Почнемо з того, що діюче трудове законодавство не зобов’язує роботодавця організовувати доставку працівників на роботу/з роботи під час воєнного стану. Тобто це виключно ініціатива (звісно вона здебільшого є вимушеною) роботодавця.
Зауважимо, що роботодавець має право організувати доставку на роботу/з роботи не всім, а лише певним (окремим) працівникам. Кому саме і з якої причини — в такому випадку прописується в наказі про організацію перевезення працівників до місця роботи і назад.
В цьому ж наказі варто прописати якими саме транспортними засобами буде здійснюватися таке перевезення, а також графік і маршрут такого перевезення.
Зараз ми розглядаємо ситуацію, коли для розвезення працівників буде використовуватися авто одного зі співробітників.
Іноді виникає запитання: а чи можна просто в такому випадку виплатити співробітнику компенсацію витрат на ПММ і не зв’язуватися, наприклад, з укладанням з ним договору оренди чи позички? Ми б не радили. Бо отримаємо негативні наслідки для оподаткування. Якщо використання авто співробітника «не узаконити», в такому разі:
1) компенсація працівникові вартості придбаних ПММ буде визнаватися фінансуванням його особистих потреб (додатковим благом) з відповідним оподаткуванням;
2) якщо ви будете заправляти авто працівника власними ПММ, то податківці не визнають витрат за ними або вирішать, що ці ПММ були подаровані працівникові. Плюс ще можуть розцінювати цю операцію як реалізацію палива працівнику, що теж призведе до неприємностей;
3) звісно, і на податковий кредит (ПК) з ПДВ із вартості ПММ підприємство — платник ПДВ розраховувати в цьому випадку не зможе. Адже потрібно довести «господарський» статус витрат (якщо отримана податкова накладна (ПН) — потрібно буде компенсувати ПК нарахуванням компенсуючих податкових зобов’язань (ПЗ) на підставі п.п. «г» п. 198.5 ПКУ).
Мабуть досить аргументів для того, щоб все «узаконити». Як же оформити розвезення співробітників особистим транспортом одного з працівників?
По суті, організовуючи доставку працівників до місця роботи і назад, підприємству доведеться пропрацювати такі моменти:
1. Потрібно «узаконити» сам факт використання автомобіля працівника для потреб підприємства.
2. Мати підтвердження використання ПММ для доставки працівників на роботи/з роботи.
3. Довести «господарський» статус витрат на перевезення співробітників до місця роботи і назад.
4. Вирішити питання оплати праці працівника за виконання функції водія.
5. Врахувати, що зазвичай податківці безоплатну доставку працівників до місця роботи і назад розцінюють як дохід працівника.
«Узаконення» використання авто підприємством
Як правило, варіант перевезення працівників на автомобілі одного зі співробітників передбачає, що такий співробітник фактично буде надавати авто «у користування» підприємству не цілодобово, а лише на декілька годин в день (коли потрібно доставити працівників, тобто вранці і ввечері). А в інший час — буде використовувати його в особистих цілях.
Які можуть бути варіанти такого оформлення?
1. Заключити договір оренди автомобіля зі співробітником. В принципі у нас не заборонена погодинна оренда (тобто ми можемо орендувати авто у співробітника лише на декілька годин на день). Головне — прописати це в договорі, що орендодавець передає орендареві автомобіль у користування в робочі дні в такі-то години.
В договору краще прописати з якою метою ви орендуєте це авто (для розвезення співробітників).
Теоретично під кожне таке «щоденне» передавання авто в оренду потрібен акт приймання-передачі майна (автомобіля). Але на наш погляд, не буде нічого страшного, якщо таку передачу будуть фіксувати просто у відповідному журналі (тобто не обов’язково складати кожного дня ці акти приймання-передачі).
Важливо, щоб транспортний засіб при цьому не відповідав критерію автобуса (автобус — транспортний засіб, який за своєю конструкцією та обладнанням призначений для перевезення пасажирів з кількістю місць для сидіння більше ніж дев’ять з місцем водія включно). Інакше на перевезення знадобиться ліцензія.
На що треба звернути увагу: Договір оренди автомобіля з фізособою (незалежно від строку на який ви орендуєте автомобіль):
1) потребує обов’язково нотаріальному посвідченню (ст. 799 ЦКУ). Не посвідчувати нотаріально договір можна лише, якщо працівник у якого ви орендуєте авто є ФОП та надає авто в оренду в межах підприємницької діяльності.
Зверніть увагу:
Якщо орендуєте автомобіль у директора — то директор не має права підписувати договір оренди і зі сторони орендаря, і зі сторони орендодавця (ч. 3 ст. 238 ЦКУ). У такому разі договір від імені підприємства може бути підписаний іншою особою, що має для цього повноваження на підставі статуту або відповідної довіреності.
2) передбачає виплату працівникові орендної плати. Якою може бути сума? Мінімальних/максимальних обмежень немає. Оскільки тут з працівником фактично будуть діяти вже цивільно-правові відносини, то виплата орендної плати буде вважатися його оподатковуваним доходом. Тобто з неї має утримуватися ПДФО (18 %) та ВЗ (1,5 %). В розділі I додатка 4ДФ Об’єднаної звітності з ПДФО і ЄСВ (далі — 4ДФ) відображаємо цей дохід з ознакою «127».
ЄСВ тут не буде, оскільки орендна плата виплачується не за трудовим договором і не є винагородою за виконані роботи (надані послуги). Тому ЄСВшному додатку 1 (Д1) до Об’єднаної звітності вартість оренди не відображаємо.
3) щодо податку на прибуток — то ніяких коригувальних різниць тут не буде. Суму оренди включаємо у витрати;
4) формально — на таке авто потрібно подати податківцям ф. № 20-ОПП.
2. Заключити договір позички (ст. 827 ЦКУ). Плюси цього варіанта:
1) за ЦКУ такий договір не потребує нотаріального посвідчення (у ст. 828 ЦКУ є виключення щодо позички наземних самохідних транспортних засобів).
Але зауважимо:
як показує судова практика — податківці дуже упереджено ставляться до непосвідченого нотаріально договору позички автомобіля, розцінюючи його по суті до відсутності взагалі будь-якого оформлення використання автомобіля працівника в діяльності підприємства.
Суди — на боці платників податків. Але краще все ж посвідчити нотаріально такий договір;
2) особливістю договору позички є його безоплатність (але те, що автомобіль передається в користування підприємству безоплатно, потрібно зазначити в договорі). Відповідно не виникне дохід у працівника-позичкодавця і не буде й об’єкта оподаткування ПДФО та ВЗ.
Зверніть увагу: підприємство має визнавати доходи від безоплатного отримання послуги позички (одночасно з витратами) на рівні середньої орендної плати, що виплачується при оперативній оренді подібного автомобіля, — Дт 949 — Кт 719.
3. «Трудовий» варіант використання автомобіля. Цей варіант можливий, якщо використовувати автомобіль працівника, який працює на підприємстві водієм або кур’єром-водієм і розвезення співробітників входить/входитиме до його трудових функцій. Тоді можна скористатися ст. 125 КЗпП і укласти з працівником договір використання власного автомобіля для виконання трудових функцій. Автомобіль у цьому випадку може використовується в діяльності підприємства лише в межах робочого часу працівника.
Цей договір не потребує нотаріального посвідчення, не передбачає виплати орендної плати працівникові за користування його майном. Але є мінус — податківці наполягають на тому, щоб усі компенсації за таким договором (компенсація зносу, ПММ) уключалися до доходу фізособи і, відповідно, оподатковувалися ПДФО та ВЗ (дивіться, зокрема, ІПК ДПСУ від 12.01.2021 № 128/ІПК/99-00-04-03-03-06). Детальніше про цей варіант використання авто дивіться у статті «Використовуємо автомобіль фізособи», «Податки & бухоблік», 2021, № 48.
Хоча попередимо:
як показує судова практика, податківці нерідко упереджено ставляться до варіанта використання автомобіля працівника в службових цілях на підставі ст. 125 КЗпП.
Підтвердження використання ПММ на розвезення співробітників
Якщо керівник:
(1) видасть наказ по підприємству про організацію розвезення працівників до місця роботи і назад,
(2) буде затверджений маршрут і графік перевезення,
(3) на кожне таке перевезення буде оформлений подорожній лист / його замінник,
(4) буде «узаконене» використання авто співробітника,
то придбані для розвезення співробітників ПММ вважатимуться використаними в господарській діяльності підприємства. Причому, як у випадку, коли підприємство буде використовувати власне пальне, так і у випадку, коли працівник сам заправить це авто.
Щодо компенсації вартості ПММ, придбаного самим працівником, тут слід зазначити таке.
Якщо ви укладали з працівником договір оренди/позички авто — то фактично за цивільно-правовим договором він вам надає лише послугу оренди авто. А ось послуги перевезення тут не буде. Тобто компенсація придбаного палива, використаного для розвезення працівників буде вже не за цивільно-правовим договором, а як звичайний «підзвіт». Тому у випадку такої компенсації не потрібно буде нараховувати із цієї суми ПДФО, ВЗ, ЄСВ (за умови виконання встановлених для «підзвіту» формальностей).
Якщо ви уклали з працівником договір використання авто (на підставі ст. 125 КЗпП), то податківці наполягають на тому, щоб усі компенсації за таким договором (компенсація зносу, ПММ) уключалися до доходу фізособи і, відповідно, оподатковувалися ПДФО та ВЗ (дивіться, наприклад, ІПК ДПСУ від 12.01.2021 р. № 128/ІПК/99-00-04-03-03-06).
Хоча суди не так категоричні в цьому питанні (див., наприклад, постанову Третього апеляційного адмінсуду від 12.11.2020 р. № 280/5581/19). І вважають, що якщо, приміром, є подорожній лист, який підтверджує, що поїздка працівника пов’язана з виконанням трудової функції, то жодного додаткового блага в працівника немає.
Водночас якщо ПММ підприємство закуповуватиме самостійно, то відповідно воно не компенсуватиме працівникові їх вартість, і як наслідок — не виникає об’єкт нарахування ПДФО, ВЗ, ЄСВ.
Господарський статус витрат на перевезення співробітників
В принципі господарський статус витрат, про який ми казали вище, зараз має значення лише щоб зберегти ПК з ПДВ за вартістю придбаних ПММ (не нараховувати компенсуючі ПЗ на підставі п.п. «г» п. 198.5 ПКУ). У частині цього питання зауважимо, що податківці в останні декілька років дотримуються позиції, що
якщо понесені витрати включаються до продажної (не плутати із собівартістю) вартості товарів/послуг, які оподатковуються ПДВ, то такі витрати є господарськими і компенсувати ПК за п. 198.5 ПКУ з таких покупних товарів/послуг не потрібно.
Такий же підхід у них і до витрат, пов’язаних із безоплатною доставкою співробітників на роботу і назад, безоплатним харчуванням працівників тощо (див., наприклад, ІПК ДПСУ від 15.02.2021 № 539//ІПК/99-00-21-03-02-06). Тобто потрібно закласти в продажну вартість товарів/послуг таку статтю витрат, як доставка співробітників до місця роботи і назад.
Щоправда, якщо витрати ПММ будуть понаднормовими, то все, що вище за норми, визнаватиметься негосподарським використанням і вимагатиме нарахування компенсуючих податкових зобов’язань за п. 198.5 ПКУ (як негосподарське використання).
Безоплатне перевезення — чи буде дохід у працівників
Якщо роботодавець організовує безоплатну доставку співробітників на роботу / з роботи, то формально в них виникає дохід (п.п. «е» п.п. 164.2.17 ПКУ). При чому податківці вважають, що вартість перевезення, хоча і не є додатковим благом, але оподатковується ПДФО і ВЗ у складі інших оподатковуваних доходів на підставі п.п. 164.2.20 ПКУ (див., наприклад, листи ДФСУ від 18.09.2018 № 4081/6/99-99-13-02-03-15/ІПК; від 19.08.2021 № 3087/ІПК/99-00-04-03-03-06).
Та є «традиційний» спосіб уникнення оподаткування через неможливість персоніфікації одержувачів доходу і визначення суми доходу кожного такого одержувача. Адже, можливо, не всі працівники могли/захотіли скористатися наданою їм можливістю з доставки до місця роботи і назад. І якщо роботодавець не веде обліку тих працівників, які скористалися можливістю безоплатного розвезення, то відсутня об’єктивна можливість визначити достовірно дохід кожного працівника, що скористався послугою доставки. А якщо дохід визначити неможливо, то й питання з ПДФО і ВЗ відпадає саме собою.
Але потрібно дивитися. Якщо це точкове розвезення 3 — 4 осіб, виходячи з місця проживання яких виписаний маршрут у подорожньому листі / його заміннику, то «неможливість персоніфікації», імовірно, довести буде дуже проблематично.
Щодо ЄСВ, то його тут не має бути, оскільки витрати на перевезення працівників, як власним, так і орендованим транспортом звільнені від нарахування ЄСВ (п. 3.21 Інструкції № 5, п. 7 розд. II Переліку № 1170). Хоча подекуди податківці з цим не погоджуються (див., наприклад, лист від 19.08.2021 № 3087/ІПК/99-00-04-03-03-06).
Якщо варіант «з узаконенням авто» не подобається
В такому випадку можна піти іншим шляхом — просто виплачувати працівникам щомісячні суми компенсації (доплати до заробітної плати), за рахунок яких, наприклад, вони будуть компенсовувати вартість ПММ співробітнику, який буде їх підвозити.
Розмір та порядок виплати такої компенсації, перелік працівників (посад), які мають на неї право, може бути встановлено окремим положенням (наказом, розпорядженням) по підприємству. Якщо ми беремо такий варіант, то:
— виплата такої компенсації буде вважатися додатковим благом працівника (з відповідним оподаткуванням ПДФО і ВЗ);
— на суму такої компенсації потрібно буде нараховувати і утримувати ЄСВ. Оскільки по суті такі «щомісячні» компенсації вписується в п. 2.3.4 Інструкції № 5 і не названі як звільнені від ЄСВ у Переліку № 1170).
Висновки
- Є декілька варіантів організації доставки співробітників на роботу/з роботи на авто працівника.
- Більш «дешевий» по оподаткуванню варіант є більш клопітким. Потрібно «узаконити» сам факт використання автомобіля працівника для потреб підприємства. Мати підтвердження використання ПММ для доставки працівників на роботи/з роботи. Довести «господарський» статус витрат на перевезення співробітників до місця роботи і назад. Вирішити питання оплати праці працівника за виконання функції водія.
- А можна піти іншим шляхом — просто виплачувати працівникам щомісячні суми компенсації (доплати до заробітної плати), за рахунок яких, наприклад, вони будуть компенсовувати вартість ПММ співробітнику, який буде їх підвозити. Втім такі виплати будуть оподатковуватися ПДФО, ВЗ, ЄСВ.
