Узагалі-то, двосторонній акт на послуги звітного місяця (червня) може бути датовано й наступним місяцем (липнем), але обидві сторони мають прийняти його до обліку саме у звітному місяці (червні). І якби виконавець із замовником були неплатниками ПДВ, на цьому можна було б і зупинитися.
Однак у ситуації, описаній у запитанні, вашому контрагентові — платнику ПДВ так чинити не можна, попри те що такий порядок прописано в договорі. Акт і ПН йому слід складати останнім календарним днем звітного місяця. Бо права на ПК за ПН, складеною іншою датою, ви не отримаєте. І у виконавця теж будуть проблеми з ПДВ. У будь-якому разі ви як замовник повинні показати витрати за такими послугами у місяці фактичного надання послуг, склавши внутрішній самоакт.
Аргументуємо свій висновок.
Бухоблікові аргументи. Їх кілька. Господарські операції повинні відображатися в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік). Крім того, визнавати доходи і витрати саме в періоді їх виникнення вимагає принцип нарахування (ст. 4 Закону про бухоблік). Витрати відображають у періоді визнання доходу, для отримання якого вони були здійснені, або в періоді фактичного понесення, якщо їх неможливо прямо пов’язати з доходом (п. 7 НП(С)БО 16 «Витрати»).
Утім, для правомірного відображення витрат потрібен первинний документ (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). Чи можна отриманий від агентства акт уважати первинним документом? Схоже, що ні. Навіть якщо він містить усі реквізити, передбачені для первинки ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. Чому ми так гадаємо?
Належний первинний документ має підтверджувати дії або події, які викликають зміни в структурі активів, зобов’язань та власному капіталі підприємства
А той акт, який отримали ви, не вказує на правильну дату господарської операції з надання охоронних послуг, тож ніякої події не підтверджує. І навряд чи можна стверджувати, що цей недолік акта є неістотним (див. абзац дев’ятий ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). Ще й як істотним! Бо така госпоперація фактично відбулася в червні, тож останнім календарним днем червня і слід було датувати відповідний акт. Якщо ж облікувати госпоперацію за неправильною (липневою) датою такого акта, це спотворить фінансовий результат, що є неприйнятним.
Підсумуємо: належної первинки від контрагента на підтвердження понесених у червні (!) витрат на охорону у вас немає. Однак обов’язку відобразити їх саме у періоді здійснення госпоперації (тобто у червні) з вас ніхто не знімав. Як діяти в такому разі? Правильно! Скористатися внутрішнім первинним документом (так званим самоактом). За яких умов можна до цього вдатися, читайте в статті «Первинка відсутня або запізнилася: складаємо самоакт» цього номера.
А якщо в правилах документообігу вашого підприємства можливість складання самоакта не передбачена?
Тоді своєчасно відобразити витрати у правильному періоді не вийде. Але це все одно не дасть вам підстав визнати витрати в періоді, яким датовано отриманий вами акт! Ситуація, на жаль, невтішна: фінансовий результат за період, до якого належать витрати за таким документом, буде визначений недостовірно. І коли документальні підстави для відображення операції в обліку з’являться (первинний документ буде отриманий від контрагента), вам доведеться це виправляти. Як саме, читайте в «Податки & бухоблік», 2021, № 93.
Побоюєтесь, що контрагент не погодиться на перескладання акта червневою датою? Тоді ось вам ще аргументи, які, ми впевнені, замотивують вас домагатися свого, а вашого контрагента — піти вам назустріч.
ПДВшні аргументи. На перший погляд, у вашого контрагента (виконавця) тут все ОК. Адже коли спочатку поставляються послуги, а плата за них перераховуватиметься пізніше, ПЗ з ПДВ визначаються на дату оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг (п. 187.1 ПКУ). При цьому чекати на підписання такого документа (акта) замовником не треба — виконавець має одразу за датою його складання (у паперовій або електронній формі) скласти і ПН теж. Докладніше про це читайте у статті «Акт без підпису: ПДВ-наслідки для виконавця послуг» цього номера.
Ви скажете: виконавець так і зробив, як написано вище — які можуть бути претензії?!
Однак претензій до нього не було б лише в тому разі, якби дату госпоперації в акті він зазначив правильно. Тоді й ПЗ з ПДВ були б визначені належним чином, і ПН була б складена, як вимагається — за датою виникнення ПЗ. Тобто з огляду на бухправила (див. вище) червневі охоронні послуги мали б пройти в обліку виконавця в червні. А для цього заактувати такі послуги слід було червневою датою (30 червня). Цією ж датою потрібно було виписати і ПН!
Зауважимо, що виконавець може зробити й інакше — залишити двосторонній акт таким, як він є, і на додаток до нього скласти внутрішній самоакт від 30 червня. Такий самоакт став би належною первинкою для відображення доходу і одночасно тим першоподійним ПДВ-документом, про який ідеться в п. 187.1 ПКУ. І тоді на його підставі можна скласти ПН теж від 30 червня. Однак, схоже, що у описаній тут ситуації виконавець на це не піде. А дарма…
Акт і особливо ПН, складені липнем, неодмінно впадуть в око податківцям через більш пізню дату ПЗ. Вони розцінять це як порушення податкового обліку (принаймні, свого часу вони говорили про це недвозначно — див. лист ДПАУ від 20.05.2010 9895/7/16-1517-08), оголосять таку ПН помилковою і наполягатимуть, що
помилка в такому обов’язковому реквізиті ПН, як дата заважає ідентифікувати операцію (період)
А це вже доволі критично для виконавця, в якого із запізненням (не в тому періоді) будуть відображені ПЗ.
З тих самих причин (помилка в даті складання) липнева ПН непридатна і для вас як замовника. Формувати ПК за такою ПН небезпечно. Причому як у червні, так і в подальших періодах.
Як вийти з цієї ситуації? За наявності доброї волі виконавця двосторонній акт краще переписати червнем (щоб і йому і вам додатково не вовтузитися ще й зі складанням самоакту), а помилкову липневу ПН із неправильною датою виправити перевиписуванням ПН (із правильною червневою датою). При цьому обнулити липневу ПН можна через РК з типом причини «20» (детальніше про це див. «Податки & бухоблік», 2021, № 35-36).
Якщо ж виконавець не проявить розуміння і відмовиться виправляти липневу ПН (разом з актом) на червневу дату, поскаржіться на нього в податкову. Заява зі скаргою на постачальника (додаток Д7) подається покупцем разом із ПДВ-декларацією у тому випадку, якщо постачальник товарів/послуг відмовився надати податкову накладну або ж надав її, але складену з помилками в обов’язкових реквізитах (п. 201.10 ПКУ).
Хоча ви і не отримаєте за такою скаргою права на ПК, сенс її подати все одно є. Протягом 90 календарних днів з дня надходження скарги фіскали зобов’язані провести документальну перевірку виконавця (з урахуванням вимог п.п. 78.1.9 ПКУ). Щоправда, протягом дії воєнного стану позапланові документальні перевірки за цією підставою не проводяться (див. п.п. 69.2 підрозд. 10 розд. XX ПКУ), однак ця скарга все одно не завадить. Нехай навіть як засіб психологічного тиску на вашого контрагента.
