Вообще-то, двусторонний акт на услуги отчетного месяца (июня) может быть датирован и следующим месяцем (июлем), но обе стороны должны принять его в учет именно в отчетном месяце (июне). И если бы исполнитель с заказчиком были неплательщиками НДС, на этом можно было бы и остановиться.
Однако в ситуации, описанной в вопросе, вашему контрагенту — плательщику НДС так делать нельзя, невзирая на то, что такой порядок прописан в договоре. Акт и НН ему следует составлять последним календарным днем отчетного месяца. Потому что права на НК по НН, составленной другой датой, вы не получите. И у исполнителя тоже будут проблемы с НДС. В любом случае вы как заказчик должны показать расходы по таким услугам в месяце фактического предоставления услуг, составив внутренний самоакт.
Аргументируем свой вывод.
Бухучетные аргументы. Их несколько. Хозяйственные операции должны отражаться в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они осуществлены (ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете). Кроме того, признавать доходы и расходы именно в периоде их возникновения требует принцип начисления (ст. 4 Закона о бухучете). Расходы отражают в периоде признания дохода, для получения которого они были осуществлены, или в периоде фактического понесения, если их невозможно прямо связать с доходом (п. 7 НП(С)БУ 16 «Расходы»).
Впрочем, для правомерного отражения расходов нужен первичный документ (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете). Можно ли полученный от агентства акт считать первичным документом? Похоже, что нет. Даже если он содержит все реквизиты, предусмотренные для первички ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Почему мы так думаем?
Надлежащий первичный документ должен подтверждать действия или события, которые вызывают изменения в структуре активов, обязательств и собственном капитале предприятия
А тот акт, который получили вы, не указывает на правильную дату хозяйственной операции по предоставлению охранных услуг, поэтому никакого события не подтверждает. И вряд ли можно утверждать, что этот недостаток акта является несущественным (см. абзац девятый ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Еще и как существенным! Потому что такая хозоперация фактически произошла в июне, поэтому последним календарным днем июня и следовало датировать соответствующий акт. Если же учесть хозоперацию по неправильной (июльской) дате такого акта, это исказит финансовый результат, который является неприемлемым.
Подытожим: надлежащей первички от контрагента в подтверждение понесенных в июне (!) расходов на охрану у вас нет. Однако обязанности отразить их именно в периоде осуществления хозоперации (то есть в июне) с вас никто не снимал. Как действовать в таком случае? Правильно! Воспользоваться внутренним первичным документом (так называемым самоактом). При каких условиях можно к этому прибегнуть, читайте в статье «Первичка отсутствует или опоздала: составляем самоакт» этого номера.
А если в правилах документооборота вашего предприятия возможность составления самоакта не предусмотрена?
Тогда своевременно отразить расходы в правильном периоде не получится. Но это все равно не даст вам оснований признать расходы в периоде, которым датирован полученный вами акт! Ситуация, к сожалению, безутешная: финансовый результат за период, к которому относятся расходы по такому документу, будет определен недостоверно. И когда документальные основания для отражения операции в учете появятся (первичный документ будет получен от контрагента), вам придется это исправлять. Как именно, читайте в «Налоги & бухучет», 2021, № 93.
Побаиваетесь, что контрагент не согласится на пересдачу акта июньской датой? Тогда вот вам еще аргументы, которые, мы уверены, замотивируют вас добиваться своего, а вашего контрагента — пойти вам навстречу.
НДСные аргументы. На первый взгляд, у вашего контрагента (исполнителя) здесь все ОК. Ведь когда сначала поставляются услуги, а плата за них будет перечисляться позже, НО по НДС определяются на дату оформления документа, который удостоверяет факт поставки услуг (п. 187.1 НКУ). При этом ожидать подписания такого документа (акта) заказчиком не надо — исполнитель должен сразу по дате его составления (в бумажной или электронной форме) составить и НН тоже. Подробнее об этом читайте в статье «Акт без подписи: НДС-последствия для исполнителя услуг» этого номера.
Вы скажете: исполнитель так и сделал, как написано выше — какие могут быть претензии?!
Однако претензий к нему не было бы лишь в том случае, если бы дату хозоперации в акте он указал правильно. Тогда и НО по НДС были бы определены должным образом, и НН была бы составлена, как требуется — по дате возникновения НО. То есть, учитывая бухправила (см. выше), июньские охранные услуги должны были бы пройти в учете исполнителя в июне. А для этого заактировать такие услуги следовало июньской датой (30 июня). Этой же датой нужно было выписать и НН!
Заметим, что исполнитель может сделать и иначе — оставить двусторонний акт таким, как он есть, и в придачу к нему составить внутренний самоакт от 30 июня. Такой самоакт стал бы надлежащей первичкой для отражения дохода и одновременно тем первособытийным НДС-документом, о котором речь идет в п. 187.1 НКУ. И тогда на его основании можно составить НН тоже от 30 июня. Однако, похоже, что в описанной здесь ситуации исполнитель на это не пойдет. А зря…
Акт и особенно НН, составленные июлем, непременно бросятся в глаза налоговикам из-за более поздней даты НО. Они расценят это как нарушение налогового учета (по крайней мере, в свое время они говорили об этом недвусмысленно — см. письмо ГНАУ от 20.05.2010 9895/7/16-1517-08), объявят такую НН ошибочной и будут настаивать, что
ошибка в таком обязательном реквизите НН, как дата, мешает идентифицировать операцию (период)
А это уже достаточно критично для исполнителя, у которого с опозданием (не в том периоде) будут отражены НО.
По тем же причинам (ошибка в дате составления) июльская НН непригодна и для вас как заказчика. Формировать НК по такой НН опасно. Причем как в июне, так и в дальнейших периодах.
Как выйти из этой ситуации? При наличии доброй воли исполнителя двусторонний акт лучше переписать июнем (чтобы и ему и вам дополнительно не возиться еще и с составлением самоакта), а ошибочную июльскую НН с неправильной датой исправить перевыписыванием НН (с правильной июньской датой). При этом обнулить июльскую НН можно через РК с типом причины «20» (подробнее об этом см. «Налоги & бухучет», 2021, № 35-36).
Если же исполнитель не проявит понимания и откажется исправлять июльскую НН (вместе с актом) на июньскую дату, пожалуйтесь на него в налоговую. Заявление с жалобой на поставщика (приложение Д7) подается покупателем вместе с НДС-декларацией в том случае, если поставщик товаров/услуг отказался предоставить налоговую накладную или же предоставил ее, но составленную с ошибками в обязательных реквизитах (п. 201.10 НКУ).
Хотя вы и не получите по такой жалобе права на НК, смысл ее подать все равно есть. В течение 90 календарных дней со дня поступления жалобы фискалы обязаны провести документальную проверку исполнителя (с учетом требований п.п. 78.1.9 НКУ). Правда, в течение действия военного положения внеплановые документальные проверки по этому основанию не проводятся (см. п.п. 69.2 подразд. 10 разд. XX НКУ), однако эта жалоба все равно не помешает. Пусть даже как средство психологического давления на вашего контрагента.
