Акты/счета без печати? Прочь сомнения!

Осмелимся предположить, что предприятию приходят не «картинки на экране без подписи/печати», а полноценные электронные документы в рамках электронного документооборота из облэнерго. Чтобы в этом удостовериться, проверьте договор/допсоглашения к нему. И если это так, тогда никуда ни за какими подписями/печатями бежать не нужно.

Что такое электронный первичный документ?

Электронная первичка

Документы, созданные в электронной форме, используют в бухучете только при условии, что они отвечают требованиям законодательства об электронных документах и электронном документообороте (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете*). По ст. 6 Закона № 851** процесс создания электронного документа завершается наложением электронной подписи. А статус первичного он обретает после должным образом его оформления (см. письмо ГНСУ от 22.06.2020 г. № 2510/6/99-00-05-05-02-06/ІПК).

* Закон Украины «О бухучете и финотчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

** Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV.

К собственноручной подписи по нормам ч. 4 ст. 18 Закона № 2155*** приравнивается квалифицированная электронная подпись (КЭП). Только КЭП имеет презумпцию целостности и достоверности электронных данных (ч. 5 ст. 18 Закона № 2155). Так что любой

*** Закон Украины «Об электронных доверительных услугах» от 05.10.2017 г. № 2155-VIII.

Электронный документооборот с контрагентами осуществляют на основании договоров, определяющих взаимоотношения субъектов такого документооборота (ст. 14 Закона № 851). При этом не обязательно заключать с контрагентом отдельное соглашение об электронном обмене документами. Достаточно прописать необходимые условия в самом договоре, которым зафиксирована сделка, или же заключить к нему допсоглашение на электронный документооборот. По договоренности сторон можно использовать различные виды электронной подписи. Но гарантом юридической силы электронного документа является только КЭП.

Так что электронную первичку, которой вы обмениваетесь с контрагентами, лучше подписывать КЭП — той, которую вы используете для налоговой отчетности. Да и функционал популярных онлайн-сервисов электронного документооборота (M.E.Doc, СОТА, Вчасно, Арт-Звіт Pro и т. д.) позволяет подписывать электронные документы КЭП, обмениваться ими с контрагентами и составлять отчетность.

Также можно воспользоваться сервисом обмена первичкой, который предлагает ваш поставщик электроэнергии. Например, по типу YASNO — поставщика электроэнергии клиентам из г. Киева, Днепропетровской и Донецкой областей или КомпасД — из Харькова и области.

С точки зрения налоговиков, для создания и подачи электронного документа плательщик по своему усмотрению может воспользоваться любым программным обеспечением (см. письмо ГНСУ от 06.11.2020 г. № 4584/ІПК/99-00-12-02-01-06).

Однако по нормам п.п. 20.1.2 и п. 85.4 НКУ контролеры в ходе проверки вправе бесплатно получать от налогоплательщиков копии первичных документов. Такие копии должны быть заверены подписью плательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии). При этом налоговики понимают это как заверение живой подписью и печатью (при наличии) бумажной копии электронного документа (см. письмо ГФСУ от 12.09.2018 г. № 3999/6/99-99-14-03-03-15/ІПК, БЗ 130.06). Да и согласно п. 2.3 Положения № 88**** по требованию контролирующих или судебных органов и своих контрагентов предприятие обязано за свой счет сделать копии электронных документов на бумажном носителе.

**** Положение о документальном обеспечении записей в бухучете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

Подробнее об электронной первичке читайте в «Налоги & бухучет», 2020, № 58, с. 10. Здесь лишь заметим: электронный акт выполненных работ — заменитель налоговой накладной (НН). По нему запросто можно ставить НК по НДС (см. «Налоги & бухучет», 2019, № 4, с. 15).

А если электронный документооборот между предприятием и облэнерго не налажен? Тогда просто распечатанная картинка с экрана первичным документом не становится. Надо получить от облэнерго настоящий бумажный первичный документ. Нужна ли на нем печать?

Роль печати

По требованиям ст. 58¹ ХКУ:

1) использование печати в своей деятельности — исключительно право, а не обязанность субъекта хозяйствования;

2) наличие или отсутствие печати на документе не влечет абсолютно никаких юридических последствий. На этом акцентирует внимание и ВС в постановлении от 04.12.2019 г. по делу № 910/17687/18 (reyestr.court.gov.ua/Review/86336746). А в нем как раз речь идет об акте предоставления услуг. Причем это утверждение справедливо даже в том случае, когда использование печати предусмотрено уставом или прописано в договоре между сторонами;

3) оттиск печати не может быть обязательным реквизитом любого документа, направляемого субъектом хозяйствования в органы государственной власти или местного самоуправления.

Тот факт, что использование печати является правом, а не обязанностью хозсубъекта, признают и налоговики (см. письма ГФСУ от 11.06.2019 г. № 2658/6/99-99-15-02-02-15/ІПК и от 11.06.2019 г. № 2657/6/99-99-15-02-02-15/ІПК).

Печать на первичке

Акт выполненных работ является первичным документом — он содержит сведения о хозяйственной операции (ст. 1 Закона о бухучете). А первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Если иное, конечно, не предусмотрено законодательными актами.

Однако среди исчерпывающего перечня обязательных реквизитов первичного документа ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете печать вообще не называет. Не упоминает печать в числе обязательных реквизитов первички и п. 2.4 Положения № 88. В его п. 2.5 лишь указано, что подпись может скрепляться печатью. То есть отсутствие печати допускается. Отсюда можно сделать вывод:

Ведь наличие оттиска печати на первичном документе не является обязательным реквизитом. Так что если в акте выполненных работ зафиксированы все обязательные реквизиты первичного документа, то с ним все нормально. Отсутствие печати контрагента не может ставить под сомнение его правомерность. Проставлять ли печать на первичных документах, предприятие решает исключительно на свое усмотрение. Использовать печать не обязательно, даже если нормативно установленная форма первички содержит пресловутое «М. П.». Об этом свидетельствует позитивная судебная практика (см. постановление Второго апелляционного админсуда от 19.02.2021 г. по делу № 520/10771/2020 // reyestr.court.gov.ua/Review/95004994).

К слову, фискалы не видят оснований не признавать в бухучете расходы за услуги мобильной связи на основании счетов-актов без проставленной печати (см. письмо ГУ ГФС в Сумской обл. от 24.04.2018 г. № 1847/ІПК/18-28-12-04-20).

Подпись на первичке

При необязательности печати на первый план выходит подпись лица, подписавшего документ, и подтверждение его полномочий. Ведь ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88 настаивают на том, что личная подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимающее участие в осуществлении хозоперации, являются одним из обязательных реквизитов. Именно они-то как раз и превращают акт выполненных работ в первичный документ. А посему

По требованиям п. 2.5 Положения № 88 первичный документ должен быть подписан лично лицом, принимающим участие в хозяйственной операции. Причем такое лицо должно иметь право подписывать тот или иной документ.

Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы, утверждает руководитель предприятия (п. 2.13 Положения № 88). Полномочия лица давать разрешение/подписывать первичные документы можно закрепить (см. письмо Минфина от 14.09.2016 г. № 31-11420-07-10/26261) распорядительным документом (например, приказом по предприятию) или в должностной инструкции работника. Фискалы выступают за приказ. Более того, предлагают довести его до сведения работников под личную подпись (см. письмо Миндоходов от 01.04.2014 г. № 414/3/99-99-10-04-02-10). Поэтому безопаснее будет воспользоваться этим вариантом.

Но все-таки возможность приказом по предприятию делегировать право подписи касается внутренней первички. В вопросе подписания акта выполненных работ нужно руководствоваться ГКУ. А по его ч. 1 ст. 92 юридическое лицо приобретает гражданские права и обязанности и осуществляет их через свои органы, которые действуют согласно учредительным документам и закону. Поэтому в отношениях с третьими лицами предприятие может представлять только лицо, уполномоченное на это учредительными документами, доверенностью, законом или другими актами гражданского законодательства.

При этом без доверенности от имени предприятия может выступать только руководитель либо другое лицо, чьи полномочия зафиксированы в учредительных документах (ч. 5 ст. 65 ХКУ). Так что акты выполненных работ без доверенности должны подписываться руководителем предприятия либо такими другими лицами, чьи сведения зафиксированы в ЕГР.

Посему, дабы избежать проблем в будущем, еще на стадии заключения договора имеет смысл получить образцы подписей этих лиц. Если в акте стоит подпись другого лица, то на него должна быть доверенность. Причем необязательно, чтобы она была удостоверена нотариально. Достаточно заверить самим руководителем, сведения о котором внесены в ЕГР.

Юридический вес акт приобретает, как правило, с момента подписания его сторонами. Хотя без исключений не обходится. Например, в рамках строительного подряда в случае отказа одной из сторон от подписания акта об этом указывается в таком документе, и он подписывается второй стороной. Причем такой акт, подписанный одной стороной, недействительным может признать только суд (ч. 4 ст. 882 ГКУ).

Но статусом первичного документа акт выполненных работ будет обладать только после того, как в нем будут отражены все обязательные реквизиты согласно ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете (в том числе и подписи лиц, участвовавших в осуществлении этой хозоперации).

По этой причине акт выполненных работ без подписи одной из сторон хозоперации, конечно же, нельзя считать полноценным первичным документом (см. письма ГФСУ от 16.04.2019 г. № 1619/6/99-99-15-03-12-15/ІПК и от 10.01.2018 г. № 95/6/99-99-15-03-02-15/ІПК). Таким образом, наличие собственноручной подписи уполномоченного лица предприятия на акте выполненных работ обязательно. Акт без подписи — не первичный документ!

О том, когда можно использовать факсимиле, см. в «Налоги & бухучет», 2018, № 102, с. 73.

Подписи нет — операцию отражаем

Отсутствие подписи на первичном документе — не повод для неотражения операции в учете. Поскольку по бухучетным канонам:

1) хозоперации отражают в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они осуществлены (ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете);

2) финотчетность должна содержать всю информацию о фактических и потенциальных последствиях хозопераций и событий, способных повлиять на решения, принимаемые на ее основе, — принцип полного освещения (ст. 4 Закона о бухучете).

То есть хозоперации (в частности, признание расходов от их проведения) отражают в бухучете в отчетных периодах их осуществления независимо от того, когда на эти операции оформлены первичные документы. В общем, расходы по потребленной электроэнергии должны быть отражены в периоде, когда она была фактически израсходована. И хотя акт выполненных работ поступил от поставщика электроэнергии и в нем идентифицированы стороны, содержание, объем и сумма операции, он не соответствует требованиям первички — отсутствует собственноручная подпись представителя поставщика. Поэтому расходы придется самозадокументировать — составить самоакт, как предлагает п. 2.6 Положения № 88. О том, что

а при отсутствии первичных документов от контрагента (полученный акт без подписи вполне можно расценивать, как отсутствие первички) — самозадокументированы, говорит и Минфин (см. письма от 14.02.2020 г. № 35210-01-2/5016 и от 26.12.2019 г. № 35210-06-62/35178). Соглашаются с этим и налоговики (см. письма ГНСУ от 02.07.2020 г. № 2653/6/99-00-05-05-02-06/ІПК и от 17.03.2020 г. № 1112/6/99-00-07-03-02-06/ІПК).

Учтите! На основании самоакта без наличия НН отразить НК нельзя.

Взамен самоакта можно составить и всем известную бухсправку, которая будет содержать всю информацию о хозоперации. То, что бухсправка — полноценный первичный документ, Минфин подтвердил еще в письме от 05.08.2014 г. № 31-11410-08/23-2303/2333.

Так что избежать всех этих проблем с неподписанным актом позволит переход на электронный документооборот с контрагентом и составление электронной первички.