График отпусков: вы спрашивали — мы отвечаем

Срок составления

Когда следует составлять график отпусков: в начале года, в котором планируется использование отпусков, или в конце предыдущего?

Ни в Законе Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках), ни в КЗоТ сроки составления графика отпусков на соответствующий год не определены. При этом Минсоцполитики в письме от 25.08.2015 № 475/13/116-15 рекомендовало ориентироваться на п. 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.84 № 213*. В соответствии с этим документом график отпусков нужно составлять не позднее 5 января текущего года.

* Применяются на основании постановления ВРУ от 12.09.91 № 1545-XII.

Однако мы рекомендуем делать это раньше. Почему? Дело в том, что согласно ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках работодатель обязан письменно уведомить работника о дате начала отпуска не позднее чем за 2 недели до установленного графиком срока. В связи с этим утвердить график отпусков на 2024 год желательно не позднее 17 декабря 2023 года. При таком подходе, если кто-то из работников решит использовать отпуск в первых числах января, работодатель сможет его своевременно уведомить о дате начала отпуска.

Процесс составления графика затянулся, а работник уже собирается в ежегодный отпуск? Это не проблема. В таком случае работник подает заявление на отпуск, а работодатель издает соответствующий приказ. Поскольку инициатором является работник, предупреждать его за 2 недели не требуется. Соответственно, нет нарушения трудового законодательства.

График отпусков у ФЛП

Нужно ли предпринимателю с двумя наемными работниками составлять график отпусков?

Как указано в ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках, очередность предоставления отпусков определяется графиками, утверждаемыми работодателем. Каких-либо исключений для ФЛП не предусмотрено.

Из этого следует, что графики отпусков обязаны составлять все работодатели, включая физических лиц — предпринимателей, использующих наемный труд. При этом количество наемных работников не имеет значения (см. письмо Минсоцполитики от 29.07.2015 № 191/10/136-15).

Также обратите внимание! Гоструда в разъяснении от 28.09.2023 настаивает на том, что нормы законодательства, касающиеся утверждения графика отпусков, работают и в период действия военного положения.

Исключение предусмотрено только для работодателей, которые ведут свою деятельность в районах активных боевых действий. Согласно ч. 1 ст. 7 Закона № 2136* порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений они определяют самостоятельно при условии обеспечения ведения достоверного учета выполняемой работниками работы и учета расходов на оплату труда. Таким образом, если предприниматель ведет деятельность в районах активных боевых действий, вопросы составления графика отпусков или установления другого порядка очередности предоставления отпусков решаются им по собственному усмотрению.

* Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-IX.

Кроме того, отметим: требования в отношении ведения документации по кадровым вопросам, принятия локальных нормативных актов и организационно-распорядительной документации, в том числе по отпускам, не распространяются на работодателей, которые в период действия военного положения применяют упрощенный режим регулирования трудовых отношений (ст. 49⁵ КЗоТ). О том, что это за режим, см. в статье «Трудовые отношения: упрощение регулирования» // «Налоги & бухучет», 2022, № 65.

Форма графика отпусков

Есть ли законодательно установленная форма графика отпусков?

Действующее законодательство не устанавливает типовой формы графика отпусков. Поэтому каждый работодатель вправе сам разработать форму, которая ему удобна (см. письмо Минсоцполитики от 29.07.2015 № 191/10/136-15). При этом необходимо соблюдать общие правила делопроизводства. Об этом напоминает Гоструда в разъяснении от 08.02.2022.

Обычно график отпусков имеет вид таблицы. Мы рекомендуем включать в нее такие графы:

1) наименование структурного подразделения;

2) должность;

3) Ф. И. О. работника;

4) табельный номер;

5) вид отпуска;

6) количество календарных дней отпуска;

7) период, за который предоставляется отпуск;

8) месяц (или дата) предоставления отпуска;

9) примечания.

Что касается специальной графы для отметки о фактическом использовании отпуска, то, на наш взгляд, она не нужна. Информация об этом приводится в разделе V личной карточки работника по форме № П-2. Поэтому нет смысла ее дублировать.

Также, по нашему мнению, не обязательно добавлять графу «Подпись работника» для ознакомления сотрудников с графиком отпусков. Целесообразнее разместить график отпусков в помещениях предприятия и/или на корпоративном портале. При этом подписи работников можно собрать в отдельных листах ознакомления, которые при необходимости передать в структурные подразделения предприятия. Если же работники трудятся дистанционно, то ознакомить их с графиком отпусков можно с использованием электронных средств связи или других согласованных сторонами альтернативных способов (см. ниже).

Не забудьте, что график отпусков должен быть согласован с выборным органом первичной профсоюзной организации (или профсоюзным представителем) и утвержден руководителем предприятия (ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках). Поэтому в форму графика отпусков следует включить грифы согласования и утверждения.

Кого включаем в график

Нужно ли включать в график отпусков совместителей?

Право на отпуск имеют все физлица, пребывающие в трудовых отношениях с предприятиями, учреждениями, организациями (независимо от формы собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности) или ФЛП (ст. 2 Закона об отпусках). Поэтому в график отпусков следует включить всех работников, которые находятся с работодателем в трудовых отношениях на дату утверждения графика и которым планируется предоставить отпуск.

То есть в графике отражают сведения о запланированных отпусках не только основных работников, но и совместителей (как внутренних, так и внешних).

При этом внутренних совместителей рекомендуем показывать в графике отдельными строками по основному месту работы и по совместительству. Дело в том, что внутренние совместители могут идти в отпуск как одновременно по основному месту работы и по совместительству (п. 6 ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках), так и в разное время.

Следует ли включать в график отпусков гиг-специалистов, работающих у резидентов Дія Сіті?

Согласно ч. 4 ст. 21 Закона № 1667* гиг-специалисты имеют право на ежегодный оплачиваемый перерыв в выполнении работ (предоставлении услуг) продолжительностью не менее 17 рабочих дней. Однако такой перерыв в работе отпуском не является.

* Закон Украины «О стимулировании развития цифровой экономики в Украине» от 15.07.2021 № 1667-ІХ.

Кроме того, сами гиг-специалисты, выполняющие работы (предоставляющие услуги) резидентам Дія Сіті на основании гиг-контрактов, не являются наемными работниками. Ведь гиг-контракт — это гражданско-правовой договор.

Из приведенного следует, что сведения об оплачиваемых ежегодных перерывах в работе гиг-специалистов в график отпусков включать не нужно.

Как отражать в графике отпусков работников, принятых на работу после его утверждения?

Прежде всего напомним, что по общему правилу в первый год работы право на ежегодный отпуск полной продолжительности возникает после того, как работник непрерывно отработает у работодателя 6 месяцев. До окончания этого срока можно получить отпуск, продолжительность которого рассчитывают пропорционально отработанному времени (ч. 5 и 6 ст. 10 Закона об отпусках).

В связи с этим необходимо выяснить, планирует ли работник-новичок идти в отпуск в календарном году, в котором он был принят на работу. Лучше, чтобы его решение по этому вопросу было зафиксировано письменно. Для этого можно при приеме на работу предоставить работнику письменное предложение определиться с желаемыми для него периодом и продолжительностью ежегодного отпуска в текущем году.

Если работник-новичок не планирует идти в отпуск в календарном году, в котором он был принят на работу (и работодатель не против такого решения), то вносить его в график отпусков на текущий год не нужно.

В противном случае в график отпусков придется внести изменения. При этом переделывать график по всем работникам, заново его согласовывать с профкомом и переутверждать не нужно. Достаточно оформить приказ (распоряжение) о внесении изменений в график отпусков и довести его до сведения работника-новичка.

Отпуска, отражаемые в графике

Включать ли в график отпуска на детей, предусмотренные ст. 19 Закона об отпусках?

Законодательство требует составлять график отпусков только для ежегодных (основных и дополнительных) отпусков. Прочие отпуска можно не отражать в графике и предоставлять на основании заявлений работников. Это касается и дополнительных соцотпусков на детей, предусмотренных ст. 19 Закона об отпусках.

То есть работодатель не обязан вносить в график соцотпуска на детей. Нарушения не будет. Тем более что здесь возникает вопрос с двойным подтверждением работниками права на такой отпуск: на момент составления графика и на момент предоставления отпуска. И это не всегда удобно работодателю.

Кроме того, если тот или иной отпуск внесен в график, то в общем случае у работодателя возникает обязанность его предоставления. А вот работник, который имеет право на отпуск на детей, может обратиться к работодателю с просьбой его перенести. При этом отказать работодатель не вправе. Исключение предусмотрено ч. 2 ст. 12 Закона № 2136. Так, во время действия военного положения работодатель может отказать в любом отпуске (кроме отпусков в связи с беременностью и родами и для ухода за ребенком до 3 лет), если работник привлечен к выполнению работ на объектах критической инфраструктуры.

Вместе с тем, с точки зрения планирования рабочего процесса, более удобным является включение в график всех видов оплачиваемых отпусков, предоставление которых можно предусмотреть заранее. Если вы придерживаетесь такого подхода, то в график отпусков, наряду с ежегодными, можно включить, в частности:

— дополнительные отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — лицо с инвалидностью с детства подгруппы А I группы;

— дополнительные «чернобыльские» отпуска;

— дополнительные отпуска участникам боевых действий и т. п.

Заметим: в свое время о целесообразности отражения в графике соцотпусков на детей говорилось в письме Минсоцполитики от 06.02.2018 № 204/0/101-18/284. Следовать ли рекомендациям этого ведомства, решать работодателю.

Отражать ли в графике неиспользованные дни ежегодных отпусков за прошлые периоды?

Это зависит от того, собирается ли работодатель предоставлять работнику неиспользованные дни прошлогодних отпусков. Напомним: согласно ч. 1 ст. 12 Закона № 2136 в период действия военного положения работодатель может отказать работнику в предоставлении неиспользованных дней ежегодного отпуска за прошлые рабочие годы. Пока военное положение в Украине продлено до 14 февраля 2024 года.

Работодатель не против, чтобы работник отгулял неиспользованные дни ежегодных отпусков за прошлые рабочие годы? Тогда они должны быть отражены в графике. В противном случае не планируйте их до 14 февраля 2024 года. А вот после этой даты следует показывать все дни ежегодного отпуска, на которые имеет право работник (естественно, если планируется их предоставление). Но при этом можно сделать примечание о том, что они предоставляются только в случае прекращения/отмены военного положения.

Ознакомление с графиком

Как ознакомить работников с графиком отпусков, если они работают дистанционно?

Законодательство требует довести график отпусков до сведения всех работников. Гоструда (см. разъяснение от 25.11.2019) рекомендует делать это под подпись. Но если работники трудятся дистанционно, собрать подписи «на бумаге» будет проблематично. Тем не менее выход есть.

Согласно ч. 3 ст. 29 КЗоТ работодатели имеют право осуществлять ознакомление работников с кадровыми документами с помощью определенных в трудовом договоре средств электронных коммуникационных сетей с наложением усовершенствованной или квалифицированной электронной подписи. Также в трудовом договоре по соглашению сторон могут предусматриваться альтернативные способы ознакомления работника, например, посредством электронной почты или определенного мессенджера (WhatsApp, Viber, Telegram и т. д.) путем обмена соответствующими сообщениями. Подробно об этом см. в статье «Дистанционный документооборот» // «Налоги & бухучет», 2023, № 68 (ср. ).

Важно! Ознакомление работников с графиком отпусков не освобождает работодателя от необходимости письменно уведомлять их о начале отпуска не позднее чем за 2 недели до установленного графиком срока. Помните, что это две разные процедуры!

Период отпуска и его изменение

Как правильно указывать в графике период отпуска: конкретные даты или месяц предоставления?

Если вам удобно, в графике можно указать сразу конкретные даты отпусков.

Однако обычно приводят только месяц их предоставления. В случае когда отпуск переходящий, укажите два месяца — месяц его начала и окончания.

Конкретный период предоставления ежегодных отпусков в пределах месяца, приведенного в графике, согласовывается между работником и работодателем. Например, за 3 — 4 недели до начала месяца предоставления отпуска можно направить работнику запрос о том, с какой даты он хотел бы пойти в отпуск. В этом запросе рекомендуем указать срок, в который работник должен дать ответ, например, 3 рабочих дня.

Далее не позднее чем за 2 недели до согласованной даты отпуска следует письменно уведомить о ней работника под подпись. Учтите: сделать это следует даже в том случае, когда в графике указаны конкретные даты отпусков и стоит подпись работника об ознакомлении с графиком.

Нарушение работодателем срока письменного уведомления о времени предоставления отпуска является основанием для переноса отпуска по требованию работника на другой период (п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках).

Можно ли по инициативе работника изменить дату ежегодного отпуска, указанную в графике отпусков?

Да, это возможно. Если работодатель не возражает, можно согласовать новую дату начала ежегодного отпуска и внести соответствующие изменения в график отпусков.

Причем работодателям следует помнить о льготных категориях работников, которые имеют право по их желанию получить ежегодный отпуск в любое удобное для них время. Согласно ч. 14 ст. 10 Закона об отпусках это:

— лица в возрасте до 18 лет;

— лица с инвалидностью;

— женщины перед отпуском в связи с беременностью и родами или после него;

— женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка с инвалидностью;

— одинокие матери (отцы), воспитывающие ребенка без отца (матери);

— опекуны, попечители или другие одинокие лица, которые фактически воспитывают одного или более детей в возрасте до 15 лет при отсутствии родителей;

— жены (мужья) военнослужащих;

— ветераны труда и лица, имеющие особые трудовые заслуги перед Родиной;

— ветераны войны, лица, имеющие особые заслуги перед Родиной, а также члены семей погибших (умерших) ветеранов войны, члены семей погибших (умерших) Защитников и Защитниц Украины;

— родители-воспитатели детских домов семейного типа;

— работники, которые являются членами пожарно-спасательных подразделений для обеспечения добровольной пожарной охраны не менее года;

— другие категории работников в случаях, предусмотренных законодательством, коллективным или трудовым договором. Например, право на использование ежегодного отпуска в любое удобное время предусмотрено для лиц, отнесенных к 1 и 2 категориям пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы.

В общем случае отказать в изменении даты ежегодного отпуска упомянутым лицам работодатель не вправе. Исключение на период действия военного положения составляют работники, привлеченные к выполнению работ на объектах критической инфраструктуры. Им работодатель может отказать в предоставлении любого вида отпуска (кроме декретного и отпуска для ухода за ребенком до 3 лет).

В случае переноса отпуска на другой период следует издать соответствующий приказ и ознакомить с ним работника. Кроме того, об изменении даты отпуска можно сделать запись в графе «Примечания» графика отпусков (или изначально предусмотреть в нем графу «Перенос отпуска» для таких случаев).

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Какая ответственность предусмотрена за отсутствие графика отпусков?

Как мы указывали выше, график отпусков может отсутствовать у работодателей, которые ведут свою деятельность в районах активных боевых действий, а также в случае применения упрощенного режима регулирования трудовых отношений. Для всех остальных работодателей этот документ является обязательным. Что будет за его отсутствие?

Минсоцполитики в письме от 29.07.2015 № 191/10/136-15 отсутствие графика отпусков квалифицирует как другие нарушения требований законодательства о труде. Согласно абзацу десятому ч. 2 ст. 265 КЗоТ за такие нарушения для работодателя предусмотрен штраф в размере минимальной заработной платы. Его налагает Гоструда.

Однако этого наказания можно избежать, если выполнить предписания Гоструда и устранить выявленные нарушения (разработать, согласовать и утвердить график отпусков) в определенные предписанием сроки (ч. 6 ст. 265 КЗпП).

Кроме того, дополнительные основания для освобождения от упомянутого штрафа дает ч. 3 ст. 16 Закона № 2136. Так, в период действия военного положения в случае выполнения в полном объеме и в установленный срок предписаний об устранении нарушений, выявленных при осуществлении внеплановых проверок, штрафы, предусмотренные ст. 265 КЗоТ, не применяются.

А вот для админштрафов, установленных ст. 41 КУоАП, военное положение — не препятствие. В соответствии с этой нормой за нарушение других требований законодательства о труде должностным лицам работодателя и предпринимателям грозит админштраф в размере от 510 до 1700 грн. Решение о его применении принимает суд на основании протоколов, составленных Гоструда.

Как можно убедиться, гораздо дешевле составить график отпусков. Тем более что сделать это несложно.