Значение подписи в накладной (акте)

Накладная (акт) без подписи: есть ли идентификация?

Обычно здесь речь идет о ситуациях, когда товары продавцом не передаются непосредственно покупателю, а отправляются разным транспортом, а также почтовыми отправлениями.

Напомним: ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете установлено, что первичные документы, составленные в бумажной (или в электронной) форме, должны иметь такие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления; название предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения; должности лиц, ответственных за осуществление хозоперации и правильность ее оформления. А также личную подпись или (!) другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозоперации.

В этой ситуации нас интересует именно последний из перечисленных обязательных реквизитов: «подпись или другие данные…»*. Думаем, что в данном случае (когда товары отправляются покупателям по почте или иным образом) при отсутствии на расходной накладной подписи получателя ее могут заменить другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, получающее товары. Конечно, наличие на расходной накладной подписи получателя очень желательно, но всегда ли ее отсутствие будет основанием для непризнания документа (расходной накладной или акта) первичным?

* Напомним: наличие печати на первичных документах (расходных накладных, актах и т. п.) не является обязательным. Подробнее об этом читайте в «Налоги & бухучет», 2021, № 27, с. 14.

Для идентификации иногда может быть достаточно указать в расходной накладной/акте фамилию, имя и отчество (Ф. И. О.), если получатель — обычное физлицо. А если получатель — субъект хозяйствования, также еще должность** или статус (если получатель, например, ФЛП) лица, которое представляет получателя, или самого получателя. Например, в постановлении Второго апелляционного админсуда от 19.02.2021 г. по делу № 520/10771/2020 (reyestr.court.gov.ua/Review/95004994), рассматривая похожую проблему, судьи отметили, что на актах хотя и отсутствуют подписи, но были указаны должности лиц, имеющих право подписывать первичный документ, а также их фамилии и инициалы. Далее судьи, сославшись на упомянутую ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете, педалируют именно фразу «или (!) другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции». Опираясь на эту фразу, судьи делают вывод, что

** Должность — это отдельный обязательный реквизит первичного документа, и этот реквизит вместе с Ф. И. О. помогает идентифицировать участника хозяйственной операции.

А потому отсутствие подписи должностного лица и печати предприятия не может свидетельствовать о наличии недостатков в заполнении первичных документов!.. Подробнее об этом читайте в нашем комментарии к постановлению в «Налоги & бухучет», 2021, № 38, с. 5.

Здесь стоит напомнить абз. 9 ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Там указано, что несущественные недостатки в документах, которые содержат сведения о хозоперации, не являются основанием для непризнания хооперации, при условии, что такие недостатки не препятствуют возможности идентифицировать лицо, участвовавшее в хозоперации, и содержат сведения о дате составления документа, названии предприятия, от имени которого составлен документ, содержании и объеме хозяйственной операции и т. п. Полагаем, с учетом этой нормы такие расходные накладные (и акты) тоже могут считаться первичными документами и вопросов с непризнанием операции налоговики здесь поднимать не должны. Тем более, что подпись одной стороны (продавца) в документах есть. Но!

Но акцентируем внимание читателей на том, что изложенный выше подход — либеральный. В «Налоги & бухучет», 2021, № 27, с. 16, рассматривая ситуации с разными недостатками первички, мы, опираясь на позицию налоговиков, отмечали, что акт произведенных работ без подписи одной из сторон хозоперации нельзя считать полноценным первичным документом. Поэтому продавцу спокойнее будет, если покупатели ему будут возвращать подписанные накладные (акты)***. В то же время даже в строительстве допускается подписание акта только одной стороной. В ст. 882 ГКУ указано, что такой акт может быть признан судом недействительным лишь в случае, если мотивы отказа другой стороны от подписания акта признаны судом обоснованными.

*** А покупатель может решать вопрос с отсутствием первички или с некорректной первичкой путем составления самоакта (подробнее о самоакте читайте там же).

К тому же факт отправки (и получения покупателем) товара обычно продавец сможет подтвердить другими документами — в зависимости от способа отправки товара. Если товары отправляются каким-то видом транспорта, то здесь подтверждением будут ТТН, авианакладная, грузовая (багажная) квитанция и т. п. По большей части сами эти перевозочные документы являются первичными. Но хватит ли для целей списания/оприходования товаров только их?

Недавно в письме ГНСУ от 25.06.2021 г. № 2533/ІПК/99-00-21-02-02-06 налоговики отвечали на вопрос, можно ли не составлять расходную накладную, когда есть ТТН? Письмо изобилует цитатами из нормативов, а ответ не очень четкий. Налоговики в конце высказались, что одни первичные документы не могут заменять другие, которые являются другими по сущности и форме, если это не предусмотрено Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете (утверждено приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88). То есть скорее этот ответ следует воспринимать как отрицательный. Ну а в самом финале письма налоговики по привычке перевели стрелки на Минфин...

Почтовые поставки

Если доставка — «Новой почтой» или подобными службами, то подтверждением получения товара покупателем может быть его подпись на экспресс-накладной. С этим согласны и суды, см. определение Харьковского апелляционного админсуда от 17.05.2016 г. по делу № 818/13/16 (reyestr.court.gov.ua/Review/57869057)****.

**** Определением ВАСУ от 16.05.2017 г. № К/800/27543/16 кассационная жалоба налоговиков по этому делу была отклонена (reyestr.court.gov.ua/Review/66647739).

Относительно подтверждения документами «Новой почты», «Деливери» и других служб доставки факта транспортировки товара см. также постановление ВС от 29.05.2020 г. по делу № 808/1484/16 (reyestr.court.gov.ua/Review/89544328). В то же время

Поскольку она не содержит конкретных данных о товаре (обычно в ней есть только данные об общем весе отправления, количестве мест и пр.). Налоговики здесь могут заявить, что продавец списал один товар, а отправил другой…

А «Новая почта» и другие подобные операторы ТТН на такие отправления не составляют. Ведь эти службы доставки внесены в Госреестр операторов почтовой связи, а Правила перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине (утвержденные приказом Минтранса от 14.10.97 г. № 363) не регламентируют правила перевозки почты. Поэтому при отправке товара «Новой почтой» и т. п. продавцы обычно вкладывают в отправление расходные накладные/акты. Но нередко эти документы покупателями не возвращаются, и возникают проблемы с первичкой.

Если вы отправляете товары «Новой почтой», можно решить такие проблемы, воспользовавшись дополнительными услугами. Например, в п.п. 14.1.5 Условий предоставления услуг Новой почтой***** есть услуга «Возвратная доставка подтипов документов». Она предусматривает возврат Отправителю тех подтипов документов (доверенность, экспресс-накладная, ТТН государственного образца, расходная накладная), которые были указаны во время оформления отправления. Забор документов осуществляется у Получателя во время передачи отправления и является обязательным условием выдачи отправления. Услуга недешевая — от 20 до 50 грн.

***** См. на сайте Новой почты: novaposhta.ua/uploads/misc/doc/Terms_of_Service.pdf

Еще в п.п. 14.1.7 упомянутых Условий… есть услуга «Контроль подписи документов». Предусматривает возврат Отправителю документов, подписанных Получателем под контролем представителя ООО «Новая почта» (стоит 5 грн).

Думаем, эти дополнительные услуги решили бы для продавца, который работает через Новую почту, рассматриваемую нами проблему.

Насколько серьезны последствия?

А теперь посмотрим: если по этому поводу к продавцу прицепятся налоговики, то какие неприятности они смогут причинить? Не признать списанные расходы под реализации, которые были по таким «неполноценным» накладным (актам), они отдельно не смогут. Ведь тогда им придется также не признать и отраженные продавцом от таких реализаций доходы. Что-то выкрутить в части НДС им тоже вряд ли удастся — ведь непризнание такой поставки в итоге может привести к сторнированию начисленных продавцом обязательств по НДС. А признать такую операцию нехозяйственной, чтобы применить п. 198.5 НКУ и доначислить компенсационный НДС по товарам и услугам, которые были связаны с такими реализациями, думаем, у них не получится. Здесь некоторые проблемы скорее могут возникнуть у покупателя, если он — хозсубъект. Но он, думаем, сможет доказать факт получения товаров (в т. ч. поставить подпись на своем экземпляре накладной или акте либо составить самоакт) и отстоять свои расходы и налоговый кредит (если он — плательщик НДС).

Итак, отсутствие подписи получателя на документе теоретически может доставить проблемы.

Ведь судебная практика свидетельствует, что ошибки в оформлении первичных документов и даже их отсутствие не являются основанием для выводов об отсутствии хозоперации, если из других данных следует, что фактическое движение активов или изменения в собственном капитале или обязательствах плательщика имели место (см., например, определение ВАСУ от 05.07.2017 г. по делу № 813/5455/14, постановление ВС от 13.02.2018 г. № 820/1975/17). Подробнее читайте в «Налоги & бухучет», 2020, № 55, с. 21. То есть отсутствие подписи получателя на накладной/акте не будет здесь определяющим фактором, если у плательщика есть другие доказательства того, что товар фактически был получен покупателем. При возникновения проблем обратитесь к покупателю, чтобы он подтвердил факт получения товара (в т. ч. подписал накладную/акт или хотя бы акт сверки и т. п.).

Таким образом, обычно такие ситуации «не летальны», но будьте готовы доказать факт реальности операций поставки.