Як з’ясувати, зменшувалася чи ні середньомісячна кількість працівників? Порівняйте середньооблікову кількість за місяць, у якому створено нове робоче місце, із середнім значенням середньооблікової кількості працівників за 12 місяців, що передують місяцю його створення. Зауважте: дата (число, місяць і рік) створення нового робочого місця може не збігатися з датою початку трудових відносин, зазначеною в графі 11 таблиці 5 |
| «19. Військове звання» | Цю графу звичайні роботодавці не заповнюють |
Отже, з таблицею 5 розібралися. Час переходити до таблиці 6 Звіту за формою № Д4.
Таблиця 6
Навіщо у складі Звіту за формою № Д4 подають таблицю 6 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам»? Вона потрібна для формування щодо кожної застрахованої особи відомостей про суми нарахованих їй у звітному місяці видів доходів, які включаються до бази стягнення ЄСВ.
Запам’ятайте: в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 слід відображати саме нараховані суми зарплати (доходу). Це прямо випливає з положень п. 9 розд. IV Порядку № 435 (ср. ). Якщо ж дохід був виплачений (авансом), але не нарахований у звітному місяці, то він до таблиці 6, сформованої за такий місяць, і відповідно до таблиці 1 Звіту за формою № Д4 потрапити не повинен.
Важливо! В окремих випадках на одного працівника в таблиці 6 можуть бути заповнені декілька рядків. Наприклад, так буде, якщо у звітному місяці йому нараховано доходи, які відображають з різними кодами категорії застрахованої особи (графа 9) або які мають свій код типу нарахувань (графа 10). Зокрема, суми зарплати, відпускних, лікарняних і декретних, нарахованих особі у звітному місяці, відображаємо в різних рядках.
Також декілька рядків буде заповнено, якщо працівнику нараховувалися доходи за минулі та майбутні періоди (місяці), а саме: відпускні, лікарняні, допомога по вагітності та пологах, винагорода за виконані роботи (надані послуги), строк виконання яких перевищує календарний місяць, а також виплати за відпрацьований час після звільнення з роботи або згідно з рішенням суду (середня зарплата за вимушений прогул). Перелічені доходи відображаємо в прив’язці до місяця, за який вони нараховані.
Що стосується зарплати, нарахованої в поточному звітному місяці за попередні місяці, зокрема у зв’язку з виявленням помилок, то такі суми включаються до заробітної плати місяця, у якому були здійснені такі донарахування (див. п.п. 3 п. 3 розд. IV Інструкції № 449 і п. 9 розд. IV Порядку № 435).
Крім того, на працівника буде заповнено декілька рядків, якщо за ним донараховували ЄСВ до розміру мінімального страхового внеску (визначали ЄСВ-різницю). Адже ЄСВ-різниця відображається окремим рядком. Детально про вимогу про сплату ЄСВ з МЗП див. на с. 6.
Розібравшись із загальними питаннями, переходимо до конкретики. Давайте поговоримо про заповнення окремих граф таблиці 6 Звіту за формою № Д4* (див. табл. 3.4).
* Графи таблиці 6 із зазначенням відомостей про громадянство, реєстраційний номер облікової картки платника податків, а також прізвища, імені та по батькові застрахованих осіб заповнюють так само, як і в таблиці 5 Звіту за формою № Д4 (див. с. 22).
Таблиця 3.4. Заповнення граф таблиці 6 Звіту за формою № Д4
| Найменування графи | Пояснення щодо заповнення |
| «9. Код категорії ЗО» | Проставляємо код категорії застрахованої особи (далі — код категорії) відповідно до додатка 2 до Порядку № 435. Які коди можуть використовувати звичайні роботодавці — юрособи і ФОП? За звичайними працівниками (ставка ЄСВ — 22 %) у графі 9 вони зазначають код категорії: — «1» — для нарахованої заробітної плати; — «29» — для лікарняних; — «42» — для допомоги по вагітності та пологах; — «47» — для середнього заробітку «солдатам підприємства». За працівниками, які мають інвалідність (ставка ЄСВ — 8,41 %), такі роботодавці в графі 9 зазначають код категорії: — «2» — для зарплати; — «36» — для лікарняних; — «43» — для допомоги по вагітності та пологах; — «66» — для середнього заробітку «солдатам підприємства». За особами, з якими укладено ЦПД (ставка ЄСВ — 22 %), для нарахованої винагороди за виконані роботи (надані послуги) звичайні роботодавці проставляють у графі 9 таблиці 6 код категорії «26» |
| «10. Код типу нарахувань» | Заповнюємо тільки у випадках, перелічених у виносці до цієї графи, наведеної під табличною частиною. Так, наприклад, якщо відображаємо: — зарплату, нараховану колишньому працівнику за відпрацьований час, винагороду за «перехідним» ЦПД або за рішенням суду середній заробіток за вимушений прогул, то в цій графі проставляємо код типу нарахувань (далі — КТН) «1»; — відпускні — КТН «10». Якщо самостійно виявили, що в минулих періодах нарахували працівнику дохід, але помилково його: — не включили до бази нарахування ЄСВ (занизили базу), то за рядком із сумою доходу в графі 10 таблиці 6 Звіту за поточний місяць проставляємо КТН «2»; — включили до бази нарахування ЄСВ, хоча він не повинен був туди потрапити (завищили базу) — зазначаємо КТН «3». Для відображення ЄСВ-різниці застосовуємо: — КТН «13» — якщо вона розрахована (1) в поточному місяці за поточний місяць або (2) в поточному місяці за попередній у зв’язку з обчисленням сум лікарняних та/або допомоги по вагітності та пологах за попередній місяць. Звертаємо увагу: КТН «13» не може застосовуватися за майбутні звітні періоди; — КТН «14» — якщо у звіті за поточний звітний період зазначаємо суму ЄСВ-різниці за попередній період, яка виникла у зв’язку з утриманням «перегуляних» відпускних при звільненні працівника; — КТН «2» — якщо самостійно виявили, що помилково не відобразили (КТН «3» — якщо помилково зазначили) ЄСВ-різницю в минулих звітних періодах і виправляємося в поточному звітному періоді |
| «11. Місяць та рік, за який проведене нарахування» | Зазначаємо місяць і рік, за який проведено нарахування доходу застрахованій особі |
| «13. Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» | Проставляємо кількість календарних днів, що припадають на період тимчасової непрацездатності працівника згідно з наданим ним листком непрацездатності (довідкою, за винятком днів непрацездатності, підтверджених довідкою про тимчасове звільнення від роботи у зв’язку з необхідністю догляду за хворою дитиною) |
| «14. Кількість календарних днів без збереження заробітної плати» | Зазначаємо кількість календарних днів відпустки без збереження заробітної плати (ст. 25 і 26 Закону про відпустки), а також кількість днів тимчасової непрацездатності, підтверджених довідкою про тимчасове звільнення від роботи у зв’язку з необхідністю догляду за хворою дитиною. Тобто якщо, наприклад, дитина працівника хворіє більше 2 тижнів і період непрацездатності у зв’язку з необхідністю догляду за такою дитиною працівник підтверджує лікарняним листом (14 календарних днів) і довідкою (з 15-го календарного дня і до одужання дитини) медустанови, то кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, підтверджених: — лікарняним листом, — проставляємо в графі 13; — довідкою, — у графі 14. Важливо! Ця графа може бути заповнена зі знаком «-», якщо потрібно зменшити кількість днів без збереження заробітної плати, помилково відображених у попередніх звітних періодах |
| «15. Кількість календарних днів перебування у трудових / цивільно-правових відносинах, проходження військової служби протягом звітного місяця» | Проставляємо кількість календарних днів звітного місяця, протягом яких застрахована особа перебувала в трудових відносинах (на які припадає дія ЦПД на виконання робіт або надання послуг). Важливо! За загальним правилом у графі 15 мають бути зазначені тільки дні «відносин» поточного місяця. Виняток — випадки відображення в таблиці 6 відпусток, у тому числі й відпустки по вагітності та пологах, а також поновлення на роботі особи за рішенням суду. Запам’ятайте: якщо за працівником заповнено декілька рядків, графу 15 заповнюємо тільки за одним рядком, а саме за рядком із сумою зарплати (за наявності) |
| «16. Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами» | Проставляєте кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, які припадають на конкретний місяць перебування працівниці в такій відпустці |
| «17. Загальна сума нарахованої заробітної плати / доходу, грошового забезпечення (усього з початку звітного місяця)» | Зазначаємо фактично нараховані суми зарплати, винагород за виконані роботи (надані послуги) за ЦПД, лікарняних і допомоги по вагітності та пологах (тобто без обмеження максимальною величиною бази нарахування ЄСВ). Зверніть увагу! У графі 17 можна проставити від’ємні значення сум доходів, але тільки якщо необхідно відобразити: — суми перерахунків зарплати, пов’язаних з уточненням кількості відпрацьованого часу в минулих звітних місяцях у зв’язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю і настанням відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами; — сторновані суми відпускних, лікарняних і допомоги по вагітності та пологах, нарахованих у попередніх періодах |
| «18. Сума нарахованої заробітної плати / доходу / грошового забезпечення у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» | Зазначаємо доходи працівника у сумі, що ввійшла до бази нарахування ЄСВ з урахуванням її максимальної величини. Ще раз звернемо вашу увагу на те, що з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ порівнюємо не кожен дохід окремо, а загальну суму доходів, які нараховані працівнику у звітному місяці (детальніше див. на с. 5). Якщо така сума доходів, з яких стягується ЄСВ, перевищує максимальну величину бази нарахування ЄСВ, то роботодавець-страхувальник самостійно вирішує, які доходи та в якій сумі сформують базу нарахування ЄСВ |
| «19. Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць…» | Якщо за працівником визначали ЄСВ-різницю, то її в таблиці 6 Звіту відображаємо окремим рядком. При цьому суму такої різниці проставляємо в графі 19 |
| «20. Сума утриманого єдиного внеску за звітний місяць…» | Цей рядок заповнюємо, тільки якщо виправляємо помилки, допущені за періоди до 01.01.2016 р. та пов’язані з утриманням ЄСВ |
| «21. Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць…» | Зазначаємо суму ЄСВ, нарахованого на конкретний вид доходу (ЄСВ-різницю) |
| «22. Ознака наявності трудової книжки (1 — так, 0 — ні)» | За рядками з виплатами, нарахованими за основним місцем роботи, проставляємо «1». В усіх інших випадках — «0». Якщо працівник — внутрішній сумісник (працює на умовах сумісництва на тому ж підприємстві, яке є його основним місцем роботи), то за рядком із сумами доходу, нарахованого: — за основним місцем роботи, проставляємо «1»; — за внутрішнім сумісництвом — «0» |
| «23. Ознака наявності спецстажу (1 — так, 0 — ні)» | Проставляєте «1», якщо за працівником ведеться облік спецстажу або він має право на пільги з пенсійного забезпечення. В інших випадках — «0» |
| «24. Ознака неповного робочого часу (1 — так, 0 — ні)» | Якщо працівник був прийнятий на неповний робочий час, проставляємо «1», інакше — «0». Зазначимо, що трудове законодавство допускає можливість установлення неповного робочого часу шляхом: — зменшення тривалості щоденної роботи (неповний робочий день); — зменшення кількості днів роботи (неповний робочий тиждень); — одночасного зменшення кількості годин роботи протягом робочого дня і кількості днів роботи (поєднання неповного робочого дня і неповного робочого тижня). Вважаємо, що цю графу слід заповнювати за всіма працівниками, з якими укладено трудові договори, у тому числі й за сумісниками. Адже робота за сумісництвом є різновидом роботи на умовах неповного робочого часу (див. лист Мінпраці від 03.03.2008 р. № 42/13/133-08) |
| «25. Ознака нового робочого місяця (1 — так, 0 — ні)» | Проставляємо «1» за працівниками, яких прийняли на нові робочі місця. В інших випадках — «0» (детальніше див. у табл. 3.3 пояснення до графи 18 на с. 25) |
З графами таблиці 6 Звіту за формою № Д4 розібралися. Тепер давайте поговоримо про таблицю 7.
Таблиця 7
З таблицею 7 «Наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» Звіту за формою № Д4 знайомі далеко не всі роботодавці, які подають ЄСВ-звітність. Річ у тому, що її формують тільки ті з них, чиї працівники мають право на пенсію за віком на пільгових умовах або за вислугу років.
Якщо у вас відсутні робочі місця, робота на яких зараховується до спеціального стажу, то Звіт за формою № Д4 у вас буде без таблиці 7.
Ваше підприємство належить до «щасливчиків», які формують таблицю 7? Тоді давайте поговоримо про особливості заповнення її граф (див. табл. 3.5 на с. 30).
Таблиця 3.5. Заповнення таблиці 7 Звіту за формою № Д4
| Найменування графи | Пояснення щодо заповнення |
| «8. Код підстави для обліку спецстажу» | Зазначаємо 8-розрядний код підстави для обліку спецстажу з довідника, наведеного в додатку 3 до Порядку № 435 |
| «10. Початок періоду» | Якщо працівник прийнятий на роботу на атестоване робоче місце в поточному місяці, то проставляємо дату (відповідне число місяця) початку трудових відносин. Якщо працівник був працевлаштований у попередніх звітних періодах, то проставляємо «1» (тобто перший календарний день місяця) або дату початку строку дії висновку атестаційної комісії з особливих умов праці, якщо вона припадає на поточний місяць |
| «11. Кінець періоду» | У загальному випадку проставляємо останнє число звітного місяця (31 або 30, а для лютого 28 або 29). Виняток — ситуації, коли у звітному місяці працівник був звільнений або закінчився строк дії висновку атестаційної комісії з особливих умов праці. У першому випадку (звільнення) — проставляємо дату звільнення, у другому — дату закінчення строку дії висновку атестаційної комісії з особливих умов праці |
| «12. Кількість днів» | Проставляємо один з можливих показників фактичної тривалості спецстажу за конкретним кодом підстави (тобто кількість днів або годин і хвилин) залежно від обліку праці, що діє на підприємстві, для конкретної застрахованої особи |
| «13. Кількість годин, хвилин» | |
| «14. Норма тривалості роботи для її зарахування за повний місяць спецстажу (дні або години/хвилини)» | Зазначаємо норму тривалості роботи для її зарахування за повний місяць спецстажу для конкретної підстави за умовами праці залежно від обраного варіанта необхідної одиниці виміру в графах 12 або 13 |
| «15. № наказу про проведення атестації робочого місця» | Зазначаємо номер і дату наказу про проведення атестації робочого місця застрахованої особи відповідно |
| «16. Дата наказу про проведення атестації робочого місця» | |
| «17. Ознака/сезон» | У відповідному рядку проставляємо один з кодів ознаки «сезон» залежно від прийнятої схеми та результатів обліку на виробництві із сезонним характером праці (код 1 — повністю в межах місяця, 2 — незакінчення в межах місяця, 3 — закінчення в межах місяця) |
Зверніть увагу: між таблицями 6 і 7 Звіту за формою № Д4 існує зв’язок! Якщо за працівником формувалися відомості в таблиці 7, то в таблиці 6 у графі 23 «Ознака наявності спецстажу…» повинно стояти «1».
3.3. Звіт за формою № Д7
На виробництві стався нещасний випадок або в працівника виявлено професійне захворювання? У метушні, яка зазвичай супроводжує такі обставини, не забудьте про Звіт за формою № Д7. Строк подання — протягом 5 робочих днів після дати складання акта за формою Н-1 або акта за формою П-4 (див. табл. 3.1 на с. 18).
Звіт за формою № Д7 складається з титульного аркуша і таблиці «Відомості про застраховану особу, з якою стався нещасний випадок на виробництві чи професійне захворювання».
На заповненні титульного аркуша Звіту за формою № Д7 зупинятися не будемо. Про заповнення його окремих реквізитів можна прочитати на с. 18. Тому одразу перейдемо до таблиці Звіту.
Її формуємо на кожного працівника, з яким стався нещасний випадок або щодо якого встановлений факт профзахворювання
Тобто якщо на підприємстві нещасний випадок стався з трьома працівниками, то Звіт за формою № Д7 складатиметься з титульного аркуша і трьох таблиць.
Що зазначаємо в таблиці Звіту за формою № Д7? Розпочнемо з того, що її умовно можна поділити на дві частини: вступну частину і безпосередньо таблицю.
У вступній частині після відомостей про страхувальника наводимо відомості про працівника, який постраждав, а саме:
— реєстраційний номер облікової картки платника податків, присвоєний працівнику. Якщо він відмовився від отримання такого номера, про що має відповідну відмітку в паспорті, то зазначаємо дані паспорта за формою, наведеною на с. 19;
— прізвище, ім’я, по батькові працівника;
— код категорії застрахованої особи з додатка 2 до Порядку № 435;
— відомості про громадянство;
— дату складання відповідного акта (за формою Н-1 або П-4);
— найменування професії (посади, розряду, роботи) працівника, за якою він працював до настання страхового випадку;
— період трудових відносин.
У табличній частині наводимо відомості, необхідні для розрахунку допомоги, виплата якої здійснюється у зв’язку з нещасним випадком, що стався на виробництві, або професійним захворюванням за рахунок коштів Фонду соціального страхування.
Підказки щодо заповнення табличної частини Звіту за формою № Д7 наведемо в табл. 3.6.
Таблиця 3.6. Заповнення граф таблиці Звіту за формою № Д7
| Найменування графи | Пояснення щодо заповнення |
| «Місяць та рік, за який проведене нарахування» | Зазначаємо розрахунковий період (місяці та рік), за який обчислюватиметься сума середньої зарплати для розрахунку суми страхових виплат відповідно до Порядку № 1266. Нагадаємо: в загальному випадку, такий розрахунковий період дорівнює 12 календарним місяцям роботи за місцем роботи, де стався нещасний випадок, починаючи з місяця, що передує місяцю настання страхового випадку (п. 11 Порядку № 1266) |
| «Кількість календарних днів (не враховуючи календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин***)» | Проставляємо кількість календарних днів для кожного місяця розрахункового періоду за вирахуванням днів, не відпрацьованих з поважних причин. До поважних причин згідно з п. 3 Порядку № 1266 належать: тимчасова непрацездатність, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку і шестирічного віку за медичним висновком, відпустка без збереження заробітної плати |
| «Сума нарахованої за розрахунковий період заробітної плати в межах максимальної величини, на яку нараховано єдиний внесок (без врахування суми виплати****) грн.» | Зазначаєте в розрізі місяців розрахункового періоду суми зарплати (у тому числі й відпускних), з яких стягувався ЄСВ (тобто з урахуванням максимальної величини бази нарахування ЄСВ). Суми допомоги по вагітності та пологах і виплати у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю тут не враховуємо |
| «Відмітка про сплату єдиного внеску (так, ні)» | Якщо ЄСВ сплачений, проставляєте «так». Конкретну суму внеску, яка була нарахована на суму зарплати і сплачена, наводити не потрібно |
