Темы статей
Выбрать темы

Используем авто работника для доставки сотрудников на работу / с работы

Казанова Марина, налоговый эксперт
Во время военного положения перед многими работодателями возникает вопрос организации доставки (развоза) сотрудников от дома до места работы. Одним из вариантов организации такой перевозки может быть использование авто одного из сотрудников. Как это правильно сделать и отразить в учете? Сейчас разберемся.

Начнем с того, что действующее трудовое законодательство не обязывает работодателя организовывать доставку работников на работу / с работы во время военного положения. То есть это исключительно инициатива (конечно, она по большей части является вынужденной) работодателя.

Заметим, что работодатель имеет право организовать доставку на работу / с работы не всем, а только определенным (отдельным) работникам. Кому именно и по какой причине — в таком случае прописывается в приказе об организации перевозки работников до места работы и назад.

В этом же приказе стоит прописать, какими именно транспортными средствами будет осуществляться такая перевозка, а также график и маршрут такой перевозки.

Сейчас мы рассматриваем ситуацию, когда для развоза работников будет использоваться авто одного из сотрудников.

Иногда возникает вопрос: а можно ли просто в таком случае выплатить сотруднику компенсацию расходов на ГСМ и не связываться, например, с заключением с ним договора аренды или ссуды? Мы бы не советовали. Потому что получим негативные последствия для налогообложения. Если использование авто сотрудника «не узаконить», в таком случае:

1) компенсация работнику стоимости приобретенных ГСМ будет признаваться финансированием его личных нужд (дополнительным благом) с соответствующим налогообложением;

2) если вы будете заправлять авто работника собственными ГСМ, то налоговики не признают расходов по ним или решат, что эти ГСМ были подарены работнику. Плюс еще могут расценивать эту операцию как реализацию топлива работнику, что тоже приведет к неприятностям;

3) конечно, и на налоговый кредит (НК) по НДС со стоимости ГСМ предприятие — плательщик НДС рассчитывать в этом случае не сможет. Ведь нужно доказать «хозяйственный» статус расходов (если получена налоговая накладная (НН) — нужно будет компенсировать НК начислением компенсирующих налоговых обязательств (НО) на основании п.п. «г» п. 198.5 НКУ).

По-видимому, достаточно аргументов для того, чтобы все «узаконить». Как же оформить развоз сотрудников личным транспортом одного из работников?

По сути, организовывая доставку работников до места работы и назад, предприятие должно проработать следующие моменты.

1. Нужно «узаконить» сам факт использования автомобиля работника для нужд предприятия.

2. Иметь подтверждение использования ГСМ для доставки работников на работу / с работы.

3. Доказать «хозяйственный» статус расходов на перевозку сотрудников до места работы и назад.

4. Решить вопрос оплаты труда работника за выполнение функции водителя.

5. Учесть, что обычно налоговики безвозмездную доставку работников до места работы и назад расценивают как доход работника.

«Узаконивание» использования авто предприятием

Как правило, вариант перевозки работников на автомобиле одного из сотрудников предусматривает, что такой сотрудник фактически будет предоставлять авто «в пользование» предприятию не круглосуточно, а лишь на несколько часов в день (когда нужно доставить работников, то есть утром и вечером). А в другое время — будет использовать его в личных целях.

Какие могут быть варианты такого оформления?

1. Заключить договор аренды автомобиля с сотрудником. В принципе, у нас не запрещена почасовая аренда (то есть мы можем арендовать авто у сотрудника лишь на несколько часов в день). Главное — прописать в договоре, что арендодатель передает арендатору автомобиль в пользование в рабочие дни в такие-то часы.

В договоре лучше прописать, с какой целью вы арендуете это авто (для развоза сотрудников).

Теоретически под каждую такую «ежедневную» передачу авто в аренду нужен акт приема-передачи имущества (автомобиля). Но на наш взгляд, не будет ничего страшного, если такую передачу будут фиксировать прямо в соответствующем журнале (то есть не обязательно составлять каждый день эти акты приема-передачи).

Важно, чтобы транспортное средство при этом не отвечало критерию автобуса (автобус — транспортное средство, которое по своей конструкции и оборудованию предназначено для перевозки пассажиров с количеством мест для сидения больше чем девять с местом водителя включительно). Иначе на перевозку понадобится лицензия.

На что надо обратить внимание: Договор аренды автомобиля с физлицом (независимо от срока, на который вы арендуете автомобиль):

1) требует обязательного нотариального удостоверения (ст. 799 ГКУ). Не удостоверять нотариально договор можно, лишь если работник, у которого вы арендуете авто, является ФЛП и предоставляет авто в аренду в пределах предпринимательской деятельности.

Обратите внимание:

если арендуете автомобиль у директора — то директор не имеет права подписывать договор аренды и со стороны арендатора, и со стороны арендодателя (ч. 3 ст. 238 ГКУ). В таком случае договор от имени предприятия может быть подписан другим лицом, которое имеет для этого полномочия на основании устава или соответствующей доверенности

2) предусматривает выплату работнику арендной платы. Какой может быть сумма? Минимальных/максимальных ограничений нет. Поскольку здесь с работником фактически будут действовать уже гражданско-правовые отношения, то выплата арендной платы будет считаться его налогооблагаемым доходом. То есть из нее должен удерживаться НДФЛ (18 %) и ВС (1,5 %). В разделе I приложения 4ДФ Объединенной отчетности по НДФЛ и ЕСВ (далее — 4ДФ) отражаем этот доход с признаком «127».

ЕСВ здесь не будет, поскольку арендная плата выплачивается не по трудовому договору и не является вознаграждением за выполненные работы (предоставленные услуги). Поэтому в ЕСВшном приложении 1 (Д1) к Объединенной отчетности стоимость аренды не отражаем;

3) что касается налога на прибыль — то никаких корректирующих разниц здесь не будет. Сумму аренды включаем в расходы;

4) формально — на такое авто нужно подать налоговикам ф. № 20-ОПП.

2. Заключить договор ссуды (ст. 827 ГКУ). Плюсы этого варианта:

1) по ГКУ такой договор не требует нотариального удостоверения (в ст. 828 ГКУ есть исключение в отношении ссуды наземных самоходных транспортных средств).

Но заметим:

как показывает судебная практика, налоговики очень предвзято относятся к неудостоверенному нотариально договору ссуды автомобиля, расценивая его, по сути, как отсутствие вообще какого-либо оформления использования автомобиля работника в деятельности предприятия.

Суды — на стороне налогоплательщиков. Но лучше все же удостоверить нотариально такой договор;

2) особенностью договора ссуды является его безвозмездность (но то, что автомобиль передается в пользование предприятию безвозмездно, нужно указать в договоре). Соответственно не возникнет дохода у работника-ссудодателя и не будет и объекта обложения НДФЛ и ВС.

Обратите внимание: предприятие должно признавать доходы от безвозмездного получения услуги ссуды (одновременно с расходами) на уровне средней арендной платы, которая выплачивается при оперативной аренде подобного автомобиля, — Дт 949 — Кт 719.

3. «Трудовой» вариант использования автомобиля. Этот вариант возможен, если использовать автомобиль работника, который работает на предприятии водителем или курьером-водителем и развоз сотрудников входит / будет входить в его трудовые функции. Тогда можно воспользоваться ст. 125 КЗоТ и заключить с работником договор использования собственного автомобиля для выполнения трудовых функций. Автомобиль в этом случае может использоваться в деятельности предприятия лишь в пределах рабочего времени работника.

Этот договор не требует нотариального удостоверения, не предусматривает выплаты арендной платы работнику за пользование его имуществом. Но есть минус — налоговики настаивают на том, чтобы все компенсации по такому договору (компенсация износа, ГСМ) включались в доход физлица и, соответственно, облагались НДФЛ и ВС (смотрите, в частности, ИНК ГНСУ от 12.01.2021 № 128/ІНК/99-00-04-03-03-06). Подробнее об этом варианте использования авто смотрите в статье «Используем автомобиль физлица», «Налоги & бухучет», 2021, № 48.

Хотя предупредим:

как показывает судебная практика, налоговики нередко предвзято относятся к варианту использования автомобиля работника в служебных целях на основании ст. 125 КЗоТ

Подтверждение использования ГСМ на развоз сотрудников

Если руководитель:

(1) издаст приказ по предприятию об организации развоза работников до места работы и назад,

(2) будет утвержден маршрут и график перевозки,

(3) на каждую такую перевозку будет оформлен путевой лист / его заменитель,

(4) будет «узаконено» использование авто сотрудника,

то приобретенные для развоза сотрудников ГСМ будут считаться использованными в хозяйственной деятельности предприятия. Причем, как в случае, когда предприятие будет использовать собственное горючее, так и в случае, когда работник сам заправит это авто.

Что касается компенсации стоимости ГСМ, приобретенных самим работником, здесь следует отметить следующее.

Если вы заключали с работником договор аренды/ссуды авто — то фактически по гражданско-правовому договору он вам предоставляет лишь услугу аренды авто. А вот услуги перевозки здесь не будет. То есть компенсация приобретенного топлива, использованного для развоза работников, будет уже не по гражданско-правовому договору, а как обычный «подотчет». Поэтому в случае такой компенсации не нужно будет удерживать из этой суммы НДФЛ, ВС, ЕСВ (при условии выполнения установленных для «подотчета» формальностей).

Если вы заключили с работником договор использования авто (на основании ст. 125 КЗоТ), то налоговики настаивают на том, чтобы все компенсации по такому договору (компенсация износа, ГСМ) включались в доход физлица и, соответственно, облагались НДФЛ и ВС (смотрите, например, ИНК ГНСУ от 12.01.2021 № 128/ІНК/99-00-04-03-03-06).

Хотя суды не так категоричны в этом вопросе (см., например, постановление Третьего апелляционного админсуда от 12.11.2020 № 280/5581/19). И считают, что если, например, есть путевой лист, который подтверждает, что поездка работника связана с выполнением трудовой функции, то никакого дополнительного блага у работника нет.

В то же время если ГСМ предприятие будет закупать самостоятельно, то соответственно оно не будет компенсировать работнику их стоимость, и как следствие — не возникает объекта начисления НДФЛ, ВС, ЕСВ.

Хозяйственный статус расходов на перевозку сотрудников

В принципе, хозяйственный статус расходов, о котором мы говорили выше, сейчас имеет значение, только чтобы сохранить НК по НДС по стоимости приобретенных ГСМ (не начислять компенсирующие НО на основании п.п. «г» п. 198.5 НКУ). В части этого вопроса заметим, что налоговики в последние несколько лет придерживаются позиции, что

если понесенные расходы включаются в продажную (не путать с себестоимостью) стоимость товаров/услуг, которые облагаются НДС, то такие расходы являются хозяйственными и компенсировать НК по п. 198.5 НКУ из таких покупных товаров/услуг не нужно

Такой же подход у них и к расходам, связанным с безвозмездной доставкой сотрудников на работу и назад, безвозмездным питанием работников и тому подобное (см., например, ИНК ГНСУ от 15.02.2021 № 539//ІНК/99-00-21-03-02-06). То есть нужно заложить в продажную стоимость товаров/услуг такую статью расходов, как доставка сотрудников до места работы и назад.

Правда, если расходы ГСМ будут сверхнормативными, то все, что выше норм, будет признаваться нехозяйственным использованием и требовать начисления компенсирующих налоговых обязательств по п. 198.5 НКУ (как нехозяйственное использование).

Безвозмездная перевозка — будет ли доход у работников

Если работодатель организует безвозмездную доставку сотрудников на работу / с работы, то формально у них возникает доход (п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ). Причем налоговики считают, что стоимость перевозки, хотя и не является дополнительным благом, но облагается НДФЛ и ВС в составе прочих налогооблагаемых доходов на основании п.п. 164.2.20 НКУ (см., например, письма ГФСУ от 18.09.2018 № 4081/6/99-99-13-02-03-15/ІНК; от 19.08.2021 № 3087/ІНК/99-00-04-03-03-06).

Но есть «традиционный» способ избежания налогообложения из-за невозможности персонификации получателей дохода и определения суммы дохода каждого такого получателя. Ведь, возможно, не все работники могли/захотели воспользоваться предоставленной им возможностью по доставке до места работы и назад. И если работодатель не ведет учета тех работников, которые воспользовались возможностью безвозмездного развоза, то отсутствует объективная возможность определить достоверно доход каждого работника, который воспользовался услугой доставки. А если доход определить невозможно, то и вопрос с НДФЛ и ВС отпадает сам собой.

Но нужно смотреть. Если это точечный развоз 3 — 4 лиц, исходя из местожительства которых выписан маршрут в путевом листе / его заменителе, то «невозможность персонификации», вероятно, доказать будет очень проблематично.

Что касается ЕСВ, то его здесь не должно быть, поскольку расходы на перевозку работников как собственным, так и арендованным транспортом освобождены от начисления ЕСВ (п. 3.21 Инструкции № 5, п. 7 разд. II Перечня № 1170). Хотя иногда налоговики с этим не соглашаются (см., например, письмо от 19.08.2021 № 3087/ІНК/99-00-04-03-03-06).

Если вариант «с узакониванием авто» не нравится

В таком случае можно пойти другим путем — просто выплачивать работникам ежемесячные суммы компенсации (доплаты к заработной плате), за счет которых, например, они будут компенсировать стоимость ГСМ сотруднику, который будет их подвозить.

Размер и порядок выплаты такой компенсации, перечень работников (должностей), которые имеют на нее право, может быть установлен отдельным положением (приказом, распоряжением) по предприятию. Если мы берем такой вариант, то:

— выплата такой компенсации будет считаться дополнительным благом работника (с соответствующим обложением НДФЛ и ВС);

— на сумму такой компенсации нужно будет начислять и удерживать ЕСВ. Поскольку, по сути, такие «ежемесячные» компенсации вписываются в п.п. 2.3.4 Инструкции № 5 и не названы как освобожденные от ЕСВ в Перечне № 1170).

Выводы

  • Есть несколько вариантов организации доставки сотрудников на работу / с работы на авто работника.
  • Более «дешевый» по налогообложению вариант является более хлопотным. Нужно «узаконить» сам факт использования автомобиля работника для нужд предприятия. Иметь подтверждение использования ГСМ для доставки работников на работы/из работы. Доказать «хозяйственный» статус расходов на перевозку сотрудников до места работы и назад. Решить вопрос оплаты труда работника за выполнение функции водителя.
  • А можно пойти другим путем — просто выплачивать работникам ежемесячные суммы компенсации (доплаты к заработной плате), за счет которых, например, они будут компенсировать стоимость ГСМ сотруднику, который будет их подвозить. Впрочем, такие выплаты будут облагаться НДФЛ, ВС, ЕСВ.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше