Розраховуємо та виплачуємо відпускні
Нашим путівником із розрахунку оплати за період відпустки буде Порядок № 100. Також братимемо до уваги роз’яснення Мінсоцполітики. Адже саме йому КМУ надав право роз’яснювати питання обчислення середньої зарплати за Порядком № 100 (див. п. 2 постанови КМУ від 08.02.95 р. № 100).
У загальному випадку розрахунок відпускних (В) можна представити у вигляді формули:
В = Д x ЗП : Крп,
де Д — кількість календарних днів відпустки;
ЗП — сума зарплати та інших виплат, що включаються до розрахунку середньої зарплати, за розрахунковий період;
Крп — кількість календарних днів у розрахунковому періоді, яка візьме участь у розрахунку відпускних.
Як бачите, тут на перше місце виходить розрахунковий період. Розглянемо порядок його визначення.
Розрахунковий період
Механізм визначення розрахункового періоду можна знайти в п. 2 та абзаці 3 п. 4 Порядку № 100. Для наочності наведемо його в табл. 1.
Таблиця 1. Визначення розрахункового періоду
| Стаж роботи у цього роботодавця | Розрахунковий період |
| 12 календарних місяців і більше | 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки |
| Менше 12 календарних місяців | Фактична кількість повністю відпрацьованих календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки |
| Менше одного календарного місяця | 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки* |
| * Див. лист Мінсоцполітики від 19.06.2019 р. № 933/0/206-19 // «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 52, с. 3. | |
Важливо! Якщо працівник був прийнятий на роботу з першого робочого дня місяця, який не є першим календарним днем, то такий місяць ураховують при визначенні кількості днів у розрахунковому періоді (див. лист Мінсоцполітики від 06.10.2014 р. № 493/18/99-14).
Наприклад, працівник прийнятий на роботу 03.06.2019 р. (1 та 2 червня — вихідні дні) і йде в щорічну відпустку з 21.04.2020 р. Розрахунковим періодом для обчислення суми відпускних буде червень 2019 року — березень 2020 року.
Після того як розрахунковий період визначено, підраховуємо кількість календарних днів у ньому.
Календарні дні в розрахунку відпускних
І відразу з важливого: не всі календарні дні розрахункового періоду беруть участь у розрахунку середнього заробітку для оплати днів щорічної відпустки. Рекомендуємо застосовувати наступний порядок.
Визначаємо загальну кількість днів у розрахунковому періоді. Далі із загальної кількості календарних днів у розрахунковому періоді відмінусовуємо:
по-перше, святкові та неробочі дні, передбачені ст. 73 КЗпП;
по-друге, час, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково в розрахунковому періоді (абзац шостий п. 2 Порядку № 100), за мінусом святкових та неробочих днів (див. ст. 73 КЗпП), що припали на ці періоди та вже були виключені раніше разом з іншими святковими та неробочими днями.
Так, наприклад, розрахунковий період повинен залишити час:
— перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років (6/16/18* років — згідно з медичним висновком);
* Залежно від захворювання дитини.
— простою не з вини працівника, за який за працівником частково зберігався заробіток (тобто оплачений виходячи з 2/3 тарифної ставки (окладу)). Якщо ж за час простою за працівником зберігався середній заробіток (див. ч. 3 ст. 113 КЗпП), то такий простійний період візьме участь у розрахунку відпускних;
— відпустки без збереження зарплати, надані згідно зі ст. 25 та ст. 26 Закону про відпустки.
Також не враховуємо при підрахунку календарних днів у розрахунковому періоді робочі дні, які не були відпрацьовані працівником у зв’язку з уведенням з ініціативи роботодавця (тобто на підставі ст. 32 КЗпП) режиму неповного робочого тижня.
Але якщо працівник сам виявив бажання працювати неповну робочу неділю (ст. 56 КЗпП), то при розрахунку середньої «відпускної» зарплати робочі дні, протягом яких він не працював у зв’язку з таким режимом роботи, не виключаємо із розрахункового періоду.
А якщо співробітник працював на умовах неповного робочого дня? Тоді відпускні йому слід розраховувати в загальному порядку.
Приклад 1. Працівниці підприємства надано щорічну відпустку з 15.04.2020 р. Розрахунковим періодом є квітень 2019 року — березень 2020 року. З 23.12.2019 р. по 06.01.2020 р. працівниця перебувала у відпустці без збереження заробітної плати на підставі ст. 26 Закону про відпустки (15 календарних днів).
Крок 1. Із загальної кількості календарних днів у розрахунковому періоді (366 к. дн.) виключаємо святкові та неробочі дні. Всього на розрахунковий період (квітень 2019 року — травень 2020 року) довелось 11 святкових та неробочих днів.
Отримуємо:
366 - 11 = 355 (к. дн.).
Крок 2. Прибираємо кількість днів відпустки за свій рахунок (тобто час, не відпрацьований з поважних причин), але не всі 15 календарних днів такої відпустки, а за мінусом двох святкових днів, що припали на її період (25 грудня 2019 року (Різдво) та 1 січня 2020 року (Новий рік)).
Ці 2 дні вже залишили розрахунковий період разом з іншими святковими та неробочими днями (див. крок 1). Отже, роботодавцю потрібно виключити ще 13 днів (15 - 2), не відпрацьованих у зв'язку з відпусткою за свій рахунок.
Таким чином, у розрахунку відпускних візьме участь:
355 - 13 = 342 (к. дн.).
Залишилося розібратися із заробітком, що візьме участь у розрахунку відпускних.
Виплати в розрахунку відпускних
Як і у випадку з календарними днями, у розрахунку відпускних беруть участь не всі виплати, що входять до фонду оплати праці.
Так, виплати, які враховуються при розрахунку «відпускної» середньої зарплати, зазначені у п. 3 Порядку № 100. А ось виплати, які не повинні потрапити до розрахунку, перелічені у п. 4 цього Порядку.
Розібратися з тим, включати чи ні ту або іншу виплату, нараховану працівникові, до розрахунку середньої зарплати, вам допоможе спецвипуск «Податки та бухгалтерський облік», 2020, № 15, с. 47.
Важливо! Виплати повинні враховуватися в тих місяцях, за які вони нараховані (див. лист Мінсоцполітики від 09.12.2011 р. № 1105/13/81-11). Це, зокрема, стосується «перехідних» виплат — лікарняних і відпускних, а також донарахованих/відсторнованих виплат.
Їх потрібно відносити до тих місяців, за які вони нараховані. І тільки облік премій має особливості.
При розрахунку відпускних
премії включають до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату
Причому це стосується премій, нарахованих як за місяць, так і за квартал або більший проміжок часу.
А ось із одноразовою винагородою за підсумками роботи за рік і за вислугу років трохи складніше. Їх «розкидають» по місяцях розрахункового періоду, додаючи до заробітку за кожен місяць розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній рік.
Звернули увагу на два важливих моменти?
1. Одноразову винагороду розподіляємо не між місяцями року, за роботу в яких вона була нарахована, а між місяцями розрахункового періоду, за який здійснюється розрахунок середньої заробітної плати.
2. До розрахунку відпускних потрапить тільки винагорода, нарахована в поточному році за попередній рік (наприклад, у січні 2020 року нарахована винагорода за підсумками роботи у 2019 році).
Якщо винагороду нараховують у поточному році за поточний рік (припустимо, у грудні 2019 року нарахована винагорода за підсумками роботи у 2019 році), то її не враховують при обчисленні середньоденної зарплати (див. лист Мінсоцполітики від 20.06.2019 р. № 723/0/204-19).
Важливо! Якщо розрахунок відпускних працівникові проводять не за 12 календарних місяців, а за менший період, то враховують не всю суму одноразової винагороди, а її частину, пропорційну кількості місяців розрахункового періоду (див. приклад 2).
Відпускні в разі підвищення зарплати
Доволі частою є ситуація, коли в розрахунковому періоді для визначення «відпускної» середньоденної зарплати проводилося підвищення окладів (тарифних ставок). Наприклад, у 2019 році місячна зарплата працівника становила 8000 грн, а у 2020 році — зросла до 10000 грн у зв’язку з підвищенням окладу.
Якщо просто розрахувати середньоденну зарплату виходячи з фактичних виплат, а потім помножити її на кількість днів відпустки, то трудовий дохід працівника за місяць, на який припадає відпустка, істотно зменшиться.
Щоб не допустити зниження суми доходу працівника за період його відпустки, п. 10 Порядку № 100 передбачено коригування виплат, які враховуються при розрахунку середнього заробітку та нараховані до такого підвищення, на коефіцієнт підвищення окладів (тарифних ставок) на підприємстві.
Тобто проводячи коригування, ви «дотягуєте» зарплату, нараховану в розрахунковому періоді до підвищення окладів (тарифних ставок), до рівня сьогоднішньої зарплати працівника.
Тож якщо дивитися на цю «процедуру» з точки зору найманих працівників, то коригування середньої «відпускної» зарплати — це добре. Зарплата за період відпустки «не просідає».
У яких випадках потрібно проводити коригування «відпускної» зарплати? Відповідь на це запитання ви знайдете у табл. 2.
Таблиця 2. Коригування виплат при розрахунку відпускних
| Проводимо коригування, якщо працівнику-відпускнику... | Що коригуємо? |
| ...підвищували тарифну ставку (оклад) у розрахунковому періоді, за який здійснюється розрахунок середньої заробітної плати | Заробіток за період до підвищення |
| ...підвищили тарифну ставку (оклад) у місяці, на який припала відпустка працівника | Середній заробіток за період з дня підвищення тарифної ставки (окладу) |
Важливо! Не коригують середній заробіток, якщо:
1) відбулося зниження розміру окладів (тарифних ставок);
2) підвищено розміри надбавок, доплат, премій, інших складових додаткової заробітної плати;
3) підвищення окладу (тарифної ставки) працівника пов’язане з установленням йому більш високого розряду або переведенням на іншу високооплачувану роботу (посаду). Але! Якщо в розрахунковому періоді, крім підвищення окладу у зв’язку з переведенням працівника на вищеоплачувану посаду, були підвищення окладів, то коригування зарплати здійснювати потрібно. При цьому якщо в розрахунковому періоді:
— відбулося підвищення окладів, а після цього працівника перевели на іншу посаду, то зарплату, нараховану за старою посадою до підвищення, коригують на коефіцієнт підвищення;
— за обійманою раніше посадою оклад підвищувався вже після переведення працівника, коефіцієнт коригування окладу за цією посадою не розраховується;
— після переведення працівника відбулося підвищення окладів за новою посадою, то зарплату, нараховану за старою посадою, не коригують, а за новою — коригують на коефіцієнт підвищення.
Який механізм коригування?
Крок 1. Розраховуємо коефіцієнт (чи коефіцієнти, якщо у розрахунковому періоді оклади (ставки) підвищувалися декілька разів) коригування. Для цього оклад, установлений працівнику після підвищення, ділимо на оклад, який був у нього до підвищення. Скільки знаків після коми повинен містити коефіцієнт коригування? Скільки вважатимете за потрібне (див. лист Мінсоцполітики від 10.05.2018 р. № 766/0/101-18).
Коефіцієнти коригування розраховуємо для кожного працівника окремо за кожним випадком підвищення окладу.
Крок 2. Розрахований коефіцієнт (чи коефіцієнти) множимо на суми виплат, нараховані за період до підвищення. На підставі відкоригованої таким чином зарплати визначаємо середній заробіток для розрахунку відпускних.
А якщо в розрахунковому періоді, крім основної зарплати, розрахованої з окладу, працівнику нараховувалися «трудова» доплата, індексація, лікарняні, відпускні? Чи потрібно суми таких виплат множити на коефіцієнт коригування? Так, потрібно!
Пункт 10 Порядку № 100 вимагає, щоб коефіцієнт коригування застосовували до зарплати (включаючи премії та інші виплати, що враховуються при обчисленні середньої зарплати), нарахованої в розрахунковому періоді за проміжок часу до підвищення. Зокрема, «трудова» доплата, індексація, відпускні за минулі періоди та лікарняні беруть участь у розрахунку «відпускної» середньої зарплати. А отже, підлягають коригуванню.
Важливо! Якщо працівникові в поточному році нараховувалася винагорода за підсумками роботи у попередньому році, то, як зазначалося вище, суму такої винагороди розподіляють між місяцями розрахункового періоду (тобто додають до заробітку таких місяців). При цьому розподілені суми винагороди повинні зазнати коригування разом з іншими зарплатними виплатами до підвищення. Це підтверджує й Мінсоцполітики в листах від 18.06.2019 р. № 927/0/206-19 та від 04.05.2017 р. № 1344/0/101-17/282 (ср. ).
Приклад 2. Працівник працює на підприємстві з 21.10.2019 р. З 16.04.2020 р. він іде в щорічну відпустку на 10 календарних днів. У розрахунковому періоді (листопад 2019 року — березень 2020 року) працівникові були нараховані:
— основна зарплата у загальній сумі 46000 грн, при цьому з 1 січня 2020 року йому було підвищено оклад з 8000 до 10000 грн;
— щомісячні премії у загальній сумі 9200 грн (20 % від окладу);
— одноразова винагорода за підсумками роботи за 2019 рік (нарахована в січні 2020 року) — 17280 грн.
Дані, необхідні для розрахунку, наведемо в табл. 3.
Таблиця 3. Механізм застосування коефіцієнта коригування
| Місяці | Дні у розрахунку | Заробіток фактичний, грн | Заробіток у розрахунку, грн | Коефіцієнт коригування | Остаточні суми, грн |
| 11.2019 | 30 | 9600* | 9600 + 1440**** | 1,25 (10000 / 8000) | 13800***** |
| 12.2019 | 30 | 9600 | 9600 + 1440 | 13800 | |
| 01.2020 | 29 | 29280** | 12000 + 1440 | Х | 13440 |
| 02.2020 | 29 | 12000*** | 12000 + 1440 | 13440 | |
| 03.2020 | 30 | 12000 | 12000 + 1440 | Х | 13440 |
| Всього | 148 | 72480 | 62400 | Х | 67920 |
| * Основна зарплата 8000 грн + премія 1600 грн. ** Основна зарплата 10000 грн + премія 2000 грн + винагорода за рік 17280 грн. *** Основна зарплата 10000 грн + премія 2000 грн. **** 1/12 частина винагороди за рік: 17280 грн : 12 міс. = 1440 грн. ***** У листопаді та грудні — зарплата після застосування коефіцієнта коригування: (9600 грн + 1440 грн) х 1,25 = 13800 грн. | |||||
Зауважте, у розрахунку відпускних взяла участь не вся сума винагороди за рік, а її частина, пропорційна кількості місяців розрахункового періоду.
Розрахуємо середньоденну заробітну плату:
67920 грн : 148 к. дн. = 458,92 грн,
де 148 — кількість календарних днів у розрахунковому періоді за винятком святкових та неробочих днів.
Сума відпускних за 10 календарних днів щорічної відпустки становитиме:
458,92 грн/к. дн. х 10 к. дн. = 4589,20 грн.
Ми з вами розглянули випадки нарахування відпускних, коли у розрахунковому періоді були нарахування. Але як бути, якщо працівника у розрахунковому періоді немає заробітку або ж він не відпрацював жодного календарного місяця повністю?
Немає заробітку
Якщо працівник не зі своєї вини не мав заробітку в розрахунковому періоді, то середню зарплату обчислюють виходячи з установленої в трудовому договорі тарифної ставки (окладу). Така вказівка міститься в абзаці третьому п. 4 Порядку № 100, а також у листі Мінсоцполітики від 08.04.2016 р. № 383/13/84-16.
Приклад 3. У працівниці 16.04.2020 р. — останній день відпустки для догляду за дитиною до 3 років. З 17.04.2020 р. їй надано щорічну відпустку тривалістю 20 календарних днів. Оклад працівниці у квітні 2020 року становить 12000 грн.
Розрахунковий період: квітень 2019 року — березень 2020 року. У розрахунковому періоді працівниця не мала заробітку, оскільки перебувала у відпустці для догляду за дитиною. Тож проводимо розрахунок виходячи з окладу працівниці, встановленого у місяці надання відпустки. Для цього визначаємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді, визначеному за загальним правилом, тобто у квітні 2019 року — березні 2020 року, за винятком святкових та неробочих днів. Вона становитиме 355 к. дн.
Далі оклад множимо на 12 (місяців розрахункового періоду) і ділимо на кількість календарних днів у розрахунковому періоді, що бере участь у розрахунку (355 к. дн.).
Розрахуємо середньоденну зарплату:
(12000 x 12) : 355 = 405,63 (грн/к. дн.).
Визначимо суму відпускних:
405,63 х 20 = 8112,80 (грн).
А якщо у відпустку йде працівник-новачок, який не відпрацював жодного місяця повністю? Тут на допомогу поспішає Мінсоцполітики. Адже, як зазначалося на початку статті, саме цьому відомству КМУ надав право роз’яснювати питання обчислення середньої заробітної плати згідно з Порядком № 100.
Мінсоцполітики у листі від 19.06.2019 р. № 933/0/206-19 озвучило такий алгоритм дій. Визначаємо умовний розрахунковий період — 12 місяців, що передують місяцю, на який припадає початок відпустки.
Далі визначаємо кількість календарних днів в умовному періоді, за винятком святкових та неробочих днів, установлених у ст. 73 КЗпП.
Потім розраховуємо середньоденну зарплату для працівника-новачка: оклад (тарифну ставку) працівника у місяці надання відпустки (звільнення) множимо на 12 (місяців) та ділимо на кількість календарних днів в умовному періоді (за винятком святкових та неробочих днів. Тобто порядок дій такий же, як і у випадку з працівником, який не мав заробітку у розрахунковому періоді (див. приклад 3).
