Такси в командировке

* См. «Налоги & бухучет», 2021, № 49, с. 15, № 51, с. 14.

В рамках трудового законодательства расходы на проезд в командировочных целях работодатель компенсировать обязан (ст. 121 КЗоТ). Для этого предприятию достаточно прописать в Положении о командировках порядок и правила такой компенсации.

Условия освобождения от налогообложения расходов, понесенных в командировке, прописаны в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ и не содержат запрета пользоваться такси. Причем хоть в отношении расходов на такси в пп. 6 и 9 Инструкции № 59** и установлены ограничения, но они обязательны только для бюджетных предприятий (см. письмо № 719***, БЗ 103.17). Так что для возмещения расходов на такси никаких законодательных препятствий нет, конечно же, при наличии подтверждающих документов.

** Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г № 59.

*** Письмо ГУ ГНС в г. Киеве от 26.02.2021 г. № 719/ІПК/26-15-04-09-11.

Документальное оформление

Среди документов, помогающих обосновать включение в командировочные расходы проезд на такси, налоговики называют (см. письмо № 719):

— приказ руководителя об использовании такси в хозяйственной деятельности;

— служебную записку работника о необходимости использования такси в хозцелях;

— маршрутный лист работника, воспользовавшегося услугами такси, утвержденный руководителем предприятия. Однако для хозрасчетных предприятий, на наш взгляд, согласование маршрута — условие не принципиальное в силу добровольности Инструкции № 59. Если подобная норма все же есть в вашем Положении о служебных командировках, тогда помните: такой маршрут утверждает руководитель предприятия при направлении работника в командировку (если он известен предварительно) или после возвращения из командировки и предоставления Отчета;

— авансовый Отчет о результатах поездки и расчетный документ, подтверждающий расходы на такси. С расчетным документом, подтверждающим расходы на такси, всегда были проблемы (см. «Налоги & бухучет», 2018, № 71, с. 13).

Так вот, на сегодняшний день, по мнению налоговиков, расчетным документом, подтверждающим оплату за проезд в такси, в зависимости от формы расчетов, могут быть:

— в случае расчета наличными — чек РРО;

— в случае расчета картой — чек РРО и квитанция платежного терминала. Однако реально получить такой документ вряд ли получится. РРО на такси нет.

Как вариант, налоговики соглашаются на оформленный надлежащим образом счет-фактуру (инвойс). Но такой документ может быть основанием для отражения в бухучете хозоперации и поставки услуг такси без составления акта приема-передачи только в случае его оплаты. В свою очередь, оплату подтвердят:

— платежное поручение;

— расчетный чек; кассовый чек; расчетная квитанция;

— выписка с карточного счета;

— квитанция к приходному кассовому ордеру.

Счет-фактура может быть составлен в бумажной или в электронной форме и должен иметь реквизиты, позволяющие идентифицировать хозоперацию и ее участников:

— название предприятия, от имени которого составлен счет-фактура;

— название контрагента;

— содержание хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;

— личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в оформлении счета-фактуры.

НДФЛ, ВС

Как мы вначале заметили, ограничений по такси для небюджетников нет. Поэтому компенсация обычным предприятием работнику расходов на такси в рамках командировки (как в пределах территории Украины, так и за рубежом) не является объектом обложения НДФЛ, при условии выполнения требований п. 170.9 НКУ, т. е. предоставления работником расчетных документов на проезд в такси (см. БЗ 103.17). Соответственно не будет и ВС.

ЕСВ

На компенсацию проезда в командировке ЕСВ не начисляют, поскольку она не входит в фонд оплаты труда (п. 6 разд. I Перечня № 1170).

Бухучет и налог на прибыль

На дату утверждения авансового Отчета суммы, израсходованные подотчетным лицом на оплату такси в командировке, предприятие отражает в составе расходов по направлению (Дт 91, 92, 93 или 949).

При этом НКУ никаких «командировочных» разниц не предусматривает. Расходы на такси в командировке можно смело включать в расходы, формирующие базу обложения налогом на прибыль.

НДС

Суммы НДС, уплаченные командированным работником в составе стоимости такси, предприятие имеет право отнести в налоговый кредит (п.п. «а» п. 198.1 НКУ). Но, судя по всему, только при наличии НН, зарегистрированной в ЕРНН. Ни чека РРО, ни билета работник при расчетах за такси точно не получит.

Пример. Накануне командировки помощник руководителя согласовал проезд на такси (подал служебную записку с возможным маршрутом поездки). После возвращения из командировки помощник руководителя предоставил в бухгалтерию авансовый Отчет и документы, подтверждающие расходы на такси, — маршрут-квитанцию на сумму 1000 грн и выписку с картсчета (см.таблицу).

Учет компенсации расходов на такси в командировке