Графік відпусток: ви запитували — ми відповідаємо

Строк складання

Коли слід складати графік відпусток: на початку року, у якому планується використання відпусток, чи наприкінці попереднього?

Ані в Законі України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки), ані в КЗпП строки складання графіка відпусток на відповідний рік не визначені. При цьому Мінсоцполітики у листі від 25.08.2015 № 475/13/116-15 рекомендувало орієнтуватися на п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.84 № 213*. Відповідно до цього документа графік відпусток потрібно складати не пізніше 5 січня поточного року.

* Застосовуються на підставі постанови ВРУ від 12.09.91 № 1545-XII.

Однак ми рекомендуємо це робити раніше. Чому? Річ у тім, що згідно з ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за 2 тижні до встановленого графіком строку. У зв’язку із цим затвердити графік відпусток на 2024 рік бажано не пізніше 17 грудня 2023 року. За такого підходу, якщо хтось із працівників вирішить використати відпустку у перших числах січня, роботодавець зможе його своєчасно повідомити про дату початку відпустки.

Процес складання графіка затягнувся, а працівник уже збирається у щорічну відпустку? Це не проблема. У такому разі працівник подає заяву на відпустку, а роботодавець видає наказ. Оскільки ініціатором є працівник, попереджати його за 2 тижні не потрібно. Відповідно, немає порушення трудового законодавства.

Графік відпусток у ФОП

Чи потрібно підприємцю із двома найманими працівниками складати графік відпусток?

Як зазначено у ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки, черговість надання відпусток визначається графіками, що затверджуються роботодавцем. Якихось винятків для ФОП не передбачено.

З цього випливає, що графіки відпусток мають складати всі роботодавці, включаючи фізичних осіб — підприємців, які використовують найману працю. При цьому кількість найманих працівників не має значення (див. лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15).

Також зверніть увагу! Держпраці у роз’ясненні від 28.09.2023 наполягає на тому, що норми законодавства про затвердження графіка відпусток працюють і в період дії воєнного стану.

Виняток передбачено лише для роботодавців, які ведуть свою діяльність у районах активних бойових дій. Відповідно до ч. 1 ст. 7 Закону № 2136* порядок організації діловодства з питань трудових відносин вони визначають самостійно за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівниками роботи та обліку витрат на оплату праці. Отже, якщо підприємець веде діяльність у районах активних бойових дій, питання складання графіка відпусток чи встановлення іншого порядку черговості надання відпусток вирішуються ним на власний розсуд.

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX.

Крім того, зазначимо: вимоги щодо ведення документації з кадрових питань, прийняття локальних нормативних актів та організаційно-розпорядчої документації, у тому числі щодо відпусток, не поширюються на роботодавців, які у період дії воєнного стану застосовують спрощений режим регулювання трудових відносин (ст. 49⁵ КЗпП). Про те, що це за режим, див. у статті «Трудові відносини: спрощення регулювання» // «Податки & бухоблік», 2022, № 65.

Форма графіка відпусток

Чи є законодавчо встановлена форма графіка відпусток?

Чинне законодавство не встановлює типової форми графіка відпусток. Тому кожен роботодавець має право сам розробити форму, яка йому зручна (див. лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15). При цьому необхідно дотримуватися загальних правил діловодства. Про це нагадує Держпраці у роз’ясненні від 08.02.2022.

Зазвичай графік відпусток має вигляд таблиці. Ми рекомендуємо включати до неї такі графи:

1) найменування структурного підрозділу;

2) посада;

3) П. І. Б. працівника;

4) табельний номер;

5) вид відпустки;

6) кількість календарних днів відпустки;

7) період, за який надається відпустка;

8) місяць (або дата) надання відпустки;

9) примітки.

Щодо спеціальної графи для позначення про фактичне використання відпустки, то, на наш погляд, вона не потрібна. Інформація про це наводиться у розділі V особистої картки працівника за формою № П-2. Тому немає сенсу її дублювати.

Також, на нашу думку, не обов’язково додавати графу «Підпис працівника» для ознайомлення працівників із графіком відпусток. Доцільніше розмістити графік відпусток у приміщеннях підприємства та/або на корпоративному порталі. При цьому підписи працівників можна зібрати в окремих аркушах ознайомлення, які за потреби передати до структурних підрозділів підприємства. Якщо ж працівники працюють дистанційно, то ознайомити їх із графіком відпусток можна з використанням електронних засобів зв’язку або інших узгоджених сторонами альтернативних способів (див. нижче).

Не забудьте, що графік відпусток має бути погоджений з виборним органом первинної профспілкової організації (або профспілковим представником) та затверджений керівником підприємства (ч. 4 ст. 79 КЗпП і ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки). Тому у форму графіка відпусток слід включити грифи погодження та затвердження.

Кого включаємо до графіка

Чи потрібно включати до графіка відпусток сумісників?

Право на відпустку мають усі фізособи, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями (незалежно від форми власності, виду діяльності та галузевої належності) або ФОП (ст. 2 Закону про відпустки). Тому до графіка відпусток слід включити всіх працівників, які перебувають з роботодавцем у трудових відносинах на дату затвердження графіка та яким планується надати відпустку.

Тобто у графіку відображають відомості про заплановані відпустки не лише основних працівників, а й сумісників (як внутрішніх, так і зовнішніх).

При цьому внутрішніх сумісників рекомендуємо показувати у графіку окремими рядками за основним місцем роботи та за сумісництвом. Річ у тім, що внутрішні сумісники можуть йти у відпустку як одночасно за основним місцем роботи та за сумісництвом (п. 6 ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки), так і в різний час.

Чи слід включати до графіка відпусток гіг-спеціалістів, які працюють у резидентів Дія Сіті?

Відповідно до ч. 4 ст. 21 Закону № 1667* гіг-спеціалісти мають право на щорічну оплачувану перерву у виконанні робіт (наданні послуг) тривалістю не менше 17 робочих днів. Однак така перерва у роботі не є відпусткою.

* Закон України «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні» від 15.07.2021 № 1667-ІХ.

Крім того, самі гіг-спеціалісти, які виконують роботи (надають послуги) резидентам Дія Сіті на підставі гіг-контрактів, не є найманими працівниками. Адже гіг-контракт — це цивільно-правовий договір.

З наведеного випливає, що відомості про щорічні оплачувані перерви в роботі гіг-спеціалістів у графік відпусток включати не потрібно.

Як відображати у графіку відпусток працівників, прийнятих на роботу після його затвердження?

Насамперед нагадаємо, що за загальним правилом у перший рік роботи право на щорічну відпустку повної тривалості виникає після того, як працівник безперервно відпрацює у роботодавця 6 місяців. До закінчення цього строку можна отримати відпустку, тривалість якої розраховують пропорційно до відпрацьованого часу (ч. 5 і 6 ст. 10 Закону про відпустки).

У зв’язку з цим необхідно з’ясувати, чи планує працівник-новачок йти у відпустку у календарному році, в якому його було прийнято на роботу. Краще, щоб його рішення з цього питання було зафіксовано письмово. Для цього можна при прийнятті на роботу надати працівникові письмову пропозицію визначитися з бажаними для нього періодом та тривалістю щорічної відпустки у поточному році.

Якщо працівник-новачок не планує йти у відпустку у календарному році, в якому його було прийнято на роботу (і роботодавець не проти такого рішення), то вносити його до графіка відпусток на поточний рік не потрібно.

В іншому випадку до графіка відпусток доведеться внести зміни. При цьому переробляти графік щодо всіх працівників, наново його погоджувати з профкомом та перезатверджувати не потрібно. Достатньо оформити наказ (розпорядження) про внесення змін до графіка відпусток та довести його до відома працівника-новачка.

Відпустки, які відображаються у графіку

Чи включати до графіка відпустки на дітей, передбачені ст. 19 Закону про відпустки?

Законодавство вимагає складати графік відпусток лише для щорічних (основних і додаткових) відпусток. Інші відпустки можна не відображати у графіку та надавати на підставі заяв працівників. Це стосується й додаткових соцвідпусток на дітей, передбачених ст. 19 Закону про відпустки.

Тобто роботодавець не зобов’язаний вносити до графіка соцвідпустки на дітей. Порушення не буде. Тим паче що тут виникає питання з подвійним підтвердженням працівниками права на таку відпустку: на момент складання графіка та на момент надання відпустки. І це не завжди зручно для роботодавця.

Крім того, якщо та чи інша відпустка внесена до графіка, то у загальному випадку у роботодавця виникає обов’язок її надання. А ось працівник, який має право на відпустку на дітей, може звернутися до роботодавця з проханням її перенести. При цьому відмовити роботодавець не має права. Виняток передбачено ч. 2 ст. 12 Закону № 2136. Так, під час дії воєнного стану роботодавець може відмовити у будь-якій відпустці (крім відпусток у зв’язку з вагітністю та пологами та для догляду за дитиною до 3 років), якщо працівника залучено до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури.

Разом з тим з погляду планування робочого процесу більш зручним є включення до графіка всіх видів оплачуваних відпусток, надання яких можна передбачити заздалегідь. Якщо ви дотримуєтеся такого підходу, то до графіка відпусток, поряд із щорічними, можна включити, зокрема:

— додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи;

— додаткові «чорнобильські» відпустки;

— додаткові відпустки учасникам бойових дій тощо.

Зауважимо, що свого часу про доцільність відображення у графіку соцвідпусток на дітей йшлося у листі Мінсоцполітики від 06.02.2018 № 204/0/101-18/284. Чи дотримуватися рекомендацій цього відомства, вирішувати роботодавцю.

Чи відображати у графіку невикористані дні щорічних відпусток за минулі періоди?

Це залежить від того, чи збирається роботодавець надавати працівникові невикористані дні минулорічних відпусток. Нагадаємо: згідно з ч. 1 ст. 12 Закону № 2136 у період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні невикористаних днів щорічної відпустки за минулі робочі роки. Поки воєнний стан в Україні продовжено до 14 лютого 2024 року.

Роботодавець не проти, щоб працівник відгуляв невикористані дні щорічних відпусток за минулі робочі роки? Тоді вони мають бути відображені у графіку. В іншому випадку не плануйте їх до 14 лютого 2024 року. А ось після цієї дати слід показувати всі дні щорічної відпустки, на які має право працівник (звісно, якщо планується їх надання). Але при цьому можна зробити примітку про те, що вони надаються лише у разі припинення/скасування воєнного стану.

Ознайомлення з графіком

Як ознайомити працівників із графіком відпусток, якщо вони працюють дистанційно?

Законодавство вимагає довести графік відпусток до відома всіх працівників. Держпраці (див. роз’яснення від 25.11.2019) рекомендує робити це під підпис. Але якщо працівники працюють дистанційно, зібрати підписи «на папері» буде проблематично. Проте вихід є.

Відповідно до ч. 3 ст. 29 КЗпП роботодавці мають право здійснювати ознайомлення працівників із кадровими документами за допомогою визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого або кваліфікованого електронного підпису. Також у трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника, наприклад, за допомогою електронної пошти чи певного месенджера (WhatsApp, Viber, Telegram тощо) шляхом обміну відповідними повідомленнями. Детально про це див. у статті «Дистанційний документообіг» // «Податки & бухоблік», 2023, № 68 (ср. ).

Важливо! Ознайомлення працівників із графіком відпусток не звільняє роботодавця від необхідності письмово повідомляти їх про початок відпустки не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку. Пам’ятайте, що це дві різні процедури!

Період відпустки та його зміна

Як правильно зазначати у графіку період відпустки: конкретні дати чи місяць надання?

Якщо вам зручно, у графіку можна зазначити одразу конкретні дати відпусток.

Однак зазвичай наводять лише місяць їх надання. У випадку, коли відпустка перехідна, зазначте два місяці — місяць її початку та закінчення.

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах місяця, наведеного у графіку, погоджується між працівником та роботодавцем. Наприклад, за 3 — 4 тижні до початку місяця надання відпустки можна направити працівникові запит про те, з якої дати він хотів би піти у відпустку. У цьому запиті рекомендуємо зазначити строк, у який працівник повинен дати відповідь, наприклад, 3 робочі дні.

Далі не пізніше ніж за 2 тижні до погодженої дати відпустки слід письмово повідомити про неї працівника під підпис. Зауважте: зробити це слід навіть у тому випадку, коли у графіку зазначені конкретні дати відпусток та стоїть підпис працівника про ознайомлення з графіком.

Порушення роботодавцем строку письмового повідомлення про час надання відпустки є підставою для перенесення відпустки на вимогу працівника на інший період (п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки).

Чи можна з ініціативи працівника змінити дату щорічної відпустки, зазначену у графіку відпусток?

Так, це можливо. Якщо роботодавець не заперечує, можна погодити нову дату початку щорічної відпустки та внести відповідні зміни до графіка відпусток.

Причому роботодавцям слід пам’ятати про пільгові категорії працівників, які мають право за їх бажанням отримати щорічну відпустку в будь-який зручний для них час. Відповідно до ч. 14 ст. 10 Закону про відпустки це:

— особи віком до 18 років;

— особи з інвалідністю;

— жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;

— жінки, які мають двох та більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;

— одинокі матері (батьки), які виховують дитину без батька (матері);

— опікуни, піклувальники або інші самотні особи, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;

— дружини (чоловіки) військовослужбовців;

— ветерани праці та особи, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;

— ветерани війни, особи, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також члени сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, члени сімей загиблих (померлих) Захисників та Захисниць України;

— батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу;

— працівники, які є членами пожежно-рятувальних підрозділів для забезпечення добровільної пожежної охорони не менше року;

— інші категорії працівників у випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором. Наприклад, право на використання щорічної відпустки у будь-який зручний час передбачено для осіб, які віднесені до 1 та 2 категорій постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи.

У загальному випадку відмовити у зміні дати щорічної відпустки згаданим особам роботодавець не має права. Винятком на період дії воєнного стану є працівники, залучені до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури. Їм роботодавець може відмовити у наданні будь-якого виду відпустки (крім декретної та відпустки для догляду за дитиною до 3 років).

У разі перенесення відпустки на інший період слід видати відповідний наказ та ознайомити з ним працівника. Крім того, про зміну дати відпустки можна зробити запис у графі «Примітки» графіка відпусток (або одразу передбачити у ньому графу «Перенесення відпустки» для таких випадків).

Відповідальність за відсутність графіка відпусток

Яка відповідальність передбачена за відсутності графіка відпусток?

Як ми зазначали вище, графік відпусток може бути відсутнім у роботодавців, які ведуть свою діяльність у районах активних бойових дій, а також у разі застосування спрощеного режиму регулювання трудових відносин. Для решти роботодавців цей документ є обов’язковим. Що буде за його відсутність?

Мінсоцполітики у листі від 29.07.2015 № 191/10/136-15 відсутність графіка відпусток кваліфікує як інші порушення вимог законодавства про працю. Відповідно до абзацу десятого ч. 2 ст. 265 КЗпП за такі порушення для роботодавця передбачено штраф у розмірі мінімальної заробітної плати. Його накладає Держпраці.

Проте цього покарання можна уникнути, якщо виконати приписи Держпраці та усунути виявлені порушення (розробити, погодити та затвердити графік відпусток) у визначені приписом строки (ч. 6 ст. 265 КЗпП).

Крім того, додаткові підстави для звільнення від цього штрафу дає ч. 3 ст. 16 Закону № 2136. Так, у період дії воєнного стану у разі виконання у повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених при здійсненні позапланових перевірок, штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються.

А ось для адмінштрафів, установлених ст. 41 КУпАП, воєнний стан — не перешкода. Відповідно до цієї норми за порушення інших вимог законодавства про працю посадовим особам роботодавця та підприємцям загрожує адмінштраф у розмірі від 510 до 1700 грн. Рішення про його застосування ухвалює суд на підставі протоколів, складених Держпраці.

Як можна переконатися, набагато дешевше скласти графік відпусток. Тим більше що це зробити не складно.