Работодатели самостоятельно контролируют появление новых е-больничных в личном кабинете страхователя на портале Пенсионного фонда.
Формируются электронные больничные на основании медицинских заключений о временной нетрудоспособности. Учитывая, что теперь врачи любят формировать медицинские заключения на короткие сроки, иногда по 2 — 5 дней, количество электронных листков нетрудоспособности в кабинетах работодателей-страхователей стремительно растет. Именно поэтому крайне важно научиться верно читать е-больничный, чтобы не наделать себе беды.
Информативная для работодателя часть е-больничного приведена на рис. 1. Предлагаем пройтись по каждому реквизиту.
Рис. 1. Фрагмент е-больничного
Номер больничного и номер случая нетрудоспособности
Каждый листок нетрудоспособности имеет свой уникальный номер («Номер ЛН»). С октября его формат был изменен именно на такой, как показано на рис. 1.
Читать номер ЛН следует так: первые шесть цифр — это номер случая нетрудоспособности, дальше между двух тире — порядковый номер листка нетрудоспособности и в конце одна цифра — номер версии. Серии нет.
С порядковым номером листка нетрудоспособности все понятно. Поговорим о номере случая нетрудоспособности и версии е-больничного.
Номер случая нетрудоспособности. Он в е-больничном указан дважды: в первой части обновленного номера е-больничного и в реквизите «Номер випадку непрацездатності» (см. рис. 1).
Номер случая нетрудоспособности помогает идентифицировать, является ли электронный больничный первичным или продлением. Это важно для целей распределения расходов на оплату больничного. Ведь ФСС выплачивает пособие за счет собственных средств только начиная с шестого дня нетрудоспособности по страховым случаям:
— временная нетрудоспособность в результате заболевания или травмы работника, не связанной с несчастным случаем на производстве и профессиональным заболеванием;
— пребывание в заведениях здравоохранения, а также на самоизоляции под медицинским присмотром в связи с COVID-19.
Как же пользоваться номером случая нетрудоспособности? Объясним на примере (см. рис. 2).
Работник болел. Работодатель получил на него два е-больничных. Они имеют разные уникальные номера, но следуют друг за другом. Дата закрытия первого — 19.10.2021. Дата открытия следующего — 20.10.2021. Такие больничные могут относиться к одному страховому случаю, если будут иметь единый номер случая нетрудоспособности.
Рис. 2. е-Больничные. Первичный и продление
В примере, приведенном на рис. 2, как раз имеем ситуацию, когда один больничный является продолжением другого.
Резюме. Если на одного работника открыто несколько электронных больничных, которые следуют друг за другом, то такие
е-больничные могут составлять один страховой случай, если будут иметь единый «Номер випадку непрацездатності»
Также обратите внимание, что в примере первый больничный выдан на 2 дня (18 и 19 октября), второй — на 10 дней (с 20 по 29 октября).
Поэтому за счет работодателя будет оплачено 2 дня временной нетрудоспособности работника, удостоверенных первым больничным, и 3 дня, удостоверенных следующим больничным, т. е. первые 5 дней болезни. Начиная с шестого дня нетрудоспособности — финансирование за счет ФСС.
Отслеживайте такие моменты, чтобы правильно определить сумму пособия от ФСС.
Номер версии больничного. Номер версии листка нетрудоспособности — последняя цифра в уникальном номере е-больничного после знака тире (см. рис. 1 «Номер ЛН»).
Отметим, что достаточно часто можно услышать ошибочное утверждение, что номер версии больничного указывает на номер причины нетрудоспособности, который проставляем в протоколе комиссии по соцстрахованию и в заявлении-расчете. Это не так! К причине нетрудоспособности он не имеет никакого отношения.
Номер версии листка нетрудоспособности является тем, чем он является, т. е. номером версии.
Так, при создании первичного е-больничного и при создании е-больничного как продление листок нетрудоспособности получает номер версии «1». Если в уже созданный е-больничный (первичный или продление) вносятся изменения, номер его версии увеличивается (с «1» на «2», «3» и далее по порядку при внесении каждого следующего изменения).
Поэтому, если вы получили больничный с номером ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-3, это будет означать, что в этот больничный дважды вносились изменения.
Даты открытия и закрытия больничного
В электронном больничном вы сразу видите и дату его открытия, и дату его закрытия (см. рис. 1). Эти даты соответствуют датам начала и окончания срока действия электронного медзаключения, на основании которого сформирован больничный.
«Дата відкриття» — это дата начала (продления) временной нетрудоспособности, которая удостоверяется соответствующим е-больничным.
«Дата закриття» — это прогнозируемая дата, после которой восстановится трудоспособность, или дата следующего осмотра пациента.
Внимание! Дата закрытия е-больничного может быть изменена. Это произойдет, например, если работник выздоровеет раньше прогнозируемой даты и обратится к врачу с просьбой сократить период больничного. Также
дата закрытия может быть изменена в случае сокращения е-больничного следующим больничным
О правилах сокращения мы писали в «Налоги & бухучет», 2021, № 81, с. 2. Там же приводили таблицу с причинами нетрудоспособности, указанными в новом е-больничном, которые сокращают период действия имеющегося е-больничного работника. Советуем эту таблицу держать под рукой. Почему?
Дело в том, что срабатывать правила сокращения должны автоматически. Однако, как показала практика, не всегда так происходит.
Поэтому если у вас есть два больничных с разными номерами случая временной нетрудоспособности, которые частично перекрывают друг друга, смотрим на причину нетрудоспособности, указанную в е-больничных.
Пример. У работодателя есть два больничных, созданных на одного работника. Больничный № 1 — с датой закрытия 20.10.2021, больничный № 2 — с датой открытия 20.10.2021. Номера случая нетрудоспособности разные. Следовательно, имеем разные страховые случаи. Причины нетрудоспособности (см. рис. 1) в е-больничных:
1 вариант — совпадают. Тогда больничный № 1 оплачиваем по 19.10.2021, а день-накладку 20.10.2021 отдаем больничному № 2. В результате 20.10.2021 станет днем начала нового случая нетрудоспособности.
Когда такое возможно? Например, в ситуации, когда в период болезни работник сломает ногу.
Это разные случаи нетрудоспособности. Однако причина нетрудоспособности у них единая — временная нетрудоспособность в результате заболевания или травмы, которые не связаны с несчастным случаем на производстве;
2 вариант — НЕ совпадают. Тогда берем в руки таблицу с правилами сокращения (см. «Налоги & бухучет», 2021, № 81, с. 4) и смотрим, сокращает ли причина нетрудоспособности, указанная в новом е-больничном, период действия предыдущего е-больничного работника.
Если:
— сокращает, то дни накладки (в примере — 20.10.2021) относим к новому страховому случаю. Например, во время самоизоляции от COVID-19 работник заболел. Больничный № 1 по самоизоляции заканчивается 20.10.2021. Больничный № 2 по временной потере трудоспособности начинается с 20.10.2021. Тогда 20.10.2021 оплачиваем в составе больничного № 2;
— не сокращает, то дни накладки (в примере — 20.10.2021) оплачиваем в составе больничного № 1.
Переходим к следующему реквизиту е-боль-ничного.
Статус больничного
С 1 октября е-больничный может иметь такие статусы: «Закритий», «Готовий до сплати (виданий)», «Помилково сформований», «Недійсний» и «Оплачений».
Как только е-больничный появляется в кабинете страхователя, он имеет статус «Закритий». Однако закрыт — это еще не готов к уплате.
С 1 октября е-больничный считается выданным через 7 календарных дней после даты его закрытия, а больничный по беременности и родам — через 7 дней после даты его открытия
После окончания семидневного периода ожидания статус больничного должен измениться на «Готово до сплати». А если изменился раньше? Все равно ожидаем 7 дней. Ведь в течение этого срока в больничный могут вноситься изменения. Даже больше! Он может быть признан ошибочно сформированным. Поэтому лучше не рисковать.
А если 7 дней истекли, а статус не изменился? Такая проблема есть по больничным по беременности и родам. Похоже, что сегодня Пенсионный фонд ее преодолеть не может. Поэтому ФСС пришлось согласиться с тем, что в случае с больничным, выданным в связи с беременностью и родами, статус — не главное. Если после даты создания такого больничного прошло 7 дней, его можно брать в работу, даже когда его статус остался «Закритий».
Статус «Помилково сформований» может получить е-больничный, если медзаключение, на основании которого он создан, было сформировано с ошибками. В этом случае врач в течение 7 дней создаст корректное е-медзаключение, а по нему будет создан новый е-больничный. А первый, с ошибками, получит статус «Помилково сформований».
Статус «Недійсний» получит е-больничный, если он «наезжает» на уже открытый больничный работника, но не сокращает его.
Рассматриваем начинку больничного дальше.
Налоговый номер и Ф. И. О.
Названия полей «РНОКПП ЗО» и «ПІБ ЗО» говорят сами за себя. Здесь приводят регистрационный номер учетной карточки и фамилию, имя, отчество лица, которому оформлен е-больничный.
Внимание! В последнее время в поле «ПІБ ЗО» — подтягивается информация из базы системы здравоохранения. И очень часто в фамилиях, именах и отчествах есть ошибки. Поэтому внимательно все проверяйте.
Если выявили ошибку, просим работника обратиться к врачу.
Пусть врач проверит корректность введенных данных работника и при необходимости исправит ошибки и обновит медзаключение.
Признак опьянения/нарушения режима
Опьянение. Отметка о наличии алкогольного и/или наркотического опьянения может быть проставлена, если лечащим врачом установлено, что временная нетрудоспособность наступила в результате алкогольного, наркотического, токсического опьянения или действий, связанных с таким опьянением, что подтверждено результатами исследований (см. п. 5 разд. ІІІ Порядка формирования медзаключений*).
По общему правилу больничный с отметкой о наличии алкогольного/наркотического опьянения не подлежит оплате (см. ст. 23 Закона Украины от 23.09.99 № 1105-XIV).
Нарушение режима. Если лечащим врачом установлен факт нарушения пациентом назначенного режима лечения, формируется новое медицинское заключение с указанием даты нарушения режима лечения и вида нарушения режима лечения.
Отметим, что врач может указать такие виды нарушения режима:
— отказ от осмотра МСЭК;
— отказ от госпитализации;
— невыполнение рекомендаций врача;
— самовольное оставление заведения здравоохранения;
— умышленное причинение вреда своему здоровью или симуляция болезни (п. 6 разд. ІІІ Порядка формирования медзаключений).
Ну и помним, что если работник нарушает режим, установленный для него врачом, то он утрачивает право на больничные со дня допущения нарушения на срок, который устанавливается решением комиссии по соцстрахованию.
Внимание! Если отказываем работнику в назначении больничных, обязательно фиксируем этот факт в разд. ІІІ Протокола заседания комиссии по социальному страхованию (решении уполномоченного). Там же указываем причину отказа в назначении пособия (прекращение выплаты).
Кроме того, в течение пятидневного срока со дня вынесения решения об отказе направляем работнику уведомление об отказе в назначении больничных. В нем указываем причину отказа и порядок обжалования решения комиссии.
Отметим, что работник может обжаловать в ФСС решение комиссии об отказе в назначении больничных в течение 5 дней с момента получения уведомления.
Также он может обратиться за защитой в суд.
Причина нетрудоспособности
Следующий реквизит е-больничного — «Причина непрацездатності».
Названия причин нетрудоспособности в электронном листке нетрудоспособности и в бумажном не совпадают. Также не совпадает их нумерация.
Нумерацию причин нетрудоспособности в е-больничном вы определяете самостоятельно. В этом вам поможет таблица из «Налоги & бухучет», 2021, № 69, с. 6.
В протоколе комиссии по соцстрахованию и в заявлении-расчете на получение финансирования от ФСС по е-больничным указываем новую нумерацию причин нетрудоспособности, а не ту, которая приведена в описании к соответствующей графе.
Мы же остановимся на такой причине нетрудоспособности в е-больничном, как временная нетрудоспособность в результате заболевания или травмы, которые не связаны с несчастным случаем на производстве и профзаболеванием.
Достаточно часто можно услышать вопрос: как в этом случае понять, получил работник непроизводственную травму или имел общее заболевание?
Нужно ли его опрашивать?
Ведь Порядок, утвержденный постановлением КМУ от 22.03.2001 № 270, обязывает работодателя расследовать несчастные случаи непроизводственного характера.
Ответ — нет, не нужно. Поскольку в е-боль-ничных невозможно определить, имел работник травму или общее заболевание, опрашивать работника и требовать от него объяснений не нужно. Ведь диагноз — это персональные данные работника.
Поэтому здесь имеем упрощение в сравнении с бумажными больничными.
выводы
- С 01.10.2021 формат уникального номера е-больничного изменен. Поэтому стало возможным определить, является ли больничный первичным или продлением по его номеру.
- Нумерацию причин нетрудоспособности в е-больничном вы определяете самостоятельно.
- С 1 октября е-больничный считается выданным через 7 календарных дней после даты его закрытия, а больничный по беременности и родам — через 7 дней после даты его открытия.
