Выбираем РРО/ПРРО

* С особенностями ПРРО мы вас уже знакомили в «Налоги & бухучет», 2020, № 61, с. 4.

Основные требования

Классический РРО. Это монолитное устройство, все части которого предназначены для проведения расчетной операции. Для выполнения фискальной функции классическим РРО информация о расчетных операциях заносится в его фискальную память (в блок, который находится в самом РРО). Указанную информацию можно только считать и нельзя изменить. То есть в таком РРО информация о расчетных операциях хранится в фискальном блоке. И если этот блок вышел из строя, восстановить информацию на нем может только производитель (см. подкатегорию 109.11 БЗ).

К классическим РРО относят электронные контрольно-кассовые аппараты, электронные контрольно-кассовые регистраторы (в том числе встроенные), компьютерно-кассовые системы, электронные таксометры, автоматы по продаже товаров (услуг) и т. п.

Основные требования, выдвигаемые к «железному» РРО, следующие:

1) модель должна быть включена в Государственный реестр РРО (далее — Госреестр РРО);

2) модель должна обеспечивать передачу контрольно-отчетной информации органу ГНСУ в электронном виде;

3) модель должна соответствовать установленным фискальным и техническим требованиям;

4) выбранная модель должна соответствовать сфере, где ее будут использовать;

5) срок службы РРО не истек;

6) РРО должен быть зарегистрирован, опломбирован и переведен в фискальный режим работы (об этом см. далее).

Программный РРО. Это программное обеспечение (программа, приложение), которое может устанавливаться на любое устройство, начиная от планшетов и смартфонов до стационарных аппаратов, выполненных в виде программно-аппаратных или программно-технических комплексов.

Статья 12¹ Закона об РРО требует от ПРРО обеспечивать передачу контрольно-отчетной информации органу ГНСУ. Кроме того, ПРРО также должен быть зарегистрирован и переведен в фискальный режим работы (п. 1 разд. IV Порядка № 317).

Внедрение ПРРО изначально было связано с массовой фискализацией ФЛП-единоналожников. Поэтому в качестве подарка от государства им (и всем остальным) предлагается бесплатный ПРРО**. Если вы решили воспользоваться им, о соответствии требованиям законодательства можно не беспокоиться. Об этом вместо вас позаботился разработчик приложения. То есть сами налоговики.

** См. по ссылке: tax.gov.ua/baneryi/programni-rro/programniy-reestrator-rozrahunkovih-operatsiy/.

А если вы отказываетесь от бесплатного ПРРО, предложенного налоговиками, и приобретаете другой? Предложений приобрести платный ПРРО на рынке уже достаточно. Тогда убедитесь, что ПРРО соответствует вышеуказанным законодательным требованиям для обычного РРО (о том, какие из них актуальны для ПРРО, скажем ниже). При этом есть смысл не только ознакомиться с техническими характеристиками предлагаемого ПРРО, но и с отзывами других пользователей о том, как данный ПРРО работает на практике.

Наконец, есть еще третий вариант — никто не запрещает вам самостоятельно разработать ПРРО, соответствующий требованиям законодательства (см. вопрос 15 из разъяснения ГНСУ* и наш комментарий к нему в «Налоги & бухучет», 2020, № 62, с. 20).

* См. по ссылке: tax.gov.ua/baneryi/programni-rro/aktualni-zapitannya-vidpovidi/.

И еще одна деталь. Как вы помните, для работы ПРРО необходима «площадка» в виде смартфона, планшета или другого электронного устройства. Поэтому при выборе ПРРО, естественно, следует подумать о совместимости программы и устройства, на котором она будет использоваться. Другими словами,

В частности, иметь достаточный объем встроенной и оперативной памяти. Также устройству понадобится неповрежденный дисплей. Это нужно для того, чтобы девайс мог позволить считать сформированный QR-код, а также воспроизводить информацию о работе ПРРО на своем дисплее.

Кроме того, следует предусмотреть и возможность подключать ваш девайс к принтеру, чтобы распечатывать чеки ПРРО**. Да, формально, если вы пользуетесь ПРРО, то не обязаны выдавать бумажный чек (см. п. 9 информационного письма № 3***). Но все-таки возможность распечатать его на бумаге будет не лишней. Ведь расчетный документ (чек) надо выдавать каждому покупателю (п. 2 ст. 3 Закона об РРО), а получить этот чек только на Viber или в Telegram согласится не каждый. А у кого-то из покупателей просто может не оказаться указанных мессенджеров или электронной почты.

** Заметим: субъект хозяйствования может отправить расчетный документ на собственную электронную почту, после чего его распечатать.

*** См. по ссылке: tax.gov.ua/data/material/000/320/408153/Informaciyniy_list_3.pdf.

Теперь более подробно о вышеуказанных требованиях.

Наличие модели в Госреестре РРО

Классический РРО. Статья 12 Закона об РРО разрешает использовать на территории Украины только те РРО отечественного и иностранного производства, которые включены в Госреестр РРО. В свою очередь, Госреестр представляет собой перечень моделей РРО и их модификаций, которые (ст. 2 Закона об РРО):

— имеют подтверждение соответствия требованиям действующих технических регламентов и стандартов согласно Закону № 124;

— соответствуют требованиям нормативных актов Украины;

— разрешены для применения в соответствующей сфере.

В Госреестре РРО обязательно содержатся следующие сведения об РРО (п. 2 Положения № 1315):

— название;

— версия внутреннего программного обеспечения;

— наименование и местонахождение заявителя и производителя;

— срок первичной регистрации в органах ГНСУ;

— дата и номер решения о включении в Госреестр;

— сфера применения.

Цель Госреестра РРО двойная (см. п. 3 Положения № 1315):

во-первых, определять, какие из выпускаемых РРО соответствуют установленным требованиям и прошли государственную сертификацию, а значит, могут применяться в Украине;

во-вторых, отслеживать, какие РРО не соответствуют требованиям нормативных документов, а потому должны выводиться из эксплуатации.

Поскольку технический прогресс происходит непрерывно, то регулярно появляются новые модели и модификации РРО. Соответственно Госреестр РРО постоянно обновляется. На дату подготовки спецвыпуска к печати актуальным является Госреестр РРО, утвержденный приказом ГНСУ от 21.12.2020 г. № 744 (в редакции приказа ГНСУ от 12.03.2021 г. № 280).

В нем традиционно присутствуют два раздела:

— в первом указаны модели РРО, разрешенные к первичной регистрации в органах ГНСУ;

— во втором — модели, первичная регистрация которых запрещена. При этом модели РРО из раздела ІІ можно использовать, если они были зарегистрированы до того, как «переехали» из раздела І в раздел ІІ Госреестра. Эксплуатировать такие модели можно до тех пор, пока их не исключат и из раздела ІІ Госреестра РРО (и в пределах срока службы).

В приложении к Госреестру налоговики обычно дают перечень РРО, которые были исключены из него за последнее время, а потому запрещены к эксплуатации. При этом ч. 3 ст. 12 Закона об РРО предусмотрено, что срок между первичной регистрацией РРО и датой их исключения из Госреестра должен быть не менее 7 лет.

Срок вывода модели из Госреестра РРО указан в графе 9. Но не спешите ориентироваться на него! При определенных обстоятельствах РРО может быть исключен из Госреестра и раньше указанного срока. Поэтому при появлении каждого нового Госреестра РРО следите, не исчез ли ваш РРО из раздела II.

Обратите внимание: в Госреестре РРО указан срок первичной регистрации модели в ГНСУ. Он приведен в графе 6 раздела І. Что он собой представляет? Это предельный срок, до окончания которого разрешается зарегистрировать в органах ГНСУ конкретные модели РРО, которые ранее не были зарегистрированы. Он определяется согласно сроку действия сертификата соответствия модели с конкретной версией внутреннего программного обеспечения.

В новом Госреестре РРО срок первичной регистрации той или иной модели может быть продлен. Если же этого не произойдет, то после его окончания соответствующая модель РРО переместится в раздел ІІ Госреестра. То есть зарегистрировать ее в органах ГНСУ будет уже невозможно.

Программный РРО. Первоначально налоговики обещали, что ПРРО наравне с классическими РРО попадут в Госреестр РРО. Более того, 7 моделей ПРРО были включены в специальный подраздел «Новітні моделі програмних та/або програмно-технічних комплексів, призначених для реєстрації розрахункових операцій» одного из предыдущих Госреестров РРО (см. dp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/429307.html). Однако в актуальном на сегодняшний день Госреестре РРО ни одного ПРРО мы не видим.

Полагаем, это не случайность. Обновленное определение Госреестра РРО (см. ст. 2 Закона об РРО) не содержит никаких упоминаний о ПРРО. Поэтому есть все основания говорить о том, что конфигурации ПРРО (версии и торговые марки разработчиков) в Госреестр РРО включаться не должны. ПРРО попадают только в специальный Реестр ПРРО — по факту начала использования конкретным пользователем. Подробно об этом читайте в разделе 3.

Передача контрольно-отчетной информации в электронном виде

Классический РРО. Это требование следует из обязанности, установленной для субъектов хозяйствования абзацами вторым и третьим п. 7 ст. 3 Закона об РРО.

Так, субъекты хозяйствования, использующие классические РРО (кроме электронных таксометров, автоматов по продаже товаров/услуг и РРО для торговли валютными ценностями в наличной форме), обязаны предоставлять электронные копии расчетных документов и Z-отчетов в органы ГНСУ по проводным или беспроводным каналам связи.

Что касается электронных таксометров, автоматов по продаже товаров (услуг) и РРО для торговли валютными ценностями в наличной форме, то они должны уметь передавать органам ГНСУ по проводным или беспроводным каналам связи информацию об объеме расчетных операций, выполненных в наличной либо безналичной форме, или об объемах операций по торговле наличной валютой. То есть ту информацию, которая содержится в фискальной памяти этих РРО.

Таким образом, РРО должен обеспечить выполнение упомянутых функций. Для соблюдения указанного требования следует ориентироваться на актуальный Госреестр РРО. В нем указаны только те модели, которые способны передавать необходимую контрольно-отчетную информацию в ГНСУ в электронном виде. Поэтому если вы приобретете РРО, не наделенный такой способностью (не указанный в Госреестре), орган ГНСУ его попросту не зарегистрирует.

Программный РРО. Программные РРО, так же как и классические, обязаны предоставлять электронные копии расчетных документов и Z-отчетов в органы ГНСУ по проводным или беспроводным каналам связи. Кроме того, ПРРО должны передавать на сервер ГНСУ и другую создаваемую ими информацию, необходимую для учета работы ПРРО налоговым органом (абзацы четвертый и пятый п. 7 ст. 3 Закона об РРО).

Отличие программного РРО от классического в том, что

При этом фискальный сервер регистрирует электронные расчетные документы и электронные фискальные отчетные чеки, сохраняет данные о проведенных расчетных операциях, а также должен осуществлять обработку и предоставление доступа к информации о расчетных операциях, проведенных с использованием ПРРО.

А если отсутствует связь с сервером ГНСУ? В режиме офлайн ПРРО работают в рамках зарезервированного диапазона фискальных номеров и автоматически передают информацию на сервер ГНСУ в течение часа после возобновления интернет-связи (ст. 5 Закона об РРО, см. также разъяснение ГУ ГНС в Луганской обл. от 16.11.2020 г.*). И только тогда ПРРО сможет выполнить возложенную на него фискальную функцию. А до этого момента вся информация должна сохраняться на устройстве, на котором установлен ПРРО.

* См. по ссылке: lg.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/441291.html.

Соответствие фискальным и техническим требованиям

Классический РРО. РРО должны обеспечивать реализацию фискальных функций в соответствии с Требованиями № 199-1. В свою очередь, технические требования к электронным контрольно-кассовым регистраторам для разных сфер использования приведены в приложении 1 к решению № 14.

Непосредственно перед приобретением РРО изучать эти нормативные документы необязательно. Если вы покупаете РРО, который есть в Госреестре РРО, он уже должен соответствовать этим документам. Ведь для того чтобы РРО был включен в Госреестр, он должен пройти проверку, проводимую уполномоченным ГНСУ испытательным центром (п. 13 Положения № 1315).

Однако важно, чтобы упомянутые требования соблюдались и в дальнейшем — в процессе эксплуатации РРО.

Помните:

Правда, проводить такую проверку фискалы могут только при наличии оснований, указанных в п. 33 Порядка № 14.

В рамках этой проверки налоговики проверяют, не внесли ли вы в конструкцию или программное обеспечение РРО изменения, не предусмотренные конструкторско-технологической и программной документацией производителя. Также они проверяют РРО на наличие производственных дефектов в их конструкции или программном обеспечении, которые приводят к искажению информации об объемах расчетных операций. То есть они устанавливают, не искажается ли информация, которая заносится в фискальную память РРО.

Программный РРО. ПРРО также должны соответствовать определенным требованиям. Так, необходимо, чтобы они обеспечивали: (1) единоразовое занесение информации для долгосрочного хранения на фискальном сервере ГНСУ и (2) многократное считывание и невозможность изменения итоговой информации (см. разъяснение ГУ ГНС в Запорожской обл. от 23.11.2020 г.*).

* См. по ссылке: zp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/442239.html.

Для ПРРО разработаны и действуют специальные Требования № 199-2 (ср. ). Поскольку ПРРО нет в Госреестре РРО, есть смысл уделить внимание этому документу уже на этапе покупки ПРРО (если, конечно, вы не воспользовались бесплатным предложением от налоговиков, в котором нижеописанные требования точно соблюдены). Ведь несоответствующий этим требованиям ПРРО налоговики просто не зарегистрируют.

Соответствие модели сфере ее использования

Классический РРО. Приобретая РРО, обязательно проверьте, подходит ли он для использования в той сфере деятельности, которую вы осуществляете. Сделать это очень просто. Нужно всего лишь обратиться к актуальному Госреестру РРО, графа 8 которого четко определяет, в какой сфере может применяться каждая приведенная в нем модель РРО.

Подавляющее большинство РРО пригодны одновременно для торговли, общественного питания и сферы услуг. Но есть в Госреестре и такие аппараты, которые не универсальны и предназначены лишь для определенной сферы применения. Например, РРО модели СПЕККР-01 нельзя применять в сфере общепита.

Кроме того, есть РРО, сфера применения которых шире, чем традиционная «тройная». Так, например, РРО, относящиеся к группе «Спеціалізовані електронні контрольно-касові апарати для реалізації пального», можно, помимо торговли, общепита и сферы услуг, применять на автозаправочных станциях.

Имейте в виду:

Этот вывод следует из абзаца второго п. 3 разд. І Положения № 13. Поэтому будьте предельно внимательны при выборе модели РРО.

Программный РРО. В отличие от классических РРО, программных РРО нет в Госреестре РРО. Поэтому отследить их сферу применения несколько сложнее. Единственное, что следует помнить, — прямо запрещено использовать ПРРО при оптовой или розничной торговле горючим (п. 1 ст. 3 Закона об РРО). В остальном законодательных ограничений на сферу применения ПРРО нет.

Но до приобретения ПРРО обязательно уточните у разработчика или продавца, предназначен ли он для вашей сферы деятельности.

Срок службы

Классический РРО. Для него срок службы — это срок, в течение которого производитель (поставщик) гарантирует работоспособность РРО, в том числе комплектующих изделий и его составных частей, сохранность информации в фискальной памяти при условии соблюдения пользователем требований эксплуатационных документов (п. 2 Порядка № 601).

Таким образом, срок службы РРО обычно устанавливает его производитель. Но при этом, как указывают фискалы (см. подкатегорию 109.11 БЗ), он не должен превышать 7 лет с момента ввода РРО в эксплуатацию и 9 лет с даты его выпуска.

Эти сроки, по мнению налоговиков, следует соблюдать и в случаях, если производителем срок службы РРО вообще не установлен или установлен более 9 лет.

Обосновывают такой вывод налоговики обычно п. 1.5 Порядка доработки электронных контрольно-кассовых аппаратов, утвержденного решением Госкомиссии по вопросам внедрения электронных систем и средств контроля и управления товарным и денежным обращением при КМУ от 30.11.99 г. № 11. Пример — разъяснение ивано-франковских налоговиков от 23.02.2021 г. (см. по ссылке: if.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/454205.html).

При этом

Такая дата вносится в информационную систему ГНСУ при первичной регистрации РРО, и именно от этой даты исчисляется срок его службы (см. письмо ГФСУ от 06.07.2018 г. № 3000/6/99-99-14-05-01-15/ІПК).

Программный РРО. Срок службы ПРРО никак не ограничен.

В случае морального устаревания разработчикам достаточно усовершенствовать уже существующий ПРРО. То есть создать для него пакет обновлений и дать клиенту доступ к этим данным. Скачали обновленную версию программы — и ваш ПРРО опять как новенький.

Заметим, что некоторые разработчики ПРРО предлагают функцию автоматического обновления ПРРО. Все, что для этого будет нужно, — наличие Интернета.

Если все законодательно установленные требования соблюдены, выбор модели РРО/ПРРО зависит только от потребностей вашего бизнеса.

В частности, следует учитывать количество расчетных операций за день, номенклатуру товаров, возможность подключения дополнительного оборудования (POS-терминала, сканера штрихкода, принтера, весов и т. п.), допустимое в РРО/ПРРО количество форм оплаты, доступ к сети Интернет и другие факторы.

И последнее. Если вы решили отказаться от классического РРО, у которого не закончился срок службы, и заменить его на ПРРО, «железный» РРО обязательно надо снять с регистрации (п. 10 разд. II Закона об РРО).

Также учтите: в случае приобретения РРО, который уже использовался другим субъектом хозяйствования, надо убедиться, что предыдущая регистрация такого РРО была отменена.