Работник купил ноутбук за границей: как учесть?

Покупка за наличку

Прежде всего, ответим на вопрос: может ли работник за границей приобрести товар за наличную валюту и предоставить о понесенных расходах авансовый отчет?

Увы, должны предупредить: купить товар для нужд предприятия за границей за наличную валюту не получится. Это прямое нарушение валютного законодательства. Ведь совершая (как подотчетное лицо) для предприятия любые покупки за границей, работник действует не от своего имени, а от имени предприятия. Поэтому осуществление такой покупки за границей будет считаться обычной текущей торговой внешнеэкономической операцией между предприятием и нерезидентом. А расчеты с нерезидентами по внешнеэкономическим операциям согласно требований валютного законодательства должны осуществляться только безналичным способом через уполномоченные банки (ч. 1 ст. 7 Закона о валюте*, п. 31 Положения № 2**, п. 16 Положения № 5***).

* Закон Украины «О валюте и валютных операциях» от 21.06.2018 № 2473-VIII.

** Утверждено постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 № 2.

*** Утверждено постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 № 5.

Ответственность. Иначе, если подотчетник за границей совершит покупку за наличку, то за нарушение порядка проведения расчетов:

— предприятию грозит штраф в размере 25 % суммы операции, проведенной с нарушением валютного законодательства, пересчитанной в гривни по курсу НБУ на день осуществления операции (ч. 1 ст. 15 Закона о валюте; п. 5 штрафного Порядка № 524****). Такой штраф может налагаться в течение 6 месяцев со дня выявления нарушения, но не позднее 3-х лет со дня его совершения. Причем п. 6 Порядка № 524 предусмотрено, что такой штраф может применяться, в том числе, и по результатам фактических проверок, на которые, напомним, действующий проверочный мораторий не распространяется (п.п. 69.2 подразд. 10 разд. ХХ НКУ; подробнее о моратории на проверки см. «Налоги & бухучет», 2022, № 22). Хотя, по правде, это незаконно, поскольку проведение фактических проверок по вопросам контроля валютного законодательства ст. 80 НКУ вообще не предусмотрено;

**** Порядок применения налоговыми органами мер воздействия в виде штрафных санкций к юридическим лицам (кроме уполномоченных учреждений) за нарушение требований валютного законодательства, утвержденный постановлением КМУ от 26.05.2021 № 524.

— должностным лицам предприятия — админштраф в размере от 1000 до 3000 ннмдг, т. е. от 17000 до 51000 грн (ст. 162¹ КУоАП).

Подробнее о штрафах за нарушения валютного законодательства см. «Налоги & бухучет», 2021, № 47, с. 8.

Покупка с личной (зарплатной) карточки

А если работник оплатит покупку за границей с личной (зарплатной) платежной карточки (ЛПК)?

Нужно заметить, что прямого запрета на осуществление такой операции в валютном законодательстве нет. Валютным законодательством разрешено осуществлять расчеты по ВЭД-договорам с помощью электронных платежных средств. Но только при условии, если операция по одному ВЭД-договору в один операционный день не превышает незначительный размер (п.п. 2 п. 109 Положения № 5, п. 32¹ Положения № 2).

Напомним: незначительный размер операции — это сумма, не превышающая эквивалента 400 тыс. грн; пересчет осуществляют по курсу НБУ на дату валютной операции (п.п. 2 п. 2 Положения № 2, п.п. 7 п. 2 Положения № 5, ст. 20 Закона Украины от 06.12.2019 № 361-IX). При этом операции незначительного размера под валютный надзор вообще не попадают (п.п. 1 п. 22 Положения № 5, п.п. 1 п. 14³ постановления Правления НБУ от 24.02.2022 № 18).

Правда, некоторое опасение может вызывать тот факт, что платежная карточка — работника и оплата по ВЭД-договору осуществляется с банковского (карточного) счета работника, а не предприятия.

Однако в то же время требования п. 16 Положения № 5 — о расчетах по ВЭД-операциям исключительно через счета в банках — расчет ЛПК не нарушает. К тому же п. 118 Положения № 5 прямо не запрещает физлицам совершать зарубежные покупки. Да и п.п. 8 п. 14 постановления Правления НБУ от 24.02.2022 № 18 разрешено осуществлять расчеты (оплату стоимости товаров, работ, услуг) за границей с использованием электронных платежных средств. Поэтому, считаем, что подотчетный вариант в этом случае возможен, и предприятие может компенсировать работнику расходы по авансовому отчету.

Правда, для этого важно иметь подтверждение, что работник действовал от имени предприятия и по его поручению. То есть, чтобы документы были оформлены нерезидентом именно на предприятие и в платежных документах (или в документах на товар) было указано, что оплата была именно за предприятие согласно договору (инвойсу). А также, чтобы в платежном документе фигурировала оплата карточкой, а не за наличку.

В учете операции отразятся так:

Таблица 1. Приобретение работником ноутбука за границей

Покупка ноутбука у работника

А что если работник за границей совершил все-таки покупку за наличность и приобрел ноутбук за имеющуюся у него наличную валюту или наличку, снятую с платежной карточки? В таком случае

То есть предприятие может купить у работника ноутбук, приобретенный им за границей.

Договорившись о сумме компенсации, предприятие на зарплатную карточку работника перечислит гривни. Правда, в таком случае с компенсируемой суммы придется удержать НДФЛ (по ставке 18 %*****) и ВС (по ставке 1,5 %). Поэтому, чтобы возместить работнику всю потраченную сумму, эти налоги можно заложить в сумму компенсации, применив к ней следующий коэффициент (К):

К = 100 : (100 - Сн - С_ВС),

где Сн — ставка НДФЛ;

С_ВС — ставка ВС.

И установить сумму компенсации с учетом этого коэффициента.

***** Как поясняют налоговики, доход от продажи движимого имущества облагается НДФЛ по ставке 5 % только при условии оценки этого имущества (п. 173.1 НКУ), в частности, при продаже автомобиля, мопеда, мотоцикла. В противном случае, если оценка не проведена, доход от продажи движимого имущества облагается НДФЛ по ставке 18 % (письмо ГФСУ от 01.06.2017 № 441/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

В учете операции отразятся так:

Таблица 2. Покупка ноутбука у работника

Либо можно поступить иначе: коэффициент не применять, а чтобы возместить потери работника на удержание налогов (12800 грн х (18 % + 1,5 %) = 2496 грн), оказать работнику матпомощь. Напомним, что в 2022-м сумма нецелевой матпомощи, не облагаемой НДФЛ и ВС, составляет 3470 грн (п.п. 170.7.3 НКУ). Подробнее о ней см. «Налоги & бухучет», 2021, № 48, с. 50.