Гибкий режим: применяем с пользой

Давайте знакомиться

Что такое гибкий режим рабочего времени? Это особая форма организации труда. Используя ее, работодатель имеет право установить для работника режим труда с саморегулированием времени начала, окончания и продолжительности рабочего времени в течение рабочего дня, при условии соблюдения последним нормы продолжительности рабочего времени.

Гибкий режим рабочего времени может быть альтернативой установлению работникам ненормируемого рабочего дня. Или же инструментом, который поможет разделить рабочий день на части.

При гибком режиме рабочее время работника делится на (1) фиксированное, (2) сменное время и (3) время перерыва для отдыха и питания.

Такое деление дает работнику возможность в пределах, установленных работодателем, выбирать ежедневное время начала и окончания рабочего дня или ежедневную продолжительность рабочего дня. Разбираемся с составляющими гибкого режима.

Время перерыва. Здесь все стандартно. Время перерыва для отдыха и питания — не более двух часов. Конкретное время, например, с 13:00 до 14:00, прописываем в приказе об установлении гибкого режима рабочего времени (письменном трудовом договоре (при наличии)).

Вместе с тем при гибком режиме допустимо разделить рабочий день на части, т. е. установить перерыв больше двух часов (см. примеры 1 и 2 ниже). Это разрешено п. 1 ч. 4 ст. 60 КЗоТ. Однако общая продолжительность работы не должна превышать установленную продолжительность рабочего дня.

Фиксированное время. Это время, в течение которого работник должен присутствовать на рабочем месте и исполнять свои должностные обязанности.

Оно необходимо для того, чтобы «состыковать» время работы работника, для которого установлен такой режим, с режимом работы других работников.

Если работник отсутствует на рабочем месте в фиксированное время без уважительных причин, это считается нарушением трудовой дисциплины.

На это обращает внимание Минэкономики в письме от 28.04.2021 № 4706-06/25564-07 (далее — письмо № 25564).

Пример 1. На предприятии есть потребность в обязательном присутствии кассира на рабочем месте с понедельника по пятницу с 08:00 до 10:00 и с 18:00 до 20:00.

В таком случае кассиру можно установить гибкий режим с разделением рабочего дня на части. Фиксированным будет время с 08:00 до 10:00 и с 18:00 до 20:00. Дальше в зависимости от объема работы и необходимой занятости работника определяем сменное время и время перерыва.

Сменное время. Это время, в течение которого работник на свое усмотрение определяет периоды работы в пределах установленной нормы продолжительности рабочего времени.

Рекомендуем это сделать. Иначе, если полностью дать волю работнику в определении времени работы, то он, например, сможет приходить на работу ночью (конечно, если есть доступ к рабочему месту) и требовать доплату за работу в ночное время.

Тем более, что с работодателя никто не снимал обязанность обеспечить учет отработанного времени и контроль за использованием рабочего времени работником (см. ч. 9 ст. 60 КЗоТ).

Отсюда делаем выводы: если трудовой распорядок на предприятии не предусматривает работу ночью и/или вам не нужно, чтобы работник с гибким режимом работал в ночное время, то период сменного времени целесообразно определять в пределах дневной продолжительности рабочего времени. На это обращает внимание Минэкономики в письме № 25564.

Также следует четко определить выходные дни, конечно, если у работника не суммированный учет рабочего времени и выходные дни определяются графиком выхода на работу.

Как и фиксированное, сменное время работы может идти «нарезкой».

Пример 2. Используя условия примера 1, допустим, что кассир на предприятие нужен на неполную занятость — 30 часов в неделю.

Фиксированное время у него 20 часов в неделю (5 дней в неделю по 4 часа (с 08:00 до 10:00 и с 18:00 до 20:00)). Следовательно, 10 часов (30 часов общая норма - 20 часов фиксированного времени) отдаем на сменное время.

Сменное время, например, можно установить так: с 10:00 до 13:00 и с 20:00 до 22:00. С 13:00 до 18:00 перерыв в работе между двумя частями рабочего дня (1 часть: фиксированное время с 08:00 до 10:00 + сменное время с 10:00 до 13:00, 2 часть: фиксированное время с 18:00 до 20:00 + сменное время с 20:00 до 22:00). То есть имеем разделение рабочего дня на части.

Дальше кассир на свое усмотрение будет определять периоды работы в пределах сменного времени и добавлять к фиксированному времени так, чтобы отработать установленную норму продолжительности рабочего времени 30 часов в неделю.

Работодатель со своей стороны все контролирует и учитывает!

Допустим, что возникла необходимость направить работника с гибким режимом в командировку. Он там также будет работать в сменное время как вздумается? Нет.

Это прямо предусмотрено ст. 60 КЗоТ. Однако советуем этот момент также зафиксировать в Положении о командировках, утвержденном на предприятии.

Заметим, что в зависимости от учета рабочего времени норма продолжительности рабочего времени может быть установлена работнику на день (по работнику ведется поденный учет рабочего времени), неделю (понедельный учет рабочего времени) или учетный период (суммированный учет рабочего времени).

Рассмотрим, как это работает.

Гибкий режим и норма

Ведение учета рабочего времени на предприятии осуществляет работодатель. Рассмотрим, как вариант учета рабочего времени влияет на применение гибкого режима рабочего времени.

Поденный учет. При поденном учете рабочего времени работник обязан придерживаться установленной продолжительности рабочего дня независимо от его начала, окончания и продолжительности перерыва на обед.

Пример 3. Для экономиста (пятидневная рабочая неделя с выходными днями в субботу и воскресенье) вводится гибкий режим рабочего времени с фиксированным временем с 09:00 до 13:00, сменным временем с 06:00 до 09:00 и с 14:00 до 22:00, с перерывом с 13:00 до 14:00. Учет рабочего времени — поденный. Полная занятость, 8-часовой рабочий день, пятидневная рабочая неделя.

Поскольку учет рабочего времени поденный, то каждый рабочий день работник должен отработать установленные 8 часов. При этом 4 часа, а именно с 09:00 до 13:00, он обязан быть на рабочем месте. Другие 4 часа распределяет как ему заблагорассудится. Например, может организовать свою работу таким образом:

— с 07:00 до 09:00 (2 часа, сменное время) + с 09:00 до 13:00 (4 часа, фиксированное время) + с 14:00 до 16:00 (2 часа, сменное время). В целом — 8 часов в день. Или

— с 09:00 до 13:00 (4 часа, фиксированное время) + с 14:00 до 16:00 (2 часа, сменное время) + с 20:00 до 22:00 (2 часа, сменное время). В целом — 8 часов в день.

Понедельный учет. При понедельном учете рабочего времени работник обязан придерживаться установленной нормы рабочего времени, например, 40 часов в неделю.

Пример 4. Для директора предприятия (пятидневная рабочая неделя с выходными днями в субботу и воскресенье) вводится гибкий режим рабочего времени с фиксированным временем работы в понедельник с 09:00 до 09:45, сменным временем работы в понедельник с 09:45 до 18:00, во вторник — пятницу — с 09:00 до 18:00, с перерывом с 13:00 до 14:00.

Учет рабочего времени — понедельный. Неполная занятость. Занимает 0,25 штатной единицы. Норма рабочего времени — 10 часов в неделю.

В соответствии с условием примера директор за неделю должен отработать установленные 10 часов. При этом в понедельник с 09:00 до 09:45 он должен быть на рабочем месте. Другое время, а именно 9 часов 15 минут, он распределяет в пределах сменного времени как ему заблагорассудится. Что это дает? Возможность легализовать присутствие на рабочем месте на протяжении дня, т. е. приходить на работу и подписывать документы, отправлять в банк/отчетность в течение сменного времени.

Зашел на 10 минут, подписал, ушел. Так и сложились по кусочкам положенные 10 рабочих часов в неделю. И никаких сверхурочных! Главное — «честно» ☺ все зафиксировать в табеле учета рабочего времени.

Суммированный учет. При суммированном учете рабочего времени работник должен отработать установленное в соответствии с законодательством количество рабочих часов в учетном периоде. Таким периодом может быть неделя, месяц, квартал, год и т. п.

Например, есть бухгалтер по заработной плате, у которого наибольшая загрузка работой случается два раза в месяц — в дни расчета зарплаты за первую и вторую половину месяца. Поэтому вместо ненормируемого рабочего дня ему можно предложить гибкий режим рабочего времени с суммированным учетом рабочего времени. Учетный период — календарный месяц. При таком режиме бухгалтер сможет в относительно свободные от работы дни работать меньше, а недоработанные часы перебросить на дни расчета зарплаты.

Пример 5. Для бухгалтера по заработной плате (выходные дни — суббота и воскресенье) вводится гибкий режим рабочего времени с фиксированным временем с 09:00 до 13:00, сменным временем с 06:00 до 09:00 и с 14:00 до 22:00, с перерывом с 13:00 до 14:00. Учет рабочего времени — суммированный с учетным периодом календарный месяц. Полная занятость, норма продолжительности рабочего времени на ноябрь 2021 года — 176 часов.

Весь ноябрь с понедельника по пятницу 4 часа, а именно с 09:00 до 13:00, работник обязан быть на рабочем месте. Другое время распределяет как ему заблагорассудится. Главное, чтобы в целом за ноябрь (учетный период) он отработал норму в 176 часов.

Интересный режим? Очень интересный! ☺.

А что с учетом и оплатой? Читаем дальше!

Учет и оплата

Введение гибкого режима рабочего времени не влечет за собой изменений в нормировании, оплате труда и не влияет на объем трудовых прав работников.

Как уже отмечалось выше, учет отработанного времени и контроль за его полным и рациональным использованием ведет работодатель.

Первичным документом по учету использования рабочего времени является Табель учета рабочего времени. Его типовая форма (№ П-5) утверждена приказом Госкомстата от 05.12.2008 № 489 (ср. ). В нем отражаем в общем порядке фактическое время работы работника с гибким режимом рабочего времени, в том числе ночные часы работы, часа работы в выходные, праздничные и нерабочие дни, сверхурочные часы.

Оплачиваем такое отработанное время по общим правилам.

Понравился гибкий режим? Тогда расскажем, как его ввести.

Вводим гибкий режим

Возможность, порядок и условия применения гибкого режима рабочего времени пропишите в Правилах внутреннего трудового распорядка, колдоговоре (при наличии).

Разработайте систему контроля и учета рабочего времени каждого сотрудника. Для этого можно смело применять соответствующие технические средства. Или же работники могут проставлять отметки о времени, когда они приходят/уходят с работы, или об отработанных часах в соответствующем журнале.

Отметим, что гибкий режим рабочего времени может устанавливаться:

— на определенный срок или бессрочно;

— во время приема на работу или позднее.

По общему правилу

То есть желательно, чтобы стороны согласовали между собой условия его применения (часы, которые относятся к сменному/фиксированному времени, порядок учета и оплаты часов работы, учетный период, срок, на который он вводится, и т. п.).

Далее работник подает работодателю заявление с просьбой установить ему гибкий режим, в котором указывает согласованную информацию относительно условий его применения.

Работодатель, в свою очередь, на основании заявления издает соответствующий приказ, в котором фиксирует конкретные сроки и условия применения гибкого режима. С приказом об установлении гибкого режима рабочего времени обязательно знакомим работника.

Внимание! Законодатель не обязывает заключать договор о работе с гибким режимом рабочего времени в письменной форме. Поэтому, если нет других причин, которые требуют именно письменной формы трудового договора (см. ч. 1 ст. 24 КЗоТ), то договор о работе с гибким режимом рабочего времени может быть заключен в устной форме и оформлен приказом о его установлении.

Заметим, что ввести гибкий режим рабочего времени работодатель может и по собственной инициативе в случае производственной необходимости. Поскольку здесь будет иметь место изменение существенных условий труда, то об изменении режима работы следует сообщить работникам не позднее чем за два месяца. Также не меньше чем за два месяца до введения такого режима работодатель обязан ознакомить работников с условиями и спецификой гибкого режима рабочего времени (п. 2 ч. 8 ст. 60 КЗоТ).

Если же гибкий режим устанавливаете по инициативе работодателя на время угрозы распространения эпидемии, пандемии и/или в случае возникновения угрозы вооруженной агрессии, чрезвычайной ситуации техногенного, природного или другого характера, то сроки уведомления работников сокращаются.

В таких форс-мажорных случаях с приказом об установлении гибкого режима рабочего времени ознакомляете работников в течение двух дней со дня его принятия, но до введения гибкого режима рабочего времени. Предписания ч. 3 ст. 32 КЗоТ о предупреждении за два месяца не применяете.

Внимание! Есть два случая, когда работодатель в одностороннем порядке может вернуть работника с гибкого режима рабочего времени на общий. И соблюдать требования об уведомлении за два месяца об изменении существенных условий труда ему не нужно будет. Это возможно в случае:

— производственно-технической необходимости и/или для выполнения неотложных или непредвиденных заданий. В такой ситуации работодатель может временно (на срок до 1 месяца в течение календарного года) применять к работникам, которым установлен гибкий режим рабочего времени, общий режим работы на предприятии (ч. 2 ст. 33 и ч. 5 ст. 60 КЗоТ);

— нарушения работником установленного гибкого режима рабочего времени. Тогда, кроме применения соответствующих дисциплинарных взысканий, работодатель имеет право перевести работника на общий режим работы. Такое право дано ему ч. 12 ст. 60 КЗоТ.

Всем ли предприятиям разрешено применять гибкий режим? Прямого запрета законодатель не устанавливает. Однако отмечает, что, как правило, гибкий режим рабочего времени не применяется:

— на непрерывно действующих предприятиях;

— при многосменной организации работы;

— в ситуации, когда такой режим нарушает требования к безопасным условиям труда работника;

— в иных случаях, когда выполнение обязанностей работником требует его присутствия в четко определенные правилами внутреннего трудового распорядка часы работы.

Однако, конечно, последнее слово здесь за работодателем.

А как вы думаете,

Можно или нет? Давайте посмотрим, что по этому поводу думает Минэкономики. В письме № 25564 ведомство приходит к выводу, что ст. 60 КЗоТ не содержит запрета устанавливать график работы с гибким режимом рабочего времени только в отдельные дни недели.

Так, например, работник может с понедельника по четверг работать в общем режиме, а в пятницу — на условиях гибкого режима рабочего времени. Поэтому все в ваших руках! Главное все документально зафиксировать.

Ну и в завершение статьи информация для размышлений. Если вам нужно, чтобы у работника была узаконенная возможность работать 24/7 и вам за это ничего не было, рекомендуем обратить внимание на такую форму организации труда, как дистанционная работа.

Ведь при дистанционной работе работник имеет возможность распределять рабочее время на свое усмотрение. При этом соблюдение нормы рабочего времени — это его, а не работодателя проблема.

Также можно совместить дистанционную работу с работой в офисе. Об этом читайте в «Налоги & бухучет», 2021, № 81, с. 20.