Накладна (акт) без підпису: чи є ідентифікація?
Переважно тут мова йде про ситуації, коли товари продавцем не передаються безпосередньо покупцю, а відправляються різним транспортом, а також поштою.
Нагадаємо, що ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік установлено, що первинні документи, складені у паперовій (або в електронній) формі, повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру госпоперації; посади осіб, відповідальних за здійснення госпоперації і правильність її оформлення. А також: особистий підпис або (!) інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації.
У цій ситуації нас цікавить саме останній з перелічених обов’язкових реквізитів «підпис або інші дані…»*. Гадаємо, що в цьому випадку (коли товари відправляються покупцям поштою або іншим чином) за відсутності на видатковій накладній підпису отримувача її можуть замінити інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка отримує товари. Звісно, наявність на видатковій накладній підпису одержувача дуже бажана, але чи завжди його відсутність буде підставою для невизнання документа (і, зокрема, видаткової накладної або акта) первинним?
* Нагадаємо, що наявність печатки на первинних документах (видаткових накладних, актах тощо) не є обов’язковою. Детальніше читайте про це в «Податки & бухоблік», 2021, № 27, с. 14.
Для ідентифікації подеколи може бути достатньо зазначити у видатковій накладній/акті прізвище, ім’я та по батькові (П. І. Б.), якщо одержувач — звичайна фізособа. А якщо одержувач — суб’єкт господарювання: також ще посаду** чи статус (якщо одержувач, наприклад, ФОП) особи, яка представляє одержувача, або самого одержувача. Наприклад, у постанові Другого апеляційного адмінсуду від 19.02.2021 р. у справі № 520/10771/2020 (reyestr.court.gov.ua/Review/95004994), розглядаючи схожу проблему, судді зазначили, що на актах хоча й відсутні підписи, але були зазначені посади осіб, які мають право підписувати первинний документ, а також їх прізвища та ініціали. Далі судді пославшись на згадану ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, педалюють саме фразу «або (!) інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції». І, спираючись на цю фразу, судді роблять висновок, що
** Посада — це окремий обов’язковий реквізит первинного документа, і цей реквізит разом із П. І. Б. допомагає ідентифікувати учасника господарської операції.
наявність посади, прізвища та ініціалів особи, яка брала участь у здійсненні господарської операції, є достатніми для її ідентифікації
А тому відсутність підпису посадової особи та печатки підприємства не може свідчити про наявність недоліків у заповненні первинних документів!.. Детальніше читайте в нашому коментарі до цієї постанови в «Податки & бухоблік», 2021, № 38, с. 5.
Тут варто нагадати абз. 9 ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. Там зазначено, що неістотні недоліки в документах, що містять відомості про госпоперацію, не є підставою для невизнання госпоперації, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні та операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо. Гадаємо, з урахуванням цієї норми, такі видаткові накладні (та акти) теж можуть вважатись первинними документами і питань з невизнанням операції податківці тут піднімати не повинні. Тип паче, що підпис однієї сторони (продавця) у документах є. Але!
Але акцентуємо увагу читачів, що викладений вище підхід — ліберальний. У «Податки & бухоблік», 2021, № 27, с. 16, розглядаючи ситуації з різними недоліками первинки та спираючись на позицію податківців, ми наголошували, що акт виконаних робіт без підпису однієї зі сторін госпоперації не можна вважати повноцінним первинним документом. Тож продавцю спокійніше буде, якщо покупці йому повертатимуть підписані накладні (акти)***.
*** А покупець може вирішувати питання з відсутністю первинки або з некоректною первинкою шляхом складання самоакта (докладніше щодо самоакта читайте там же).
Водночас навіть у будівництві допускається підписання акта лише однією стороною. У ст. 882 ЦКУ зазначено, що такий акт може бути визнаний судом недійсним лише у разі, якщо мотиви відмови другої сторони від підписання акта визнані судом обґрунтованими.
До того ж факт відправлення (та отримання покупцем) товару зазвичай продавець зможе підтвердити іншими документами — залежно від способу відправлення товару. Якщо товари відправляються якимось видом транспорту, то тут підтвердженням буде ТТН, авіанакладна, вантажна (багажна) квитанція тощо. Здебільшого самі ці перевізні документи є первинними. Але чи вистачить для цілей списання/оприбуткування товарів лише їх?
Нещодавно у листі ДПСУ від 25.06.2021 р. № 2533/ІПК/99-00-21-02-02-06 податківці відповідали на запитання, чи можна не складати видаткову накладну, коли є ТТН? Лист рясніє багатьма цитатами з нормативів, а відповідь не надто чітка. Податківці наприкінці висловилися, що одні первинні документи не можуть замінювати інші, які є іншими за сутністю та формою, якщо це не передбачено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (затверджено наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88). Тобто, скоріше, цю відповідь слід сприймати, як негативну. Ну, а в самому фіналі листа податківці за звичкою перевели стрілки на Мінфін...
Поштові постачання
Якщо доставка — «Новою поштою» чи подібними операторами, то підтвердженням отримання товару покупцем може бути його підпис на експрес-накладній. Із цим згодні і суди, див., наприклад, ухвалу Харківського апеляційного адмінсуду від 17.05.2016 р. у справі № 818/13/16 (reyestr.court.gov.ua/Review/57869057).****
**** Ухвалою ВАСУ від 16.05.2017 р. № К/800/27543/16 касаційна скарга податківців у цій справі була відхилена (reyestr.court.gov.ua/Review/66647739).
Щодо підтвердження документами «Нової пошти», «Делівері» та інших служб доставки факту транспортування товару див. також постанову ВС від 29.05.2020 р. у справі №808/1484/16 (reyestr.court.gov.ua/Review/89544328). Водночас
експрес-накладна «Нової пошти» (й інших подібних поштових операторів) з посиланням на ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік може не визнаватися первинним документом,
оскільки вона не містить конкретних даних про товар (зазвичай у ній є лише дані про загальну вагу відправлення, кількість місць тощо). І податківці тут можуть заявити, що продавець списав один товар, а відправив інший…
А «Нова пошта» та інші подібні оператори ТТН на такі відправлення не складають. Адже ці служби доставки внесені до Держреєстру операторів поштового зв’язку, а Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні (затверджені наказом Мінтрансу від 14.10.97 р. № 363) не регламентують правила перевезення пошти. Тому при відправленні товару «Новою поштою» тощо продавці укладають у відправлення видаткові накладні/акти. Але нерідко ці документи покупцями не повертаються, і виникають проблеми з первинкою.
Якщо ви відправляєте товари «Новою поштою», можна вирішити такі проблеми, скориставшись додатковими послугами. Наприклад, у п.п. 14.1.5 Умов надання послуг «Новою поштою»***** є послуга «Зворотна доставка підтипів документів». Вона передбачає повернення Відправнику тих документів (довіреність, експрес-накладна, ТТН державного зразка, видаткова накладна), які були вказані під час оформлення відправлення. Забір документів здійснюється в Одержувача під час передачі відправлення і є обов’язковою умовою видачі відправлення. Послуга недешева: 20 — 50 грн.
***** Див. на сайті «Нової пошти»: novaposhta.ua/uploads/misc/doc/Terms_of_Service.pdf
Ще у п.п. 14.1.7 згаданих Умов… є послуга «Контроль підпису документів». Передбачає повернення Відправнику документів, які були підписані Одержувачем під контролем представника ТОВ «Нова пошта» (коштує 5 грн).
Гадаємо, ці додаткові послуги вирішили б для продавця (відправника), який працює через «Нову пошту», розглянуту нами проблему.
Наскільки серйозні наслідки?
А тепер давайте подивимось, якщо з цього приводу до продавця причепляться фіскально налаштовані податківці, то які неприємності вони можуть накоїти. Не визнати списані витрати під реалізації, що були за такими «неповноцінними» накладними (актами), вони окремо не зможуть. Адже тоді їм доведеться також не визнати і відображені продавцем від таких реалізацій доходи. Щось викрутити в частині ПДВ їм теж навряд чи вдасться — адже невизнання такого постачання у підсумку може призвести до сторнування нарахованих продавцем зобов’язань з ПДВ. А визнати таку операцію негосподарською, щоб застосувати п. 198.5 ПКУ і донарахувати компенсаційний ПДВ за товарами та послугами, що були пов’язані з такими реалізаціями, гадаємо, у них не вийде. Тут деякі проблеми, скоріше, можуть виникнути у покупця, якщо він — госпсуб’єкт. Але він, гадаємо, зможе довести факт отримання товарів (у тому числі поставити підпис на своєму екземплярі накладної чи акта або скласти самоакт) і відстояти свої витрати й податковий кредит (якщо він — платник ПДВ).
Отже, відсутність підпису одержувача на документі теоретично може додати проблем.
Але чи будуть тут у фіскалів підстави для визнання операції (угоди) відсутньою?
Адже судова практика свідчить, що помилки в оформленні первинних документів і навіть їх відсутність не є підставою для висновків про відсутність госпоперації, якщо з інших даних виходить, що фактичний рух активів або зміни у власному капіталі чи зобов’язаннях платника мали місце (див., наприклад, ухвалу ВАСУ від 05.07.2017 р. у справі № 813/5455/14, постанову ВС від 13.02.2018 р. № 820/1975/17). Детальніше читайте в «Податки & бухоблік», 2020, № 55, с. 21. Тобто відсутність підпису одержувача на накладній/акті не буде тут визначальним фактором, якщо у платника є інші докази того, що товар фактично був отриманий покупцем. У разі виникнення проблем зверніться до покупця, щоб він підтвердив факт отримання товару (у тому числі підписав накладну/акт або хоча б акт звірки тощо).
Отже, зазвичай такі ситуації «не летальні», але будьте готові довести факт реальності операцій постачання.
