Сладкое слово заем… и НДФЛ, ВС, ЕСВ

Выдача и возврат займа

Предприятие может занять деньги любому физлицу, независимо от того, находится оно с ним в трудовых отношениях или нет. Обычно все начинается с заявления на имя руководителя предприятия, в котором физлицо указывает желаемую сумму займа и срок, в течение которого оно обязуется вернуть заем. На основании заявления принимается решение о предоставлении займа или об отказе в его выдаче.

Если принято решение «предоставить заем», между предприятием и физлицом заключается договор займа.

Если заем будет возвращаться по частям, то, как правило, к договору займа в виде приложения составляется график погашения заемщиком полученного им денежного займа. Также отдельные условия погашения займа могут быть определены в заявлении физлица.

Заем может погашаться путем:

— перечисления заемщиком средств на расчетный счет предприятия;

— внесения средств в кассу предприятия;

— отчислений из заработной платы, если заем был предоставлен работнику.

Остановимся на последнем варианте более подробно. Возможность отчисления из зарплаты средств в счет погашения займа должна быть предусмотрена условиями договора займа или заявлением заемщика. Если этого не было сделано, работодатель по собственной инициативе не имеет права проводить такие отчисления.

А что с ограничением размера отчислений из зарплаты, установленного ст. 128 КЗоТ? Нормы этой статьи защищают права работника в случае принудительного удержания средств из его заработка и не распространяются на случаи погашения займа добровольно.

Кроме того, ст. 25 Закона об оплате труда запрещает любым способом ограничивать работника свободно распоряжаться своей зарплатой.

Еще один важный момент. Отчисление части зарплаты в счет погашения займа является, по сути, выплатой такой зарплаты. Допустим, зарплата за ноябрь 2020 года начислена 30.11.2020 г. и в этот же день из нее отчислена часть суммы на покрытие задолженности по займу (в бухучете сделана проводка Дт 661 — Кт 377).

Получается, что 30.11.2020 г. проведена выплата части зарплаты. А если есть выплата, то возникает вопрос уплаты НДФЛ, ВС и ЕСВ. Хорошо, когда на предприятии начисление и выплата зарплаты проводятся одним днем — последним днем месяца: уплатил налоги одним махом и спишь спокойно. А если нет?

Чтобы минимизировать лишние движения с расчетами и промежуточной уплатой зарплатных налогов, рекомендуем погашение займа путем отчислений из зарплаты оформлять датой выплаты зарплаты за вторую половину месяца.

Заем = доход?

Любая выплата от предприятия физлицу ставит перед бухгалтером вопрос: а что с налогообложением?

Начнем с НДФЛ и ВС. С точки зрения НКУ беспроцентный заем физлицу — это возвратная финансовая помощь (п.п. 14.1.257 НКУ).

Уже из определения этого термина следует понимание того, что такая помощь является обязательной к возврату. Поэтому и о возникновении дохода у заемщика речь не идет.

НКУ относит основную сумму возвратной финансовой помощи, получаемой физлицом, к доходам, которые не нужно включать в налогооблагаемый доход (см. п.п. 165.1.31).

Сумма займа не входит и в базу исчисления ВС (пп. 1.2 и 1.7 п.п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ). Следовательно, НДФЛ и ВС не начисляем.

Не стоит волноваться и о сроке, на который выдается заем. Для целей налогообложения он не имеет значения.

Но! Любой доход, выплаченный физлицу, независимо от того, облагается налогом он или нет, отражается в форме № 1ДФ.

Возвратную финпомощь, выданную предприятием работнику или другому физлицу, указываем с признаком дохода «197». При этом в графах 3а и 3 разд. I формы № 1ДФ проставляем сумму начисленного и выплаченного займа соответственно. Графы 4а и 4 не заполняем.

Аналогично заполняем разд. II Налогового расчета в строке «Военный сбор».

Что с ЕСВ? Его нет. Такая выплата не входит в базу начисления ЕСВ (ст. 4 Закона № 2464, п. 13 разд. I Перечня № 1170).

Усложним ситуацию. Заем предоставлен работнику, который решил уволиться. Возникнет ли у него налогооблагаемый доход?

Для налогообложения не возвращенной на момент увольнения суммы займа оснований нет.

При этом если договор займа не содержит условия, которое обязывает работника вернуть непогашенную часть займа при увольнении, такой бывший работник должен продолжать погашать задолженность по займу в соответствии с графиком платежей, установленным договором.

Не будет дохода у заемщика и тогда, когда сумма займа погашается им с нарушением сроков, установленных договором займа или графиком погашения займа, однако в пределах срока исковой давности.

Прощение и списание займа

Долг платежом красен. Однако случается, что физлицо не отдает долг по договору займа.

Во-первых, предприятие может принять решение о прощении долга физлица по договору займа до окончания срока исковой давности.

Во-вторых, если по договору займа истечет срок исковой давности, задолженность по такому договору будет списана как безнадежная.

Каждую ситуацию рассмотрим отдельно.

Прощение суммы долга. Предприятие-заимодатель самостоятельным решением, не связанным с процедурой банкротства, прощает (аннулирует) основную сумму долга физлица по договору займа до истечения срока исковой давности. Если такая прощенная сумма:

вариант 1 — не превышает 25 % минзарплаты, установленной на 1 января отчетного года (в 2020 году — 1180,75 грн), то она не облагается НДФЛ и ВС (п.п. 165.1.55, пп. 1.2 и 1.7 п.п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ);

вариант 2 — превышает не облагаемый налогом предел (в 2020 году — 1180,75 грн), то вся такая сумма, а не только сумма превышения, превращается для физлица в налогооблагаемый доход в виде дополнительного блага (п.п. «д» п.п. 164.2.17 НКУ). На этом настаивают налоговики (см. «Налоги & бухучет», 2019, № 88).

Важно!

Это можно сделать одним из следующих способов:

1) направить заказное письмо с уведомлением о вручении;

2) заключить соответствующий договор;

3) вручить уведомление о прощении (аннулировании) долга должнику лично под подпись.

Должник поставлен в известность должным образом? Супер! Тогда отражаем в Налоговом расчете за тот отчетный квартал, в котором такой долг был прощен (аннулирован):

— не облагаемую налогом основную сумму прощенного (аннулированного) долга (в 2020 году — 1180,75 грн) с признаком дохода «189»;

— налогооблагаемую сумму — с признаком дохода «126», при этом графы 4а и 4 раздела I формы № 1ДФ не заполняем (см. разъяснение из подкатегории 103.25 БЗ).

Должник должен самостоятельно уплатить НДФЛ и ВС из суммы прощенного займа и отразить ее в годовой налоговой декларации.

А если предприятие не уведомило должника о прощении долга? Если сумма долга не превышает не облагаемый налогом предел (в 2020 году — 1180,75 грн), то для предприятия ничего не меняется. Отразили в форме № 1ДФ и забыли.

Другое дело, когда прощенный (аннулированный) долг облагается налогом. В этом случае предприятию придется самостоятельно удержать с суммы прощенного долга НДФЛ и ВС. Соответственно и в форме № 1ДФ нужно будет отразить его с признаком дохода «126» и с соответствующим заполнением граф 3а, 3, 4а и 4 раздела I, а также строки «Военный сбор» раздела II.

Что касается начисления ЕСВ. Если долг по договору займа был прощен неработнику, вопросов не возникает. ЕСВ не исчисляем.

В случае прощения займа работнику не все так однозначно.

Например, по мнению Госстата, изложенному в письме от 08.06.2016 г. № 09.4-12/147-16, сумма займа, которая согласно решению заимодателя не подлежит возврату, относится к фонду оплаты труда в составе других поощрительных и компенсационных выплат согласно п.п. 2.3.4 Инструкции № 5. А значит, входит в базу начисления ЕСВ (абзац первый п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона № 2464).

Однако мы с этим не согласны. Отношения, которые возникают в пределах договора займа, регулирует гражданское законодательство, а не трудовое.

Поэтому нельзя аннулированную возвратную финпомощь относить к выплатам, осуществляемым в пределах трудового договора.

К такому заключению пришли и налоговики в письме ГФСУ от 28.10.2015 г. № 22849/6-99-99-17-03-03-15 (ср. ). В то же время, принимая во внимание то, что их позиция бывает переменчивой, рекомендуем получить индивидуальное налоговое разъяснение по этому вопросу.

Если истек срок исковой давности. Задолженность физлица по договору займа, размер которой превышает 50 % прожитминимума для трудоспособного лица на 1 января отчетного года (в 2020 году — 1051 грн), по истечении срока исковой давности превратится для него в налогооблагаемый доход (п.п. 164.2.7 НКУ).

Физлицо-заемщик должно самостоятельно отразить такой доход в годовой декларации об имущественном состоянии и доходах и уплатить в бюджет НДФЛ и ВС с суммы списанной задолженности.

При этом предприятие-заимодатель только отражает в форме № 1ДФ сумму списанного долга. Уведомлять физлицо о списании долга оно не обязано.

Сумму списанного долга по договору займа в Налоговом расчете отражаем с признаком дохода «107». Но если такая сумма не превышает в 2020 году 1051 грн — применяем признак дохода «194».

В любом случае графы 4 и 4а раздела I формы № 1ДФ не заполняем. Не забываем и о необходимости отражения списанного долга и в разделе ІІ Налогового расчета по форме № 1ДФ в предназначенных для этого графах строки «Военный сбор».

Попадает ли списанная задолженность, по которой истек срок исковой давности, в базу начисления ЕСВ? Логика в ответе на этот вопрос такая же, как и в ситуации с прощением долга до окончания срока исковой давности.

Отношения, возникающие в пределах договора займа, не являются трудовыми, а регулируются ГКУ, поэтому, считаем, начислять ЕСВ не нужно. Официальные органы по этому вопросу не высказывались.