Документы на товары у ФЛП в 2021 году

Общесистемщики

ФЛП-общесистемщики обязаны вести учет доходов и расходов и иметь подтверждающие документы относительно происхождения товара (п. 177.10 НКУ).

Это требование не ново, оно существовало задолго до 01.08.2020 г. Поэтому ФЛП-общесистемщики, которые ведут активную деятельность, как правило, и раньше беспокоились о наличии подтверждающих документов.

Обратите внимание! Документальное подтверждение расходов (п. 177.2 НКУ) у таких ФЛП происходит на основании документов на оплату (об этом ниже). А вот подтверждающие документы (п. 177.10 НКУ) ФЛП нужны не для подтверждения расходов, а для других целей.

Что имеем после 01.01.2021 г.? ФЛП на общей системе должны вести учет доходов и расходов по типовой форме, утвержденной Минфином (см. абзац второй п. 177.10 НКУ).

Проект такой формы уже есть на сайте Минфина*. До ее утверждения ФЛП-общесистемщики будут вести такой учет по старой форме.

* См.: mof.gov.ua/uk/regulatory_acts_draft_for_discussion_2021-483

Поэтому ФЛП на общей системе рекомендуем иметь как платежные документы (чтобы подтвердить расходы), так и подтверждающие (требование НКУ).

ЕН-документообязанные

В отличие от общесистемщиков, от ФЛП-единоналожников НКУ никогда прямо не требовал иметь подтверждающие документы на приобретенные товары. Нет такого требования в НКУ и сейчас.

Зато оно есть в п. 12 ст. 3 Закона об РРО, где идет речь об обязанности вести учет товарных запасов и осуществлять продажу только тех товаров и услуг, которые отражены в таком учете. Согласно абзацу второму указанной нормы ФЛП во время проверки обязан предоставить налоговикам документы, подтверждающие учет и происхождение товаров, которые на момент проверки находятся в месте продажи (хозяйственном объекте).

Это требование Закона об РРО распространяется на ФЛП (1) общесистемщиков; (2) единоналожников — плательщиков НДС; (3) единоналожников-безНДСников, торгующих ТСБТ, лекарствами, медицинскими или ювелирными изделиями.

Об общесистемщиках мы уже знаем, что п. 177.10 НКУ и так обязывает их иметь подтверждающие документы. А вот для единоналожников именно п. 12 ст. 3 Закона об РРО является нормой, определяющей такую обязанность.

При этом для единоналожников-НДСников это вряд ли новость. Ведь от них ст. 296 НКУ и раньше требовала вести учет расходов, а ст. 3 Закона об РРО — вести учет товарных запасов. И налоговики однозначно говорили о том, что документы на товар им нужны.

А вот у единоналожников-безНДСников, торгующих ТСБТ, лекарствами, медицинскими или ювелирными изделиями, действительно началась новая жизнь. Учет товарных запасов согласно п. 12 ст. 3 Закона об РРО стал для них обязательным лишь с 01.08.2020 г., учет расходов согласно ст. 296 НКУ не обязательно вести и сейчас… А подтверждающие документы на товар иметь необходимо. С той же даты, что и вести учет товарных запасов. То есть

Это, безусловно, касается также всех остальных ФЛП, на которых распространяется действие п. 12 ст. 3 Закона об РРО.

ЕН-документосвободные

Это наиболее привилегированная категория ФЛП. На них не распространяется действие вышеупомянутого п. 12 ст. 3 Закона об РРО. Поэтому для них не существует ни учета товарных запасов, ни требования подтверждать документами учет и происхождение товаров и предоставлять такие документы налоговикам во время проверки.

К таким ФЛП могут относиться:

— ФЛП, которые работают только за безналичный расчет (независимо от группы, ставки и объема дохода). Такие ФЛП не осуществляют расчетных операций в понимании ст. 2 и 3 Закона об РРО, соответственно требования п. 12 ст. 3 этого Закона их не касаются;

— ФЛП-единоналожники, не являющиеся плательщиками НДС. То есть перво- и второгруппники, а также третьегруппники, на ставке ЕН 5 %.

Требования п. 12 ст. 3 Закона об РРО не распространяются на единоналожников-безНДСников, если они НЕ торгуют ТСБТ, лекарствами, медицинскими и ювелирными изделиями (абзац третий п. 12 ст. 3 Закона об РРО).

То есть от этой категории ФЛП иметь документы на товар не требуют ни НКУ, ни Закон об РРО. Однако наличие документов, подтверждающих приобретение, может быть обосновано не только требованиями законодательства, но и целесообразностью.

Поэтому даже ЕН-документосвободным ФЛП рекомендуем иметь хотя бы какой-то документ в подтверждение того, что товары приобретены. Это убережет вас от возможных подозрений, что вы свой товар украли или приобрели каким-то другим незаконным путем.

Ну и не забываем также о старой выдумке налоговиков: будто товары, на которые нет документов, куплены у физлиц, а НДФЛ и ВС при этом не удержаны (см. БЗ 107.05).

Документы от продавца

Какими документами от продавца ФЛП должны подтверждать приобретение своих товаров? Здесь подход налоговиков разный для разных категорий ФЛП.

Общесистемщики. К ним требования налоговиков являются наиболее жесткими. Фискалы хотят, чтобы расходы такие ФЛП подтверждали исключительно первичными бухгалтерскими документами. То есть документами, содержащими все обязательные реквизиты, упомянутые в ст. 9 Закона о бухучете (БЗ 104.05).

Это не удивительно, ведь у общесистемщика документально подтвержденные расходы прямо влияют на объект налогообложения, уменьшая его (п. 177.2 НКУ). Поэтому налоговики ясно дают понять: в расчете чистого налогооблагаемого дохода участвуют только расходы, подтвержденные первичными документами.

Среди документов, которыми ФЛП-обще-системщик может подтвердить свои расходы, налоговики называют соглашения, акты выполненных работ (предоставленных услуг), ТТН, расчетные документы и т. п. (БЗ 104.05).

Кроме того, это могут быть платежное поручение, квитанция, фискальный чек, акт закупки и другие первичные документы, удостоверяющие факт оплаты товаров. Аналогичной является позиция Верховного Суда (см. постановления от 09.12.2020 г. по делу № 460/951/19 // reyestr.court.gov.ua/Review/93541727 и от 08.09.2020 г. № 810/1411/16 // reyestr.court.gov.ua/Review/91752724). Хотя, строго говоря, расходы ФЛП подтверждают только документы на оплату.

ЕН-документообязанные. Базовая норма п. 12 ст. 3 Закона об РРО не конкретизирует, какие именно документы подтверждают происхождение товаров. А судебная практика традиционно упоминает товарные накладные, расходные накладные, ТТН (см., например, постановления ВС от 12.11.2020 г. № 806/5119/15, от 17.11.2020 г. по делу № 806/4826/15, от 10.12.2020 г. № 817/1273/16, от 11.02.2021 г. № 140/470/19**).

** См.: reyestr.court.gov.ua/Review/92810675, reyestr.court.gov.ua/Review/92902480, reyestr.court.gov.ua/Review/93471759, reyestr.court.gov.ua/Review/94803127

Но этот перечень, ясное дело, не исчерпывающий. Сюда вполне можно включить также фискальный чек РРО, товарный чек и т. п.

Обязательно ли, чтобы эти документы были первичными в понимании ст. 9 Закона о бухучете? Скажем так: очень желательно. Конечно, если вы покупаете товар на базаре или у физлица, не имеющего статуса ФЛП, вам первичный документ не дадут. Будет только закупочный акт, который составите вы сами (см. ниже).

Поскольку суды зачастую ставят знак равенства между наличием документов на товар и учетом товарных запасов в установленной законодательством форме (см., например, постановление ВС от 22.10.2020 г. по делу № 540/1486/19 // reyestr.court.gov.ua/Review/92385116), рекомендуем подтверждать происхождение товаров именно первичными документами.

Что касается налоговиков, то они пока что говорят намеками. Объект налогообложения единоналожника рассчитывается без участия расходов (ст. 292 НКУ). А ст. 296 НКУ не говорит, что единоналожный учет ведется на основании первичных документов.

Некоторые из ЕН-документообязанных ФЛП вообще не обязаны вести учет расходов согласно п. 296.1 НКУ. Речь идет, например, о ФЛП группы 2, которые торгуют лекарствами и медицинскими изделиями.

Тем не менее налоговики уже послали сигнал: даже после 01.01.2021 г. единоналожный учет у ФЛП должен соответствовать содержанию первичных документов (см. информписьмо № 16***).

*** См.: tax.gov.ua/data/material/000/339/432244/Informaciyniy_list_16.pdf

ЕН-документосвободные. Для таких ФЛП законодательных требований о наличии подтверждающих документов на товар нет.

Чтобы подтвердить, что товар приобретен законно, они могут использовать как первичные, так и другие документы, в частности «базарные» чеки, выписанные от руки, или товарные чеки, которые обычно выдают те ФЛП, которые не используют РРО/ПРРО.

Документы, составленные самим ФЛП

Документами, подтверждающими происхождение товара, являются также те приходные документы, которые ФЛП составляет сам.

Для оприходования запасов, поступивших от поставщиков, — приходный ордер или акт о приемке материалов (пп. 3.7, 3.8 Методрекомендаций по бухучету запасов, утвержденных приказом Минфина от 10.01.2007 г. № 2). А если товар куплен у физлица, не являющегося ФЛП, — уже нам известный закупочный акт (п. 3.10 Методрекомендаций № 2).

Поскольку эти документы ФЛП не получает извне, а составляет сам, с ними должно быть проще. Однако ограничиваться лишь приходными документами, составленными собственноручно, не советуем. Лучше, по возможности, иметь как их, так и документы от продавца.

Норма п. 12 ст. 3 Закона об РРО выписана так, что даже входных документов от продавца и составленных собственноручно документов на оприходование может быть недостаточно, чтобы подтвердить происхождение товара.

Если у ФЛП несколько точек (мест продажи товаров), а документ на приобретение — один (на общий объем товаров на складе), перемещение товаров со склада на конкретную торговую точку оформляется документами на внутреннее перемещение (например, накладная по ф. М-11).

Поэтому не исключаем, что для полного спокойствия ФЛП придется позаботиться и о наличии таких документов. В судебной практике есть намеки на это (см. постановление ВС от 23.10.2020 г. по делу № 816/2932/15 // reyestr.court.gov.ua/Review/92385315).

Документы при продаже

Подтвердить свои доходы документами ФЛП должен хотя бы для того, чтобы было видно, за что именно получены те или иные средства. Не получены ли они единоналожником от деятельности, которая ему запрещена? Как без документов доказать, что полученные средства не являются доходом (например, транзитные суммы у ФЛП-комиссионера)?

Также голой цифрой трудно подтвердить собственно сумму дохода. Не занизил ли ФЛП доход, вписался ли он в предельные объемы для той или иной группы? Эти вопросы будут всегда висеть в воздухе, если доход не будет подтвержден документально.

Кроме того, в п. 44.1 НКУ содержится требование хранить документы, связанные с определением объекта налогообложения и налоговых обязательств. А для ФЛП документы на доходы являются именно такими документами.

А если речь идет о ЕН-документосвободных ФЛП, которые не применяют РРО, ПРРО и КУРО? Информписьмо № 16 позволяет подтвердить ЕН-доход, указанный в декларации лишь записями из тетради, блокнота или таблицы Excel.

Это вполне соответствует п. 44.1 НКУ, который позволяет подтверждать данные декларации не только первичкой, но и другими документами, связанными с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством. Но с другой стороны есть сигнал: информация о месячных оборотах должна соответствовать содержанию первичных документов.

Также в свежей консультации из БЗ 107.05 налоговики настаивают: произвольный учет доходов ФЛП не отменяет их обязанность заполнять декларацию на основании первичных документов. Это свидетельствует, что налоговики оставляют за собой право требовать от всех ФЛП подтверждения доходов именно первичными документами. Поэтому безопаснее позаботиться о них.

Нет документов: ответственность

Налоговые штрафы. Налоговое законодательство предусматривает штраф для тех ФЛП, которые не хранят документы на приобретенный товар, хотя обязаны это делать. Сумма штрафа составляет 1020 грн за первое нарушение и 2040 грн для плательщика, которого в течение года уже штрафовали (п. 121.1 НКУ). Налоговики говорят об этом штрафе и для общесистемщиков (БЗ 104.13), и для единоналожников (БЗ 107.05).

И ЕН-документообязанные ФЛП не отобьются от этого штрафа тем, что от них наличия документов на товар требует не НКУ, а Закон об РРО. По ст. 121 НКУ налоговики штрафуют в том числе за нарушение требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на них. Сейчас продолжается карантинный мораторий на штрафы (п. 52¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ). Однако после его завершения этот штраф все равно можно будет применить.

РРО-штрафы. К ФЛП, осуществляющим реализацию товаров, которые не учтены в установленном порядке, и/или не предоставили при проверке документы, подтверждающие учет товаров, находящихся в месте продажи, применяется финансовая санкция в размере двойной стоимости таких товаров по ценам реализации, но не менее 170 грн.

Эта санкция установлена ст. 20 Закона об РРО и применяется ко всем ФЛП, кроме ЕН-документосвободных (см. БЗ 109.20).

На наш взгляд, санкция применяется только к остаткам неучтенных товаров, которые выявлены на момент проверки на месте продажи. То есть к товарам без документов, которые на момент проверки уже проданы, данный штраф применяться не должен. Однако не исключаем придирки со стороны налоговиков.

Сложнее всего будет единоналожникам-безНДСникам, которые торгуют ТСБТ, лекарствами, медизделиями и ювелиркой. Ведь именно у них после 01.08.2020 г. наиболее вероятна продажа товаров, купленных до 01.08.2020 г. без подтверждающих документов. Советуем таким ФЛП иметь на эти товары хотя бы «базарный» чек.

На данную штрафную санкцию карантинный мораторий не распространяется. Ведь мораторий касается только штрафов за нарушение налогового законодательства. А РРО-законодательство хотя и контролируется налоговиками, но налоговым не является (п. 3.1 НКУ). Подробнее об этом читайте в «Налоги & бухучет», 2020, № 86, с. 2.

Внимание! В судебной практике случаются решения, в которых Верховный Суд заявляет, что отсутствие документов на момент проверки по месту реализации или хранения товаров, при условии, что эти товары должным образом учтены, не является основанием для применения указанной санкции (см., например, постановление от 11.02.2021 г. по делу № 140/470/19 // reyestr.court.gov.ua/Review/94803127).

Однако эти решения касаются споров, возникших до 01.08.2020 г. После этой даты требование о наличии документов на товар, которые нужно предоставить налоговикам именно во время проведения проверки, прямо прописано в абзаце втором п. 12 ст. 3 Закона об РРО.

Поэтому в спорах, возникших после 01.08.2020 г., такой позиции у судов больше нет (см. постановление Одесского окружного админсуда от 05.03.2021 г. по делу № 420/11573/20) // reyestr.court.gov.ua/Review/95361113.

Админштрафы. ФЛП-общесистемщиков за отсутствие документов на товар налоговики также могут наказать админштрафом за ненадлежащее ведение учета доходов и расходов (ст. 164¹ КУоАП). Это от 51 до 136 грн за первое нарушение и от 85 до 136 грн за повторное нарушение в течение года (БЗ 104.13).

Моратория на админштрафы в связи с карантином нет. Поэтому пересидеть админштраф, воспользовавшись мораторием на проверки (п. 52² подразд. 10 разд. ХХ НКУ), не получится (см. «Налоги & бухучет», 2020, № 40, с. 15).

Кроме того, ненадлежащее ведение учета доходов и расходов налоговики традиционно рассматривают как длящееся правонарушение (БЗ 132.03). Соответственно, срок давности отсчитывается не от дня совершения, а от дня выявления (ст. 38 КУоАП).

Относительно ФЛП-единоналожников, то этот админштраф им, по нашему мнению, сейчас не грозит, ведь он применяется только для тех, кому установлена обязательная форма учета.

Для единоналожников такой формы уже нет (п. 296.1 НКУ). Но поскольку налоговики считают, что даже произвольный учет единоналожниника должен основываться на первичных документах, допускаем, что они могут «шить» админштраф и единоналожникам.

Указанные штрафы налоговики будут налагать по результатам документальных и фактических проверок (ст. 15 Закона об РРО). После того, как закончится карантинный мораторий на проверки (п. 52² подразд. 10 разд. ХХ ПКУ), который для ФЛП остается неприкосновенным даже после постановления КМУ от 03.02.2021 г. № 89.