Обираємо РРО/ПРРО

* З особливостями ПРРО ми вас уже знайомили в «Податки & бухоблік», 2020, № 61, с. 4.

Основні вимоги

Класичний РРО. Це монолітний пристрій, усі частини якого призначені для проведення розрахунковій операції. Для виконання фіскальної функції класичним РРО інформація про розрахункові операції заноситься до його фіскальної пам’яті (у блок, який знаходиться в самому РРО). Зазначену інформацію можна тільки зчитати і не можна змінити. Тобто в такому РРО інформація про розрахункові операції зберігається у фіскальному блоці. І якщо цей блок вийшов з ладу, відновити інформацію на ньому може тільки виробник (див. підкатегорію 109.11 БЗ).

До класичних РРО належать електронні контрольно-касові апарати, електронні контрольно-касові реєстратори (у тому числі вбудовані), комп’ютерно-касові системи, електронні таксометри, автомати з продажу товарів (послуг) тощо.

Основні вимоги, що висуваються до «залізного» РРО, такі:

1) модель має бути включена до Державного реєстру РРО (далі — Держреєстр РРО);

2) модель повинна забезпечувати передачу контрольно-звітної інформації органу ДПСУ в електронному вигляді;

3) модель повинна відповідати встановленим фіскальним і технічним вимогам;

4) обрана модель повинна відповідати сфері, де її використовуватимуть;

5) строк служби РРО не сплив;

6) РРО має бути зареєстрований, опломбований і переведений у фіскальний режим роботи (про це див. «3. Реєстрація та розреєстрація РРО/ПРРО»).

Програмний РРО. Це програмне забезпечення (програма, застосунок), яке може встановлюватися на будь-який пристрій, починаючи від планшетів і смартфонів до стаціонарних апаратів, виконаних у вигляді програмно-апаратних або програмно-технічних комплексів.

Стаття 12¹ Закону про РРО вимагає від ПРРО забезпечувати передачу контрольно-звітної інформації органу ДПСУ. Крім того, ПРРО також має бути зареєстрований і переведений у фіскальний режим роботи (п. 1 розд. IV Порядку № 317).

Упровадження ПРРО спочатку було пов’язане з масовою фіскалізацією ФОП-єдиноподатників. Тому як подарунок від держави їм (і всім іншим) пропонується безкоштовний ПРРО**. Якщо ви вирішили скористатися ним, про відповідність вимогам законодавства можна не турбуватися. Про це замість вас подбав розробник застосунка. Тобто самі податківці.

** Див. за посиланням: tax.gov.ua/baneryi/programni-rro/programniy-reestrator-rozrahunkovih-operatsiy/.

А якщо ви відмовляєтеся від безкоштовного ПРРО, запропонованого податківцями, і придбаваєте інший? Пропозицій придбати платний ПРРО на ринку вже достатньо. Тоді переконайтеся, що ПРРО відповідає вищезгаданим законодавчим вимогам для звичайного РРО (про те, які з них актуальні для ПРРО, скажемо нижче). При цьому є сенс не лише ознайомитися з технічними характеристиками пропонованого ПРРО, але й з відгуками інших користувачів про те, як цей ПРРО працює на практиці.

Нарешті, є ще третій варіант — ніхто не забороняє вам самостійно розробити ПРРО, що відповідає вимогам законодавства (див. запитання 15 з роз’яснення ДПСУ* і наш коментар до нього в «Податки & бухоблік», 2020, № 62, с. 20).

* Див. за посиланням: tax.gov.ua/baneryi/programni-rro/aktualni-zapitannya-vidpovidi/.

І ще одна деталь. Як ви пам’ятаєте, для роботи ПРРО потрібен «майданчик» у вигляді смартфону, планшета або іншого електронного пристрою. Тому при виборі ПРРО, звісно, слід подумати про сумісність програми і пристрою, на якому вона використовуватиметься. Інакше кажучи,

Зокрема, мати достатній обсяг вбудованої та оперативної пам’яті. Також пристрою буде потрібен непошкоджений дисплей. Це потрібно для того, щоб девайс міг дозволити зчитати сформований QR-код, а також відтворювати інформацію про роботу ПРРО на своєму дисплеї.

Крім того, слід передбачити й можливість підключати ваш девайс до принтера, щоб роздруковувати чеки ПРРО**. Так, формально, якщо ви користуєтеся ПРРО, то не зобов’язані видавати паперовий чек (див. п. 9 інформаційного листа № 3***). Але все-таки можливість роздрукувати його на папері буде не зайвою. Адже розрахунковий документ (чек) потрібно видавати кожному покупцеві (п. 2 ст. 3 Закону про РРО), а отримати цей чек тільки на Viber або в Telegram погодиться не кожен. А в когось із покупців просто може не виявитися зазначених месенджерів або електронної пошти.

** Зауважимо: суб’єкт господарювання може відправити розрахунковий документ на власну електронну пошту, після чого його роздрукувати.

*** Див. за посиланням: tax.gov.ua/data/material/000/320/408153/Informaciyniy list 3.pdf.

Тепер детальніше про вищезгадані вимоги.

Наявність моделі в Держреєстрі РРО

Класичний РРО. Стаття 12 Закону про РРО дозволяє використовувати на території України тільки ті РРО вітчизняного та іноземного виробництва, які включені до Держреєстру РРО. У свою чергу, Держреєстр — це перелік моделей РРО та їх модифікацій, які (ст. 2 Закону про РРО):

— мають підтвердження відповідності вимогам діючих технічних регламентів і стандартів згідно із Законом № 124;

— відповідають вимогам нормативних актів України;

— дозволені для застосування у відповідній сфері.

У Держреєстрі РРО обов’язково містяться такі відомості про РРО (п. 2 Положення № 1315):

— назва;

— версія внутрішнього програмного забезпечення;

— найменування і місцезнаходження заявника та виробника;

— строк первинної реєстрації в органах ДПСУ;

— дата і номер рішення про включення до Держреєстру;

— сфера застосування.

Мета Держреєстру РРО подвійна (див. п. 3 Положення № 1315):

по-перше, визначати, які з РРО, що випускаються, відповідають установленим вимогам і пройшли державну сертифікацію, а отже, можуть застосовуватися в Україні;

по-друге, відстежувати, які РРО не відповідають вимогам нормативних документів, а тому повинні виводитися з експлуатації.

Оскільки технічний прогрес відбувається безперервно, то регулярно з’являються нові моделі та модифікації РРО. Відповідно Держреєстр РРО постійно оновлюється. На дату підготовки спецвипуску до друку актуальним є Держреєстр РРО, затверджений наказом ДПСУ від 21.12.2020 р. № 744 (у редакції наказу ДПСУ від 12.03.2021 р. № 280).

У ньому традиційно присутні два розділи:

— у першому зазначені моделі РРО, дозволені до первинної реєстрації в органах ДПСУ;

— у другому — моделі, первинну реєстрацію яких заборонено. При цьому моделі РРО з розділу ІІ можна використовувати, якщо вони були зареєстровані до того, як «переїхали» з розділу І до розділу ІІ Держреєстру. Експлуатувати такі моделі можна доти, доки їх не виключать і з розділу ІІ Держреєстру РРО (і в межах строку служби).

У додатку до Держреєстру податківці зазвичай дають перелік РРО, які були виключені з нього за останній час, а тому заборонені до експлуатації. При цьому ч. 3 ст. 12 Закону про РРО передбачено, що строк між первинною реєстрацією РРО і датою їх виключення з Держреєстру має бути не менше 7 років.

Строк виведення моделі з Держреєстру РРО зазначений у графі 9. Але не поспішайте орієнтуватися на нього! За певних обставин РРО може бути виключений з Держреєстру й раніше зазначеного строку. Тому при появі кожного нового Держреєстру РРО стежте, чи не зник ваш РРО з розділу II.

Зверніть увагу: у Держреєстрі РРО зазначений строк первинної реєстрації моделі в ДПСУ. Він наведений у графі 6 розділу І. Що він собою являє? Це граничний строк, до закінчення якого дозволяється зареєструвати в органах ДПСУ конкретні моделі РРО, які раніше не були зареєстровані. Він визначається згідно зі строком дії сертифіката відповідності моделі з конкретною версією внутрішнього програмного забезпечення.

У новому Держреєстрі РРО строк первинної реєстрації тієї чи іншої моделі може бути продовжений. Якщо ж цього не відбудеться, то після його закінчення відповідна модель РРО переміститься до розділу ІІ Держреєстру. Тобто зареєструвати її в органах ДПСУ буде вже неможливо.

Програмний РРО. Первісно податківці обіцяли, що ПРРО нарівні з класичними РРО потраплять до Держреєстру РРО. Ба більше, 7 моделей ПРРО було включено до спеціального підрозділу «Новітні моделі програмних та/або програмно-технічних комплексів, призначених для реєстрації розрахункових операцій» одного з попередніх Держреєстрів РРО (див. dp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/429307.html). Проте в актуальному на сьогодні Держреєстрі РРО жодного ПРРО ми не бачимо.

Вважаємо, це не випадковість. Оновлене визначення Держреєстру РРО (див. ст. 2 Закону про РРО) не містить жодних згадок про ПРРО. Тому є всі підстави говорити про те, що конфігурації ПРРО (версії та торговельні марки розробників) до Держреєстру РРО включатися не повинні. ПРРО потрапляють тільки до спеціального Реєстру ПРРО — за фактом початку використання конкретним користувачем. Детально про це читайте в розділі 3.

Передача контрольно-звітної інформації в електронному вигляді

Класичний РРО. Ця вимога виходить з обов’язку, встановленого для суб’єктів господарювання абзацами другим і третім п. 7 ст. 3 Закону про РРО.

Так, суб’єкти господарювання, які використовують класичні РРО (крім електронних таксометрів, автоматів з продажу товарів/послуг та РРО для торгівлі валютними цінностями в готівковій формі), зобов’язані надавати електронні копії розрахункових документів і Z-звітів до органів ДПСУ по дротових або бездротових каналах зв’язку.

Що стосується електронних таксометрів, автоматів з продажу товарів (послуг) та РРО для торгівлі валютними цінностями в готівковій формі, то вони повинні вміти передавати органам ДПСУ по дротових або бездротових каналах зв’язку інформацію про обсяг розрахункових операцій, виконаних у готівковій або безготівковій формі, або про обсяги операцій з торгівлі готівковою валютою. Тобто ту інформацію, яка міститься у фіскальній пам’яті цих РРО.

Таким чином, РРО повинен забезпечити виконання згаданих функцій. Для дотримання зазначеної вимоги слід орієнтуватися на актуальний Держреєстр РРО. У ньому зазначені тільки ті моделі, які здатні передавати необхідну контрольно-звітну інформацію ДПСУ в електронному вигляді. Тому якщо ви придбаєте РРО, не наділений такою здатністю (не зазначений у Держреєстрі), орган ДПСУ його просто не зареєструє.

Програмний РРО. Програмні РРО, так само як і класичні, зобов’язані надавати електронні копії розрахункових документів і Z-звітів до органів ДПСУ по дротових або бездротових каналах зв’язку. Крім того, ПРРО повинні передавати на сервер ДПСУ й іншу інформацію, що створюється ними, необхідну для обліку роботи ПРРО податковим органом (абзаци четвертий і п’ятий п. 7 ст. 3 Закону про РРО).

Відмінність програмного РРО від класичного в тому, що

При цьому фіскальний сервер реєструє електронні розрахункові документи та електронні фіскальні звітні чеки, зберігає дані про проведені розрахункові операції, а також повинен здійснювати обробку та надання доступу до інформації про розрахункові операції, проведені з використанням ПРРО.

А якщо відсутній зв’язок із сервером ДПСУ? У режимі офлайн ПРРО працюють у межах зарезервованого діапазону фіскальних номерів і автоматично передають інформацію на сервер ДПСУ протягом години після відновлення інтернет-зв’язку (ст. 5 Закону про РРО, див. також роз’яснення ГУ ДПС у Луганській обл. від 16.11.2020 р.*). І тільки тоді ПРРО зможе виконати покладену на нього фіскальну функцію. А до цього моменту вся інформація повинна зберігатися на пристрої, на якому встановлений ПРРО.

* Див. за посиланням: lg.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/441291.html.

Відповідність фіскальним і технічним вимогам

Класичний РРО. РРО повинні забезпечувати реалізацію фіскальних функцій відповідно до Вимог № 199-1. У свою чергу, технічні вимоги до електронних контрольно-касових реєстраторів для різних сфер використання наведені в додатку 1 до рішення № 14.

Безпосередньо перед придбанням РРО вивчати ці нормативні документи необов’язково. Якщо ви купуєте РРО, який є в Держреєстрі РРО, він уже повинен відповідати цим документам. Адже для того щоб РРО був включений до Держреєстру, він повинен пройти перевірку, яка проводиться уповноваженим ДПСУ випробувальним центром (п. 13 Положення № 1315).

Проте важливо, щоб згадані вимоги дотримувалися й надалі — у процесі експлуатації РРО.

Пам’ятайте:

Щоправда, проводити таку перевірку фіскали можуть тільки за наявності підстав, зазначених у п. 33 Порядку № 14.

У межах цієї перевірки податківці перевіряють, чи не внесли ви до конструкції або програмного забезпечення РРО зміни, не передбачені конструкторсько-технологічною та програмною документацією виробника. Також вони перевіряють РРО на наявність виробничих дефектів у їх конструкції або програмному забезпеченні, які призводять до викривлення інформації про обсяги розрахункових операцій. Тобто вони встановлюють, чи не викривляється інформація, яка заноситься до фіскальної пам’яті РРО.

Програмний РРО. ПРРО також повинні відповідати певним вимогам. Так, необхідно, щоб вони забезпечували: (1) одноразове занесення інформації для довгострокового зберігання на фіскальному сервері ДПСУ і (2) багаторазове зчитування і неможливість зміни підсумкової інформації (див. роз’яснення ГУ ДПС у Запорізькій обл. від 23.11.2020 р.*).

* Див. за посиланням: zp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/442239.html.

Для ПРРО розроблені й діють спеціальні Вимоги № 199-2 (ср. ). Оскільки ПРРО немає в Держреєстрі РРО, є сенс приділити увагу цьому документу вже на етапі придбання ПРРО (якщо, звичайно, ви не скористалися безкоштовною пропозицією від податківців, в якій нижчеописані вимоги точно дотримані). Адже невідповідний цим вимогам ПРРО податківці просто не зареєструють.

Відповідність моделі сфері її використання

Класичний РРО. Придбаваючи РРО, обов’язково перевірте, чи підходить він для використання в тій сфері діяльності, яку ви здійснюєте. Зробити це дуже просто. Потрібно всього лише звернутися до актуального Держреєстру РРО, графа 8 якого чітко визначає, в якій сфері може застосовуватися кожна наведена в ньому модель РРО.

Переважна більшість РРО придатна одночасно для торгівлі, громадського харчування та сфери послуг. Але є в Держреєстрі й такі апарати, які не універсальні і призначені лише для певної сфери застосування. Наприклад, РРО моделі СПЕККР-01 не можна застосовувати у сфері громадського харчування.

Крім того, є РРО, сфера застосування яких ширше, ніж традиційна «потрійна». Так, наприклад, РРО, що належать до групи «Спеціалізовані електронні контрольно-касові апарати для реалізації пального», можна, крім торгівлі, громадського харчування і сфери послуг, застосовувати на автозаправних станціях.

Майте на увазі:

Цей висновок випливає з абзацу другого п. 3 розд. І Положення № 13. Тому будьте дуже уважними при виборі моделі РРО.

Програмний РРО. На відміну від класичних РРО, програмних РРО немає в Держреєстрі РРО. Тому відстежити сферу їх застосування дещо складніше. Єдине, що слід пам’ятати, — прямо заборонено використовувати ПРРО при оптовій або роздрібній торгівлі пальним (п. 1 ст. 3 Закону про РРО). В іншому законодавчих обмежень на сферу застосування ПРРО немає.

Але до придбання ПРРО обов’язково уточніть у розробника або продавця, чи призначений він для вашої сфери діяльності.

Строк служби

Класичний РРО. Для нього строк служби — це строк, протягом якого виробник (постачальник) гарантує роботоздатність РРО, у тому числі комплектуючих виробів та його складових частин, збереження інформації у фіскальній пам’яті за умови дотримання користувачем вимог експлуатаційних документів (п. 2 Порядку № 601).

Таким чином, строк служби РРО зазвичай встановлює його виробник. Але при цьому, як зазначають фіскали (див. підкатегорію 109.11 БЗ), він не повинен перевищувати 7 років з моменту введення РРО в експлуатацію і 9 років з дати його випуску. Цих строків, на думку податківців, слід дотримуватися й у випадках, якщо виробником строк служби РРО взагалі не встановлений або встановлений більше 9 років.

Обґрунтовують такий висновок податківці зазвичай п. 1.5 Порядку доопрацювання електронних контрольно-касових апаратів, затвердженого рішенням Держкомісії з питань впровадження електронних систем і засобів контролю та управління товарним і грошовим обігом при КМУ від 30.11.99 р. № 11. Приклад — роз’яснення івано-франківських податківців від 23.02.2021 р. (див. за посиланням: if.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/454205.html).

При цьому

Така дата вноситься до інформаційної системи ДПСУ при первинній реєстрації РРО, і саме від цієї дати обчислюється строк його служби (див. лист ДФСУ від 06.07.2018 р. № 3000/6/99-99-14-05-01-15/ІПК).

Програмний РРО. Строк служби ПРРО ніяк не обмежений. У разі морального застарівання розробникам достатньо вдосконалити вже існуючий ПРРО. Тобто створити для нього пакет оновлень і дати клієнту доступ до цих даних. Завантажили оновлену версію програми — і ваш ПРРО знову як новенький.

Зауважимо, що деякі розробники ПРРО пропонують функцію автоматичного оновлення ПРРО. Усе, що для цього буде потрібно, — наявність Інтернету.

Якщо всі законодавчо встановлені вимоги дотримані, вибір моделі РРО/ПРРО залежить тільки від потреб вашого бізнесу.

Зокрема, слід враховувати кількість розрахункових операцій за день, номенклатуру товарів, можливість підключення додаткового обладнання (POS-терміналу, сканера штрихкоду, принтера, вагів тощо), допустиму в РРО/ПРРО кількість форм оплати, доступ до мережі Інтернет та інші фактори.

І останнє. Якщо ви вирішили відмовитися від класичного РРО, в якого не закінчився строк служби, і замінити його на ПРРО, «залізний» РРО обов’язково потрібно зняти з реєстрації (п. 10 розд. II Закону про РРО).

Також зауважте: у разі придбання РРО, який уже використовувався іншим суб’єктом господарювання, потрібно переконатися, що попередню реєстрацію такого РРО було скасовано.