Працівник купив ноутбук за кордоном: як облікувати?

Придбання за готівку

Передусім, відповімо на запитання: чи може працівник за кордоном придбати товар за готівкову валюту і надати про понесені витрати авансовий звіт?

На жаль, повинні попередити: купити товар для потреб підприємства за кордоном за готівкову валюту не вийде. Це пряме порушення валютного законодавства. Адже здійснюючи (як підзвітна особа) для підприємства будь-які покупки за кордоном, працівник діє не від свого імені, а від імені підприємства. Тому здійснення такого придбання за кордоном вважатиметься звичайною поточною торговельною зовнішньоекономічною операцією між підприємством і нерезидентом. А розрахунки з нерезидентами за зовнішньоекономічними операціями згідно з вимогами валютного законодавства повинні здійснюватися тільки безготівковим способом через уповноважені банки (ч. 1 ст. 7 Закону про валюту*, п. 31 Положення № 2**, п. 16 Положення № 5***).

* Закон України «Про валюту і валютні операції» від 21.06.2018 № 2473-VIII.

** Затверджено постановою Правління НБУ від 02.01.2019 № 2.

*** Затверджено постановою Правління НБУ від 02.01.2019 № 5.

Відповідальність. Інакше, якщо підзвітник за кордоном здійснить придбання за готівку, то за порушення порядку проведення розрахунків:

— підприємству загрожує штраф у розмірі 25 % суми операції, проведеної з порушенням валютного законодавства, перерахованої в гривні за курсом НБУ на день здійснення операції (ч. 1 ст. 15 Закону про валюту; п. 5 штрафного Порядку № 524****). Такий штраф може накладатися протягом 6 місяців з дня виявлення порушення, але не пізніше за 3 роки з дня його вчинення. Причому п. 6 Порядку № 524 передбачено, що такий штраф може застосовуватися, у тому числі, й за результатами фактичних перевірок, на які, нагадаємо, чинний перевірочний мораторій не поширюється (п.п. 69.2 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ; детальніше про мораторій на перевірки см. «Податки & бухоблік», 2022, № 22). Хоча, правду кажучи, це незаконно, оскільки проведення фактичних перевірок з питань контролю валютного законодавства ст. 80 ПКУ взагалі не передбачено;

**** Порядок застосування податковими органами заходів впливу у вигляді штрафних санкцій до юридичних осіб (крім уповноважених установ) за порушення вимог валютного законодавства, затверджений постановою КМУ від 26.05.2021 № 524.

— посадовим особам підприємства — адмінштраф у розмірі від 1000 до 3000 нмдг, тобто від 17000 до 51000 грн. (ст. 162¹ КУпАП).

Детальніше про штрафи за порушення валютного законодавства див. «Податки & бухоблік», 2021, № 47, с. 8.

Придбання з особистої (зарплатної) картки

А якщо працівник оплатить придбання за кордоном з особистої (зарплатної) платіжної картки (ОПК)?

Треба зауважити, що прямої заборони на здійснення такої операції у валютному законодавстві немає. Валютним законодавством дозволено здійснювати розрахунки за ЗЕД-договорами за допомогою електронних платіжних засобів. Але тільки за умови, якщо операція за одним ЗЕД-договором в один операційний день не перевищує незначного розміру (п.п. 2 п. 109 Положення № 5, п. 32¹ Положення № 2).

Нагадаємо: незначний розмір операції — це сума, що не перевищує еквіваленту 400 тис. грн; перерахунок здійснюють за курсом НБУ на дату валютної операції (п.п. 2 п. 2 Положення № 2, п.п. 7 п. 2 Положення № 5, ст. 20 Закону України від 06.12.2019 № 361-IX). При цьому операції незначного розміру під валютний нагляд узагалі не потрапляють (п.п. 1 п. 22 Положення № 5, п.п. 1 п. 14³ постанови Правління НБУ від 24.02.2022 № 18).

Щоправда, деяке побоювання може викликати той факт, що платіжна картка — працівника й оплата за ЗЕД-договором здійснюється з банківського (карткового) рахунку працівника, а не підприємства.

Проте водночас вимоги п. 16 Положення № 5 — про розрахунки за ЗЕД-операціями виключно через рахунки в банках — розрахунок ОПК не порушує. До того ж п. 118 Положення № 5 прямо не забороняє фізособам здійснювати зарубіжні покупки. Та і п.п. 8 п. 14 постанови Правління НБУ від 24.02.2022 № 18 дозволено здійснювати розрахунки (оплату вартості товарів, робіт, послуг) за кордоном з використанням електронних платіжних засобів. Тому, вважаємо, що підзвітний варіант у цьому випадку можливий, і підприємство може компенсувати працівникові витрати за авансовим звітом.

Щоправда, для цього важливо мати підтвердження, що працівник діяв від імені підприємства і за його дорученням. Тобто, щоб документи були оформлені нерезидентом саме на підприємство і в платіжних документах (чи в документах на товар) було зазначено, що оплата була саме за підприємство згідно з договором (інвойсом). А також, щоб у платіжному документі фігурувала оплата карткою, а не за готівку.

В обліку операції відобразяться так:

Таблиця 1. Придбання працівником ноутбука за кордоном

Придбання ноутбука в працівника

А що коли працівник за кордоном здійснив усе-таки купівлю за готівку і придбав ноутбук за наявну в нього готівкову валюту або готівку, зняту з платіжної картки? У такому разі

Тобто підприємство може купити в працівника ноутбук, придбаний ним за кордоном.

Домовившись про суму компенсації, підприємство на зарплатну картку працівника перерахує гривні. Щоправда, у такому разі із суми, що компенсується, доведеться утримати ПДФО (за ставкою 18 %*****) і ВЗ (за ставкою 1,5 %). Тому, щоб відшкодувати працівникові всю витрачену суму, ці податки можна закласти в суму компенсації, застосувавши до неї таакий коефіцієнт (К):

К = 100: (100 - Сп - С_ВЗ),

де Сп — ставка ПДФО;

С_ВЗ — ставка ВЗ.

І встановити суму компенсації з урахуванням цього коефіцієнта.

***** Як пояснюють податківці, дохід від продажу рухомого майна оподатковується ПДФО за ставкою 5 % тільки за умови оцінки цього майна (п. 173.1 ПКУ), зокрема, при продажу автомобіля, мопеда, мотоцикла. У протилежному випадку, якщо оцінка не проведена, дохід від продажу рухомого майна оподатковується ПДФО за ставкою 18 % (лист ДФСУ від 01.06.2017 № 441/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

В обліку операції відобразяться так:

Таблиця 2. Придбання ноутбука в працівника

Або можна зробити інакше: коефіцієнт не застосовувати, а щоб відшкодувати втрати працівника на утримання податків (12800 грн х (18 % + 1,5 %) = 2496 грн), надати працівникові матдопомогу. Нагадаємо, що у 2022-му сума нецільової матдопомоги, яка не оподатковується ПДФО і ВЗ, становить 3470 грн (п.п. 170.7.3 НКУ). Детальніше про неї див. «Податки & бухоблік», 2021, № 48, с. 50.