Офис в квартире учредителя

Оформляем пользование

Первое, с чего важно начать, размещая офис в квартире учредителя, так это юридически оформить с учредителем-физлицом отношения в части пользования квартирой под офис. Для этого подойдет и договор аренды, и договор ссуды. И первый, и второй заключают в письменной форме*. А если срок действия составляет 3 года и больше, то их придется удостоверить у нотариуса, а само право пользования квартирой — зарегистрировать (в части аренды этого требуют ст. 793 и 794 ГКУ, п. 2 ч. 1 ст. 4 Закона № 1952, а в части ссуды — ч. 3 ст. 828 ГКУ, п. 2 ч. 1 ст. 4 Закона № 1952). Но есть здесь и отличия, которые следует учитывать как юрлицу, так и учредителю.

* О сходствах и отличиях аренды и ссуды см. «Налоги & бухучет», 2019, № 58, с. 5.

Договор аренды. Договор аренды является оплатным. Такая плата может быть любой. Но помните: в базу обложения НДФЛ и ВС она попадает в сумме, указанной в договоре аренды, но не меньше минимальной суммы арендного платежа за полный или неполный месяц аренды, установленной местным советом для той или иной территории (п.п. 170.1.2 НКУ). То есть если арендная плата ниже минсуммы арендного платежа, НДФЛ и ВС рассчитывайте от минсуммы. Предприятие в этом случае будет выступать налоговым агентом учредителя-арендодателя. В 4ДФ доход от предоставления в аренду жилья показывают с признаком дохода «196».

А вот последствий по ЕСВ не будет (из-за того, что аренда по своей природе не является ни работами, ни услугами).

Начисленную сумму арендной платы предприятие включает в расходы периода (Дт 92 — Кт 685).

Договор ссуды. Договор ссуды предполагает бесплатное пользование имуществом, что прямо должно быть оговорено сторонами в договоре, или же это должно следовать из сути отношений между ними (ч. 2 чт. 827 ГКУ). Учитывая бесплатность пользования по договору ссуды, облагаемого дохода у учредителя-ссудодателя не возникает. Соответственно предприятию не придется удерживать НДФЛ и ВС (см. БЗ 103.04).

Что касается ЕСВ, то его не будет, поскольку доход физлицо не получало.

Правда, по договору ссуды, ввиду бесплатности пользования офисом, предприятие должно будет признавать доход (п. 5 НП(С)БУ 15) на уровне средней арендной платы, взимаемой при аренде подобного имущества за соответствующий период (Дт 92 — Кт 719 «Прочие доходы от операционной деятельности»).

А если с учредителем договор пользования квартирой под офис не заключать? В этом случае есть риск, что налоговики признают такие отношения арендными и накажут предприятие за неудержание НДФЛ и ВС (п. 125¹.1 НКУ), а также за неподачу информации в 4ДФ (п. 119.1 НКУ). Но это возможно только при условии, что местным советом установлена минимальная сумма арендного платежа.

А вот в части вопроса определения функционального использования жилой квартиры под офис как объекта аренды (также, вероятно, и ссуды) налоговики отписываются, что это не относится к их полномочиям (см. письмо ГНСУ от 19.03.2021 г. № 1074/ІПК/99-00-04-03-03-06). Хотя вопрос с функциональным использованием жилой квартиры под офис все-таки есть.

Нужен ли нежилой статус офису?

Если квартира используется под офис, возникает вопрос с переводом ее в нежилое помещение. Момент спорный.

Формально собственник может устроить офис в своей квартире. Лишь бы это не было промышленным производством чего-либо.

Да и госорганы с осуществлением перевода колеблются. Так, в письме от 08.06.2004 г. № 3841 Госпредпринимательства указывала, что для предоставления квартиры в аренду под офис ее необходимо перевести в нежилой фонд. Однако позднее в ее письме от 31.07.2007 г. № 5620 уже говорится, что жилое помещение вполне можно использовать в хозцелях (!) без упоминания о процедуре смены его назначения. Да и на самом деле ни один нормативно-правовой акт прямо не обязывает в этом случае переводить жилые помещения в нежилые.

Правда, при этом должностным лицам юрлица, как и самому владельцу квартиры, может грозить админштраф за нарушение правил пользования жилыми домами и жилыми помещениями (ст. 150 КоАП). Однако штраф небольшой — от 3 до 7 ннмдг (51 — 119 грн) для должностных лиц и от 1 до 3 ннмдг (17 — 51 грн) для владельца. Его уполномочены применять админкомиссии при исполкомах горсоветов.

К тому же учредитель должен быть готов к коммуналке по хозсубъектным тарифам. ВС на этот счет для физлиц делает не совсем радужные выводы, признавая, что если в жилом помещении расположен офис юрлица, необходимо применять тарифы как для хозсубъекта. Несмотря на то, что помещение не выведено из жилого фонда (см. постановление ВСУ от 23.11.2016 г. по делу № 686/9639/15-ц // reyestr.court.gov.ua/Review/63049485).

Форма № 20-ОПП

На арендованную/полученную в ссуду квартиру под офис следует подать ф. № 20-ОПП. Сделать это необходимо в течение 10 рабочих дней после оформления договора аренды/ссуды с физлицом-учредителем.

Если квартира учредителя переоборудована под офис и там фактически осуществляется хоздеятельность, предприятие в графе 3 ф. № 20-ОПП информацию о квартире указывает в соответствии с функциональным назначением помещения «378» — офис.

Дальше смотрим на вид права для квартиры, проставляемый в графе 10: так как квартира арендуется у учредителя, указываем код вида права «7» (долгосрочное пользование, аренда) или «8» (краткосрочное пользование, аренда или наем). Таким же образом указывается вид права в случае, когда квартира в соответствии с договором между учредителем и предприятием находится в общем пользовании (см. рис. ниже).

Правда, если офис-квартира учредителя является основным местом учета юрлица (его юрадресом), то налоговики хотят, чтобы ф. № 20-ОПП с информацией о такой квартире как об объекте обложения была подана в течение 10 рабочих дней после проведения госрегистрации юрлица (см. БЗ 116.11). С чем мы не согласны. Если в квартире фактически не осуществляется деятельность, ф. № 20-ОПП можно не подавать (см. «Налоги & бухучет», 2020, № 94, с. 21).

Налог на недвижимость

Согласно п.п. 266.4.3 НКУ как общегосударственные, так и местные льготы по налогу на недвижимость для физлиц не применяются к объектам налогообложения, которые используются их собственниками с целью получения доходов (сдаются в аренду, лизинг, ссуду).

Поэтому учредитель, который сдает собственную квартиру своему предприятию в аренду/ссуду, теряет свое право уменьшить объект обложения налогом на недвижимость на «квартирные» 60 кв. м или «смешанные» 180 кв. м (если у физического лица — учредителя в собственности одновременно находятся квартира и дом) (см. п.п. 266.4.1 НКУ).

Налоговики настаивают на уплате налога на недвижимость когда предприятие только регистрируется по адресу учредителя, даже без фактического размещения в ней офиса (см. БЗ 106.05). Подробнее см. «Налоги & бухучет», 2020, № 91, с. 16.

Покупки в офис-квартиру

Используя квартиру учредителя под офис, предприятие вполне может покупать туда оргтехнику (компьютеры, сканеры, принтеры и пр.), мебель, необходимую для размещения офисного персонала, и прочие предметы офисного интерьера. С такими покупками у учредителя проблем быть не должно. Все купленное предприятие учитывает как собственные активы, предназначенные для хоздеятельности: в составе ОС, МНМА или МБП (подробнее см. «Компьютерная техника в офисе»).

По окончании аренды/ссуды такое офисное имущество должно съехать с квартиры. К собственнику-учредителю оно отношения не имеет.

Другое дело, если предприятие, используя квартиру под офис, устанавливает в ней неотделимое оборудование, такое как кондиционер, домофон или сигнализацию. Или приобретает бытовую технику (телевизор, холодильник, микроволновку и кофемашину). Не станут ли налоговики при проверке расценивать это как допблаго учредителя, а предприятию приписывать начисление НДФЛ и ВС?

Здесь все зависит от того, (1) останутся ли после аренды такие офисные улучшения в квартире учредителя и (2) будет учредитель компенсировать их стоимость или нет.

Даже в том случае, если предприятие провело улучшения квартиры-офиса без согласия учредителя и эти улучшения нельзя отделить, а предприятие не вправе рассчитывать на компенсацию таких улучшений (ст. 778 ГКУ).

В таком случае учредитель фактически бесплатно получает бытовую технику или улучшенный объект аренды/ссуды в виде допблага (п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ). И доход придется облагать НДФЛ и ВС.

Правда, считаем, доход возникнет только в момент возврата квартиры учредителю и в размере стоимости оставленных в ней офисных предметов (улучшений) с учетом их износа.

Поскольку доход будет в неденежной форме, НДФЛ придется начислить с учетом натурального коэффициента 1,219512, установленного п. 164.5 НКУ. Сумма начисленного и выплаченного арендодателю дохода с учетом «натурального» коэффициента должна быть указана в разделе I приложения 4ДФ с признаком дохода «126» (см. БЗ 103.25). А вот для расчета ВС при неденежном доходе законодательство не предусматривает каких-либо коэффициентов (см. БЗ 126.05).

ЕСВ не будет, поскольку доход получен не в рамках трудовых отношений и не за работы/услуги.