Таксі у відрядженні

* Див. «Податки & бухоблік», 2021, № 49, с. 15, № 51, с. 14.

У рамках трудового законодавства витрати на проїзд у відрядних цілях роботодавець компенсувати зобов’язаний (ст. 121 КЗпП). Для цього підприємству достатньо прописати в Положенні про відрядження порядок і правила такої компенсації.

Умови звільнення від оподаткування витрат, понесених у відрядженні, прописані в п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ і не містять заборони користуватися таксі. Причому, хоч щодо витрат на таксі в пп. 6 і 9 Інструкції № 59** і встановлені обмеження, але вони обов’язкові тільки для бюджетних підприємств (див. лист № 719***, БЗ 103.17). Тож для відшкодування витрат на таксі жодних законодавчих перешкод немає, звичайно ж, за наявності підтвердних документів.

** Інструкція про службові відрядження в межах України та закордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

*** Лист ГУ ДПС у м. Києві від 26.02.2021 р. № 719/ІПК/26-15-04-09-11.

Документальне оформлення

Серед документів, які допоможуть обґрунтувати включення до витрат проїзд на таксі у відрядженні, податківці називають (див. лист № 719):

— наказ керівника про використання таксі в господарській діяльності;

— службову записку працівника про необхідність використання таксі в госпцілях;

— маршрутний лист працівника, що скористався послугами таксі, затверджений керівником підприємства. Проте для госпрозрахункових підприємств, на наш погляд, узгодження маршруту — умова не принципова в силу добровільності Інструкції № 59. Якщо подібна норма все ж є у вашому Положенні про службові відрядження, тоді пам’ятаєте: такий маршрут затверджує керівник підприємства при направленні працівника у відрядження (якщо він відомий заздалегідь) або після повернення з відрядження і подання Звіту;

— авансовий Звіт про результати поїздки і розрахунковий документ, що підтверджує витрати на таксі. З розрахунковим документом щодо таксі завжди були проблеми (див. «Податки & бухоблік», 2018, № 71, с. 13).

Так-от, на сьогодні, на думку податківців, розрахунковим документом, що підтверджує плату за проїзд у таксі, залежно від форми розрахунків, можуть бути:

— у разі розрахунку готівкою — чек РРО;

— у разі розрахунку карткою — чек РРО і квитанція платіжного термінала. Проте реально отримати такий документ навряд чи вийде. РРО на таксі немає.

Як варіант, податківці погоджуються на оформлений належним чином рахунок-фактуру (інвойс). Але такий документ може бути підставою для відображення у бухобліку госпоперації і постачання послуг таксі без складання акта приймання-передачі тільки у разі його оплати. У свою чергу, оплату підтвердить:

— платіжне доручення;

— розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція;

— виписка карткового рахунку;

— квитанція до прибуткового касового ордера тощо.

Рахунок-фактура може бути складений у паперовій або в електронній формі і повинен мати реквізити, що дозволяють ідентифікувати госпоперацію та її учасників:

— назву підприємства, від імені якого складений рахунок-фактура;

— назву контрагента;

— зміст господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

— особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь в оформленні рахунку-фактури.

ПДФО, ВЗ

Як ми спочатку зауважили, обмежень щодо таксі для небюджетників немає. Тому компенсація звичайним підприємством працівникові витрат на таксі у межах відрядження (як у межах території України, так і за кордоном) не є об’єктом оподаткування ПДФО, за умови виконання вимог п. 170.9 ПКУ, тобто надання працівником розрахункових документів на проїзд у таксі (див. БЗ 103.17). Відповідно не буде й ВЗ.

ЄСВ

На компенсацію проїзду у відрядженні ЄСВ не нараховують, оскільки вона не входить до фонду оплати праці (п. 6 розд. I Переліку № 1170).

Бухоблік і податок на прибуток

На дату затвердження авансового Звіту суми, витрачені підзвітною особою на оплату таксі у відрядженні, підприємство відображає у складі витрат за напрямком (Дт 91, 92, 93 або 949). При цьому ПКУ жодних «відрядних» різниць не передбачає.

Витрати на таксі у відрядженні можна сміливо включати до витрат, що формують базу оподаткування податком на прибуток.

ПДВ

Суми ПДВ, сплачені відрядженим працівником у складі вартості таксі, підприємство має право віднести до податкового кредиту (п.п. «а» п. 198.1 ПКУ). Але, судячи з усього, тільки за наявності ПН, зареєстрованої в ЄРПН. Ні чека РРО, ні квитка працівник при розрахунках за таксі точно не отримає.

Приклад. Напередодні відрядження помічник керівника погодив можливість проїзду на таксі (подав службову записку з можливим маршрутом поїздки). Після повернення з відрядження помічник керівника надав до бухгалтерії авансовий Звіт і документи, що підтверджують витрати на таксі, — маршрут-квитанцію на суму 1000 грн і виписку з картрахунку (див. таблицю).

Облік компенсації витрат на таксі у відрядженні