Фирма платит за директора: как провести зачет

Оформление

Первое, на что бы мы хотели обратить внимание, — это документальное оформление такой оплаты. Ведь здесь важно документально подтвердить, что предприятие произвело оплату за директора на компенсационной основе. Это необходимо, чтобы у налоговиков не возник вопрос об обложении этой суммы НДФЛ и ВС как дохода директора, полученного от работодателя в виде дополнительного блага (п.п. 164.2.17 НКУ). А также чтобы у фискалов не было возможности интерпретировать такую операцию как перепродажу товара предприятием директору (с обложением НДС и пр.).

Такую операцию можно оформить путем заключения между предприятием и директором, например, соглашения о переводе долга на компенсационной основе (см. ст. 520 — 524 ГКУ). На перевод долга необходимо согласие кредитора, но четко не указано, в какой форме оно должно быть. Здесь главное, что он принял от нового должника (предприятия) оплату и выполнил в пользу директора свои обязательства (передал товар). А согласие? Оплату принял — значит молча согласился. Да и, может, он дал согласие устно... Но все же лучше в письменном виде.

Там же, в соглашении можно прямо оговорить и соответствующую форму компенсации (отчисление из зарплаты, зачет с задолженностью по дивидендам, т. п.) и сроки ее осуществления. Хотя, возможно (по желанию сторон), такие сроки конкретно устанавливать и не стоит…

Можно пойти и другим путем. Например, заключить с директором договор займа (беспроцентного), в котором указать, что заем будет предоставляться предприятием не напрямую директору, а путем перечисления денег третьему лицу согласно предоставленному директору счету-фактуре. Желательно также прямо в договоре привести условия (форму) погашения этого займа. Хотя этот вариант может вызвать проблемы со стороны налоговиков, если получателем денег будет физическое лицо. Ведь когда-то — в письме ГФСУ от 23.08.2017 г. № 1718/6/99-99-13-02-03-15/ІПК — фискалы написали, что поскольку деньги по договору займа направлены третьему лицу, а не заемщику, то получает доход именно третье лицо. И в таком случае якобы заимодатель должен выполнить функции налогового агента. Конечно, мы с таким подходом не согласны, но вам стоит иметь его в виду, прежде чем пойти на такое оформление...

Помните также, что со стороны предприятия подписывать подобные соглашения должно другое лицо (заместитель директора и т. п.), которому предоставлены такие полномочия. Читайте об этом, например, в «Налоги & бухучет», 2019, № 84, с. 21 или 2020, № 55, с. 30.

Погашение

Погашение наличными. Кроме того, если директор будет сумму компенсации вносить наличными в кассу предприятия, то помните, что такой расчет тоже подпадает под наличное ограничение — 50 тыс. грн в день. При этом налоговики считают, что наличные ограничения действуют на протяжении дня в расчетах с одним лицом в обе стороны (109.13 БЗ). То есть осуществленные на протяжении дня встречные наличные расчеты с одним лицом для сравнения с предельными 50 тыс. грн суммируются! Внесение наличности в кассу банка для зачисления ее на счет предприятия не ограничено.

Отчисления из заработной платы. Если такой способ погашения директором задолженности в письменном виде с ним не согласован, то предприятие не имеет права проводить отчисления компенсации из его заработной платы. Ведь исчерпывающий перечень оснований для отчисления из зарплаты работников для покрытия задолженности перед предприятием, на котором они работают, изложен в ч. 2 ст. 127 КЗоТ. И ваш случай в эти основания никак не вписывается. Поэтому

Конечно, такие отчисления должны проводиться только из чистой суммы, причитающейся к выплате директору, т. е. после удержания НДФЛ и ВС.

В то же время когда отчисление производится на основании заявления работника, то работодатель имеет право проводить его, не соблюдая ограничение в 20 % (или 50 %) от размера чистой зарплаты, а в той сумме, которую согласовал работник.

Конечно, на каждую отчисленную сумму будет уменьшаться долг директора перед предприятием, и так — до полного закрытия долга.

Зачет с суммой начисленных дивидендов. Если предприятие частное (ЧП) или является обществом с ограниченной ответственностью (ООО), то нами не найдено в законодательстве каких-то препятствий для того, чтобы делать зачет с суммой начисленных директору дивидендов. Считаем, что в соответствии со ст. 601 ГКУ в данном случае можно сделать зачет встречных однородных задолженностей (срок выполнения которых наступил). Надо, чтобы задолженности были однородные, т. е. денежные. Ведь возможны факты, что по решению участников ООО (или учредителя(лей) ЧП) дивиденды должны выплачиваться в натуральной форме (это не запрещено), тогда проведение зачета будет невозможным. По крайней мере, пока не будет пересмотрено решение о форме выплаты дивидендов.

Если предприятие является плательщиком ЕН, то выплата дивидендов в натуральной форме ему запрещена п. 291.6 НКУ (ср. ). А вот проведение зачета с задолженностью по дивидендам, которые относятся к выплате в денежной форме, этот пункт не ограничивает. Поскольку у предприятия это будет расчет не за товары/услуги.

Но если ваше предприятие является акционерным обществом (АО), то зачет можно сделать, только если АО частное и выплачивает дивиденды непосредственно акционерам (директору). Но и здесь не все однозначно*. Если же дивиденды АО выплачивает через депозитарную систему, то зачет невозможен.

* Ведь в ч. 1 ст. 30 Закона Украины «Об акционерных обществах» от 17.09.2008 г. № 514-VI указано, что дивиденды выплачиваются исключительно денежными средствами.

Такой зачет нужно оформить в произвольной письменной форме (актом) с указанием договоров или других документов, согласно которым возникли встречные задолженности. И заверить его подписями сторон. Со стороны предприятия, снова-таки, этот акт зачета должно подписать другое ответственное лицо, а не сам директор (см. ссылку выше).

Зачет можно (как и отчисления из зарплаты) делать только с чистой (за вычетом НДФЛ и ВС) суммой дивидендов, т. е. причитающейся к выплате директору.

Отметим еще несколько моментов.

Справочно. О нюансах начисления и уплаты НДФЛ и ВС (и ЕСВ) в случае проведения зачета.

Напомним, что ставка НДФЛ по дивидендам, причитающимся физическому лицу, обычно составляет 5 %. Но если дивиденды выплачиваются предприятием, которое работает на едином налоге, то ставка — уже 9 %. Ставка ВС в любом случае будет 1,5 %.

Если дивиденды начислены, но не выплачены, НДФЛ и ВС необходимо уплатить в течение 30 календарных дней, следующих за последним днем месяца начисления (п.п. 168.1.5 НКУ). Но если вы сделали зачет (который приравнивается к выплате в неденежной форме) в месяце начисления дивидендов или раньше чем за 3 дня до истечения этих 30 дней, то уплатить НДФЛ и ВС из зачисленной суммы дивидендов следует в течение 3-х банковских дней, следующих за днем проведения зачета (п.п. 168.1.4 НКУ).

Похожая ситуация и с отчислением из зарплаты: осуществление такого отчисления тоже фактически приравнивается к выплате зарплаты в неденежной форме.

То есть, если вы, например, в последний день месяца, за который начисляется зарплата, сделаете бухгалтерскую проводку с отражением этого отчисления, то из суммы отчисления именно в этот день придется уплатить ЕСВ (в соответствии с абзацем вторым ч. 8 ст. 9 Закона № 2464*). А в течение упомянутых 3-х банковских дней — уплатить НДФЛ и ВС. Поэтому, нам кажется, такое отчисление будет удобнее сделать (отразить в учете) в день выплаты зарплаты за первую половину месяца.

* Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI.

Или можно вообще избежать отчисления из зарплаты: принять от директора сумму компенсации в кассу и одновременно выдать ему по ведомости полную сумму зарплаты…

Конечно, для компенсации проведенной за директора уплаты по желанию можно комбинировать разные виды погашения долга (и отчисление из зарплаты, и зачет с дивидендами, и возврат деньгами).

Бухучет погашения долга директора