Темы статей
Выбрать темы

Оплата отпусков. Разбираемся в тонкостях

Ушакова Лилия, эксперт по кадровым и налоговым вопросам
Для бухгалтера крайне важно верно рассчитать сумму отпускных. Ведь эта выплата относится к минимальным гарантиям в оплате труда. Следовательно, если в будущем предприятие попадет в план проверок по соблюдению законодательства о труде, есть очень большая вероятность, что инспекторы труда будут «шерстить» этот участок оплаты труда в поиске ошибок. Разобраться в тонкостях расчета отпускных — цель настоящей статьи.

Рассчитываем и выплачиваем отпускные

Нашим путеводителем по расчету оплаты за период отпуска будет Порядок № 100. Также будем принимать во внимание разъяснения Минсоцполитики по расчету отпускных, которые были предоставлены этим ведомством в письмах. Ведь именно Минсоцполитики КМУ дал право разъяснять вопросы исчисления средней заработной платы согласно Порядку № 100 (см. п. 2 постановления КМУ от 08.02.95 г. № 100).

В общем случае расчет отпускных (О) можно представить в виде формулы:

О = Д x ЗП : Крп,

где Д — количество календарных дней отпуска;

ЗП — сумма зарплаты и других выплат, включаемых в расчет средней зарплаты, за расчетный период;

Крп — количество календарных дней в расчетном периоде, которое примет участие в расчете отпускных.

Как видите, здесь на первое место выходит расчетный период. Рассмотрим порядок его определения.

Расчетный период

Механизм определения расчетного периода можно найти в п. 2 и абзаце 3 п. 4 Порядка № 100. Для наглядности приведем его в табл. 1.

Таблица 1. Определение расчетного периода

Стаж работы у данного работодателя

Расчетный период

12 календарных месяцев и более

12 календарных месяцев, которые предшествуют месяцу предоставления отпуска

Менее 12 календарных месяцев

Фактическое количество полностью отработанных календарных месяцев, которые предшествуют месяцу предоставления отпуска

Менее одного календарного месяца

12 календарных месяцев, которые предшествуют месяцу предоставления отпуска*

* См. письмо Минсоцполитики от 19.06.2019 г. № 933/0/206-19 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 52, с. 3.

Важно! Если работник был принят на работу с первого рабочего дня месяца, который не является первым календарным днем, то такой месяц учитывают при определении количества дней в расчетном периоде (см. письмо Минсоцполитики от 06.10.2014 г. № 493/18/99-14). Например, работник принят на работу 03.06.2019 г. (1 и 2 июня — выходные дни) и идет в ежегодный отпуск с 21.04.2020 г. Расчетным периодом для исчисления суммы отпускных будет июнь 2019 года — март 2020 года.

После того как расчетный период определен, подсчитываем количество календарных дней в нем.

Календарные дни в расчете отпускных

И сразу с важного: не все календарные дни расчетного периода участвуют в расчете среднего заработка для оплаты дней ежегодного отпуска. Рекомендуем применять следующий порядок.

Определяем общее количество дней в расчетном периоде. Далее из общего количества календарных дней в расчетном периоде отминусовываем:

во-первых, праздничные и нерабочие дни, предусмотренные ст. 73 КЗоТ;

во-вторых, время, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично в расчетном периоде (абзац шестой п. 2 Порядка № 100), за минусом праздничных и нерабочих дней (см. ст. 73 КЗоТ), которые пришлись на эти периоды и уже были исключены ранее вместе с другими праздничными и нерабочими днями.

Так, например, расчетный период должно покинуть время:

— пребывания в отпуске для ухода за ребенком до достижения им 3 лет (6/16/18* лет — согласно медицинскому заключению);

* В зависимости от заболевания ребенка.

— простоя не по вине работника, за который за работником частично сохранялся заработок (то есть оплачен исходя из 2/3 тарифной ставки (оклада)). Если же за время простоя за работником сохранялся средний заработок (см. ч. 3 ст. 113 КЗоТ), то такой простойный период будет участвовать в расчете отпускных;

— отпуска без сохранения зарплаты, предоставленного согласно ст. 25 и ст. 26 Закона об отпусках.

Также не учитываем при подсчете календарных дней в расчетном периоде рабочие дни, которые не были отработаны работником в связи с введением по инициативе работодателя (то есть на основании ст. 32 КЗоТ) режима неполной рабочей недели.

Но если работник сам выразил желание работать неполную рабочую неделю (ст. 56 КЗоТ), то при расчете средней «отпускной» зарплаты рабочие дни, в течение которых он не работал в связи с таким режимом работы, не исключаем из расчетного периода.

А если сотрудник работал на условиях неполного рабочего дня? Тогда отпускные ему следует рассчитывать в общем порядке.

Рассмотрим пример.

Пример 1. Работнице предприятия предоставлен ежегодный отпуск с 15.04.2020 г. Расчетным периодом является апрель 2019 годамарт 2020 года. С 23.12.2019 г. по 06.01.2020 г. работница находилась в отпуске без сохранения заработной платы на основании ст. 26 Закона об отпусках (15 календарных дней).

Шаг 1. Из общего количества календарных дней в расчетном периоде (366 к. дн.) исключаем праздничные и нерабочие дни. Всего на расчетный период (апрель 2019 года — март 2020 года) пришлось 11 праздничных и нерабочих дней. Получаем:

366 - 11 = 355 (к. дн.).

Шаг 2. Далее убираем количество дней отпуска без сохранения зарплаты (т. е. время, не отработанное по уважительным причинам), но не все 15 календарных дней такого отпуска, а за минусом двух праздничных дней, которые пришлись на его период (25 декабря 2019 года (Рождество) и 1 января 2020 года (Новый год)). Эти 2 дня уже покинули расчетный период вместе с другими праздничными и нерабочими днями (см. шаг 1).

Следовательно, работодателю нужно исключить 13 дней (15 дней - 2 дня), не отработанных в связи с отпуском за свой счет. Таким образом, в расчете отпускных будут участвовать:

355 - 13 = 342 (к. дн.).

Осталось разобраться с заработком, которорый примет участие в расчете отпускных.

Выплаты в расчете отпускных

Как и в случае с календарными днями, в расчете отпускных участвуют не все выплаты, которые входят в фонд оплаты труда. Так, выплаты, которые учитываются при расчете отпускной средней зарплаты, указаны в п. 3 Порядка № 100. А вот выплаты, которые не должны попасть в расчет, перечислены в п. 4 этого Порядка.

Разобраться с тем, включать или нет ту или иную выплату, начисленную работнику, в расчет средней зарплаты, вам поможет спецвыпуск «Налоги и бухгалтерский учет», 2020, № 15, с. 47.

Важно! Выплаты должны учитываться в тех месяцах, за которые они начислены (см. письмо Минсоцполитики от 09.12.2011 г. № 1105/13/81-11). Это, в частности, касается «переходящих» выплат — больничных и отпускных, а также доначисленных/отсторнированных выплат. Их нужно относить к тем месяцам, за которые они начислены.

И только учет премий имеет особенности.

При расчете отпускных

премии включают в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату

Причем это касается премий, начисленных как за месяц, так и за квартал или больший промежуток времени.

А вот с одноразовым вознаграждением по итогам работы за год и за выслугу лет немного сложнее. Их «разбрасывают» по месяцам расчетного периода, добавляя к заработку за каждый месяц расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий год.

Обратили внимание на два важных момента?

1. Одноразовое вознаграждение распределяем не между месяцами года, за работу в которых оно было начислено, а между месяцами расчетного периода, за который осуществляется расчет средней заработной платы.

2. В расчет отпускных попадет только вознаграждение, начисленное в текущем году за предыдущий год (например, в январе 2020 года начислено вознаграждение по итогам работы в 2019 году).

Если вознаграждение начисляют в текущем году за текущий год (допустим, в декабре 2019 года начислено вознаграждение по итогам работы в 2019 году), то его не учитывают при исчислении среднедневной зарплаты (см. письмо Минсоцполитики от 20.06.2019 г. № 723/0/204-19).

Важно! Если расчет отпускных работнику проводят не за 12 календарных месяцев, а за меньший период, то учитывают не всю сумму одноразового вознаграждения, а его часть, пропорциональную количеству месяцев расчетного периода (см. пример 2).

Отпускные в случае повышения зарплаты

Довольно частой является ситуация, когда в расчетном периоде для определения отпускной среднедневной зарплаты осуществлялось повышение окладов (тарифных ставок). Например, в 2019 году месячная зарплата работника составляла 8000 грн, а в 2020 году — возросла до 10000 грн в связи с повышением оклада.

Если просто рассчитать среднедневную зарплату исходя из фактических выплат, а потом умножить ее на количество дней отпуска, то трудовой доход работника за месяц, на который приходится отпуск, существенно уменьшится.

Чтобы не допустить снижения суммы дохода работника за период его отпуска, п. 10 Порядка № 100 предусмотрена корректировка выплат, которые учитываются при расчете среднего заработка и начислены до такого повышения, на коэффициент повышения окладов (тарифных ставок) на предприятии.

То есть, проводя корректировку, вы «дотягиваете» зарплату, начисленную в расчетном периоде до повышения окладов (тарифных ставок), до уровня сегодняшней зарплаты работника.

Поэтому если смотреть на эту «процедуру» с точки зрения наемных работников, то корректировка средней «отпускной» зарплаты — это хорошо. Зарплата за период отпуска «не проседает».

В каких случаях нужно проводить корректировку отпускной зарплаты? Ответ на этот вопрос вы найдете в табл. 2.

Таблица 2. Корректировка выплат при расчете отпускных

Проводим корректировку, если работнику-отпускнику...

Что корректируем?

...повышали тарифную ставку (оклад) в расчетном периоде, за который осуществляется расчет средней заработной платы

Заработок за период до повышения

...повысили тарифную ставку (оклад), в месяце, на который пришелся отпуск работника

Средний заработок за период со дня повышения тарифной ставки (оклада)

Важно! Не корректируют средний заработок, если:

1) произошло снижение размера окладов (тарифных ставок);

2) повышены размеры надбавок, доплат, премий, других составляющих дополнительной заработной платы;

3) повышение оклада (тарифной ставки) работника связано с установлением ему более высокого разряда или переводом на другую высокооплачиваемую работу (должность). Но! Если в расчетном периоде, кроме повышения оклада в связи с переводом работника на более высокооплачиваемую должность, были повышения окладов, то корректировку зарплаты проводить нужно. При этом, если в расчетном периоде:

— произошло повышение окладов, а после этого работника перевели на другую должность, то зарплату, начисленную по старой должности до повышения, корректируют на коэффициент повышения;

— по занимаемой ранее должности оклад повышался уже после перевода работника, коэффициент корректировки оклада по этой должности не рассчитывается;

— после перевода работника состоялось повышение окладов по новой должности, то зарплату, начисленную по старой должности, не корректируют, а по новой — корректируют на коэффициент повышения.

Каков механизм корректировки?

Шаг 1. Рассчитываем коэффициент (или коэффициенты, если в расчетном периоде оклады (ставки) повышались несколько раз) корректировки. Для этого оклад, установленный работнику после повышения, делим на оклад, который был у него до повышения. Сколько знаков после запятой должен содержать коэффициент корректировки? Сколько посчитаете нужным (см. письмо Минсоцполитики от 10.05.2018 г. № 766/0/101-18).

Коэффициенты корректировки рассчитываем для каждого работника отдельно по каждому случаю повышения оклада.

Шаг 2. Рассчитанный коэффициент (или коэффициенты) умножаем на суммы выплат, начисленные за период до повышения. На основании откорректированной таким образом зарплаты определяем средний заработок для расчета отпускных.

А если в расчетном периоде, кроме основной зарплаты, рассчитанной из оклада, работнику начислялись «трудовая» доплата, индексация, больничные, отпускные? Нужно ли суммы таких выплат умножать на коэффициент корректировки? Да, нужно!

Пункт 10 Порядка № 100 требует, чтобы коэффициент корректировки применяли к зарплате (включая премии и другие выплаты, которые учитываются при исчислении средней зарплаты), начисленной в расчетном периоде за промежуток времени до повышения. В частности, «трудовая» доплата, индексация, отпускные за прошлые периоды и больничные участвуют в расчете «отпускной» средней зарплаты. А следовательно, подлежат корректировке.

Важно! Если работнику в текущем году начислялось вознаграждение по итогам работы в предыдущем году, то, как указывалось выше, сумму такого вознаграждения распределяют между месяцами расчетного периода (то есть добавляют к заработку таких месяцев).

При этом распределенные суммы вознаграждения должны подвергнуться корректировке вместе с другими зарплатными выплатами до повышения. Это подтверждает и Минсоцполитики в письмах от 18.06.2019 г. № 927/0/206-19 и от 04.05.2017 г. № 1344/0/101-17/282 (ср. ).

Пример 2. Работник трудится на предприятии с 21.10.2019 г. С 16.04.2020 г. он идет в ежегодный отпуск на 10 календарных дней. В расчетном периоде (ноябрь 2019 года — март 2020 года) работнику были начислены:

— основная зарплата в общей сумме 46000 грн, при этом с 1 января 2020 года ему был повышен оклад с 8000 грн до 10000 грн;

— ежемесячные премии в общей сумме 9200 грн (20 % от оклада);

— одноразовое вознаграждение по итогам работы за 2019 год (начислено в январе 2020 года) — 17280 грн.

Данные, необходимые для расчета, приведем в табл. 3.

Таблица 3. Механизм применения коэффициента корректировки

Месяцы

Дни в расчете

Заработок фактический, грн

Заработок

в расчете,

грн

Коэффициент корректировки

Окончательные суммы, грн

11.2019

30

9600*

9600 + 1440****

1,25 (10000 / 8000)

13800*****

12.2019

30

9600

9600 + 1440

13800

01.2020

29

29280**

12000 + 1440

Х

13440

02.2020

29

12000***

12000 + 1440

13440

03.2020

30

12000

12000 + 1440

Х

13440

Всего

148

72480

62400

Х

67920

* Основная зарплата 8000 грн + премия 1600 грн.

** Основная зарплата 10000 грн + премия 2000 грн + вознаграждение за год 17280 грн.

*** Основная зарплата 10000 грн + премия 2000 грн.

**** 1/12 часть вознаграждения за год: 17280 грн : 12 мес. = 1440 грн.

***** В ноябре и декабре — зарплата после применения коэффициента корректировки: (9600 грн + + 1440 грн) х 1,25 = 13800 грн.

Заметьте, в расчете отпускных приняла участие не вся сумма вознаграждения за год, а его часть, пропорциональная количеству месяцев расчетного периода.

Рассчитаем среднедневную заработную плату:

67920 грн : 148 к. дн. = 458,92 грн,

где 148 — количество календарных дней в расчетном периоде, за исключением праздничных и нерабочих дней.

Сумма отпускных за 10 календарных дней ежегодного отпуска составит:

458,92 грн/к. дн. х 10 к. дн. = 4589,20 грн.

Мы с вами рассмотрели случаи начисления отпускных, когда в расчетном периоде были начисления. Но как быть, если у работника в расчетном периоде нет заработка или же он не отработал ни одного календарного месяца полностью?

Нет заработка

Если работник не по своей вине не имел заработка в расчетном периоде, то среднюю зарплату исчисляют исходя из установленной в трудовом договоре тарифной ставки (оклада). Такое указание содержится в абзаце третьем п. 4 Порядка № 100, а также в письме Минсоцполитики от 08.04.2016 г. № 383/13/84-16.

Пример 3. У работницы 16.04.2020 г. последний день отпуска для ухода за ребенком до 3 лет. С 17.04.2020 г. ей предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 20 календарных дней. Оклад работницы в апреле 2020 года 12000 грн.

Расчетный период: апрель 2019 года — март 2020 года. В расчетном периоде работница не имела заработка, поскольку находилась в отпуске для ухода за ребенком. Поэтому проводим расчет исходя из оклада работницы, установленного в месяце предоставления отпуска. Для этого определяем количество календарных дней в расчетном периоде, определенном по общему правилу, то есть в апреле 2019 года — марте 2020 года, за минусом праздничных и нерабочих дней. Оно составит 355 к. дн.

Далее оклад умножаем на 12 (месяцев расчетного периода) и делим на количество календарных дней в расчетном периоде, которое участвует в расчете (355 к. дн.). Рассчитаем среднедневную зарплату:

(12000 x 12) : 355 = 405,63 (грн/к. дн.).

Определим сумму отпускных:

405,63 х 20 = 8112,60 (грн).

А если в отпуск идет работник-новичок, который не отработал ни одного месяца полностью? Здесь на помощь приходит Минсоцполитики. Ведь, как указывалось в начале статьи, именно этому ведомству КМУ дал право разъяснять вопросы исчисления средней заработной платы согласно Порядку № 100.

Минсоцполитики в письме от 19.06.2019 г. № 933/0/206-19 озвучило следующий алгоритм действий. Определяем условный расчетный период — 12 месяцев, предшествующих месяцу, на который приходится начало отпуска.

Далее определяем количество календарных дней в условном периоде, за исключением праздничных и нерабочих дней, установленных в ст. 73 КЗоТ.

Потом рассчитываем среднедневную зарплату для работника-новичка: оклад (тарифную ставку) работника в месяце предоставления отпуска (увольнения) умножаем на 12 (месяцев) и делим на количество календарных дней в условном периоде (за исключением праздничных и нерабочих дней). То есть порядок действий такой же, как и в случае с работником, который не имел заработка в расчетном периоде (см. пример 3).

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше