Темы статей
Выбрать темы

Используем автомобиль физлица

Вороная Наталья, эксперт по кадровым и налоговым вопросам, Марченко Елена, эксперт по кадровым и налоговым вопросам, Чернышова Наталья, эксперт по кадровым и налоговым вопросам
Практически каждому предприятию в рамках его хозяйственной деятельности приходится иметь дело с физическими лицами. В частности, юрлицо может заключать с ними договоры на выполнение работ или предоставление услуг, покупать и арендовать у них имущество, занимать им деньги, выплачивать дивиденды и роялти, предоставлять финансовую помощь и пр. В этом спецвыпуске мы расскажем, как правильно оформить такие взаимоотношения, и рассмотрим порядок налогообложения доходов, выплачиваемых физлицам. Причем речь пойдет как об обычных гражданах, так и о самозанятых лицах. Спецвыпуск для вас подготовили редактор Наталья Вороная, налоговый эксперт Наталья Чернышова и эксперт по вопросам оплаты труда Елена Марченко.

Трудно представить хозяйственную деятельность какого-либо предприятия без использования автомобиля. Однако не всегда его покупка соответствует интересам субъекта хозяйствования. Иногда необходимость в том или ином транспортном средстве возникает временно либо у предприятия нет финансовой возможности его приобрести. В таком случае можно взять в пользование автомобиль работника или другого физического лица.

При этом возможны следующие варианты его использования:

1) на основании договора аренды;

2) на основании договора ссуды;

3) компенсация работнику расходов в соответствии со ст. 125 КЗоТ.

Предлагаем рассмотреть правовые аспекты каждого из таких вариантов использования чужого автомобиля и изучить их налоговые последствия как для предприятия, так и для собственника транспортного средства.

1.1. Аренда автомобиля

Правовой аспект

Форма договора. Для аренды автомобиля прежде всего необходимо заключить договор аренды, причем обязательно в письменной форме (ч. 1 ст. 799 ГКУ).

На основании договора аренды (найма) арендодатель передает или обязуется передать арендатору имущество в пользование за плату на определенный срок (ч. 1 ст. 759 ГКУ).

Необходимость нотариального удостоверения такого договора зависит от того, является ли физлицо, которое выступает одной из сторон договора, субъектом хозяйственной деятельности.

Если договор аренды транспортного средства заключен с физлицом, не зарегистрированным предпринимателем, то ч. 2 ст. 799 ГКУ требует его обязательного нотариального удостоверения.

Договор аренды транспортного средства, одной из сторон которого является физическое лицо, не удостоверенный нотариально, является ничтожным

Это следует из норм ст. 220 ГКУ. Причем согласно ч. 1 ст. 236 ГКУ ничтожная сделка является недействительной с момента совершения и для признания ее таковой решение суда не нужно.

Однако если одна из сторон договора уклонилась от его нотариального удостоверения, суд в определенных случаях может признать такой договор действительным. Так может случиться, если стороны договорятся обо всех существенных условиях, что подтверждается письменными доказательствами, и при этом произойдет полное или частичное исполнение договора (ч. 2 ст. 220 ГКУ).

Если же арендодатель зарегистрирован в качестве ФЛП и предоставляет транспортное средство в пользование по договору аренды в рамках своей предпринимательской деятельности, то нотариальное удостоверение такого договора не является обязательным. Такую позицию поддерживали и суды (см., например, постановление ВХСУ от 02.08.2017 г. по делу № 911/2761/16 // reyestr.court.gov.ua/Review/68108519; п. 1 информационного письма ВХСУ от 22.01.2013 г. № 01-06/85/2013; решение ВАСУ от 04.04.2017 г. № К/800/26479/16 // reyestr.court.gov.ua/Review/65967866).

Необходимо учесть! Если предприятие намерено арендовать автомобиль у своего директора, то директор не имеет права подписывать договор аренды и со стороны арендатора, и со стороны арендодателя (ч. 3 ст. 238 ГКУ). В таком случае договор от имени предприятия может быть подписан другим лицом, имеющим для этого полномочия на основании устава или соответствующей доверенности. В противном случае договор может быть признан недействительным.

Условия договора. В договоре аренды должны быть указаны объект аренды, срок аренды, размер арендных платежей и периодичность их выплаты, обязанности сторон по проведению ремонтных работ объекта аренды, ответственность сторон и т. д.

Если в договоре сроки выплаты арендной платы не определены, ее выплачивают ежемесячно (ч. 5 ст. 762 ГКУ).

Договор, в котором срок аренды не установлен, считается заключенным на неопределенный срок (ч. 2 ст. 763 ГКУ).

Остановимся подробнее на таком важном условии договора, как распределение между его сторонами обязанностей по осуществлению расходов на ремонт автомобиля.

Порядок проведения ремонта объектов аренды прописан в ст. 776 ГКУ. Согласно ее нормам, если договором или законом не установлено иное:

текущий ремонт осуществляется арендатором за его счет;

— обязанность по проведению капитального ремонта возлагается на арендодателя.

Во избежание спорных ситуаций целесообразно предусмотреть в договоре аренды сроки, в которые следует проводить капитальный ремонт. Если такие сроки не установлены или ремонт вызван неотложной необходимостью, капремонт должен быть проведен в разумный срок (ч. 2 ст. 776 ГКУ).

Если арендодатель не провел капитальный ремонт автомобиля, что препятствует его использованию в соответствии с назначением и условиями договора, арендатор имеет право (ч. 3 ст. 776 ГКУ):

1) самостоятельно провести капитальный ремонт, засчитав его стоимость в счет арендной платы, либо требовать возмещения стоимости ремонта с арендодателя;

2) требовать расторжения договора и возмещения убытков.

В то же время условиями договора аренды можно предусмотреть и иное распределение обязанностей сторон по проведению капитального ремонта. Например, возложить соответствующую обязанность на арендатора либо оговорить совместное проведение капремонта арендодателем и арендатором.

Важно! Следует различать ремонт и улучшение арендованного имущества (ст. 778 ГКУ). Улучшение имущества — это определенные изменения объекта аренды, которые улучшают возможности его использования, но при этом не являются необходимыми. Улучшения автомобиля могут обеспечить более экономное использование топлива, дополнительные функции, повышение безопасности его эксплуатации.

Возмещение стоимости расходов на улучшения той или иной стороне договора зависит от двух условий:

1) наличие согласия арендодателя на проведение улучшений;

2) вид улучшения — отделимое от объекта аренды без его повреждения либо неотделимое.

Если улучшения могут быть отделены от арендованного объекта без его повреждения, арендатор имеет право на их изъятие при возврате имущества арендодателю

Такое право предусмотрено ч. 2 ст. 778 ГКУ. В случае изъятия, безусловно, вопрос о возмещении стоимости улучшения арендатору не возникает. Примером отделимых улучшений может быть установка ГБО, дорожного видеорегистратора, сигнализации и т. д.

В отношении неотделимого улучшения необходимо учитывать, было оно выполнено с согласия арендодателя или без него. Несмотря на то что улучшение арендованного имущества должно осуществляться только с согласия арендодателя (ч. 1 ст. 778 ГКУ), на практике арендаторы нередко пренебрегают этим требованием.

В случае получения согласия арендатор имеет право требовать от арендодателя возмещения стоимости неотделимых улучшений или зачета их стоимости в счет арендных платежей (ч. 3 ст. 778 ГКУ).

Если же арендатор действовал без согласия арендодателя, затраты на улучшения ему возмещены не будут. Требование компенсации от арендодателя будет безосновательным, так как вносить какие-либо изменения в арендованное имущество на свое усмотрение арендатор не имел права (ч. 5 ст. 778 ГКУ).

Уведомление по форме № 20-ОПП. Если договор аренды автомобиля заключен, то следует подать в орган ГНС уведомление по форме № 20-ОПП о новом объекте налогообложения (средстве получения дохода), которым является автомобиль. Сделать это необходимо в течение 10 рабочих дней после оформления договора аренды с физлицом. Подробно о подаче формы № 20-ОПП см. в «Налоги & бухучет», 2020, № 75.

А теперь перейдем к изучению вопроса налогообложения дохода физического лица, предоставляющего автомобиль в аренду.

Облагаем доход арендодателя

Арендная плата. Доход от предоставления автомобиля в аренду включается в налогооблагаемый доход физлица (п.п. 164.2.5 НКУ). При этом налоговым агентом является субъект хозяйствования — арендатор. Поэтому предприятие удерживает из суммы начисленного дохода в виде арендной платы налог на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) по ставке 18 % и уплачивает его в бюджет.

Доход, облагаемый НДФЛ, является также объектом обложения военным сбором (далее — ВС) по ставке 1,5 % (пп. 1.2 и 1.3 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). Следовательно, из суммы арендной платы необходимо удерживать и ВС. Налоговым агентом, как и в случае с НДФЛ, выступает предприятие-арендатор.

Поскольку арендная плата выплачивается не по трудовому договору и не является вознаграждением за выполненные работы (предоставленные услуги), то она не включается в базу начисления ЕСВ.

Подтверждают это и налоговики (см. разъяснение в подкатегории 201.03 БЗ*).

* База знаний, размещенная на сайте ГНСУ: zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques.

На доход физического лица в виде арендной платы ЕСВ не начисляется

Предприятие-арендатор должно отразить доход физлица от аренды автомобиля в разделе І приложения 4ДФ «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» к Объединенной отчетности по НДФЛ и ЕСВ (далее — 4ДФ) с признаком «127» (см. подкатегорию 103.25 БЗ).

А в ЕСВшном приложении 1 (далее — Д1) к Объединенной отчетности стоимость аренды не отражаем в связи с тем, что она не входит в базу начисления ЕСВ.

Содержание автомобиля. По общему правилу расходы, связанные с эксплуатацией объекта аренды, несет арендатор (ст. 801 ГКУ). В связи с этим сумма расходов на содержание автомобиля, которую уплачивает арендатор, не является доходом физлица-арендодателя.

Особое внимание нужно уделить ситуации, при которой расходы по содержанию автомобиля по каким-либо причинам осуществил арендодатель с последующей их компенсацией арендатором. В таком случае у физлица-арендодателя возникает доход в виде дополнительного блага (п.п. «г» п.п. 164.2.17 НКУ), который облагается НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 %. ЕСВ на такой доход не начисляем по причине того, что он получен не в рамках трудовых правоотношений и не является выплатой по гражданско-правовому договору за выполнение работ (предоставление услуг).

В разделе I 4ДФ доход в виде дополнительного блага отражаем с признаком «126». В Д1 такой доход не показываем.

Ремонт и улучшение автомобиля. Для того чтобы определить, возникает ли доход у физлица-арендодателя, необходимо разделить ремонт на текущий и капитальный.

Текущий ремонт не приводит к улучшению автомобиля или увеличению срока его службы, а лишь обеспечивает либо восстанавливает его работоспособность. В результате арендодатель — физическое лицо не получает какой-либо экономический эффект, а следовательно, не получает и доход. Те же выводы справедливы и в отношении техобслуживания автомобиля.

Капитальный ремонт, как мы уже упоминали выше, проводится арендодателем, если иное не установлено договором или законом.

А если в силу каких-либо причин капитальный ремонт автомобиля был выполнен арендатором, а арендодатель ему не компенсировал (не зачел в счет арендной платы) стоимость такого ремонта? В этом случае можно утверждать, что арендатор бесплатно предоставил арендодателю услугу по капитальному ремонту автомобиля. А значит, имеет место доход физлица в виде дополнительного блага (п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ).

Теперь об улучшениях. Прежде всего скажем: если до возврата транспортного средства отделимые улучшения были изъяты арендатором (например, был снят ранее установленный GPS-навигатор), доход у физлица-арендодателя не возникает.

Также не будет налогооблагаемого дохода, если арендодатель компенсирует арендатору стоимость осуществленных улучшений. В такой ситуации происходит обычная продажа арендатором объекта улучшений.

Если же улучшения не изъяты арендатором, а расходы на их осуществление не компенсированы арендодателем, это означает, что предприятие оказало услугу по улучшению автомобиля. То есть у физлица-арендодателя возникает доход в виде допблага (п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ).

Внимание! Мы считаем, что и при капремонте, и при улучшении автомобиля доход арендодателя возникает не в месяце завершения капитального ремонта (осуществления улучшений), а в момент передачи (возврата) автомобиля арендодателю. Ведь воспользоваться результатом таких работ арендодатель сможет только после получения автомобиля обратно. Кроме того, к окончанию срока действия договора аренды улучшения могут быть значительно изношены, а то и вовсе перестанут быть актуальными. В конце концов арендодатель может изменить свое первоначальное решение и компенсировать расходы арендатора. Тогда и оснований для начисления дохода не будет.

По нашему мнению, сумму дохода арендодателя следует определять по окончании срока аренды в размере стоимости выполненных работ, уменьшенной на сумму физического износа замененных (установленных) агрегатов. Для определения обычной цены (справедливой стоимости) возвращаемых улучшений арендатор создает специальную комиссию.

Доход физлица-арендодателя облагаем НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 %.

Учтите: в этой ситуации доход получен в неденежной форме. В свою очередь,

в случае получения дохода в неденежной форме база обложения НДФЛ определяется с учетом «натурального» коэффициента

Правила применения «натурального» коэффициента предусмотрены п. 164.5 НКУ. При ставке НДФЛ 18 % он составляет 1,219512.

А вот для расчета ВС при получении неденежного дохода законодательство не предусматривает применение каких-либо коэффициентов (см. подкатегорию 126.05 БЗ).

ЕСВ не будет, поскольку доход получен не в рамках трудовых отношений и не за выполненные работы (предоставленные услуги).

Сумма начисленного и выплаченного арендодателю дохода с учетом «натурального» коэффициента должна быть указана в разделе I приложения 4ДФ с признаком дохода «126» (см. разъяснение в подкатегории 103.25 БЗ).

В Д1 доход, на который ЕСВ не начисляется, не отражают.

Срок уплаты НДФЛ и ВС при предоставлении неденежного дохода арендодателю — в течение 3 банковских дней со дня, следующего за днем выплаты (начисления) такого дохода (п.п. 168.1.4 НКУ, п.п. 1.4 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ).

Отражение в учете. Учет аренды транспортного средства у предприятия-арендатора в случае заключения договора с физическим лицом (неработником) рассмотрим на числовом примере.

Пример 1.1. Предприятие заключило с физлицом, не являющимся его работником, договор аренды автомобиля сроком на 1 год. Стоимость транспортного средства, указанная в договоре, — 750000 грн. Автомобиль используется для административных целей. Расходы текущего месяца, связанные с эксплуатацией автомобиля, следующие: арендная плата — 2000 грн, расходы на бензин — 4800 грн (в том числе НДС — 800 грн).

Учет операций, связанных с использованием автомобиля по договору аренды, приведем в табл. 1.1.

Таблица 1.1. Учет аренды автомобиля у физлица (неработника предприятия)

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма, грн

Дт

Кт

1

Получен автомобиль согласно договору аренды (на основании акта приемки-передачи)

01

750000

2

Начислена арендная плата за месяц

92

685

2000

3

Удержан НДФЛ (2000 грн х 18 % : 100 %)

685

641/НДФЛ

360

4

Удержан ВС (2000 грн х 1,5 % : 100 %)

685

642/ВС

30

5

Перечислен НДФЛ в бюджет

641/НДФЛ

311

360

6

Перечислен ВС в бюджет

642/ВС

311

30

7

Перечислена арендная плата на счет физлица-арендодателя (2000 грн - 360 грн - 30 грн)

685

311

1610

8

Оплачены расходы на бензин

371

311

4800

9

Отражен налоговый кредит по НДС

644/1

644/НДС

800

641/НДС

644/1

800

10

Получен бензин от поставщика

203

631

4000

11

Списан налоговый кредит по НДС

644/НДС

631

800

12

Произведен зачет задолженностей

631

371

4800

13

Списан бензин на расходы

92

203

4000

14

Возвращен автомобиль арендодателю по окончании срока аренды

01

750000

1.2. Ссуда автомобиля

Юридические нюансы

Порядок документального оформления договора ссуды регулируется нормами гл. 60 ГКУ (ст. 827 — 836 этого Кодекса).

Главной особенностью договора ссуды является его бесплатность. Согласно ч. 1 ст. 827 ГКУ по договору ссуды одна сторона — ссудодатель бесплатно передает или обязуется передать второй стороне — пользователю вещь для пользования в течение установленного срока. При этом пользование вещью считается бесплатным, если стороны прямо договорились об этом или если это следует из сути отношений между ними (ч. 2 ст. 827 ГКУ).

Важно! К договору ссуды также применяются положения гл. 58 ГКУ об аренде (найме) (ч. 3 ст. 827 ГКУ). Поэтому, если вы заключаете договор ссуды автомобиля, то прямо укажите в нем о безвозмездности его использования. В противном случае такие отношения могут быть признаны арендными.

Договор ссуды с участием юридического лица составляют исключительно в письменной форме (ч. 2 ст. 828 ГКУ).

По общему правилу, установленному ч. 4 ст. 828 ГКУ, договор ссуды транспортного средства, в котором хотя бы одна из сторон является физическим лицом, должен быть нотариально заверен. Исключением является договор ссуды наземных самоходных транспортных средств, к которым относятся автомобили.

Следовательно,

если ссудодателем автомобиля является физическое лицо, нотариально заверять договор ссуды не нужно

К такому же выводу пришел и Луганский окружной админсуд в постановлении от 11.07.2016 г. по делу № 812/569/16 (см. reyestr.court.gov.ua/Review/58856767).

По аналогии с договором аренды, если директор предприятия передает автомобиль в бесплатное пользование, то он не имеет права подписывать договор ссуды и от имени ссудодателя, и от имени пользователя. В связи с этим директору необходимо делегировать право подписи от имени предприятия другому лицу.

При заключении договора ссуды необходимо учитывать еще одну характерную особенность, которая отличает его от договора аренды. Ссудодатель может требовать расторжения договора ссуды и возврата автомобиля в собственное пользование в любое время до истечения срока действия договора, если (ч. 2 ст. 834 ГКУ):

1) в связи с непредвиденными обстоятельствами автомобиль стал нужен ему самому;

2) пользование автомобилем не соответствует его назначению и условиям договора;

3) автомобиль самовольно передан в пользование другому лицу;

4) в результате небрежного обращения с автомобилем он может быть уничтожен или поврежден.

Кроме того, нужно учесть, что право пользования вещью ограничивается сроком, установленным в договоре ссуды. Если же такой срок не установлен, он определяется в соответствии с целью пользования вещью (ст. 831 ГКУ). Например, если в ссуду передается автомобиль для поездки работника в командировку, то автомобиль нужно вернуть ссудодателю после окончания такой командировки.

По нашему мнению, как и в случае с арендой, предприятие-пользователь должно подать налоговикам форму № 20-ОПП в отношении полученного в пользование автомобиля в течение 10 рабочих дней.

Налогообложение физлица-ссудодателя

Поскольку договор ссуды предполагает бесплатное пользование имуществом, никакого дохода у физлица-ссудодателя не возникает. Соответственно не будет и объекта обложения НДФЛ и ВС (см. разъяснение в подкатегории 103.04 БЗ).

В то же время у ссудодателя может возникнуть доход, если сторона, использующая автомобиль, осуществит расходы на его капремонт или улучшения, а собственник автомобиля эти расходы не компенсирует. Облагается такой доход НДФЛ и ВС и отражается в отчетности так же, как и доход арендодателя автомобиля.

Что касается ЕСВ, то он по договорам ссуды не начисляется.

Рассмотрим пример.

Пример 1.2. Предприятию по договору ссуды с физлицом (неработником предприятия) был передан на 6 месяцев автомобиль для осуществления сбыта продукции. Стоимость транспортного средства, отраженная в договоре, составляет 780000 грн. В первый месяц использования автомобиля были понесены:

— расходы на техобслуживание — 3600 грн (в том числе НДС — 600 грн);

— расходы на текущий ремонт — 10000 грн, из них стоимость услуг СТО — 6600 грн (в том числе НДС — 1100 грн); часть ремонтных работ предприятие-пользователь провело самостоятельно.

Учет операций по использованию автомобиля, полученного предприятием в ссуду от физического лица, показан в табл. 1.2.

Таблица 1.2. Учет ссуды автомобиля, полученного от физлица

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма, грн

Дт

Кт

1

Получен автомобиль по договору ссуды (на основании акта приемки-передачи)

012*

780000

* Для отражения активов, полученных по договору ссуды, предприятие может открыть отдельный субсчет к забалансовому счету 01.

2

Отражен доход от бесплатного получения услуги ссуды на уровне средней арендной платы, выплачиваемой при оперативной аренде подобного автомобиля

93

719

4500

(условно)

3

Оплачена стоимость техобслуживания

371

311

3600

4

Отражена сумма налогового кредита по НДС

644/1

644/НДС

600

641/НДС

644/1

600

5

Получены услуги по техобслуживанию

93

631/1

3000

6

Списана отраженная ранее сумма налогового кредита по НДС

644/НДС

631/1

600

7

Отражен зачет задолженностей

631/1

371

3600

8

Выполнены работы по текущему ремонту полученного в ссуду автомобиля хозяйственным способом

93

20, 22, 651, 661

3400

9

Подписан с СТО акт выполненных работ по текущему ремонту

93

631/2

5500

10

Отражена сумма налогового кредита по НДС

644/1

631/2

1100

641/НДС

644/1

1100

11

Оплачена стоимость ремонтных работ, выполненных СТО

631/2

311

6600

12

Сформирован финансовый результат

791

93

16400

719

791

4500

13

Возвращен автомобиль ссудодателю по истечении 6 месяцев ссуды

012

780000

1.3. «Трудовой» вариант использования автомобиля

Не является редкостью еще один способ использования предприятием чужого автомобиля. Он осуществляется путем компенсации физлицу расходов, связанных с эксплуатацией принадлежащего ему транспортного средства для нужд предприятия.

Однако возможен такой вариант только при использовании автомобиля работника предприятия. Кроме того, его применение оправданно, если автомобиль используется в деятельности предприятия лишь в пределах рабочего времени (или нерегулярно). В остальное (нерабочее) время работник может использовать его на свое усмотрение.

В этом заключается один из минусов такого варианта по сравнению с договорами аренды и ссуды, на время действия которых автомобиль передается во владение/пользование предприятия. Как следствие этого, нельзя пользоваться личным автомобилем работника без получения на это его согласия, заключать от имени предприятия договоры перевозки и другие договоры в соответствии с назначением транспортного средства.

Одновременно есть и положительные моменты таких правоотношений. При использовании транспортного средства работника у предприятия нет правовых оснований для его ремонта и техобслуживания, предусмотренных при аренде или ссуде. В связи с этим

предприятие может (но не обязано) компенсировать работнику расходы, связанные с техобслуживанием, ремонтом, улучшением его автомобиля

Оформление. В отличие от аренды и ссуды, порядок компенсации расходов работнику за пользование его личным автомобилем ГКУ не урегулирован. Но вместе с тем ч. 1 ст. 8 ГКУ определяет следующее: «если гражданские отношения не урегулированы этим Кодексом, другими актами гражданского законодательства или договором, они регулируются теми правовыми нормами этого Кодекса, других актов гражданского законодательства, которые регулируют подобные по содержанию гражданские отношения (аналогия закона)».

Поэтому мы считаем, что в данном случае нужно руководствоваться ст. 125 КЗоТ*. В ней говорится о праве работников, использующих свои инструменты для нужд предприятия, получить компенсацию за их износ (амортизацию). Причем понятие «инструмент» здесь стоит рассматривать в его широком значении, т. е. как средство труда, к которому можно отнести и автомобиль.

* Заметим: налоговики не возражают против выплаты работнику компенсации за использование его автомобиля для нужд предприятия без заключения договора аренды (см. разъяснение в подкатегории 103.02 БЗ).

Следовательно,

обязательной компенсации работнику со стороны предприятия подлежит только износ автомобиля

Размер и порядок выплаты такой компенсации желательно установить в коллективном договоре. Если такие положения в нем отсутствуют, работодатель определяет их по согласованию с работником.

Законодательство не устанавливает порядок документального оформления таких отношений между предприятием и работником. Однако определенные документы все-таки нужны. Рекомендуем при использовании транспортного средства работника предприятия оформлять следующие документы:

1. Заявление работника или отдельный договор. Если в коллективном договоре работодателя предусмотрено использование личного автомобиля работника и определены размер и порядок выплаты компенсации, то достаточно будет заявления работника. Если коллективный договор не содержит подобных норм, необходимо оформить договор об использовании автомобиля для нужд предприятия. Нотариально удостоверять такой договор не нужно.

2. Приказ (распоряжение). На основании заявления работника или отдельного договора руководитель издает приказ (распоряжение) о выплате работнику компенсации за использование его личного автомобиля в хозяйственной деятельности предприятия. В нем целесообразно указать цель и период использования транспортного средства, размер и порядок выплаты компенсации. Учитывая то, что по ст. 125 КЗоТ такую компенсацию имеет право получить работник, использующий свой инструмент для нужд предприятия, желательно определить, что управлять автомобилем должен сам работник.

3. Первичные документы. Документами, подтверждающими использование автомобиля в хозяйственной деятельности предприятия, являются путевые листы, произвольные отчеты о фактическом использовании автомобиля в течение рабочего дня и пр.

НДФЛ и ВС. В соответствии с п.п. «г» п.п. 164.2.17 НКУ компенсационные выплаты работнику являются дополнительным благом, которое облагается НДФЛ, а следовательно, и ВС (п.п. 1.2 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ).

Если предприятие компенсирует расходы работника на приобретение ГСМ для автомобиля, используемого в хозяйственной деятельности, то сумма такой компенсации также является дополнительным благом и облагается НДФЛ и ВС (см. разъяснение в подкатегории 103.02. БЗ).

В то же время этого можно избежать в случае заправки автомобиля ГСМ, приобретенным предприятием за наличный (через подотчет) или безналичный расчет. При этом топливо приходуется на баланс предприятия и списывается им на основании первичных документов. Работник при этом не осуществляет расходов, поэтому не может быть и их компенсации. Как следствие, не возникает объект начисления НДФЛ и ВС.

Обратите внимание:

дополнительным благом в неденежной форме будет стоимость техобслуживания, ремонтов/улучшений автомобиля за счет средств предприятия, не возмещенная работником

Правила начисления НДФЛ и ВС, а также отражение дохода в виде дополнительного блага в отчетности такие же, как и для этого вида дохода у арендодателя автомобиля.

ЕСВ. Компенсация работникам за использование для нужд предприятия личного транспорта не включается в фонд оплаты труда на основании п. 3.22 Инструкции № 5. Кроме того, она относится к числу выплат за счет средств работодателя, на которые не начисляется ЕСВ согласно п. 11 разд. І Перечня № 1170. Поэтому ЕСВ с нее не взимается.

А вот стоимость техобслуживания, ремонтов/улучшений, выполненных за счет предприятия, а также суммы компенсации работнику стоимости ГСМ можно отнести к фонду оплаты труда в составе прочих поощрительных и компенсационных выплат как прочие выплаты, которые имеют индивидуальный характер (п.п. 2.3.4 Инструкции № 5). Следовательно, такие выплаты являются базой начисления ЕСВ.

В то же время заметим: в разъяснении из подкатегории 201.03 БЗ налоговики со ссылкой на п. 11 разд. І Перечня № 1170 утверждают, что компенсация работнику стоимости ГСМ, израсходованных в рамках хозяйственной деятельности предприятия, не является базой начисления ЕСВ. Однако, прежде чем применять такой подход, рекомендуем получить индивидуальную налоговую консультацию на свое имя.

Все суммы выплат работникам, на которые начисляется ЕСВ, отражаем в приложении Д1 к Объединенной отчетности по НДФЛ и ЕСВ.

Отражение в учете. С правилами учета компенсации расходов, связанных с эксплуатацией принадлежащего работнику транспортного средства для нужд предприятия, предлагаем разобраться на примере.

Пример 1.3. Работник, в обязанности которого входит сбыт продукции, периодически использует личный автомобиль для нужд предприятия. В соответствии с коллективным договором, предусматривающим возможность использования автомобиля в хозяйственной деятельности предприятия, сумма компенсации износа составляет 200 грн/дн. В текущем месяце автомобиль использовался работником в течение 10 дней. Руководителем предприятия был издан приказ о компенсации износа автомобиля.

Работник предоставил в бухгалтерию авансовый отчет о приобретении бензина для нужд предприятия на сумму 1800 грн (в том числе НДС — 300 грн). Бензин оприходован на баланс предприятия и списан на основании первичных документов в расходы.

Кроме того, предприятие компенсирует работнику стоимость парковки автомобиля при выполнении служебных обязанностей на сумму 300 грн на основании его заявления и подтверждающих документов.

С отражением в учете компенсации расходов работника при использовании его личного автомобиля в деятельности предприятия предлагаем ознакомиться в табл. 1.3.

Таблица 1.3. Учет компенсации за использование автомобиля работника

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма, грн

Дт

Кт

1

Отражена сумма компенсации работнику износа автомобиля в связи с его использованием для нужд предприятия (200 грн/дн. х 10 дн.)

93

663

2000

2

Отражена стоимость парковки, возмещенная предприятием по заявлению работника

93

663

300

3

Удержан НДФЛ (2300 грн х 18 % : 100 %)

663

641/НДФЛ

414

4

Удержан ВС (2300 грн х 1,5 % : 100 %)

663

642/ВС

34,50

5

Начислен ЕСВ на стоимость парковки, возмещенную работнику по заявлению* (300 грн х 22 % : 100 %)

93

651

66

6

Перечислен НДФЛ в бюджет

641/НДФЛ

311

414

7

Перечислен ВС в бюджет

642/ВС

311

34,50

8

Перечислен ЕСВ

651

311

66

9

Выплачена компенсация работнику

(2300 грн - 414 грн - 34,50 грн)

663

301

1851,50

10

Выданы работнику подотчетные средства на закупку бензина для нужд предприятия

372

301

1800

11

Оприходован бензин на основании подтверждающих документов (работник составил Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет**)

203

372

1500

12

Отражен налоговый кредит по НДС

644/1

372

300

641/НДС

644/1

300

13

Списан бензин на основании подтверждающих документов

93

203

1500

* Не начислять в этом случае ЕСВ можно только при получении лояльной индивидуальной налоговой консультации.

** В связи с тем, что бензин был приобретен за счет подотчетных средств и оприходован на баланс предприятия, налогооблагаемого дохода у работника не возникает.

выводы

  • Договор аренды автомобиля, по которому арендодателем является физлицо, нужно заверять нотариально, в то время как договор ссуды не требует нотариального удостоверения.
  • Если арендодатель-физлицо не возмещает арендатору расходы на капитальный ремонт или улучшение автомобиля, у него возникает налогооблагаемый доход. Проведение арендатором текущего ремонта к таким последствиям не приводит.
  • Сумма компенсации работнику износа его собственного автомобиля, используемого предприятием, включается в налогооблагаемый доход такого работника.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше